De gids voor evenementenplanners voor een virtuele top

Tegenwoordig zijn persoonlijke toppen niet de enige manier om zinvolle zakelijke relaties te creëren. Virtuele bijeenkomsten en evenementen brengen mensen samen om belangrijke onderwerpen te bespreken, leads te genereren en de verkoop te stimuleren. De kracht van video- en productietools kan elk bedrijf of elke maker helpen om betekenisvolle digitale ruimtes te bouwen waar marktleiders kunnen verbinden, bloeien en hun bedrijf kunnen laten groeien.

Dus hoe begin je eraan? In dit artikel bespreken we de basisprincipes van wat een virtuele top is, hoe je een verbluffend virtueel evenement kunt maken en waarom ze een betekenisvolle impact op je bedrijf kunnen hebben.

Wat is een virtuele top?

Een virtuele top is een exclusief online samenwerkingsevenement waarbij sprekers worden uitgenodigd om een ​​specifiek onderwerp te bespreken. Virtuele toppen zijn een geweldige kans voor bedrijven om leads te genereren, aangezien bezoekers zich doorgaans registreren om deel te nemen aan het evenement. Sommige toppen zijn alleen toegankelijk voor uitnodigingen met leidinggevenden van het hoogste niveau of mensen met invloed die aanwezig zijn, waardoor ze een geweldige plek zijn om nieuwe branche-informatie te delen.

Net als een persoonlijke top, is een virtuele top een geweldige manier om klanten aan te trekken en bestaande klantrelaties te onderhouden, allemaal zonder de kosten van het opzetten van een fysiek evenement.

Doorgaans kunnen virtuele toppen 3-5 dagen duren, afhankelijk van het volume van de inhoud van het evenement en de lijst met sprekers. Uit een recent onderzoek bleek echter dat 70% van de respondenten vindt dat een evenement een uur of minder moet duren . Evenementenplanners zouden moeten overwegen om in de loop van een paar weken de inhoud van de spreker uit te breken, om eventuele video- of evenementmoeheid te verminderen. Hierdoor kunnen alle evenementonderwerpen samenkomen om brancheproblemen op te lossen en het algemene thema van de virtuele top te ondersteunen.

Waarom virtuele toppen zo populair zijn

Bereik meer bezoekers van het evenement

Een belangrijke reden dat virtuele toppen populair zijn, is omdat ze een uitgebreide wereldwijde voetafdruk hebben. Dit zorgt ervoor dat de inhoud van evenementen het potentieel heeft om meer mensen te bereiken en meer sprekers aan te trekken, wat zorgt voor een rijk en inclusief evenement met uitgebreide netwerk- en leermogelijkheden. Deze evenementen hebben de kracht om brancheleiders van over de hele wereld met elkaar in contact te brengen die anders niet persoonlijk aanwezig zouden zijn geweest.

Virtuele toppen zijn ook aantrekkelijk voor leidinggevenden of belangrijke zakelijke besluitvormers. Met drukke schema's vinden leidinggevenden het doorgaans moeilijk om allemaal op één plek bijeen te komen. Om nog maar te zwijgen van het gedoe van het regelen van reizen en accommodatie. Maar een virtuele top maakt het gemakkelijk voor de c-suite om in hun toch al drukke schema's te passen. Dit betekent dat marketeers een belangrijk kanaal voor het genereren van leads kunnen vinden via virtuele toppen en andere virtuele evenementen of webinarseries.

Maak impactvolle, kosteneffectieve evenementervaringen

Door de tijd te nemen om uw virtuele evenement met de juiste inhoud en ervaring te plannen, kunt u de invloed en slagkracht van uw merk vergroten en van uw top een branche-evenement maken dat u niet mag missen.

De juiste inhoud, sprekers en het ontwerp van virtuele evenementen kunnen u helpen uw doelgroep voor evenementen aan te trekken en u kunt hen betrekken bij educatie, thought leadership, productdemonstraties en netwerkmogelijkheden.

Virtuele toppen zijn over het algemeen kosteneffectief in vergelijking met persoonlijke toppen. Terwijl persoonlijke evenementen maanden of zelfs een jaar aan planning kunnen kosten met meerdere mensen, teams en middelen die erbij betrokken zijn, kunnen virtuele topbijeenkomsten rechtstreeks vanuit een browser worden uitgezonden met minimale middelen zoals een video- en audio-uitvoer. Ze zijn een duurzame manier om evenementen te creëren zonder potentiële bezoekersaantallen te verliezen.

U kunt ook het genereren van leads en inkomsten stimuleren met betaalde ticketopties die toegang bieden tot exclusieve inhoud die uw publiek nodig heeft. Dit opent de deur naar potentiële winst en houdt uw verkoopteams bezig.

Leer hoe u een playbook voor videomarketing maakt

Ontdek hoe marketeers een video-first marketingstrategie gebruiken om verbluffende inhoud te produceren die de betrokkenheid van het publiek stimuleert.

Een virtuele top organiseren

Het hosten van een virtuele top lijkt erg op het hosten van een virtueel evenement. Wat een top echt onderscheidt, is de focus op samenwerking. Van inhoud tot sprekers tot mogelijkheden voor betrokkenheid, u wilt ruimte maken voor discussies terwijl u uw virtuele top bouwt.

Hier zijn enkele belangrijke stappen om te overwegen in het proces:

Plan je evenement en stel doelen

Planning en het stellen van doelen is van het grootste belang. Stel een paar belangrijke vragen, waaronder:

1. Wie is uw doelgroep voor deze top?
2. Wat is het probleem dat je publiek probeert op te lossen?
3. Hoe zal dit publiek bijdragen aan de oplossing(en)?

Door deze vragen te beantwoorden, kunt u een blauwdruk maken voor uw top. Bepaal vervolgens wanneer u uw top wilt houden. Houd rekening met feestdagen, het schoolseizoen en tijdzones. Houd ook rekening met andere potentiële competitieve evenementen.

Hoewel de tijd om uw virtuele top voor te bereiden kan variëren, afhankelijk van de grootte en doelen, is het doorgaans veilig om een ​​doorlooptijd van 12-20 weken te schatten. De belangrijkste reden voor een langere doorlooptijd is dat je zowel de tijd wilt besteden aan het organiseren van de top als aan het voorbereiden en inwerken van sprekers voor het evenement. Dit omvat tijd voor pitchen, het verfijnen van discussieonderwerpen, het bouwen van evenement- of webinar-presentaties, repetities en algemene promotie.

*Pro-tip: Sprekers op virtuele top hebben wat meer aandacht nodig. Het is gebruikelijk om herinneringen te sturen voor deadlines en updates over evenementregistratienummers. Transparantie met sprekers is van cruciaal belang om een ​​sterke relatie op te bouwen.

Bouw uw evenementwebsite en beoordeel uw technische behoeften

Het maken van websites en het opzetten van technologie is van cruciaal belang voor uw virtuele top. Houd bij het uitbouwen van de ervaring van het registreren voor het evenement altijd de ervaring van de bezoeker in gedachten.

Uw evenementregistratiepagina moet bijvoorbeeld zijn ontworpen om de aandacht van uw publiek te trekken. Je evenementtechnologie moet ook gemakkelijk te navigeren zijn op de dag van de virtuele top, wat betekent dat je minder tijd hoeft te besteden aan het downloaden van apps en meer tijd aan content in een browser.

We hebben de belangrijkste functies van de virtuele top benadrukt waar u op moet letten bij het evalueren van een evenementoplossing:

Aanpasbare registratieportal: Via een registratieformulier, portal of pagina registreren bezoekers zich voor je evenement. Als je betaalde ticketopties hebt, kunnen je bezoekers hier ook geüpgradede tickets voor VIP all-toegangspassen kopen

Kijkervaring van hoge kwaliteit: Je evenementinhoud en kijkervaring zijn van cruciaal belang om deelnemers aan de top betrokken te houden. En met zoveel manieren om tijd te besteden aan het schakelen tussen tabbladen, is het handig om een ​​oplossing te kiezen die kijkers het gemak biedt om het evenement in hun browser te bekijken, in plaats van hen te vragen vooraf een applicatie te downloaden.

Intuïtieve productiestudio: Programmeurs van virtuele evenementen hebben het vertrouwen nodig om live te gaan. Krachtige en intuïtieve omroeptools waarmee een enkele gebruiker inhoud kan uploaden en manipuleren vóór een live-evenement, is een geweldige manier om ervoor te zorgen dat alles goed is om backstage te gaan voordat het live gaat.

Evenement branding :controle over kleuren, lettertypen, dekking en logo's helpen allemaal om een ​​samenhangende virtuele ervaring op te bouwen die 'on brand' is.

Videobibliotheek: Virtuele toppen bevatten veel video-inhoud, zoals keynotes, sprekerssessies, paneldiscussies en workshops. Een videobibliotheek kan fungeren als een plaats waar bezoekers na het evenement toegang hebben tot evenementenmateriaal en presentaties. Deze functie is een game changer, vooral na het evenement.

Betrokkenheidstools: Uw publiek komt naar het evenement om te leren en hun carrière vooruit te helpen, maar ze hopen ook nieuwe zakelijke relaties op te bouwen. Livechat, gemodereerde Q&A, quizzen, opiniepeilingen, 1:1-vergaderingen en speciale netwerksessies kunnen helpen om toevallige online botsingen mogelijk te maken.

Aanmelding voor e-maillijst: Voeg toe aan uw marketingtrechter en vergroot het publiek van uw merk met opties om u te abonneren op nieuwsbrieven of e-maillijsten. Ontdek evenementoplossingen die integraties met uw marketingactiviteiten en CRM-tools omvatten.

Analyse na het evenement: Krijg inzicht in de prestaties van uw virtuele evenement met macro-gebeurtenisstatistieken zoals totale weergaven, gemiddelde kijktijd en piekkijkers, evenals analyses op kijkersniveau zoals het aantal registranten versus bezoekers, kijktijd en eventuele betrokkenheid van polls en Q&A. Deze gegevens kunnen producenten van evenementen helpen het gedrag van bezoekers op een gedetailleerd niveau te begrijpen om toekomstige evenementervaringen te optimaliseren.

Videobewerkingstools: Na je evenement kun je je video inkorten en hoofdstukken toevoegen voordat je de inhoud host voor on-demand gebruik. Wil je een highlight reel maken? Zoek naar platforms die leuke GIF's van je inhoud kunnen maken, zodat je ze kunt delen via e-mail of sociale campagnes zodra het evenement is afgelopen.

* Pro-tip: Zorg ervoor dat de inhoud op uw website uw publiek rechtstreeks aanspreekt. Overweeg een copywriter in te huren die goed thuis is in het onderwerp of de branche. Ze kunnen ook helpen bij het beoordelen van presentaties, website-inhoud en visuele afbeeldingen.

Promoot het evenement met partners en sponsors

Door samen te werken met nichemerken kan een groot publiek naar onze virtuele top komen. Je kunt het beste beginnen met zoeken binnen je bestaande netwerk. Je weet maar nooit, misschien ontdek je nieuwe connecties of krijg je introducties van andere merken aangeboden.

Bij het bepalen van de strategie voor uw sponsorbereik is personalisatie de sleutel. Trek hun aandacht binnen enkele seconden na het lezen van de e-mail. De belangrijkste tactiek is om op te merken wat de waardepropositie voor hen is. U kunt zelfs overwegen om een ​​video op te nemen in de e-mail met een samenvatting van "Wat hebben ze eraan om deel te nemen?" om hen te helpen die vraag te beantwoorden en het gesprek op gang te brengen.

Een goede samenwerking kan wonderen doen voor uw top en ook een impact hebben op de industrie in het algemeen. Adeek's Mediaweek heeft de steun van de Association of National Advertisers (ANA) en de 4A's. Alleen de ANA vertegenwoordigt marketeers die jaarlijks meer dan 400 miljard dollar aan marketing en reclame voor hun rekening nemen. De 4A's bedient meer dan 700 aangesloten bureaus die helpen meer dan 85% van de totale Amerikaanse advertentie-uitgaven te leiden. Dat noem ik nou krachtige partnerschappen.

Live en vooraf opgenomen evenementinhoud voorbereiden

Een van de grootste vragen voor elk virtueel evenement is of sessies live of vooraf moeten worden opgenomen. Omdat virtuele toppen meer samenwerken en het beste werken met live deelnemersbetrokkenheid, is 100% live gaan het beste. Dit maakt realtime Q&A voor het publiek mogelijk. Dit is belangrijk voor een top om een ​​constante dialoog te hebben met lopende discussiepunten. Vooraf opgenomen inhoud is bedoeld voor snelle videofragmenten of informatieve inhoud die afkomstig is van uw merk in deze instelling.

Het maakt niet uit of sprekers live komen of simultaan worden uitgezonden, u wilt dat ze er op hun best uitzien en zich zelfverzekerd voelen. Stuur ze als onderdeel van hun onboardingproces een virtuele luidsprekerkit. Dit omvat alles wat ze nodig hebben om succesvol te zijn wanneer ze live gaan, zoals verlichting, een microfoon en een achtergrond voor een volledig professionele weergave. Repetities moeten het testen van alle apparatuur ruim van tevoren omvatten.

* Pro-tip: De normen voor een virtuele top zijn hoger dan bij andere virtuele evenementen. Als je budget over is, huur dan een professioneel productieteam in om de live-opnames te beheren. Ze bestaan ​​meestal uit een regisseur, producer, geluidsoperator en broadcast engineer. Ze zullen ervoor zorgen dat de stream van hoge kwaliteit is, het audioniveau behouden, de juiste apparatuur gebruiken en naadloos overgaan naar verschillende opnames.

Feedback en analyse na het evenement bekijken

Feedback is essentieel bij het meten van het succes van uw virtuele evenement. Feedback van deelnemers geeft inzicht in de waarde van de inhoud en ervaring van het evenement. Feedback van sprekers geeft u inzicht in hoe het onboardingproces was en hoe succesvolle sprekers hun sessies ervaren. Uiteindelijk moeten uw sprekers de controle hebben over hun presentaties, maar duidelijk worden geleid door uw team. Feedbackformulieren kunnen via e-mail worden verzonden met verschillende op berichten gebaseerde deelnemersrollen, deelname aan evenementen of andere details die worden gebruikt om doelgroepen te segmenteren.

Bovendien kunnen evenementanalyses, zoals het aantal geregistreerden, aanwezigen, totale kijktijd, piekkijkers en details over vragen en antwoorden, polls en opmerkingen, evenementplanners meer inzicht geven in welke delen van het evenement boeiend zijn en hoe ze kunnen verbeteren voor de toekomst.

Bied meer manieren om met inhoud om te gaan en contact te maken met aanwezigen

Het einde van uw virtuele top mag niet het einde van de zakelijke gesprekken betekenen. Vergeet niet je video-inhoud te bewerken en on-demand te hosten voor evenementregistranten en deelnemers.

Je kunt ook manieren voor deelnemers aanmoedigen om na de top met elkaar in contact te komen en samen te werken. Overweeg een exclusieve community te hosten via sociale kanalen zoals Facebook of Slack. Houd deze kanalen regelmatig in de gaten en koester deze kanalen met incentives van uw merk. Dit kan eruit zien als belangengroepen, mentorprogramma's, lidmaatschapsgroepen, bijeenkomsten, adviesgroepen en meer.

* Pro-tip: Een follow-up die vaak over het hoofd wordt gezien, is het contactmoment na het evenement met uw partners. Ga verder dan het sturen van een deelnemerslijst en regel een telefoon- of lunchbijeenkomst na uw top. U wilt dat uw partners zich gewaardeerd voelen en dat hun feedback en meningen worden gehoord. Ze kunnen ook suggesties hebben voor toekomstige toppen die hun steun voor toekomstige virtuele toppen zullen verzekeren.

Veelgestelde vragen over virtuele top

Ontdek manieren om uw volgende virtuele top te lanceren