Een succesvol virtueel evenement plannen en hosten

Je kent het knetterende gevoel van een persoonlijk evenement:het geroezemoes van opgewonden aanwezigen, het geroezemoes van interactieve panelen, de energie van een volle zaal - om nog maar te zwijgen van die happy hours die met glas rinkelen. Maar nu de behoefte aan virtuele evenementen steeds groter wordt, ontwerpen bedrijven en organisaties van elke omvang digitale ervaringen die de magie van persoonlijke evenementen nabootsen.

We weten dat er tal van uitdagingen zijn die kunnen voortvloeien uit het draaien van een virtuele evenementervaring. Hoe plan je evenementinhoud? Hoe zorg je voor evenementregistraties? Hoe maak je het eenvoudig en gemakkelijk om deel te nemen aan en deel te nemen aan een evenement, zelfs voor de meest technologie-averse gasten?

Hier is goed nieuws:u hoeft deze vragen niet alleen te beantwoorden. We hebben een gids samengesteld om nieuwkomers en ervaren evenementplanners te helpen hun eigen live-evenement te lanceren.

In deze handleiding leer je:

1. Wat is een virtueel evenement?
2. Zes gebruiksscenario's voor virtuele evenementen
3. Een virtueel evenement plannen en organiseren
4. 5 redenen waarom virtuele evenementen impact hebben
5. Ga live met je volgende virtuele evenement

Wat is een virtueel evenement?

In tegenstelling tot persoonlijke of hybride evenementen, vinden virtuele evenementen uitsluitend online plaats. Sprekers en toehoorders komen digitaal samen om te delen in een korte sessie of meerdaagse virtuele ervaring. Als je je onlangs hebt geregistreerd en een virtueel evenement hebt bijgewoond, heb je waarschijnlijk keynote-toespraken, paneldiscussies, live polls, Slack-community's gezien, allemaal via desktop, tablet of mobiel apparaat.

Het mooie van een virtueel evenement is dat evenementenplanners de volledige creatieve licentie hebben om een ​​meeslepende ervaring te ontwerpen, omdat je niet wordt beperkt door een fysieke locatie.

Bovendien kunnen bezoekers van evenementen overal ter wereld afstemmen, waardoor de toegangsdrempel wordt verlaagd voor degenen die er in het verleden niet bij konden zijn.

Word een professional voor virtuele evenementen

Er komt veel werk kijken bij het soepel laten verlopen van een webinar of virtueel evenement, maar met de handige checklist voor virtuele evenementen van Vimeo ben je binnen de kortste keren een expert

Zes use-cases voor virtuele evenementen

De evenementenruimte wordt groter - het zijn niet alleen omroepen meer. Nu er zoveel evenementen virtueel gaan, laten we eens kijken naar een paar manieren waarop Vimeo-klanten persoonlijke evenementen online hebben georganiseerd.

Interne evenementen

Deze evenementen zijn voor medewerkers binnen een organisatie. De programmering varieert van een snelle vergadering van 30 minuten tot een evenement van een hele dag. Typische interne evenementen zijn onder meer vergaderingen, trainingen voor medewerkers, sales kick-offs of bedrijfsbrede evenementen zoals vakantiefeesten (BYOB!).

Omdat interne vergaderingen voornamelijk worden georganiseerd voor interne deelnemers, zijn gated of ticketed registraties minder belangrijk dan privacyfuncties zoals SSO.

Voor meer informatie over interne evenementen en de stand van zaken op het gebied van communicatie op de werkplek, bekijk onze rapport .

Conferenties

Conferenties zijn een ander veelvoorkomend type virtuele gebeurtenis. Ze kunnen een enkele dag of meerdere dagen duren. Ze omvatten meestal een moderator of MC, meerdere sprekers en keynotes, breakout-vergaderingen, netwerkactiviteiten en andere ervaringen om deelnemers betrokken te houden.

Conferenties trekken virtuele deelnemers die geïnteresseerd zijn in gedeelde brancheonderwerpen, netwerkervaringen en educatieve mogelijkheden. Leadgeneratie is hier belangrijk, dus verwacht gratis en betaalde evenementen met wisselende toegang.

Webinars

Webinars zijn de originele virtuele evenementen. Ze duren tussen de 30 minuten tot een uur en functioneren gewoonlijk als kanaal voor het genereren van vraag of als kanaal voor thought leadership. Als je op een webinar springt, zul je waarschijnlijk huishoudelijke aantekeningen vinden (ook bekend als "dit webinar wordt opgenomen"), sprekers, een diapresentatie, gegevens en een paar tools - zoals Q&A of live polls - om leden van het publiek te betrekken.

Webinars draaien om bruikbare inhoud. Organisaties en makers die hun publiek willen laten groeien, kunnen webinars gebruiken om leads te genereren voor het genereren van vraag, thought leadership, merkbekendheid en educatie rond hun services te vergroten.

Festivals en prijsuitreikingen

Snelgroeiende categorieën van virtuele evenementen omvatten podiumkunstenprogramma's, muziekfestivals en prijsuitreikingen (zoals de vorige VFA van Vimeo). Organisaties passen hun ervaringen aan voor een publiek dat alleen online is en vinden innovatieve manieren om de opwinding te vergroten.

Podiumkunstenevenementen kunnen live talent, exclusieve interviews of ander live-entertainment omvatten om het publiek verslaafd te houden. Ze trekken ook een breder publiek aan dat samenkomt om een ​​artiest, een soort muziek, film of entertainment te vieren.

Sportevenementen

In de afgelopen jaren zijn sportevenementen getransformeerd om zich aan te passen aan de tijd, wat betekent dat sportinhoud alles omvat, van live gestreamde games, on-demand games, live interviews en andere inhoud om fandom levend te houden.

Op geloof gebaseerde evenementen

Lokale parochies vinden nieuwe kansen via video. Op geloof gebaseerde gemeenschappen vinden veel flexibiliteit door hun preken en gemeenschapsevenementen live te streamen. Of die evenementen nu diensten, lessen, gemeenschapsworkshops of gewoon een virtuele bijeenkomst zijn - livestream helpt een gemeente verbonden te blijven, zelfs als ze niet samen zijn.

Wat is het verschil tussen virtuele evenementen en webinars?

Gelukkig sluiten webinars en virtuele evenementen elkaar niet uit! Julie Bergstein, Event Programming Lead van Vimeo, heeft geweldige inzichten in de twee soorten evenementen.

Hier is een kort overzicht:

Webinars:

• Meestal eenmalige evenementen
• Kortere sessie
• Typisch voor leadgeneratie of educatie

Virtuele evenementen:

• Focus op ervaringen
• Meerdere sessies zoals paneldiscussies, break-outs en keynotes
• Meer creatieve of merkgedreven. Het is niet ongebruikelijk om een ​​merkidentiteit te zien voor een virtueel evenement zoals Vimeo's Streameo of Outside the Frame

Bovendien is de schaal van een webinar en virtueel evenement een beetje anders.

Webinars zijn meestal kleinere evenementen, hebben een lagere lift voor teams en trekken meestal een kleinere registratiepool.

Virtuele evenementen zijn groter, vereisen meer investeringen in middelen en trekken een grotere registratiepool aan.

Een virtueel evenement plannen en hosten

Er zijn een aantal misvattingen over virtuele evenementen:de eerste mythe is dat je een persoonlijk evenement kunt kopiëren en plakken in een virtueel evenement. Helaas vertalen niet alle persoonlijke ervaringen zich in een digitale ruimte, vooral wanneer je strijdt om de aandacht van bezoekers en de zware strijd aangaat van digitale vermoeidheid en vermoeidheid van virtuele evenementen.

De tweede misvatting is dat virtuele evenementen minder tijd nodig hebben om te plannen dan persoonlijke evenementen. Afhankelijk van de hoeveelheid inhoud die je van plan bent te produceren voor je evenement, moet je voldoende tijd uittrekken om je voor te bereiden. Julie Bergstein, onze Event Programming Lead, raadt bijvoorbeeld aan om 3-6 maanden te plannen voor 4 uur aan virtuele evenementcontent.

De realiteit is dat virtuele evenementen net zoveel tijd en aandacht nodig hebben om ongelooflijke ervaringen te zijn.

Dus om je op weg te helpen, hebben we negen tips voor het organiseren van een virtueel evenement.

1. Bepaal uw virtuele evenementdoelen.

Voordat je je virtuele evenement plant, moet je evenementdoelen vaststellen. Het identificeren van doelen helpt ook bij het bepalen van het type virtueel evenement dat je gaat produceren.

Stel uzelf de volgende vragen:

• Wat zijn de doelen van mijn virtuele evenement?
• Is dit een naar binnen of naar buiten gerichte gebeurtenis?
• Hoeveel evenementsessies denkt u te hebben?
• Is de evenementregistratie gratis, betaald of beide?

2. Identificeer uw doelgroep.

Elke doorgewinterde eventprofessional zal je vertellen dat de belangrijkste KPI de ervaring van de bezoekers is. Zorg ervoor dat uw virtuele evenement een schot in de roos is door uw publiek vooraf duidelijk te identificeren.

Stel uzelf de volgende vragen:

• Wie probeert u te bereiken?
• Hoe moet je ze bereiken?
• Hoe zal uw publiek reageren?

3. Creëer streamwaardige inhoud.

Inhoud dicteert alles bij het produceren van een live-evenement:hoe je het filmt, wat voor soort camera's je gaat gebruiken, hoe je het moet verlichten en zelfs sommige van je coderings- en technische keuzes.

Vijf componenten voor geweldige content voor virtuele evenementen:

• Relevantie :zorg ervoor dat de livestream-content livestreaming aansluit bij de interesses van het beoogde publiek en dat de content overeenkomt met uw merkstem en gerichte prospects en klanten.
• Betrokkenheid :Houd kijkers scherp door interactie met de stream aan te moedigen (we houden het graag spannend met de livechatfunctie). Door het publiek bezig te houden, kunnen bezoekers het meeste uit de dag halen.
• Beknopt . Hoewel bezoekers van evenementen bereid zijn zich onder te dompelen in een daglange ervaring voor persoonlijke evenementen, hebben ze veel minder geduld voor een 7 uur durende livestream. Vergeet niet om alleen de meest relevante en boeiende inhoud te bieden.
• Consistentie :Maak indien mogelijk van het live-evenement een serie (jaarlijks of anderszins). "Je evenementen consistent houden is een gegarandeerde manier om de naamsbekendheid en merkwaarde te vergroten, terwijl je op een zinvolle manier contact maakt met je publiek", zegt Tom Gott, Live Production Lead van Vimeo.
• Afhaalmaaltijden :Wat is de oproep tot actie aan het einde van het virtuele evenement? Als je het publiek wilt converteren, zorg er dan voor dat de interactie van de kijkers mogelijk wordt nadat het evenement voorbij is.

Als je eenmaal een idee hebt van het type inhoud dat je van plan bent te produceren, zorg er dan voor dat je alle details vastlegt in een showrun van een evenement.

Pro-tip :Het "gouden venster" is tussen de 25 minuten aan hapklare informatie, korte en pittige presentaties en belangrijke afhaalrestaurants.

4. Maak een evenementregistratiepagina.

Als je een evenement streamt waarvoor je tickets wilt verkopen - of alleen de toegang wilt beheren - wil je gebruikmaken van een evenement- of webinarregistratiepagina. Met een speciaal evenementenplatform zoals Vimeo Events kun je eenvoudig evenementen opzetten voor je live-evenement en registratie vereisen.

"We bouwen met opzet een gevoel van exclusiviteit rond onze livestreams, dus het is niet alsof we ons afstemmen op een Instagram Live-stream met duizenden andere mensen die geen gedeelde interesse hebben", vertelt Will van Zinc Agency. "Die elementen van verbinding zijn heel belangrijk geweest."

5. Optimaliseer uw bezoekerservaring.

Een uitgebreid virtueel evenementenplatform kan u helpen bij het plannen van uw presentatie-inhoud, uw ervaring poorten om u te helpen leads te genereren, productietools bieden om een ​​stream-waardige ervaring te creëren, en dit alles terwijl het de analyse en automatisering biedt om het minder gedoe te maken.

Drie must-haves voor een geweldige bezoekerservaring :

Evenementregistratiepagina

Bij het opzetten van je virtuele evenement, wil je een pagina voor je evenement maken. Zie dit als uw virtuele locatie. Op deze pagina hebben bezoekers toegang tot de link die hen naar je live-ervaring leidt. Je kunt zelfs je Vimeo-livestream rechtstreeks op deze pagina insluiten!

Om het registratieproces eenvoudig en naadloos te maken (zodat u uw leaddoelen kunt bereiken), moet u nadenken over hoe u registraties probleemloos kunt maken. Maak aangepaste registratieformulieren die belangrijke velden bevatten, evenals de kleuren en het logo van uw bedrijf om bij het merk te blijven.

Herinneringen voor deelnemers

Een communicatiestrategie vóór het evenement is van cruciaal belang om de opkomst te stimuleren. Wanneer iemand zich bij Vimeo aanmeldt voor jouw evenement of webinar, worden er automatisch drie e-mails verzonden om ervoor te zorgen dat ze daarna kunnen deelnemen en content kunnen bekijken. Pas e-mails aan de kleuren, branding en links aan, zodat uw bezoekers uw evenement gemakkelijker kunnen beleven zoals u dat wilt.

Inhoudsbibliotheek na het evenement

In het ideale geval boeit de ervaring na het evenement registranten en bezoekers lang nadat het evenement is afgelopen. Overweeg een webpagina of portal te maken voor on-demand webinar- of evenementinhoud en deze toegankelijk te maken voor degenen die zich hebben geregistreerd. En om de inhoud van uw evenement verzorgd te houden, kunt u uw video's inkorten en hoofdstukken toevoegen om uw bezoekers en weergaven te helpen snel de inhoud te vinden die ze nodig hebben.

6. Maak het interactief.

Het is jouw taak om het kijkerspubliek het gevoel te geven dat ze er persoonlijk bij zijn, zelfs als ze in hun pyjama kijken. Om indruk te maken op uw online publiek, moet u ervoor zorgen dat uw digitale ervaring overeenkomt met het kwaliteitsniveau dat u van een persoonlijk evenement mag verwachten. Creëer een boeiende ervaring met tools zoals Q&A, live polls en live graphics.

Het filmfestivalteam van Ann Arbor gebruikte de livechatfunctie voor hun Q&A's - en het werkte als een tierelier. "Ik was verrast hoeveel van die gemeenschapsgevoeligheid ik voelde, wetende dat iedereen het samen aan het bekijken was", zegt Leslie. "De chat gaf veel energie aan de online ervaring."

Enkele veelbelovende feedback van Vimeo's rapportage van virtuele evenementstatistieken laat zien dat deelnemers geloven dat Q&A's en tutorials het beste werken als ze nadenken over de belangrijkste evenementelementen.

7. Test alles.

Eerste regel van livestreaming? Testen. ALLES.

Het beste wat je kunt doen om ongelukken tijdens je online evenement te voorkomen, is alles testen, maar vooral je stream. Test workflows voor primaire apparatuur, workflows voor back-upapparatuur, audiokwaliteit, videokwaliteit, internetverbinding en alle redundanties. Misschien wel het allerbelangrijkste:bevestig uw uploadsnelheid door uw verbinding te testen op een website zoals Speedtest.net. Plan tijd in om al uw videoproductieapparatuur te testen, zowel off-site als on-site.

Vraag je je af welke uitrusting je nodig hebt om te livestreamen? Lees dit.

8. Maak een controlelijst voor uitzendingen op afstand.

Het is waarschijnlijk dat (op korte termijn) je behoefte hebt om samen te werken met een verspreid personeelsbestand aan je virtuele evenement. Hier is een korte checklist van wat je nodig hebt:

Vijfpunts checklist voor uitzending op afstand:

• Connectiviteit: De kans is groot dat de wifi op het kantoor van uw bedrijf beter is dan wat u thuis heeft. Controleer uw snelheden en gebruik, indien mogelijk, een bekabelde verbinding.
• Vastleggen: Hoe zal uw publiek genieten van uw inhoud? Bedenk welke camera's en microfoons je gaat gebruiken en hoe je externe gasten naar je virtuele evenement haalt.
• Coderen: Welke software ga je gebruiken om je evenement in de internetether te brengen? We zijn dol op Livestream Studio 6, maar er zijn ook andere opties.
• Distribueren: Waar zal je virtuele evenement plaatsvinden? Bedenk of u de inhoud wilt beveiligen (zoals met SSO), of wijd en zijd wilt verspreiden (denk aan simulcasting).
• Betrokken: Een mooie kijkervaring is slechts een deel van wat een geweldig virtueel evenement maakt. Tools voor publieksbetrokkenheid zoals live Q&A, polls en chat kunnen een gedenkwaardig evenement verder creëren.

Checklist voor virtuele evenementen

Het plannen van evenementen gemakkelijker maken met de eenvoudige, maar misschien virtuele checklist voor evenementen

9. Bereid je voor op "Murphy's Law."

“Alles wat fout kan gaan, gaat fout”, zegt Tom. Maar laat je daardoor niet afschrikken! Als u de dingen identificeert die mis kunnen gaan, kunt u een plan maken om hiermee om te gaan. Ga naar binnen met een plan, solide technologie, een eersteklas ticketplatform en de juiste ondersteuning, en je bent voorbereid op alles wat op je pad komt.

Bekijk onze Vimeo-experts voor meer informatie over het plannen van een virtueel evenement.

5 redenen waarom virtuele evenementen impact hebben

We begrijpen het. Voor het eerst draaien naar een virtueel evenement kan ontmoedigend zijn. Op internet is het duidelijk dat virtuele evenementen een effectieve manier zijn voor eventmarketeers om hun bereik te vergroten. Hier zijn een paar redenen waarom je volgende digitale ervaring misschien nog meer oplevert dan je laatste IRL-ervaring.

Virtuele evenementen vergroten je bereik.

We hebben klanten hun bereik 50x zien vergroten door een conferentiestream te simulcasten naar sociale kanalen zoals LinkedIn, Facebook en meer.

Leslie Raymond, directeur van het Ann Arbor Film Festival, merkte op dat ze in het eerste jaar dat ze virtueel gingen meer mensen dan ooit konden bereiken. "We zagen ons publiek groeien van 10.000 kaarthouders naar 16.000 streams uit 50 landen, met meer dan 27.000 kijkers voor de hele week", zegt Leslie.

Virtuele evenementen maken je ervaring democratisch.

Anthony Rudolf, partner bij creatief bureau Co.create NYC, maakt gebruik van live video voor hun jaarlijkse welkomstconferentie voor horecamedewerkers:

“Sinds dag één gebruiken we live video op de Welcome Conference. Restaurant- en horecamedewerkers zijn overwerkt en onderbetaald, dus de kans dat ze de tijd of het geld zouden hebben om aanwezig te zijn, was klein. We zagen video als een manier om de gesprekken die gaande waren echt te democratiseren.”

Virtuele evenementen verlengen de houdbaarheid van uw inhoud.

Uw inhoud houdt niet op waardevol te zijn als de online conferentie voorbij is. Video's en gesprekken kunnen voortleven als een merkgerichte, doorzoekbare ervaring die de betrokkenheid kan blijven stimuleren.

Met virtuele evenementen kun je creatief worden.

Met een ervaring die alleen online is, kun je met inhoudsindelingen spelen, extra sprekers inschakelen als externe gasten, nieuwe inkomstenstromen verkennen en je publiek op een meetbare manier betrekken. Will Steinberg, co-voorzitter van eventmarketingbureau Zinc, heeft nog meer mogelijkheden gevonden voor klantbetrokkenheid met behulp van virtuele evenementen:

"We vinden meer educatieve elementen in livestreaming in tegenstelling tot wat we in de persoonlijke ruimte hebben gedaan", zegt Will. “Bij onze culinaire evenementen deed een chef-kok vroeger een demonstratie en genoten de gasten van hun eetervaring op de locatie. Nu sturen we maaltijdpakketten en merkschorten op voordat de livestream begint, en het is een veel praktischere ervaring geworden.”

"Dat is een enorm voordeel waar we voorheen nooit echt van konden profiteren tijdens persoonlijke evenementen."

Virtuele evenementen zijn er om te blijven.

Hoewel de golf van virtuele evenementen in 2020 vooral bezoekers en evenementplanners hielp om veilig te verzamelen, is het duidelijk dat het formaat niet meer weg te denken is. Uit de rapportage van virtuele evenementstatistieken van Vimeo blijkt dat 72% van de deelnemers aan de enquête verwacht net zoveel, zo niet meer, online evenementen bij te wonen zodra de persoonlijke evenementen terug zijn.

Om voorop te blijven lopen, moeten marketeers nadenken over hoe ze boeiende virtuele evenementen kunnen produceren die de betrokkenheid van bezoekers behouden en passen in hun algemene marketingstrategie.

Oorspronkelijk gepubliceerd op 7 augustus 2020. Bijgewerkt op 13 mei 2022.

Ga live met je volgende virtuele evenement