Vergaderingen vervangen door video

Brengt u een alarmerend deel van uw dag of week door in vergaderingen op de werkplek?

We voelen die pijn!

Communiceren op de werkplek van vandaag gebeurt op veel verschillende manieren. Enkele van de meest voorkomende methoden zijn:

• Persoonlijke ontmoetingen
• Virtuele vergaderingen
• E-mail
• Chattools

Hoewel elk een doel dient, heeft elk, afhankelijk van wat je moet delen, ook nadelen.

Uit ons onderzoek bleek dat de meerderheid van de werknemers vindt dat hun bedrijfscommunicatie geen duidelijke boodschap afgeeft en dat leiders niet communiceren op een manier die het beste is voor werknemers. Dat kan een enorme impact hebben op de productiviteit, de betrokkenheid van medewerkers en zelfs de prestaties op het werk.

Een grote boosdoener? Te veel vergaderingen.

Hoe vergaderingen het werk verstoren

Dat wil niet zeggen dat vergaderingen inherent slecht of onproductief zijn. Soms is een persoonlijke ontmoeting de beste manier om te communiceren. Zitten, ideeën bespreken en beslissingen nemen werkt in een aantal situaties uitstekend.

Helaas, omdat het soms werkt, hebben veel bedrijven de neiging om het ALTIJD te gebruiken.

Deze aanpak is niet altijd mogelijk. Zelfs met virtuele vergaderopties kan het moeilijk zijn om te plannen vanwege tijdzonebeperkingen en beperkte beschikbaarheid in de toch al drukke agenda's van mensen.

Soms kan het zelfs langer duren om een ​​vergadering met een drukke groep belanghebbenden te plannen dan de vergadering zelf.

Vergaderingen brengen ook enkele andere, minder voor de hand liggende uitdagingen met zich mee, zoals:

• Mensen praten door elkaar heen
• Stille mensen spreken niet altijd
• Mensen multitasken of niet betrokken
• Hoorzitting:"Sorry, ik moet naar een andere vergadering rennen"

Hoe vaak ben je in een vergadering geweest waar twee of drie mensen het gesprek domineerden en alle anderen moesten vechten om hun stem te laten horen? Niet iedereen heeft een persoonlijkheid die zich leent voor onderbreken en spreken, vooral in groepsverband of met leiderschap.

Sommige mensen hebben ook meer tijd nodig om informatie te verwerken voordat ze ideeën of tegenpunten aandragen. Ze hebben misschien geweldige dingen om te delen, maar een vergadering is misschien niet de beste plek om het te doen.

Bovendien hebben we allemaal vergaderingen bijgewoond waar ten minste enkele van de aanwezigen hun telefoon checken of aan iets anders werken.

Misschien hoefden ze niet echt bij de vergadering aanwezig te zijn. Of misschien was slechts een klein deel van de vergadering van een uur echt relevant voor hen. Hoe dan ook, het was waarschijnlijk geen effectief gebruik van hun tijd.

Ironisch genoeg doet zich een ander nadeel van vergaderingen voor als ze goed gaan. Ben je ooit midden in een goed gesprek geweest om het te laten afbreken omdat de tijd om is? Je hebt misschien maar 10-20 minuten meer nodig, maar omdat mensen andere verplichtingen hebben, moet je stoppen en proberen op een ander moment verder te gaan waar je was gebleven.

Tussen het proberen om weer tijd in ieders agenda te vinden en ze allemaal weer op dezelfde pagina te krijgen, is het bijna onmogelijk om weer in de flow te komen. Veel goede ideeën zijn mogelijk verloren gegaan in de tijd tussen de vergaderingen.

Sloop onnodige vergaderingen met video

Ondanks al deze nadelen blijven de meeste organisaties onnodige vergaderingen plannen.

Het hoeft niet zo te zijn. Jij en je team kunnen die vergaderingen met video dumpen. U verhoogt de betrokkenheid en productiviteit - en vermindert verspilde tijd. Onderzoek wijst dit uit. We ontdekten zelfs dat 48% van de werknemers video als de meest boeiende vorm van communicatie beschouwt .

Maar zijn video's niet veel werk?

Ik weet wat je misschien denkt ... als ik nog nooit een video heb gemaakt, hoe kan het leren om dat te doen meer tijd besparen dan het daadwerkelijk hebben van de vergadering? Dat is een normale reactie, en je bent niet de enige. Deze angsten kunnen voortkomen uit de overtuiging dat:

• Video's moeten er perfect uitzien om effectief te zijn
• Het maken van video's kost altijd veel tijd
• Video's zullen in de loop van de tijd moeilijk te volgen en up-to-date te houden
• Video's vereisen veel voorbereiding, zoals scripts en storyboards

Hoewel in sommige gevallen al het bovenstaande waar kan zijn, hoeft u zich in de meeste communicatiesituaties op de werkplek niet meer voor te bereiden voor het maken van een video dan voor een vergadering.

Snagit is een fantastische alles-in-één opnametool waarmee je eenvoudig je scherm kunt vastleggen of opnemen en eenvoudige bewerkingen kunt uitvoeren.

Bovendien biedt Snagit u een eenvoudige manier om uw stem en scherm (of webcam) tegelijkertijd op te nemen, waardoor het maken van fantastische informatieve video's een fluitje van een cent wordt.

En onthoud, je maakt niet de volgende Hollywood-kaskraker. Het hoeft niet perfect te zijn. Dit soort video's zijn meestal bedoeld voor een kleine groep mensen en hebben een relatief korte houdbaarheid.

Vaak kan het net zo eenvoudig zijn als het openen van een diapresentatie of een spreadsheet en er gewoon over praten tijdens het opnemen. Als je een fout maakt, ga dan gewoon door. Je kunt de echt flagrante gemakkelijk wegknippen als je klaar bent.

Voordelen van het gebruik van video om vergaderingen te vervangen

Laten we een snel voorbeeld bekijken van hoe dit concept echt werkt.

Vrij eenvoudig, toch? Dat vinden wij ook. Dat is de reden waarom onze teams bij TechSmith op dit model hebben geleund en een heleboel vergaderingen hebben geëlimineerd die onze agenda's onoverzichtelijk maken.

Soms wil je misschien nog een vergadering houden na de eerste webgebaseerde discussie. Als dat het geval is, kunt u nu direct in de besluitvormingsmodus springen in plaats van de eerste helft van de vergadering door te brengen met iemand die informatie of gegevens presenteert en vragen beantwoordt.

Wanneer dit gebeurt, raad eens? Je hebt net een 'gespiegelde vergadering' gedaan. Dit is nog een geweldige techniek voor effectievere vergaderingen, wat simpelweg betekent dat je van tevoren informatie deelt, zodat iedereen beter voorbereid naar een vergadering komt.

Vaak zul je echter merken dat je alles kunt bereiken wat je nodig hebt via een webgebaseerde videodiscussie en de vergadering allemaal samen kunt overslaan!

7 voordelen van op video gebaseerde discussies

Nadat we deze techniek bij TechSmith steeds vaker hebben gebruikt voor zaken als statusupdates, onderzoeksresultaten en strategievoorstellen, volgen hier de zeven belangrijkste voordelen die we hebben gezien:

1. Iedereen krijgt een gelijke stem

Door een videogesprek te voeren, kunnen zelfs de zachtste collega's inspringen wanneer ze iets bij te dragen hebben. Met niemand anders om in realtime content mee te maken, kunnen alle kijkers zo nodig opmerkingen achterlaten.

2. Iedereen kan de inhoud bekijken waar en wanneer het hem uitkomt

Nooit meer klauteren om een ​​vergaderruimte te vinden of worstelen om een ​​agendaslot te vinden dat voor iedereen werkt. Met video kan elk teamlid de informatie bekijken wanneer het hen het beste uitkomt, en ze hoeven zich niet onvoorbereid te voelen voor een persoonlijke vergadering als hun agenda vol is.

3. Het geeft mensen de tijd om de inhoud te verwerken voordat ze reageren

Soms kan het moeilijk zijn om tijdens een vergadering direct feedback te geven. Het kan zijn dat u tijd nodig heeft om de inhoud te laten bezinken en deze misschien te herzien voordat u uw mening geeft. Asynchrone video lost dat probleem op!

4. Het documenteert en archiveert het gesprek op één plek

Zou je soms niet willen dat je terug kon gaan en een opname kon zien van alles wat er tijdens een persoonlijke ontmoeting werd gezegd? Als je in plaats daarvan een video deelt, blijft de informatie permanent in een gemakkelijk toegankelijk formaat.

5. Hiermee kan iedereen een gedeelde context hebben

Als je van plan bent om een ​​vervolgbijeenkomst te houden, zijn video's een geweldige manier om alle partijen de tijd en informatie te geven die ze nodig hebben om voorbereid te zijn om eraan te beginnen. Bovendien wordt die informatie uniform overgebracht.

6. We kunnen persoonlijke tijd beter gebruiken (als dat nog nodig is)

Als collega's een video met geweldige informatie hebben, kunnen we allemaal beter gebruik maken van onze persoonlijke ontmoetingen en geen tijd verspillen aan het doorgeven van statistieken voor de eerste keer. Dat wil zeggen, als een persoonlijke ontmoeting zelfs nodig is na het delen van een video!

7. We kunnen soms een hele vergadering vervangen

Als een geweldige video alle informatie kan overbrengen die een persoonlijke ontmoeting zou hebben, waarom zou je dan überhaupt afspreken? Video's kunnen iedereen tijd besparen en de productiviteit verhogen.

Samenvatting

Onnodige vergaderingen kunnen grote gevolgen hebben voor de productiviteit en het moreel. E-mail en andere vormen van communicatie brengen ook hun eigen uitdagingen met zich mee.

Video biedt echter een prima alternatief voor het traditionele vergaderen.

Asynchrone communicatie biedt flexibiliteit voor alle teamleden en helpt hen hun ideale schema op te stellen. Bovendien kunnen ze zo vaak teruggaan als nodig is om de inhoud opnieuw te lezen of te bekijken om de informatie te absorberen.

Helemaal niet! Snagit maakt het super eenvoudig om korte schermopnames te maken en eenvoudige bewerkingen toe te voegen zonder dat ervaring nodig is. Voor complexere bewerkingen raden we Camtasia aan.