Het maken van een webinar is een manier voor marketeers en bedrijven om leads te genereren en klanten aan te trekken. Ze kunnen uw bereik vergroten, uw autoriteit opbouwen en u helpen digitaal verbinding te maken in een steeds meer verspreide wereld.
De beste webinars trekken snel de aandacht van uw publiek, bieden nuttige expertise en leveren tegelijkertijd een professioneel geproduceerde ervaring. De uitdaging voor elke marketeer is echter om dat allemaal efficiënt te doen met het vertrouwen dat u resultaten kunt boeken.
Kickstart uw webinar met onze gratis kaartsjabloon
Presenteer uw volgende grote idee met een sjabloon voor een virtueel evenementdeck. Zet inspirerende citaten, tot nadenken stemmende statistieken en aanvullende bronnen in de spotlight die uw publiek na het evenement mee kan nemen.
Download nuIn deze gids leggen we uit hoe je een webinar maakt:van ideevorming, promotie, repetitie en livegang tot logistiek na het evenement en best practices.
We zullen onderweg handige tips geven om ervoor te zorgen dat u zich kunt concentreren op het maken van boeiende inhoud en verhalen om uw publiek te boeien en ervoor te zorgen dat u uw meest ambitieuze evenementvisie live kunt brengen.
Laten we erin duiken!
Wat je leert
- Het geheim van een succesvol webinar is geweldige inhoud
- Hoe maak je een webinar in 2022 (stapsgewijze handleiding)
- Hoe maak je een webinar met Vimeo
- Drie belangrijke webinarstatistieken
Het geheim van een succesvol webinar is geweldige inhoud
Het geheim van een succesvol webinar is uiteindelijk uw inhoud. Je videotools zouden je inhoud moeten versterken.
Investeer uw tijd en middelen bij het kiezen van een onderwerp, bron relevante en boeiende sprekers en kies een platform dat alles kan laten zien. Met zoveel concurrentie om de aandacht van uw publiek vast te houden, is het belangrijk dat u de meest waardevolle ervaring voor die tijd kunt bieden.
Meer tips nodig? Bekijk Vimeo's Webinar Confidential om levensechte verhalen te horen over ongelukken met virtuele evenementen en tips voor het organiseren van een geweldig evenement. Nu kijken
Hoe maak je een webinar in 2022 (stapsgewijze handleiding)
De inzet kan hoog aanvoelen wanneer u een webinar maakt. Er is veel logistiek om te navigeren, creatief om te kiezen en sprekers om mee te doen, maar het is het allemaal waard zodra de show live gaat.
Als je je een beetje zenuwachtig voelt - maak je geen zorgen! U kunt onzekerheid omarmen met een paar handige stappen. We hebben de vier hoofdfasen van de productie van webinars uitgesplitst:
- Planning
- Promotie &productie
- Live gaan
- Post-productie
Elke fase vereist verschillende mensen voor verschillende rollen. Hoe groot, klein, complex of eenvoudig uw idee om live te gaan ook is, we raden u aan om een productievenster tussen de 4 en 8 weken te reserveren.
Deze periode van 4-8 weken geeft je voldoende doorlooptijd om te plannen, sprekers te werven, de productie te oefenen en live te gaan met het vertrouwen en de professionele toeters en bellen om op te vallen!
Planningsfase
1. Begin met je doelen.
Het is belangrijk om met uw team samen te werken om de doelen van uw webinar of evenement te identificeren. Dit zal u helpen begrijpen welke impact u wilt hebben en hoe u de prestaties van uw webinar wilt meten.
Dit kunnen belangrijke prestatie-indicatoren zijn, zoals:
- Totaal aantal registraties
- Aantal live deelnemers of conversie van registranten naar deelnemers
- Aantal gerichte prospects of klanten die zich registreren
- Totaal gesloten gewonnen deals toegeschreven aan uw webinar
Pro-tip: Zodra u een reeks doelen heeft, kunt u deze uitwerken in een kort of projectplan.
2. Wijs rollen toe aan uw team.
Afhankelijk van de grootte van je evenement, kun je overwegen rollen toe te wijzen aan teamleden. Vimeo wijst bijvoorbeeld een paar "rollen" aan die essentieel zijn bij verschillende onderdelen van de webinar-productie:
Promoties: Deze functie is verantwoordelijk voor het promotieplan voor een webinar. Dit omvat e-mailpromoties, sociale promoties, onsite marketing en andere kanalen om uw publiek te trekken om zich te registreren.
Contentprogrammering: Deze functie is verantwoordelijk voor het bepalen van de onderwerpen, sprekers, berichtgeving, ontwerp en productie van de webinar-inhoud.
Bewerkingen: Deze functie is verantwoordelijk voor het bouwen van formulieren, het maken van bestemmingspagina's, het maken van on-demand videopagina's en het beheren van de technische bewerkingen tussen webinar-tools, marketingactiviteiten-tools en CRM-tools om ervoor te zorgen dat de gegevens nauwkeurig zijn.
3. Organiseer een startbijeenkomst met interne belanghebbenden.
De kickoff-bijeenkomst brengt alle belanghebbenden samen om doelen af te stemmen, uw doelgroep te identificeren, te brainstormen over onderwerpen, ideeën voor sprekers te hebben en taken en projecten toe te wijzen. De aftrap kan ook een geweldige plek zijn om uw promotieplanning te starten (daarover hieronder meer).
Afhankelijk van het aantal belanghebbenden, wilt u misschien een aparte vergadering met uw productieteam om de omvang van de productie te schetsen, evenals een vergadering met uw ontwerpteam om de visuele componenten voor uw webinar te definiëren. Ontwerpelementen kunnen dia's, illustraties, ontwerp van bestemmingspagina's en sociale promoties zijn.
Promotie- en productiefase
4. Promoot uw webinar.
Richt u op uw publiek om uw promotiestrategie voor webinars op te bouwen. Als je eenmaal weet wie je probeert te bereiken, overweeg dan welke marketingkanalen voor hen het meest relevant zijn.
Plan als best practice minimaal 3-5 weken aan promotietijd voordat je live gaat met je webinar.
Pro-tip :Overweeg de volgende kanalen om uw evenement onder de aandacht te brengen:
- Betaald en organisch sociaal
- In-product-advertenties
- Onsite promoties
Pro-tip: Plan om uw creatieve team zo ver mogelijk vooruit te laten lopen bij het plannen van uw webinar-promoties. Afhankelijk van de kanalen die u wilt promoten, moet u mogelijk meer tijd besteden aan het afronden van creatieve items, zoals ontwerpkoppen, advertentiemateriaal op de bestemmings- en registratiepagina, e-mailuitnodigingen en sociale items voordat u promoties publiceert.
5. Sprekersbereik beginnen.
Zodra er een duidelijk overzicht van inhoudprogrammering is, is het tijd om uw talent te vinden!
Uw sprekers zijn de sleutel tot het tot leven brengen van het onderwerp en de inhoud. Dit kunnen interne teamleden zijn of interne experts of externe sprekers zoals marktleiders, klanten of andere professionele sprekers die over het onderwerp kunnen praten.
Pro-tip: Besteed tijd aan het onderzoeken van andere evenementen en webinars die betrekking hebben op uw onderwerp of branche om te zien wie er nog meer over het onderwerp spreekt. Dit is een geweldige manier om te zien hoe sprekers live optreden tijdens uw webinar.
Zodra je een potentiële externe spreker hebt geïdentificeerd, zoek je hun contactgegevens en start je je outreach.
Ongeacht hoe u de sprekers wilt bereiken, vergeet niet om verwachtingen te scheppen in uw bereik door belangrijke informatie op te nemen, zoals:
- De verwachte tijdsinvestering voor sprekers om deel te nemen aan het webinar (bijv. 1-2 vergaderingen en de go-live-datum)
- Wat moeten ze doen voor de live productie?
Het doel is om het gemakkelijk en niet-intimiderend te maken!
Hulp nodig bij het live gaan met de inhoud van uw webinar?
Leer alles wat je nodig hebt om live te gaan met onze serie masterclasses voor livestreaming.
Kijk nu6. Spreker onboarding en kickoff call.
Gefeliciteerd! Nadat je je webinar-sprekers hebt bevestigd, moet je vragen om belangrijke media die de introductie en promotie van sprekers kunnen vergemakkelijken. Dit kan zijn:
- Speakerheadshots
- Exacte titels
- Vrijgaveformulieren of contracten
- Sizzle-rollen
Sprekers kickoff is een kans om uw sprekers te laten voldoen, verwachtingen te stellen en het webinar-overzicht te delen.
7. Bereid je inhoud voor en bouw een show op.
Naarmate de datum van je evenement dichterbij komt, wil je de inhoud van je evenement afronden. Inhoud kan zijn:
- Agenda of overzicht
- Scripts of welkomstberichten
- Video's
- Afbeeldingen of grafieken
Afhankelijk van de complexiteit van je evenement, wil je misschien een schets van de inhoud maken of een show maken.
Plan visuals zoals presentatiedecks, grafieken, video's, sprekers of betrokkenheidstools zoals polls of live Q&A voorafgaand aan het evenement, zodat je een duidelijk beeld hebt van je productie.
Pro-tip: Als je kunt, plan dan al je inhoud voor te bereiden en upload deze vooraf in je webinar of virtuele evenementenplatform.
8. Voer een volledige repetitie uit.
Repetitie is een geweldige kans om in contact te komen met sprekers, technische problemen op te lossen en zowel onderwerpen als inhoud door te nemen.
Probeer als best practice een uur te besteden aan iedereen die bij het webinar is betrokken om de volledige inhoud door te nemen, technische vragen over audio, framing of vragen van sprekers te beantwoorden en potentiële technische problemen zoals internet te helpen verminderen storingen.
9. Ga live!
Het is eindelijk zover! Zorg ervoor dat al je speakers een half uur voordat ze live gaan beschikbaar en op de set zijn. Dit zal helpen bij het oplossen van last-minute technische problemen en het verlichten van fasekriebels.
Post-productie
10. Stuur je vervolgberichten.
Zorg ervoor dat u na uw webinar follow-up-e-mails naar uw publiek stuurt om hun dankbaarheid uit te drukken voor hun aanwezigheid. Voor registranten die zich hebben aangemeld, maar niet aanwezig waren, stuur een apart vervolgbericht en moedig hen aan om de on-demand video te bekijken
Als je een verkoopteam hebt, geef dan wat context voor de volgende stappen/ follow-ups zodat u een vlotte overdracht tussen marketing en verkoop kunt bieden.
Vergeet niet al je sprekers een bedankbriefje te sturen!
11. Bereid uw on-demand inhoud voor.
Zorg ervoor dat je de inhoud van je webinar opslaat! Nadat het live-evenement is afgelopen, gebruik je een bewerkingstool om de video bij te snijden en upload je deze vervolgens voor een stukje groenblijvende inhoud.
Vergeet niet een link van de on-demand video naar uw webinar-registranten en aanwezigen te sturen. Overweeg ook om de on-demand inhoud te voorzien van een leadformulier, zodat u uw harde werk kunt maximaliseren.
12. Optimaliseer voor de toekomst.
Bekijk uw belangrijkste webinar-analyses zoals registranten, live aanwezigen, polling- en vraag-en-antwoordgegevens om uw webinar-betrokkenheid beter te begrijpen. Overweeg ook om een vervolgonderzoek te sturen om te begrijpen hoe u het de volgende keer nog beter kunt doen!
Hoe maak je een webinar met Vimeo
In dit artikel heb je de belangrijkste overwegingen geleerd voor het maken van een webinar. Specifieke instructies tussen webinarplatforms kunnen variëren. Misschien wilt u inzicht in hoe u uw webinarplatform naar keuze kunt benutten.
Als je Vimeo Events aan het verkennen bent, volgt hier een kort overzicht van hoe je een webinar kunt maken (zonder de hoofdpijn). Bekijk voor meer informatie hoe u uw webinar maakt en configureert.
Maak een evenement
Als u een Premium- of Enterprise Vimeo-gebruiker bent, kunt u een webinar maken door naar de videomanager te gaan> klik op de Nieuwe video vervolgkeuzelijst en selecteer vervolgens Maak een webinar.
Dit brengt je naar de webinar-beheerpagina waar je je webinar een naam kunt geven, een beschrijving kunt toevoegen en de datum en tijd kunt plannen om live te gaan.
Stel uw registratieformulier samen
Om potentiële bezoekers om te zetten in leads, wil je een registratieformulier maken. Klik op de beheerpagina van het webinar op Registratie knop rechts van de voorbeeldspeler.
U kunt specifieke formuliervelden maken, zoals e-mailadres, voornaam, achternaam, rol, bedrijf of andere informatie die u wilt verzamelen van webinar-registranten.
Plan je inhoud
De naam van het spel houdt je publiek tijdens het evenement betrokken! Wees meedogenloos en laat onnodige inhoud of activiteiten achterwege. Maak inhoud duidelijk, bruikbaar en direct gerelateerd aan problemen of lessen waarin uw publiek wil investeren.
Pro-tip: Voeg aan het begin van het evenement een intro, of webinar-introductie en agenda toe, zodat je publiek weet wat ze kunnen verwachten. Reserveer ook tijd aan het einde van je live-evenement om Q&A door te nemen.
Maak een tijdlijn die bestaat uit verschillende scènes
Zodra je je inhoud, zoals presentatiedecks, video's, afbeeldingen, grafische afbeeldingen en sprekers, hebt vastgelegd, upload je je middelen naar je evenement om een tijdlijn of een show te maken. Ga hiervoor naar de webinar-beheerpagina en klik op productie beheren en stream met Vimeo . Bekijk ons Help-artikel voor meer informatie over het toevoegen en wisselen van scènes aan je stream.
Pro-tip: U kunt individuele scènes manipuleren om de perfecte productietijdlijn te creëren. Plan om je inhoud van tevoren te oefenen om ervoor te zorgen dat de stroom natuurlijk en boeiend aanvoelt.
Nodig je sprekers uit
Als je meer dan één spreker hebt, wil je voor elk van je gasten unieke sprekerlinks maken. Zo kan elke gast gemakkelijk en op tijd aan uw evenement deelnemen.
Je kunt sprekers aan je tijdlijn toevoegen door te klikken op toevoegen aan scène .
Pro-tip: Voeg grafische elementen zoals lagere terts toe voor elk van uw luidsprekers, zodat u gemakkelijk kunt onderscheiden wie wie is in het evenement.
Repeteer de inhoud van uw webinar
Zodra uw inhoud is toegevoegd aan de tijdlijn van uw evenement en uw sprekers zijn toegevoegd, is het tijd om te testen, testen, testen!
Plan tijd in voor een technische beoordeling en repetitie, zodat sprekers bekend zijn met zowel uw webinar-tool als de inhoud voordat ze live gaan. In de uitzenderweergave kun je door je scènes gaan door op een afzonderlijke scène te klikken en op Verzenden om te streamen te klikken.
Je kunt linksboven zien wat er live naar je evenement wordt gepusht, zodat jij, je sprekers en eventuele leden van het productiepersoneel een idee kunnen krijgen van hoe het evenement zal verlopen.
Ga live!
Je hebt alle nodige voorbereidingen getroffen, nu is het leuke gedeelte! Zet uw webinar-scènes of dia's in de wachtrij, zet een glas water klaar en zorg ervoor dat alle betrokkenen klaar zijn om te gaan.
Om live te gaan, druk je op de groene knop Start evenement in de rechterbovenhoek om te beginnen met delen met uw publiek.
Terwijl u uw webinar doorloopt, kunt u op elke afzonderlijke scène klikken en op Verzenden om te streamen klikken om elk deel van uw productie live te streamen.
Knip je video in voor on-demand
Gefeliciteerd met een geslaagd evenement! Nadat je je evenement hebt beëindigd door op Beëindigen . te klikken , zorg ervoor dat u uw inhoud bewerkt en trimt tot zijn definitieve vorm. Nadat je je evenement hebt beëindigd, kun je klikken op Webinar beheren , markeer het als 'Voltooid', en trim de inhoud, of u kunt de modale sluiten, zodat u de inhoud van het webinar weer kunt laden.
Stuur deze binnen 24 uur naar je webinarbezoekers en -registranten.
Drie belangrijke webinar-statistieken
Hoewel webinars al heel lang bestaan, neemt het geduld om ze te bekijken af. We hebben onlangs contact opgenomen met onze community om beter te begrijpen wat er gebeurt met webinars in 2021 en daarna en hebben ons evenementenonderzoek doorgenomen om je de beste informatie te geven om je evenementen beter te maken.
Inhoud en kwaliteit van sprekers zijn van belang bij het genereren van evenementregistraties.
Je herinnert je waarschijnlijk nog dat 2020 het jaar was van virtuele evenementen. Van virtuele happy hours, marathontoppen en een of twee ongemakkelijke familiediners, we hadden allemaal de ervaring om digitaal samen te komen.
Hoewel de vraag naar online evenementen nog steeds groot is, is kwaliteit belangrijker dan kwantiteit. 64% en 63% van de deelnemers aan onze enquête zeggen dat de kwaliteit van de sprekers en de relevantie van de inhoud hen ertoe aanzetten zich aan te melden voor evenementen.
Deelnemers zullen een evenement waarschijnlijk vroegtijdig afbreken vanwege technische problemen of verveling.
Je publiek naar je evenement brengen is maar het halve werk. Doe al het werk van tevoren om technische problemen te voorkomen die uw publiek zouden kunnen bekorten, aangezien meer dan de helft (59%) van de deelnemers aan de enquête waarschijnlijk afhaakt bij een live-evenement vanwege technische problemen.
Online evenementen zijn er om te blijven!
Virtuele evenementen hebben ongetwijfeld een blijvende impact gehad op de evenementenindustrie. Je video-knowhow zal de komende jaren van pas komen.
De meerderheid (72%) van de deelnemers zei dat ze verwachten net zoveel, zo niet meer, online evenementen bij te wonen dan ze nu doen als de persoonlijke evenementen terug zijn.
Afsluiten
Natuurlijk komt er veel brainstormen, voorbereiding en planning bij kijken bij het lanceren van een webinar. De voordelen zijn echter bijna eindeloos. Bovendien betekent het feit dat de video-replay op aanvraag beschikbaar is, dat uw webinar hard zal blijven werken om uw profiel te verbeteren en u te helpen nog meer leads te genereren tot ver in de toekomst. Het beste gedeelte? Hoe meer je het doet, hoe gemakkelijker het proces wordt.
Onthoud bij het plannen van uw grote show de volgende 4 tips:
- Focus op uw publiek. Wie ze zijn, welke vragen ze hebben en hoe hun dagelijkse routines eruit zouden kunnen zien, zou uw productiestrategie voor webinars moeten informeren
- Kies het juiste platform. End-to-end-oplossingen bieden de meeste flexibiliteit, maar zorg ervoor dat u degene kiest die het beste werkt voor u en uw publiek.
- Repeteren, repeteren, repeteren!
- Conversies zijn een lang spel. Het werk stopt niet als het webinar voorbij is:maak gebruik van e-mailmarketing en andere campagnes om leads binnen te halen terwijl het strijkijzer heet is.
Oorspronkelijk geschreven door Jessica Wei op 8 juni 2021. Bijgewerkt door Julie Bergstein op 2 maart 2022.