Het is veilig om te zeggen dat 2020 niet is verlopen zoals iemand had gepland. En voor veel bedrijven is een implicatie van de jaarresultaten dat sommige, de meeste of alle werknemers op afstand werken. Maar wat betekent dit voor de werkdag? Voor samenwerking en delegatie? Voor de bedrijfscultuur en het moreel van de medewerkers?
De meesten van ons hebben de afgelopen maanden artikelen gezien die veel van deze onderwerpen behandelen. Veel experts en bedrijfsleiders zijn het erover eens dat werk en bedrijfscultuur er niet onder hoeven te lijden, maar dat er systemen moeten worden opgezet om teams te helpen effectiever samen te werken vanaf afgelegen locaties. De verschuiving van persoonlijk naar werken op afstand verloopt niet altijd naadloos, en dat geldt vooral gezien het gehaaste karakter van verhuizen op afstand om COVID te bestrijden.
Een tool die kan worden geïmplementeerd om het proces naadloos te maken, is video-inhoud. Laten we eens nader bekijken hoe bedrijven video kunnen gebruiken om vier uitdagingen aan te pakken die vaak gepaard gaan met een plotselinge werkploeg op afstand.
Video gebruiken om projecten vooruit te helpen
Werken op afstand kan een uitdaging zijn omdat werknemers niet zoveel zicht hebben op het werk van andere teamleden. Zelfs de meest hands-off managers vinden het misschien moeilijk om afdelingsprojecten in de gaten te houden, omdat het moeilijker is om de status van een bepaald project te controleren.
Een deel hiervan is te wijten aan het feit dat een snelle, informele conversatie meestal bijna wordt geëlimineerd in externe werkomgevingen, vooral nieuwe. Op kantoor passeer je misschien een teamgenoot terwijl je je koffie bijvult en een snel gesprek voert over de volgende stappen of tijdlijn van het project. Of, terwijl je naar een vergadering loopt, zou je elkaar kunnen passeren en iets zeggen als:"Hé, ik zal dat product binnen een paar uur bij je bezorgen." Deze informele updates zijn natuurlijker verwerkt in de werkdag en komen daarom vaker voor.
Video kan helpen om deze hiaten op te vullen. Veel bedrijven gebruiken vaker videovergaderingen wanneer ze overschakelen naar werken op afstand, of zelfs wanneer sommige werknemers op kantoor zijn en anderen op afstand werken.
De sleutel hier is dat het stapelen van uw werkdag met vergaderingen ook niet de oplossing is, vooral als die vergaderingen allemaal alleen bedoeld zijn om projectupdates in de gaten te houden. De juiste aanpak voor het implementeren van deze tip kan afhangen van de structuur van uw organisatie en de specifieke behoeften van uw teamleden, maar hier zijn enkele beproefde methoden om over na te denken.
Optie 1:begin elke werkdag met een snelle videovergadering
Deze optie kan geweldig zijn voor teams die niet willen dat de werkdag wordt onderbroken door vergadertijd, maar die wel waarde hechten aan regelmatige updates. Probeer deze vergaderingen te beperken tot 15 minuten of minder, en focus erop om het team inzicht te geven in waar elke persoon op een bepaald moment aan werkt.
Houd er rekening mee dat dit niet bedoeld is als een micromanaging-tactiek, dus vraag werknemers niet om u een play-by-play te geven van hoe ze de dag gaan doorbrengen. Houd in plaats daarvan bij wie de volgende stappen heeft in eventuele gezamenlijke projecten en evalueer de bandbreedte voor elk teamlid om projecten vooruit te helpen.
Als een teamlid bijvoorbeeld de hele dag aan een persoonlijke taak besteedt, kan de rest van het team begrijpen dat actiepunten van die persoon vertraging kunnen oplopen. Of, als een teamlid halverwege de ochtend klaar is om zijn werk door te geven aan een ander teamlid, kunnen beide mensen hun dagen effectiever plannen als ze weten hoe dat tijdsbestek eruitziet.
Door deze aanpak te gebruiken, is het grootste deel van de dag nog steeds beschermd voor solowerk, maar wordt de communicatie zo gehouden dat er nooit meer dan één werkdag onzekerheid is over waar een project staat of wat er moet gebeuren om vooruit te komen.
Optie 2:Moedig teamleden aan om videovergaderingen te bellen als dat nodig is
Deze optie werkt goed voor teams die relatief autonoom zijn, maar af en toe samenwerking of begeleiding nodig hebben om een project vooruit te helpen. In dit scenario werkt iedereen individueel en zijn er geen regelmatig geplande vergaderingen, maar elk teamlid voelt zich gemachtigd om een videovergadering te bellen wanneer er een vertraging is.
Hierdoor blijft het grootste deel van de werkweek over voor individueel werk, maar zorgt het er ook voor dat projecten niet worden tegengehouden wanneer actiepunten aan de orde komen voor het hele team om te bespreken.
Een kanttekening hierbij is dat deze optie een specifiek type team vereist. Elke medewerker moet zich echt op zijn gemak voelen om de input van de groep te vragen door een vergadering te beleggen. Als er ongemak is rond die actie, zullen de vertragingen die dit systeem probeert te vermijden hoe dan ook plaatsvinden.
Optie 3:Plan om elke keer dat u een mijlpaal bereikt een videovergadering te plannen
Optie #3 is vergelijkbaar met optie #2, maar biedt iets meer vooraf geplande planning voor teams die willen weten wanneer de volgende meeting/checkpoint zal plaatsvinden. In deze situatie splitsen teams een project op in de mijlpalen die samenwerking vereisen. Het idee is dat elke mijlpaal een moment moet vertegenwoordigen waarop de groep opnieuw moet samenkomen om te praten over de details van de vooruitgang. Dit kan gebeuren wanneer iedereen het werk dat tot nu toe is gedaan moet beoordelen, wanneer de stappen om verder te gaan onduidelijk worden of wanneer goedkeuring van het management nodig is.
Zodra deze mijlpalen zijn geïdentificeerd, kunt u videovergaderingen plannen wanneer u ze allemaal bereikt. Dit betekent dat teamleden niet per se precies weten wanneer de volgende vergadering zal plaatsvinden in termen van datum en tijd, maar iedereen zal op dezelfde pagina zijn over wat er moet gebeuren voor de volgende vergadering. Het idee moet zijn dat iedereen tussen de mijlpalen in autonoom kan werken zonder te worden gehinderd door een gebrek aan samenwerking. (Als dat niet het geval is, kunt u deze optie combineren met een van de eerste twee benaderingen voor een betere dagelijkse zichtbaarheid.)
Video gebruiken om doelen af te stemmen
Het op één lijn brengen van teams rond de bedrijfsdoelen (of afdelingsdoelen) kan vooral een uitdaging zijn in een afgelegen wereld. Bovendien veranderen te midden van COVID-19 veel bedrijfs- en afdelingsdoelen in een oogwenk omdat de regelgeving en veiligheidsproblemen blijven veranderen.
Video is een geweldige manier om teams rond deze doelen af te stemmen en tegelijkertijd de buy-in te maximaliseren. Zonder een gecentraliseerde bedrijfslocatie voelen werknemers soms een gebrek aan verbinding met bedrijfsdoelen. Het kan tenslotte moeilijk zijn om het gevoel te hebben dat je een drijvende kracht bent voor een groter doel zonder je fysiek verbonden te voelen met wat dat grotere doel is.
Video overbrugt deze kloof door een medium toe te staan voor het uitleggen van doelen en waardoor de kans groter wordt dat het voor elke medewerker persoonlijk aanvoelt. Een bedrijfsbrede e-mail of Slack-bericht heeft doorgaans niet de kracht om teams te inspireren en op één lijn te brengen zoals een videobericht dat wel doet. Gebruik dit in uw voordeel in een tijd waarin het belangrijker dan ooit is dat iedereen samenwerkt aan de bedrijfsdoelstellingen.
Logistiek gezien kunnen video's voor dit doel vooraf worden opgenomen of live (zoals een videogesprek). Vooraf opgenomen video's kunnen allerlei kanten op:een geanimeerde video die de verkoopdoelen voor het volgende kwartaal onthult, een persoonlijk bericht van de CEO over de projectdoelstellingen van een afdeling, of iets daartussenin.
Het belangrijkste is dat de video alle vragen van teamgenoten moet beantwoorden over wat de doelen zijn, en dat deze zo authentiek en persoonlijk mogelijk moet aanvoelen om ervoor te zorgen dat elke medewerker zich aansluit bij zijn missie.
Video gebruiken om de bedrijfscultuur te behouden
Een van de meest voorkomende argumenten die sceptici tegen externe werkomgevingen aanvoeren, is dat de bedrijfscultuur niet kan bestaan voor medewerkers op afstand. Gelukkig is dit gewoon niet waar! Hoewel het is Het is waar dat het in stand houden van een bedrijfscultuur meer inspanning kan vergen wanneer werknemers op afstand werken, het is mogelijk en zeker de moeite waard om in die inspanning te investeren.
Een manier om de bedrijfscultuur te behouden met een extern personeelsbestand is het gebruik van video. Wanneer cultuurbehoud het doel is, is video een geweldige manier om de persoonlijkheid terug te brengen in uw bedrijf. Zonder video kan het gemakkelijk zijn om te vergeten dat het ambigue werk dat in het hele bedrijf gaande is, in feite de inspanningen vertegenwoordigt van vele individuele mensen, die elk hun eigen persoonlijkheden, talenten, eigenaardigheden en verhalen hebben.
Video helpt medewerkers op afstand verbinding te maken op dit persoonlijke niveau. Het brengt het menselijke element terug in dagelijkse routines die vaak een menselijke touch missen.
Nogmaals, zowel vooraf opgenomen als live video's kunnen hier goed werken. Vooraf opgenomen video's kunnen betrekking hebben op berichten van het management, discussies over de missie of waarden van het bedrijf, of zelfs extraatjes zoals openhaardchats of professionele ontwikkelingssessies.
Live video's helpen vervolgens om een verstandhouding tussen individuen op te bouwen. Enkele ideeën zijn onder meer live mentorschapchats, bedrijfsbrede video-happy hours, trivia-sessies of meet-and-greets tussen afdelingen of teams. Elke uitvoering van video waardoor mensen zich meer met elkaar en met het bedrijf verbonden voelen, is een overwinning.
Video gebruiken om creatief denken aan te moedigen
Ten slotte kan werken op afstand het ook uitdagender maken om buiten de gebaande paden te denken. Als je ooit aan een grote vergadertafel hebt gezeten voor een bedrijfsbrainstormsessie, dan weet je waar we het over hebben. Brainstormen voelt meestal als een zeer persoonlijke activiteit, en soms zijn externe medewerkers zo gefocust op de dagelijkse gang van zaken dat het onnatuurlijk aanvoelt om tijd vrij te maken om die brainstormgesprekken op afstand te voeren.
Door op afstand te zijn, worden deze gesprekken echter des te belangrijker, en video maakt ze logistiek mogelijk. Er zijn talloze software-opties voor videoconferenties met add-ons die speciaal zijn ontworpen voor brainstormen, met tools zoals mindmaps of virtuele whiteboards die op ieders apparaten worden gedeeld.
Het virtuele element kan er ook voor zorgen dat sommige mensen zich meer gemachtigd voelen om hun mening te geven. Hiervoor zijn twee redenen. Een daarvan is dat bij een videogesprek de aard van de interface het gevoel introduceert dat iedereen gelijk is. Elke persoon is slechts één vierkant op het scherm, of dat vierkant nu de CEO of de zomerstagiair vertegenwoordigt. Dit kan helpen om een deel van de kantoorpolitiek te verminderen die iemand ervan kan weerhouden iets te delen.
Ten tweede kunnen veel mensen die van nature zachter zijn, zich gesterkt voelen door de beschutting van het scherm. Als ze niet persoonlijk aan een vergadertafel zitten, kunnen sommige werknemers zich op hun gemak voelen om kant-en-klare ideeën te delen die ze misschien niet op kantoor hebben uitgesproken.
Uiteindelijk weet niemand echt wat de komende maanden zullen brengen. Maar als uw kantoor ervoor heeft gekozen om gedurende deze tijd (of altijd!) op afstand te werken, gebruik dan deze tips om na te denken over de vele manieren waarop u video in de vergelijking kunt opnemen. We zijn ervan overtuigd dat video de juiste tool is voor de klus.