Voordat een evenement live gaat, bestaat het als een pagina vol met regelitems die een run of show wordt genoemd. Als je een evenement plant, dekt dit ene document je kont. Maar het is niet alleen een route van gesprekspunten en productieaanwijzingen - hoewel het dat heel erg is - het is een levend document en wat we graag 'het centrum van de waarheid' noemen voor alle betrokkenen.
Bij Vimeo heeft ons evenemententeam honderden shows samengesteld voor persoonlijke en virtuele evenementen, voor publiek en deelnemers variërend van een handvol mensen tot duizenden aanwezigen. Al deze evenementen beginnen met een run of show.
Wat is een run of show?
Een run of show is een uitsplitsing van minuut tot minuut van een evenement, inclusief een overzicht van sprekers en gesprekspunten. Dit document helpt alle productieploeg, sprekers en andere betrokken leden op de hoogte te houden van waar ze zijn en waar ze moeten zijn tijdens het evenement. Het houdt ons allemaal op dezelfde pagina - letterlijk!
Als een zich langzaam ontwikkelende Polaroid-snapshot, begint het met een abstracte schets van sprekers en gesprekspunten, en na verloop van tijd verscherpt het tot een gedetailleerd beeld van wat het evenement gaat worden, tot op de minuut. Omdat alle betrokkenen naar dit ene document verwijzen, is het essentieel om ervoor te zorgen dat onze evenementen vlekkeloos verlopen.
Op papier zou dit eruitzien als een tabel met tijdstempels die de begin- en eindtijden van de presentatie van elke spreker aangeven, evenals eventuele pauzes van het publiek en vragen en antwoorden, en een puntsgewijs overzicht van waar mensen het over zullen hebben.
4 belangrijke dingen om op te nemen in je show:
- Informatie en contactgegevens voor elk panellid
- De tijdsduur van elke onderwerpdiscussie
- Een los script van gesprekspunten
- Links naar ondersteunende documenten of vooraf opgenomen video
Onthoud: hoe groter het evenement, hoe meer informatie u op uw show moet opnemen. Als er meerdere typen segmenten zijn, kunnen de secties een kleurcode hebben voor gemakkelijke toegang.
Individuele keynotes of paneldiscussies binnen een langere virtuele conferentie of webinar kunnen hun eigen gang van zaken hebben, waardoor de gesprekspunten verder worden afgebroken.
Voor evenementen met meer technische elementen kan uw productieteam hun eigen technische show hebben, met gedetailleerde aanwijzingen voor individuele camera- en microfoonopstellingen.
Hoe bouw je een show op
Maak je geen zorgen als het ingewikkeld klinkt! Uiteindelijk is het slechts een spreadsheet, opgebouwd rond uw visie voor het evenement. Hier zijn vier belangrijke dingen om op te letten bij het opzetten van een show voor virtuele evenementen.
1. Vind een natuurlijke progressie
Een run of show is de papieren versie van het evenement, dus het evolueert mee met de evenementenplanning. Omdat inhoud op de eerste plaats komt voor onze virtuele evenementen, is het eerste wat we doen brainstormen en schetsen van de sprekers en het discussieschema.
Afhankelijk van de grootte van het evenement starten we het tekenproces drie tot zes maanden voor het evenement zelf.
Neem tijdens deze fase de tijd om na te denken over flow, verdeel elke keynote, paneldiscussie of workshop in tijdsblokken, inclusief 30 minuten aan het begin om sprekers te verzamelen.
Van daaruit gaan we dieper in op drie belangrijke vragen:
- Is er, voordat we beginnen, een onderwerp op introniveau om mensen op te warmen?
- Hoe lang duurt elk onderwerp?
- Wanneer is het voor een langer evenement zinvol om een maaltijdpauze, break-out rooms of een Q&A voor het publiek te plannen?
💡 Pro-tip: Als het gaat om het samenstellen van de volgorde van de discussieonderwerpen, denk dan na over wat logisch is in de grotere voortgang van het verhaal dat je vertelt.
2. Verzamel en deel informatie
We proberen de sprekers en panelleden 2-3 maanden voor het evenement of zelfs 3-6 maanden ervoor op te sluiten voor grotere keynote-sprekers. Nadat sprekers en onderwerpen zijn bevestigd, delen we het showdocument met iedereen. Sprekers kunnen vervolgens op basis van hun ervaring en inzichten hun eigen aantekeningen maken bij het gespreksoverzicht.
We delen het ook graag met het productieteam om hen een idee te geven van de stroom van het evenement, en zodat ze indien nodig hun eigen productieserie kunnen gaan vormen.
Weet je nog dat we zeiden dat een show het middelpunt van de waarheid is? Omdat iedereen van dit ene stuk papier werkt, is het belangrijk om links naar alle relevante informatie op te nemen, inclusief contactgegevens van de spreker en links naar vooraf opgenomen video die volgens de planning tijdens het evenement zal worden afgespeeld.
3. Kleurcode alles
Bij Vimeo zijn er bij sommige van onze evenementen verschillende soorten media, meerdere sprekers en complexe productieopstellingen betrokken, wat betekent dat iedereen naar dit ene document verwijst. Dat is veel informatie op één pagina!
Dat is waar kleurcodering om de hoek komt kijken. In onze reeks showsjablonen wijzen we bijvoorbeeld een andere kleur toe voor:
- Intro's en outro's
- Paneeldiscussies en andere live inhoud
- Vooraf opgenomen video's
- Diverse inhoud, zoals Q&A's voor het publiek of een productoverzicht
Voor grotere evenementen zullen we ook een sleutel toevoegen om te verduidelijken wat elke kleur betekent, evenals definities voor sommige sessietitels. Kleurcodering zorgt ervoor dat mensen precies kunnen vinden wat ze zoeken wanneer het tijd is om live te gaan. Het is ook handig voor het plannen van hybride evenementen, zodat we duidelijk kunnen communiceren welke segmenten live en persoonlijk zijn en welke virtueel.
4. Pas gaandeweg aan
De uitsplitsing van minuut tot minuut op papier kan erg strikt lijken, vooral wanneer u slechts een handvol minuten hebt toegewezen aan een specifiek onderwerpdiscussie.
In real-life scenario's kan het echter zijn dat een spreker twee of drie minuten na verloop van tijd gaat, of dat er een andere kleine hik optreedt. Geen paniek! Het gebeurt de hele tijd. Bereid je voor om een paar minuten van het volgende segment af te scheren, of tijd uit de Q&A te halen, en zorg ervoor dat alle relevante mensen op de hoogte zijn.
Aan het eind van de dag is het verloop van de show een richtlijn. Ondanks je beste inspanningen om je aan de tijd in het schema te houden, kan het veranderen, en je moet gewoon flexibel zijn. Het belangrijkste is om kleine oplossingen in je achterzak te houden wanneer dat nodig is.
Hoe Vimeo Events te gebruiken om een naadloze show op te bouwen
Verhaalbord naast je optreden
Binnen onze Vimeo Events-tool is een storyboard-functie waarmee je vooraf scènes voor je evenement kunt plannen, net zoals je zou doen voor een film, show of webinar-presentatie. Wanneer we virtuele evenementen hebben met veel vooraf opgenomen inhoud, voegen we scènes toe aan de omroep om die vooraf opgenomen inhoud te laden en deze ruim voor het evenement in de juiste volgorde te rangschikken. Het scheelt ons een hoop werkdruk op de dag van het evenement, omdat we het niet allemaal 'on the fly' doen.
Verzamel je speakers van tevoren backstage
Intern is de starttijd van de show niet hetzelfde als die op de registratiepagina voor kijkers. Als een paneldiscussie bijvoorbeeld om 12.00 uur begint, willen we ervoor zorgen dat alle panelleden om 11.30 uur arriveren. Alle sprekers zullen het van tevoren weten omdat het duidelijk in de procedure is gepland (meestal als "BACKSTAGE TIME FOR PANELISTS").
Dit half uur is cruciaal. Het is een cruciaal moment om ervoor te zorgen dat sprekers aanwezig zijn, voorbereid zijn, zich bewust zijn van hun tijd en vertrouwen hebben om live te gaan. Het is ook handig om een laatste beoordeling van de gang van zaken te doen met eventuele moderators, die een duidelijk idee moeten hebben van hoe ze hun vragen en discussieonderwerpen moeten afhandelen, en hoe lang alles zou moeten duren.
Voor onze evenementen gebruiken we de backstage-beheerfunctie van Vimeo Events om sprekers te verzamelen voordat ze live gaan, alle technische elementen te testen en de uitvoering van de show door te nemen om een soepel, naadloos evenement te garanderen.
Behoud de communicatie tijdens het evenement
Tijdens het evenement is de show vergrendeld, dus we zullen het interne luidsprekerchatpaneel van Vimeo Events gebruiken om realtime wijzigingen of updates individueel door te geven aan de moderators, panelleden en productiepersoneel. Zo worden alleen de relevante mensen op de hoogte gehouden en kan iedereen zijn eigen ding blijven doen zonder onnodige afleiding.
Een run of show ziet er voor elk evenement anders uit, afhankelijk van de omvang van het evenement en de gespreksonderwerpen. Zodra je er een of twee hebt gebouwd, heb je een duidelijk sjabloon om uit te gaan voor alle toekomstige evenementen. Het is gewoon een kwestie van een herhaalbaar proces of sjabloon bouwen, de velden invullen en de minuutmarkeringen van uw planning wijzigen voor elk uniek evenement.
Door een run of show vroeg in het planningsproces van je evenement op te nemen, bereid je je team voor op een volledig op elkaar afgestemd, naadloos evenement.
Organiseer je volgende evenement met Vimeo
Geschreven door Julie Bergstein op 10 december 2021 en bijgewerkt op 4 april 2022.