De meeste organisaties kunnen profiteren van de promotionele kracht van evenementen. Of u nu een eigenaar van een klein bedrijf bent, een oprichter van een tech-startup of een marketeer van een toonaangevend merk, u weet waarschijnlijk heel goed hoe belangrijk het is om te laten zien waar uw publiek hun tijd doorbrengt. Evenementen en virtuele evenementen bieden mogelijkheden om uw producten onder de aandacht te brengen, vragen te beantwoorden en uw publiek te verbinden met uw merk.
Dat gezegd hebbende, evenementen en gesponsorde evenementen vereisen veel planning en budgettering. En hoe klein uw bedrijf of evenementenafdeling ook is, u kunt altijd samenwerking verwachten met verschillende teamleden, inclusief de belanghebbende die verschillende kosten tekent om het planningsproces op gang te brengen.
Wie de belangrijkste budgetteringsstakeholder voor uw evenementenstrategie ook is, de beste manier om een evenement te promoten en op gang te brengen, is een evenementvoorstel. Door een evenementvoorstel te maken met een gedetailleerd overzicht van wat het evenement is, budgettoewijzing en wat u hoopt te bereiken met het evenement in concrete statistieken, kunt u de benodigde middelen verkrijgen om dingen te laten gebeuren.
Of je nu van plan bent een eenmalig evenement te creëren, een gesponsord evenement te pitchen of meerdere evenementen gedurende het jaar te plannen, we zullen uitleggen hoe je een evenementvoorstel schrijft om buy-in van de benodigde mensen te krijgen.
In dit artikel:
- Wat is een evenementvoorstel?
- Een evenementvoorstel schrijven
- Gratis sjabloon voor evenementvoorstel
- 6 stappen om een evenementvoorstel te schrijven
Wat is een evenementvoorstel?
Een evenementvoorstel is een kernonderdeel van het evenementplanningsproces van een bedrijf. Het is een pitch, een factsheet en een gids.
Omdat er zoveel middelen naar een evenement gaan, wil je er zeker van zijn dat er duidelijke doelen en maatstaven zijn voor succes. Om deze reden beginnen de meeste evenementen met een evenementvoorstel of een goedkeuringsverzoek voor evenementsponsoring. Dit voorstel schetst de reikwijdte en details van het evenement, de verdeling van het budget en de belangrijkste belanghebbenden en koppelt deze informatie aan de bedrijfsdoelen en meetbare effecten.
Of u nu een virtueel evenement, hybride evenement of persoonlijk evenement plant, intern georganiseerd of georganiseerd door een conferentie of een andere organisatie, een evenementvoorstel kan u helpen uw evenement te lanceren en verrassingen tot een minimum te beperken. Een zorgvuldig doordacht voorstel zorgt niet alleen voor financiering en goedkeuring, het is een goed startpunt als het gaat om het opzetten van samenwerking tussen afdelingen en het tot leven brengen van uw evenement.
Een evenementvoorstel schrijven
Op het eerste gezicht is een evenementvoorstel niets meer dan een vel papier met een samenvatting van de strategie en logistieke details van het evenement. Maar als het gaat om het daadwerkelijk invullen van dit blad, wordt het een beetje ingewikkelder.
Het is net alsof je een omelet maakt - alleen de eerste stap is om de kippen uit te broeden die de eieren leggen.
Laten we in die geest beginnen met de samenstellende delen van het evenementvoorstel, of (voor de omelet-analogie):
Ingrediënten voor een evenementvoorstel
Hieronder hebben we de belangrijkste ingrediënten opgesomd die je nodig hebt om een evenement of evenementsponsorvoorstel voor je belangrijkste belanghebbenden te maken.
Basisinformatie over evenement
- Partnerorganisatie: Uw voorstel moet de naam van uw voorgestelde evenement bevatten, of, als u een sponsormogelijkheid aanbiedt, de naam van de organisatie die uw stand, lezing of evenement organiseert.
- Type evenement: Wees specifiek over het soort evenement. Dit kan een conferentie, beurs, filmfestival enz. zijn. U wilt misschien ook verduidelijken of het een virtueel evenement, een persoonlijk evenement of beide is.
- Datums: Identificeer de data waarop het evenement zal worden gehouden.
- Locatie: Geef aan waar het evenement zal plaatsvinden.
- Doelgroep: U wilt in contact komen met deelnemers aan het evenement om over uw product te praten. Denk na over wie je hoopt te bereiken. Terwijl u de details doordenkt, moet u uw doelgroep zo goed mogelijk beschrijven en rekening houden met bedrijfsgegevens zoals bedrijfstakken, bedrijfsfuncties of gebruiksscenario's. Dit is een belangrijk gebied, omdat het uw algehele marketingstrategie voor uw product rechtstreeks bevordert.
Evenementenoverzicht
- Aanbevolen door: Afhankelijk van hoe de goedkeuring van de budgettering in uw organisatie wordt beheerd, moet u mogelijk bepalen welke afdeling dit evenement organiseert. Het kan bijvoorbeeld het verkoopteam zijn voor het product dat u promoot.
- Details van uw evenement of evenementsponsoring: Beschrijf de ruimte van uw evenement. Als je een evenement organiseert, deel dan details over het thema van het evenement, de programmering van het evenement en de locatie. Als je een sponsorvoorstel voor een evenement opstelt, voeg dan details toe met betrekking tot je sponsoring. Als u bijvoorbeeld een stand op een beurs wilt opzetten, vermeld dan de afmetingen van uw standruimte, waar deze zich zou bevinden en andere details.
- Evenementkosten of sponsorkosten: Bereid uw verwachte evenementkosten voor als u van plan bent een evenement te organiseren of de vergoeding die u uw partnerorganisatie betaalt om u te hosten.
- Extra kostenramingen: Bekijk de uitsplitsing van de vergoedingen voor eventuele builds, swag of marketingmateriaal.
Evenementdoelen
- Geschatte totale uitgaven: Tel al uw evenementkosten op.
- Productfocus: Identificeer het product of de diensten die uw bedrijf promoot.
- ARPU :Dit staat voor "Average Revenue Per User". Dit wordt voornamelijk gebruikt voor verkoopevenementen en verwijst naar uw kosten-batenanalyse van het organiseren van het evenement. Als er bijvoorbeeld 1.000 mensen op uw evenement verschijnen, hoeveel inkomsten zou u dan redelijkerwijs uit die leads kunnen halen?
- Algemene doelen: Vat samen wat je hoopt te bereiken met dit evenement. Wilt u de bekendheid van uw merk vergroten? Meer leads vastleggen? Een product lanceren? Als u hier een glashelder beeld van heeft, kunt u voor alle betrokkenen duidelijk maken waarom dit evenement nodig is.
- KPI's (d.w.z. pers/sociaal, deals gesloten voor verkoopevenementen, enz.) :Hier kunt u uw bredere doelen in duidelijke statistieken uiteenzetten.
Gratis sjabloon voor evenementvoorstel
Hier is een voorbeeld van een evenementvoorstel om je te helpen alle relevante informatie vast te leggen om je volgende merkevenement of gesponsord evenement te pitchen. Maak van de sjabloon een document om te delen met uw team of maak een voorstel voor een diapresentatie dat u kunt presenteren.
Evenementvoorstel
Basisinformatie
Evenementnaam of Partner Evenementorganisatie:
Type evenement:
Datum:
Locatie:
Doelpubliek:
Evenementoverzicht
Details van evenement, sponsoring of merkactivatie:
Event- of sponsorkosten:
Extra kostenramingen:
Evenementdoelen
Hoogtepunten van het product:
ARPU voor product:
Algemene doelen:
KPI's (d.w.z. pers, sociaal, leads, verkoop, enz.):
Budgetten
Uitgaven voor evenementen:
Resterend budget:
Aanvullende opmerkingen
6 stappen om een evenementvoorstel te schrijven
1. Begrijp uw bedrijfsdoelen en definieer uw doelgroep
Voordat u uw evenementen plant, kunt u overwegen een reeks speciale strategievergaderingen te houden. Dit zal helpen om alle relevante teams vertrouwd te maken met belangrijke doelen, doelgroepen en aanstaande productlanceringen die uw overkoepelende evenementstrategie kunnen informeren.
2. Verzamel je onderzoek
Als je eenmaal een uitgebreid overzicht hebt van je jaarlijkse doelen, duik dan in het onderzoek.
Een aandachtsgebied kan bijvoorbeeld de lancering van een nieuw product zijn met een eigen aparte doelgroep.
Uw team moet mogelijk leren hoe ze een nieuw product of nieuwe dienst kunnen promoten bij een nieuw publiek of klantenbestand. Als evenementenplanner wil je meer details weten. Waar bevindt uw doelgroep zich? Dat kan informatie geven over wat voor soort evenementen u wilt ontwerpen en promoten of in welke soorten beurzen, zakelijke conferenties of netwerkevenementen u wilt investeren.
Houd bij het samenstellen van uw onderzoek naar uw doelgroep, producten of grotere zakelijke doelen de aanbevelingen van andere teams (zoals uw verkoopteam) in de gaten die u kunnen helpen bij het bepalen van de soorten evenementen waaraan prioriteit moet worden gegeven.
Pro-tip: Een goede vuistregel bij het bekijken van gesponsorde evenementen is om getuigenissen, factsheets en casestudy's van organisatoren van evenementen te vragen. Dit zal u helpen een goed idee te krijgen van hoe uw organisatie kan profiteren van elk evenement en die informatie afwegen tegen uw doelen en/of uw doelgroep.
3. Maak je agenda op
Er is altijd een kalenderoefening betrokken bij het in kaart brengen van uw gesponsorde evenementen voor het jaar, vooral als het gaat om persoonlijke evenementen. Het helpt om precies te begrijpen hoeveel tijd er gaat zitten in het plannen en organiseren van elk evenement.
Een grote beurs of conferentie kan meer dan zes maanden duren om te plannen, terwijl een kleinere bijeenkomst slechts een maand of twee kan duren. Hier wilt u overleggen met al uw belanghebbenden om uw tijd in te plannen en bandbreedteverwachtingen voor alle betrokkenen te beheren.
Over het algemeen zijn gesponsorde virtuele evenementen veel gemakkelijker te plannen dan live, persoonlijk gesponsorde evenementen. Dit zijn doorgaans sprekersevenementen en soms virtuele stands op beurzen, zodat teams voor elk evenement minder mensen kunnen aanwijzen en er meer per jaar kunnen plannen.
4. Bepaal een budget
Zodra je de details van de evenementen hebt en waar je wilt verschijnen, begin je met het opstellen van het budget. Vergelijk het met de totale uitgaven voor evenementen die u van plan bent toe te wijzen voor het jaar.
5. Wees duidelijk en gedetailleerd in uw voorstel
Je hebt je strategie, je kalender uitgestippeld en een algemeen overzicht van je budget en suggesties en input van alle relevante teams. Het is tijd om alle benodigde onderdelen bij elkaar te brengen om uw pitch voor een evenementvoorstel te maken.
Hoewel het bovenstaande sjabloon voor evenementenvoorstel één blad is, is het belangrijk om zoveel mogelijk informatie en details op te nemen, vooral als het gaat om uw budget, ontwerpmiddelen en rendement op investeringen.
Als u harde cijfers kunt geven over uw verwachte aantal leads en uitgaven voor evenementen, kunt u uw evenement rechtvaardigen en de werkdrukverwachtingen voor al uw belangrijkste belanghebbenden bepalen.
6. Houd uw evenementvoorstel opgeslagen en beschikbaar voor iedereen
Zodra je evenement is goedgekeurd, kan het voorstel een geweldige bouwsteen zijn om andere documenten op te baseren, zoals een creatieve briefing of een diavoorstelling van de kick-off van een evenement, die het plan voor je evenement verder zal uitwerken met aanvullende informatie voor verschillende afdelingen.
Je kunt zelfs een sjabloon maken voor je evenementvoorstel, zodat je team ernaar kan verwijzen voor toekomstige evenementen en snel evenementenplannen kan maken voor de komende maanden of het komende jaar.
Het kan een handig hulpmiddel zijn om uw doelen en verwachtingen te vergelijken nadat het evenement voorbij is, en om nieuwe leden van uw team te helpen bij het zoeken naar informatie over terugkerende evenementen in de toekomst.