Wat is een webinar en hoe plan je er een?

Uw begrip van webinars, virtuele evenementen en andere live streaming-ervaringen is de afgelopen jaren mogelijk geëvolueerd. Naarmate meer mensen video gebruiken om contact te maken met vrienden, samen te werken met collega's en hun verhalen te vertellen, zijn webinars een belangrijk medium geworden om informatie te delen en een gedistribueerd publiek aan te spreken.

De beste webinars zijn een mix van waardevolle inhoud, persoonlijkheid en hoge productiekwaliteit. Ze zijn een geweldige aanvulling op uw videomarketingstrategie om klanten te informeren en te inspireren. Ze zijn ook een krachtig hulpmiddel voor interne communicatie om de training van werknemers op te schalen en teams op één lijn te brengen.

Echter, met zoveel tijd besteed aan het navigeren door zoomgesprekken, werktaken, dagelijkse taken en af ​​en toe een sociale media-binge, kan het moeilijk zijn om een ​​webinar samen te stellen dat een menigte trekt en hen geboeid houdt.

Dus in deze gids duiken we meteen in de goede dingen:we zullen het hebben over wat een webinar is en hoe je er een geweldig kunt maken in 2021, een bijgewerkte lijst met functionaliteiten waarnaar je moet zoeken in je webinar-platform naar keuze, enkele best practices bij het plannen van een productie en een paar voorbeelden van evenementen om de creativiteit de vrije loop te laten.

Ga naar het meest relevante webinargedeelte:

• Wat is een webinar?
• Hoe werkt een webinar?
• Webinar-typen
• Een webinar plannen
• 8 tips om de betrokkenheid bij webinars te vergroten
• Moet ik een gratis of betaald webinar maken?

Wat is een webinar?

Een webinar is een omheind, online evenement dat een specifiek onderwerp behandelt dat relevant is voor een publiek. De presentator of groep presentatoren brengen hun inhoud tot leven met videoclips, muziek, prachtig vormgegeven presentaties, interviews en interactieve tools om het publiek bij het gesprek te betrekken.

Externe webinars hebben doorgaans betrekking op educatieve inhoud, inhoud op het gebied van opinieleiderschap, productdemo's of andere relevante inhoud voor klanten.

Interne webinars maken doorgaans onboarding en training op afstand voor bedrijven mogelijk, evenals het afstemmen van teamleden op bredere bedrijfsinitiatieven of doelen.

Nu we de basis van een webinar onder de knie hebben, gaan we het hebben over wat een geweldig webinar is (en hoe je enkele grote valkuilen kunt vermijden).

Hoe maak je een geweldige webinar?

Dus wat maakt een goed webinar? Een van de grootste afhaalrestaurants in 2020 is dat marketeers en organisaties niet kunnen verwachten dat ze de aandacht van het publiek zeven uur lang in een virtuele ruimte kunnen vasthouden.

In de wereld van werken op afstand en hybride werken moeten omroepen beknopt zijn met hun inhoud en veel aandacht besteden aan hun webinarproductie, technische uitvoering en strategieën die worden gebruikt om leden van het publiek live te betrekken.

Meer tips nodig? Registreer u voor Vimeo's Webinar Confidential om levensechte verhalen te horen over ongelukken met virtuele evenementen en tips voor het organiseren van een geweldig evenement. Aanmelden

Hier zijn vijf manieren om uw webinar te laten opvallen:

Focus op inhoud

In de resultaten van onze recente webinar-enquête ontdekte Vimeo dat meer dan de helft (64%) van de mensen gelooft dat de kwaliteit van sprekers en relevantie van inhoud belangrijk zijn bij de beslissing om zich al dan niet in te schrijven voor een evenement.

Om hoog converterende webinars te maken, is het belangrijk om je te concentreren op de onderwerpen en sprekers die je kiest. Lees onze gids over het maken van een webinar voor een nog diepgaander inzicht in wat er nodig is om een ​​evenement tot een succes te maken.

Creëer een verbluffende ervaring

Er is veel video-inhoud op internet. Hoe kunt u ervoor zorgen dat uw inhoud relevant en spannend is voor uw publiek?

Marketeers die van plan zijn effectieve webinars te houden, mogen de esthetiek van hun live inhoud niet vergeten. Dit omvat de kwaliteit van de live videostream, merkelementen, lagere tertsen en het algehele ontwerp dat kan helpen uw publiek aan te trekken en hen betrokken te houden.

En vergeet de inschrijving niet! Pas uw webinarregistratie aan om ervoor te zorgen dat u vóór het evenement belangrijke informatie over uw publiek vastlegt en zorg ervoor dat de ervaring het voor mensen eenvoudig en gemakkelijk maakt om zich aan te melden.

Vertrouwen opbouwen

Het is niet meer dan normaal om kriebels te voelen voordat je het (virtuele) podium betreedt. Veel respondenten gaven aan dat technische uitdagingen (44%), teamresources (37%) en contentgeneratie (36%) de belangrijkste obstakels waren bij het produceren van live-evenementen. Daarom is het zo belangrijk om tools en strategieën te gebruiken die het vertrouwen van mensen vergroten in plaats van ze af te breken.

Zoek naar een platform dat technische problemen kan verminderen. Dit kan het gemakkelijker maken om webinar-inhoud vooraf voor te bereiden of te storyboarden en alles met sprekers te oefenen. Bonuspunten voor tools die uw externe sprekers helpen zich te concentreren op het belangrijkste deel van de discussie:hun expertise delen en contact maken met het publiek.

Betrek je publiek

De waarheid is dat niemand er graag tegen praat. Plan om de nieuwsgierigheid van het publiek te wekken door tijdens het evenement vragen aan te moedigen, leuke peilingen te maken en de resultaten te delen, en een verstandhouding op te bouwen in de chat, zodat iedereen de kans heeft om in realtime te reageren.

Hoe werkt een webinar?

Om webinars te begrijpen, moet je naar beide kanten van de medaille kijken.

Aan de ene kant zijn de leden van het publiek (soms verwezen naar webinar-registranten en webinar-deelnemers). Ze willen zich betrokken voelen. Hoe? Door toegang te krijgen tot waardevolle inhoud om hun carrière te verbeteren of een probleem op te lossen. Ze zijn gevoelig voor technologische ongelukken, zoals audioproblemen of vertraging bij het streamen, dus je wilt een manier om een ​​consistente ervaring te bieden.

Aan de andere kant is er de producent of omroeporganisatie van het webinar. Zij zijn de goochelaars achter de schermen. Je zult zien dat ze een balans vinden tussen contentcreatie, productie, promoties en technologie om een ​​show op te zetten. Ze vertrouwen op robuuste video- en livestreamingtools om hun publiek te imponeren.

Nu we begrijpen hoe webinars werken en wat de doelen zijn voor zowel de leden van het publiek als de producenten van webinars, gaan we dieper in op enkele veelvoorkomende typen webinars.

Webinar-types

Webinars zijn er in alle soorten en maten. Hieronder hebben we vier soorten webinars opgenomen die u doorgaans gebruikt voor marketing, interne communicatie, thought leadership en klantrelaties. Bedenk bij het doornemen van de lijst wat voor soort webinar u wilt maken.

1. Gedachtenleiderschap

Deze webinars zijn de beste in hun soort voor commentaar op trends in de branche. De inhoud is gegevensgestuurd, op feiten gebaseerd en wordt gemodereerd door een branche-expert of een panel van experts. webinars over thought leadership zijn een sterk kanaal voor zowel bedrijven als onafhankelijke makers.

2. Educatief

Educatieve webinars zijn diepe duiken in een bepaald onderwerp of een bepaalde oplossing. Casestudy's, citaten, gegevens, best practices en andere media helpen kijkers om zich in het onderwerp onder te dompelen.

3. Trainen

Trainingswebinars zijn een geweldige aanvulling op een interne communicatiestrategie. Ze worden gebruikt voor onboarding van medewerkers of op rollen gebaseerde training. Ze kunnen een aantal onderwerpen behandelen, zoals zakelijke doelen op hoog niveau, productoverzichten en best practices om werknemers te helpen schitteren.

4. Onboarding van klanten

Voor bedrijven is de onboarding van klanten een belangrijk onderdeel van succes. Trainingen kunnen het maken van gebruikersaccounts, productdemo's, functie-updates en best practices omvatten.

Live en vooraf opgenomen webinars

Het maakt niet uit wat voor soort webinar je organiseert, je bent waarschijnlijk van plan om op twee manieren uit te zenden. Hier zijn een paar dingen waarmee u rekening moet houden bij het nemen van die beslissing.

Live webinars worden live uitgezonden met een enkele spreker die de presentatie leidt of een moderator die meerdere sprekers ondersteunt.

De waarde van een live webinar is dat je sprekers en publiek samenkomen om in een moment te delen over een belangrijk onderwerp. Dit is een eenmalige deal en je zult waarschijnlijk veel voorbereidend werk vooraf nodig hebben.

De waarde van een live webinar is de realtime betrokkenheid van zowel leden van het publiek als sprekers.

Vooraf opgenomen webinars worden (zoals de naam al doet vermoeden) opgenomen en later on-demand of simulive uitgezonden. Ze worden over het algemeen behandeld als live-ervaringen waar mensen het op een bepaalde datum en tijd kunnen bekijken.

Een grote meerwaarde aan vooraf opgenomen webinars is dat het de kans op ongelukken minimaliseert. Extra opnames en bewerkingen in de postproductie resulteren in een video-ervaring van hoge kwaliteit voor het publiek.

Wat zijn de belangrijkste webinarfuncties?

Wat het doel van uw webinar ook is, u wilt waarschijnlijk voorbereid zijn met de functies en functies om de best mogelijke ervaring op te bouwen.

Hier zijn enkele van de belangrijkste functies waarvan we denken dat ze elk webinar kunnen transformeren in een gedenkwaardige live-productie.

Kijkervaring van hoge kwaliteit

Laten we eerlijk zijn:mensen hebben veel opties als het gaat om het online bekijken van inhoud. Uw inhoud en de kijkervaring om deze te delen, moeten van cruciaal belang zijn bij het overwegen van welk platform of welke oplossing u van plan bent te gebruiken. Het is ook goed om een ​​oplossing te kiezen die kijkers het gemak biedt om het evenement in hun browser te bekijken, in plaats van hen vooraf te vragen een applicatie te downloaden.

Krachtige zendertools

Webinar-hosts hebben het vertrouwen nodig om live te gaan. Krachtige en intuïtieve zendertools waarmee een enkele gebruiker inhoud kan uploaden en manipuleren vóór een live-evenement, is een geweldige manier om ervoor te zorgen dat alles goed is om backstage te gaan voordat het live gaat.

Backstage-ervaring

Een digitale backstage-ervaring met privéaudio en chat kan webinar-hosts helpen om sprekers in de rij te zetten, te coördineren en te beheren, zowel voor als nadat ze live gaan. Het kan sprekers ook helpen een verstandhouding achter de schermen op te bouwen of gewoon te decomprimeren na het evenement.

Gemodereerde Q&A en chat

De mogelijkheid om chat of Q&A in te schakelen helpt om leden van het publiek in een live discussie te brengen.

Aanpasbare registratiepagina

Webinars zijn een geweldige methode om leads voor uw bedrijf te genereren. Een statische bestemmingspagina trekt echter weinig aan om een ​​breed publiek aan te trekken of helpt u zelfs de meest relevante informatie te verzamelen voordat u live gaat. Zoek naar tools die een aanpasbare registratiestroom mogelijk maken met aangepaste velden, merkelementen en manieren om verbinding te maken met uw marketing- of technische stack.

E-mailautomatisering

Geautomatiseerde e-mails nemen de extra stap weg van het bouwen van workflows of campagnes om registranten te herinneren aan een aankomend evenement. Het brandmerken van uw e-mails kan ook een persoonlijk tintje geven aan de webinar-ervaring.

Branding

Het beheren van kleuren, lettertypen, dekking en logo's helpt allemaal om een ​​samenhangende virtuele ervaring op te bouwen.

Media afspelen

Bang om live te gaan? Geen probleem! Media afspelen is een manier om vooraf inhoud op te nemen die live of simultaan kan worden afgespeeld om eventuele live-ongelukken te minimaliseren. U kunt uw video zelfs op uw website insluiten, zodat uw publiek uw inhoud gemakkelijker kan vinden en bekijken.

Hulpprogramma's voor na het evenement

Na je evenement kun je je video inkorten en hoofdstukken toevoegen voordat je de inhoud host voor on-demand gebruik. Wil je een highlight reel maken? Zoek naar platforms die leuke GIF's van je inhoud kunnen maken, zodat je ze kunt delen via e-mail of sociale campagnes zodra het evenement is afgelopen.

Analyse

Krijg inzicht in de prestaties van uw webinar met statistieken over macrogebeurtenissen, zoals totale weergaven, gemiddelde kijktijd en piekkijkers, evenals analyses op kijkersniveau, zoals het aantal registranten versus aanwezigen, kijktijd en eventuele betrokkenheid van peilingen en Q&A. Deze gegevens kunnen omroepen helpen het gedrag van kijkers op een gedetailleerd niveau te begrijpen om de ervaring te optimaliseren en kijkers om te zetten in klanten.

Een webinar plannen

De beste webinars beginnen aan het einde. Wat dat betekent, is dat succesvolle webinarplanning begint met terugwerken vanaf de go-live-datum en de verwachte eindresultaten.

Hier is onze eenvoudig te volgen gids om op schema te blijven als het gaat om het plannen en produceren van uw volgende webinar.

1. Bepaal je doelen

Doelen, doelen, doelen. Het draait allemaal om resultaten! Denk aan het volgende voordat u uw webinar start:

• Wat probeer ik te bereiken?
• Naar welke inhoud is mijn doelgroep op zoek?
• Zijn er specifieke statistieken voor succes?

2. Identificeer uw doelgroep

Goede inhoud begint met het kennen van uw publiek.

Als je persona's gebruikt, begin dan met het uitwerken van je doelpersona of trek bestaande documentatie in.

Als je naar specifieke klanten, prospects of doelaccounts kijkt, probeer ze dan op een rijtje te zetten of maak rapporten om een ​​beeld te krijgen van met wie je inhoud precies moet resoneren.

3. Plan het onderwerp, de titel en het formaat

Zodra je je webinardoelen en publiek goed hebt vastgezet, is het tijd om creatief te worden. Brainstorm over relevante onderwerpen, inhoud, titels en formaten. Misschien heb je zelfs een uitgesproken mening over wie je sprekers zullen zijn om het webinar-onderwerp te verrijken.

4. Start je webinarproject

Als je alle voorbereidende doelen, voorbereiding en creativiteit hebt doorlopen, is het tijd om de campagne te starten.

Webinars kunnen eenvoudig of complex zijn, maar bijna iedereen in de webinar biz zal je vertellen dat er een dorp voor nodig is. Bepaal wie inhoud, creatieve middelen, productie, promoties, webinartechnologie en rapportage kan ondersteunen, zodat u een geweldig evenement kunt lanceren.

5. Kies en bereid je presentatoren en team voor

Als je externe luidsprekers gebruikt, moet je tijd besteden aan het bereik van sprekers. Begin met het aanboren van uw professionele netwerk voor sprekers. Zoek vervolgens contact met bekende spelers uit de branche die vol vertrouwen over uw onderwerp kunnen praten.

Pro-tip:Iets dat webinar-professionals weten, is dat de chemie op het scherm een ​​enorme impact heeft op de ervaring van zowel de spreker als het publiek.

Zodra je je sprekersopstelling hebt, kun je kickoff-oproepen opzetten om ze allemaal te introduceren, een verstandhouding op te bouwen en iedereen te helpen acclimatiseren terwijl je naar de grote dag toeloopt.

6. Plan de inhoud, agenda en presentatiestroom

Geweldige webinars hebben enkele basisingrediënten. Dit omvat:een charismatische spreker of twee, een prachtig ontworpen presentatie en een intuïtieve stroom.

Als je live gaat, is het verrassend eenvoudig om een ​​gesprek te laten ontsporen. Zorg ervoor dat u harde deadlines of een agenda vastlegt om iedereen op het goede spoor te houden.

Hieronder vindt u een voorbeeld van een webinar-presentatiestroom.

Voorbeeld van presentatiestroom:

• Welkomst- en huishoudnotities
• Introductie onderwerp webinar
• Speakerintro's
• Kernonderwerp discussie
• Live vraag en antwoord
• Slotverklaringen

7. Multimedia gebruiken om een ​​verhaal te vertellen

Je hebt misschien de tip van de schrijver gehoord:'show don't tell'. Evenzo is een grote fout voor webinarproducenten dat ze niet genoeg multimedia gebruiken.

Wees creatief met pre-roll video en muziek, interstitials, opnames en grafieken om uw punt duidelijk te maken. Wees spaarzaam met tekstzware dia's om een ​​overdaad aan informatie te voorkomen.

8. Focus op betrokkenheid

Uw publiek zou de duur van een webinar niet passief moeten besteden aan het opnemen van inhoud.

Start peilingen, voeg ijsbrekers toe en vraag en antwoord tijdens de presentatie. Dit helpt kijkers om informatie te verwerken en om producenten van webinars aanwijzingen te geven over welke gebieden het meest interessant zijn voor hun publiek.

9. Succes meten

Webinars zijn een geweldig hulpmiddel voor het verzamelen van gegevens en belangrijke inzichten.

Zorg ervoor dat u het aantal registranten, aanwezigen, sessietijden en eventuele doelgroepspecifieke gegevens, zoals inzendingen voor vragen en antwoorden, bekijkt.

Het is ook erg waardevol om conversiebronnen te identificeren, dus zorg ervoor dat u controleert of meer mensen hebben geconverteerd via sociale media, e-mail of mond-tot-mondreclame.

10. Hoe lang moet een webinar zijn?

Webinars hebben een sweet spot tussen 30 minuten tot een uur. Alles korter dan 30 minuten kan deelnemers het gevoel geven dat het hun tijd niet waard is. Alles langer dan 60 minuten is te veel gevraagd. Zie het als een lunch- en leerprogramma waarbij mensen binnenspringen om zich voor een korte, toegewijde tijd te concentreren.

11. Onderzoek en woon andere webinars bij

Webinars zijn populair. Het formaat evolueert voortdurend omdat nieuwe technologie en technieken in realtime worden getest. Kijk naar uw concurrenten of andere zwaargewichten in uw branche om nieuwe ideeën aan te wakkeren.

Webinar-technologie

Er is een dorp voor nodig om een ​​geweldige videoproductie te maken. Dat omvat mensen, technische middelen en tijd.

Terwijl je je volgende webinar voorbereidt, heb je waarschijnlijk enige basiskennis van videoproductie en technologie nodig. Hier zijn onze 7 belangrijkste punten om vol vertrouwen de technische uitvoering te landen.

1. Bepaal je videoplatform

Het eerste wat u moet doen, is bepalen waar uw publiek uw uitzending zal bekijken. Er zijn tal van webinar-platforms, dus zorg ervoor dat u onderzoek doet en een weloverwogen beslissing neemt.

Hier zijn een paar dingen waarmee u rekening moet houden bij het aanschaffen van een oplossing:

• Welke kwaliteitsvideo kan ik verwachten van mijn webinartechnologie?
• Waar moet ik mijn video-inhoud distribueren?
• Welke interactiviteitstools zijn beschikbaar voor mijn publiek?
• Welke analyses kan ik vastleggen?
• Heb ik mijn budgetbeperkingen gedefinieerd?

2. Begrijp bandbreedtebehoeften

Om een ​​geweldige webinarproductie te maken, moet je audio en video van hoge kwaliteit vastleggen. Dit begint met een solide internetverbinding.

Onze productiegoeroe, Tom Gott, raadt ten zeerste een speciale ethernetverbinding aan. Dit legt de basis voor een solide show. Je uploadsnelheid is ook belangrijk, omdat er bandbreedte nodig is om een ​​livestream-video naar het platform van je keuze te pushen.

Bandbreedtevereisten voor webinars

• 1080p-stream vereist minimaal 5 Mbps per seconde, maar we raden aan dat te verdubbelen met 10 MB per seconde.
• Extra gasten op afstand hebben ook minimaal 2 Mbps per seconde nodig.

Pro-tip:als je live vanuit huis streamt, sluit je hem aan vanaf je router, doe je een snelheidstest en zorg je ervoor dat je aan de minimale vereisten voldoet om te streamen.

3. Switchers en encoders

De switcher/encoder is hoe u de audio en video die u vastlegt, opneemt en verpakt voor levering aan uw videoplatform.

Twee opties voor switchers zijn:

Livestream Studio: Dit is een combinatie, multicamera-switcher en video-encoder. Een switcher/encoder is een geweldige optie omdat het het productieniveau van je show kan verhogen.

Hardware-encoders: Er zijn tal van geweldige opties voor hardware-encoders en het is eenvoudig om uw camera, internet en het naar het platform van uw keuze aan te sluiten.

Houd er rekening mee dat de meeste hardware-encoders een softwareaspect hebben voor hen, maar dat de software van hardware-encoders normaal gesproken beperkingen heeft op het gebied van functionaliteit.

4. Camera's

Het mooie is dat camera's van hoge kwaliteit worden geproduceerd tegen geweldige, betaalbare prijzen.

Camera's kunnen een breed spectrum bestrijken, van de telefoon in je zak tot aan traditionele broadcastcamera's. De lucht is de limiet als het gaat om camerakeuzes.

Voor webinars raden we aan om voor een camera op het middenniveau te gaan die een scherp beeld biedt om te beginnen en later te upgraden. Bekijk voor meer aanbevelingen onze essentiële uitrusting voor livestreaming.

5. Microfoons en audio

Hier zijn enkele grappige inzichten uit Tom Gott's Live Streaming Master Class:leden van het publiek zullen waarschijnlijk video van slechte kwaliteit vergeven in plaats van audio van slechte kwaliteit.

Zelfs een kleine investering in je audio kan de productiekwaliteit van je webinar echt verbeteren.

Professionele microfoons omvatten lavaliers of handhelds, maar voel je niet overweldigd! Je kunt microfoons en hoogwaardige apparatuur voor livestreaming vinden voor elk budget of prijsniveau.

6. Verlichting

Er zijn veel dingen die je kunt doen met verlichting.

Begin klein. Het introduceren van natuurlijk licht kan bijvoorbeeld een enorme impact hebben op de videokwaliteit. Het kan echter moeilijk te controleren zijn.

Als je op zoek bent naar meer controle, bekijk dan de opties voor lichtuitsmijters of reflectoren. Bekijk ook LED-verlichting om een ​​gelijkmatig licht op de webinar-speakers te creëren.

Bekijk voor meer ideeën onze verlichtingstips voor je volgende fotoshoot thuis.

7. Bits en bobs

Dit zijn eigenlijk alle kleine dingen als je denkt aan camera's, encoders en internet.

Bedenk voordat je live gaat of je een kabel nodig hebt om je camera op de encoder aan te sluiten of, als je meerdere apparaten hebt aangesloten, een netwerkswitch nodig hebt. Als je een laptop gebruikt, heb je mogelijk een scanconverter nodig om videoformaten te converteren.

U kunt beginnen met het samenstellen van uw eigen encoderkit met zoiets eenvoudigs als een verlengsnoer en stekkerdoos.

Hoe u uw productie kunt voorbereiden

Webinarproducenten zijn zich terdege bewust van de wet van Murphy. Daarom is een solide infrastructuur in de vorm van productie- en noodplanning een absolute must voor webinarprofessionals.

Hier zijn enkele eenvoudige manieren waarop u een solide infrastructuur kunt creëren en ervoor kunt zorgen dat uw luidsprekers en inhoud doorschijnen.

Scriptplanning en oefenen

Als best practice raden we aan om zo vroeg mogelijk tot overeenstemming te komen over uw webinar-agenda. Dit omvat het webinar-onderwerp, sprekers, aanwijzingen en belangrijkste aandachtsgebieden. Als je agenda eenmaal is vergrendeld, oefen dan zoveel als je kunt!

Pro-tip:er gebeurt veel magie op het elfde uur, maar neem het risico niet. Plan voor elk webinar een doorlooptijd van 3 tot 6 weken om al uw inhoud glad te strijken.

Speaker en presentator coaching

Uw sprekers en presentatoren sturen het webinar aan. Als ze enthousiast zijn, is je publiek enthousiast. Zorg er dus voor dat je genoeg tijd hebt besteed om sprekers voor te bereiden, feedback te geven en te coachen wanneer dat nodig is, zodat ze klaar zijn om het podium op te gaan.

Prep-sessies plannen

Een goede vuistregel bij oefensessies is het plannen van specifieke voorbereidende gesprekken.

We raden een paar verschillende bijeenkomsten aan. Voor een webinar dat ongeveer 45 minuten – 1 uur duurt, zijn hier de drie voorbereidingssessies die je wilt inlassen vóór de go-live-datum.

1. Toegewijde vergadering voor inhoud en agendaplanning (ongeveer 60 minuten)
2. Een technische doorloop met alle sprekers en presentatoren (30 – 45 minuten)
3. Een droge repetitie met alle sprekers aanwezig (45 minuten – 1 uur)

Pro-tip:zorg ervoor dat uw sprekers van tevoren weten hoeveel tijd ze nodig hebben om deel te nemen aan uw webinar, zodat ze zich kunnen committeren aan alle sessies voorafgaand aan uw evenement!

Contingentieplanning

Live gaan kan een adrenalinestoot zijn voor webinarproducenten, maar het kan ook veel onnodige angst veroorzaken. Onthoud dat herstel altijd mogelijk is als u vooruit plant.

Wijs, indien mogelijk, een persoon in uw team aan om de noodplanning te beheren.

Dit kan zijn:

• Een wachtdia maken voor technische problemen
• Vervangende luidsprekers vergrendelen voor elke luidsprekerwisseling
• Uw technologie (zoals een extra videostream) voorbereiden op mogelijke storingen

Hoe u uw webinar promoot in 7 eenvoudige stappen

Je hebt al het werk gedaan om een ​​geweldige productie neer te zetten. Geen enkele show is echter compleet zonder publiek. Hier zijn 7 kneepjes van het vak om ervoor te zorgen dat je (virtuele) huis vol zit.

1. Richt u op de juiste doelgroep

De beste webinars werken met het publiek in gedachten. U kunt gegevens, persona's, klanten of ideale klanten gebruiken om de juiste inhoud in kaart te brengen die de juiste doelgroep aanspreekt.

Er zijn tal van strategieën voor publieksontwikkeling. Onthoud dat het vinden van uw niche een levenslange kalibratie kan zijn voor sommige contentproducenten en professionele marketeers. Er is niets meer bevredigend voor een goede marketeer of maker dan hun publiek te bereiken waar ze zijn.

Hoe leid je het juiste publiek naar je video?

Verbeter je marketingvaardigheden met onze nieuwste les over livestreaming en publieksontwikkeling.

2. Bouw een webinar-bestemmingspagina

Webinar-promoties kunnen het beste worden gedaan op een aangewezen website-pagina. Maak een webinar-titel, onderwerp, sprekerprofielen met bijbehorende foto's samen met hints over de webinar-agenda. Ontwerp en artwork kunnen helpen om de toon van het webinar te zetten en bezoekers ertoe aan te zetten zich te registreren.

3. Promoot uw webinar

Webinar-acties verdienen hun eigen toegewijde artikel. Maar richt u in de tussentijd op speciale marketingcampagnes voor e-mail, sociale media en videomarketing om uw webinar te versterken en doelgroepen te bereiken waar die zijn.

Pro-tip:hoe meer doorlooptijd je hebt om je webinar te promoten, hoe beter.

Het kost tijd om het bewustzijn voor een aankomend evenement te vergroten. Zorg ervoor dat u tussen de 2-4 weken uitbouwt voor een speciale promotieperiode om het aantal registraties te maximaliseren.

4. Stuur een bevestigingsmail van de registratie

Het is handig om deze stap in uw registratiestroom in te bouwen op uw speciale webinar-pagina. Zorg ervoor dat alle relevante informatie, zoals de titel, datum, tijd en link van het webinar, beschikbaar is in de bevestigingsmail. Bonuspunten als je een link naar agenda-uitnodigingen kunt toevoegen aan de link naar de evenementpagina.

5. Automatiseer herinneringen voor de dag

Als je je ooit van tevoren hebt aangemeld voor een webinar, kan een herinneringsdag levensreddend zijn. Mensen die zich registreren hebben een vaste instelling en vergeten het, dus een klein duwtje wordt zeer op prijs gesteld.

6. Vergeet de follow-up na het webinar niet

Post-webinar follow-ups zijn een belangrijk onderdeel van de ervaring. Doorgaans wachten organisaties 24 uur na de webinar-tijd om een ​​follow-up te sturen. Vergeet niet een bedankje en een link naar de on-demand opname toe te voegen als je die hebt.

7. Investeer in een on-demand webinarpagina

Zorg er ten slotte voor dat al uw hard verdiende werk wordt beloond door uw live webinar om te zetten in on-demand content. Bewerk uw opname indien nodig en host de video op een beveiligde pagina.

Dit heeft twee doelen:het helpt u meer gegevens te verzamelen om te begrijpen hoe goed uw video-inhoud in de loop van de tijd presteert en het helpt u nieuwe webinar-leads te genereren.

8 tips om de betrokkenheid bij webinars te vergroten

Een fundamenteel onderdeel van de productie van webinars is het leveren van een unieke en boeiende ervaring. Bekijk een paar manieren waarop u de betrokkenheid voor uw volgende webinar kunt vergroten.

1. Webinar-bestemmingspagina

Elke marketeer zou zeggen dat een speciale bestemmingspagina voor uw webinar een must is. Het biedt alle relevante informatie over uw webinar om potentiële registranten te informeren.

2. Banners, pop-ups, advertenties

Plan om uw webinar op verschillende marketingkanalen te promoten om registraties te stimuleren. Overweeg banners en pop-ups op uw website, maak gebruik van advertenties op internet of voeg berichten toe aan uw inhoudskalender om verschillende doelgroepen aan te trekken.

3. Uitnodigingen per e-mail

In de outreach-fase van uw webinar kan een speciale e-mailcampagne u helpen uw bestaande database met contacten te bereiken en registraties te stimuleren.

4. IJsbrekers

Tijdens je webinar kun je het ijs breken met een leuke ijsbreker of twee.

Voor thought leadership of educatieve webinars kunnen deze ijsbrekers worden geposeerd aan uw sprekers en presentatoren. Voor meer interactieve webinars kan de ijsbreker ook worden uitgebreid naar uw live publiek dat kan deelnemen via livechat of polls.

5. Live peilingen

Een populaire betrokkenheidstactiek zijn live peilingen. Ze zijn geweldig als ijsbreker, het meten van ervaring in het onderwerp of het bereiken van een consensus met je live publiek.

Door uw publiek te betrekken via live peilingen, kunnen webinarproducenten realtime feedback krijgen, terwijl ze ook een belangrijke mogelijkheid bieden voor deelname.

6. Livechat

Live chat en live Q&A is een must-have voor de meeste webinar-ervaringen. De waarde is tweeledig:leden van het publiek kunnen live vragen en opmerkingen indienen, terwijl webinar-presentatoren de interesse van het publiek kunnen meten.

We raden aan om je livechat te bemannen met minimaal 1-2 moderators om de dialoog te vergemakkelijken en vragen te beantwoorden.

Livechat is geweldig voor webinars met maximaal 1.000 deelnemers. Voor webinars die worden uitgezonden naar duizenden live publieksleden, kan het voor moderators minder haalbaar zijn om de chat actief te beheren.

7. Live Q&A

Live Q&A is een geweldige manier om kijkers van webinars in staat te stellen brandende vragen rechtstreeks naar uw talent op het scherm te brengen. Er zijn een paar methoden om een ​​live Q&A aan te pakken:

• Vraag en antwoord bij stemmen: Met deze methode kunnen kijkers vragen inzenden en stemmen op vragen die ze het belangrijkst vinden. Hiermee kunnen kijkers en presentatoren communiceren met webinartools.
• Gemodereerde Q&A: Gemodereerde Q&A's zorgen voor meer beheer bij het overhandigen van vragen aan sprekers/presentatoren. Voor interne webinars zorgt dit ook voor een extra beveiligingslaag.
• Vraag en antwoord in vrije vorm: Zoals de naam al doet vermoeden, kunnen kijkers met een gratis Q&A vragen inzenden en kunnen sprekers/presentatoren in realtime antwoorden.

8. Ondertiteling en toegankelijkheid

Zorg ervoor dat uw inhoud voor iedereen toegankelijk is om betrokkenheid te stimuleren. Adding closed captions make it possible for those with diverse levels of aural abilities, language comprehension skills, and learning styles to enjoy your content.

Should I create a free or paid webinar?

There are several benefits to both free and paid webinars. Check out some of the benefits for each.

Free webinar

Free webinars are a fantastic option when you’re looking to generate interest in a topic or product. Adding a simple RSVP or registration form can help you collect registrant data for outreach later on.

Additionally, your customers are likely to benefit from free webinar content in the form of tutorials, exclusive content, or product releases. Don’t miss an opportunity to engage existing customers and build a community.

Paid webinar

Paid webinars are a great option for producers whose primarily webinar goals are revenue. Determine the value of your tickets based on your audience, your content, and the overall value your webinar audience will get in return.

Examples of awesome webinars

Great webinars deliver brand equity, topic authority, and credibility. Across industries, creators are building unique video experiences that push the practice to new heights.

Here are a few examples of how you can build your webinars, whether you’re building an experience for internal employees, customers, or newly-minted fans of your brand.

Vimeo Master Classes

At Vimeo, we provide loads of resources to help new creators launch their first video. The Vimeo Master Class is a series of webinars that cover specific topics from capturing a live stream to growing an audience.

Consider building a curriculum of classes on topics that are valuable to your audience.

Bloomberg Webinars

Bloomberg is a global media company that delivers news, data, and trends to inform businesses around the world. Because of their far reaching audience, Bloomberg invests in creating webinars across topics, languages, and regional markets to deliver pertinent information to viewers and subscribers within their local markets.

No matter how big your brand is, remember to stay local. As you build out a video library, be sure to categorize content in ways that make sense to your audience.

Pro tip:find solutions that will help you host your video content in a single place.

Splash

Splash is an event technology platform for brands and businesses. Their library of webinars includes a combination of industry topics and reports, product releases, and how-to content to keep their audience on the pulse of what’s new.

The sky is the limit! Your webinars can cover a lot of ground from product demos, though leadership reports, or fire-side chats.

Smithsonian:¡Printing the Revolution! The Rise and Impact of Chicano Graphics, 1965 to Now

Smithsonian leveraged video to create a virtual exhibition preview of their exhibit ¡Printing the Revolution! The Rise and Impact of Chicano Graphics, 1965 to Now . The program included both live and pre-recorded elements to give viewers a full sense of the exhibit, curation philosophy, and context around each featured artist.

For arts institutions – don’t fret! Consider the ways you can pivot to video to help make your exhibits, performances, and content accessible to all.

Streameo

Vimeo’s streaming event series Streameo launched this spring with massive success. The all-day event included multiple sessions on the future of media, the rise of specialty streaming services, resources on how to fight systemic racism and a spotlight on creators of color, as well as strategies for different OTT (over-the-top) channels.

For an all-day event, weave different sessions with interstitial content, wellness sessions, and other fun content to keep your audience engaged.

Why you should launch a webinar now

If you’re still one the fence about whether or not to launch a webinar — we’ve got you. Check out some of the biggest value-adds to investing in a webinar production.

Share your expertise

Webinars are a great way to share your insights and experience on a specific topic. You can present information or invite other speakers to help elevate your brand’s positioning in a specific topic or industry.

Train your remote team

Remote onboarding and training is a must-have for a distributed workforce. Webinars allow organizations to synchronously or asynchronously train employees on business objectives, role-specific functions, or provide additional updates to keep teams in sync.

Generate sales leads

Webinars are a fantastic way to attract potential customers and generate leads for your sales teams. Use webinars to discuss topics of interest, share product updates, or invite industry leaders to tackle the topics that are most relevant to your audience.

Create evergreen content

Evergreen content is the holy grail for content marketers. Webinars provide value in two ways:first, your lead forms allow you to capture interest in your webinar before it goes live while an on-demand lead form allows you to capture interest post-event. Your content can continue to generate interest and demand long after the show ends.

Build a community

Finally, webinars build community. By creating a recurring series of webinars, you can build an audience that comes back to view your content over a long period of time.

Afsluiten

There’s no way around it:great webinars take work. From planning, producing, testing, and generating demand, the entire orchestration can take time. Thankfully, the benefits are worth the investment.

So think big, rally the team, and start planning your next big show.

Originally published on March 9, 2021 and updated on November 3, 2021.