Stadhuizen. Driemaandelijkse, halfjaarlijkse - ongeacht de cadans - hebben sinds het begin van de stadhuistijd grotendeels hetzelfde formaat gevolgd. Denk aan dia's met volgepakte tekst, eenrichtingsdialogen die alleen door degenen in de kamer worden gehoord, en een boekdeelachtige samenvatting per e-mail.
De laatste tijd zijn bedrijven echter verschoven van stijve presentaties naar meer authentieke en boeiende discussies met werknemers. Hoe? Door het hosten van inclusieve en interactieve livestreaming gemeentehuizen die een open omgeving bieden voor werknemers om hun zorgen te uiten en zich aan te passen aan de bedrijfsdoelstellingen.
Door te leren hoe u evenementen in het gemeentehuis live kunt streamen, hebben veel bedrijven geholpen om meer werknemers over de hele wereld te bereiken. Neem bijvoorbeeld Rite Aid. In het kielzog van social distancing als gevolg van COVID-19, ging de drogisterijgigant naar Vimeo om hun allereerste virtuele gemeentehuisvergadering voor 3.000 aanwezigen te organiseren.
Het resultaat? Hun live-evenement zorgde ervoor dat meer medewerkers deelnamen aan meer dan tien jaar persoonlijke ontmoetingen.
Het groeiende wereldwijde, afgelegen en generaties diverse personeelsbestand vraagt om een nieuwe werkplekoplossing. Hier is het ding:
- 60% van de Amerikaanse werknemers kent de strategieën van hun bedrijf niet.
- Ongeïnformeerde werknemers zeggen 12 keer vaker dat hun tevredenheid en werkmoraal "zeer slecht" is.
- Pre-COVID, 44% – bijna de helft – van de leidinggevenden suggereerde dat de communicatie tussen hen en het personeel “uitstekend” was. Niet eens een kwart van het personeel voelde hetzelfde.
De oplossing is duidelijk. Interactieve bijeenkomsten in het gemeentehuis, gefaciliteerd door de juiste interne communicatiemiddelen, kunnen een positief effect hebben op de medewerkersbetrokkenheid. Gemeentehuizen stemmen niet alleen werknemers af op de strategieën van uw bedrijf, maar bieden hen ook een platform om vragen te stellen en bezorgdheden te uiten.
Als u een succesvolle, boeiende gemeenteraadsvergadering voor uw bedrijf wilt plannen, kunnen wij u laten zien hoe. We zullen uitpakken wat een gemeentehuisvergadering is, duiken in het doel, de voordelen, een actieplan in 6 stappen om uw evenement te organiseren en belangrijke tips om ervoor te zorgen dat uw evenement elke keer weer soepel verloopt.
In dit artikel:
- Wat is een gemeentehuis?
- Vijf voordelen van een gemeentehuis
- Een gemeentehuisvergadering leiden
- Vijf tips voor een succesvol gemeentehuis
Wat is een gemeentehuis?
Een gemeentehuis is een forum waar leiders context, denkprocessen bij besluitvorming en relevante omgevingsfactoren kunnen delen met een breder publiek. Het is ook een kans voor een publiek om feedback te geven en vragen te stellen. Een gemeentehuis is het meest effectief wanneer leiders oprecht objectieve informatie willen delen en authentieke feedback willen horen.
Hoe ziet een gemeentehuisvergadering er in de praktijk uit? Meestal zijn deze bijeenkomsten gelegenheden voor leiders van een instelling om verslag uit te brengen over de stand van zaken in de instelling (vandaar dat we ze bij Vimeo de staat van de Vimeo noemen) ) en om te spreken over enkele van de belangrijkste onderwerpen waar leden van het publiek (werknemers) om geven.
Een "stadhuis" gaat traditioneel uit van een dialoog in twee richtingen, wat om verschillende redenen niet altijd het geval kan zijn (d.w.z. tijdsbeperkingen, de hoeveelheid inhoud die moet worden behandeld, gevoeligheidskwesties, relevantie van het publiek, enz.).
Wat is een ander woord voor gemeentehuisvergadering?
Stadhuisvergaderingen worden vaak alle personeelsvergaderingen, alle hands-vergaderingen en alle hands-on-deck-vergaderingen genoemd. Sommige bedrijven hebben ook interne namen voor deze bijeenkomsten. Splash, een marketingplatform voor evenementen, verwijst bijvoorbeeld naar hun vergaderingen in het stadhuis als 'town calls'.
Vijf voordelen van een gemeentehuis
Het houden van regelmatig terugkerende gemeentehuisvergaderingen heeft tal van voordelen.
Of u nu meer een "state of a union"-aanpak kiest, waarbij bedrijfsleiders een hoog niveau overzicht geven van de belangrijkste zakelijke berichten, updates en tijdlijnen of een meer traditioneel stadhuis dat zich richt op het betrekken van het publiek met een live Q&A, hier zijn enkele van de beste redenen om uw volgende gemeentehuis te gaan produceren.
Transparantie bevorderen
Idealiter is de inhoud van het stadhuis zo gestructureerd dat deze relevant is voor iedereen in het publiek, ongeacht de afdeling, het bedrijf, de eenheid of de locatie. Dit bevordert de transparantie en verbetert de informatiestroom tussen afdelingen, teams en individuele rollen.
Doordat medewerkers op directieniveau een update krijgen over het bedrijf, krijgen ze ook waardevolle inzichten in de gebieden die niet altijd deel uitmaken van hun dagelijkse werk.
Herken en markeer teams en medewerkers
Stadhuizen zijn een geweldige plek om licht te werpen op verschillende afdelingen en teams die geweldig werk leveren. De voordelen zijn tweeledig:ten eerste kunnen werknemers en teams worden erkend voor hun bijdragen en ten tweede worden teams die normaal niet met elkaar omgaan, blootgesteld aan de prioriteiten en successen van anderen.
Bedrijfscultuur versterken
Leidinggevenden kunnen bedrijfsvertrouwen opbouwen met updates op hoog niveau, waarbij de nadruk wordt gelegd op bedrijfswaarden en werknemers worden herinnerd aan programma's, diensten, voordelen en initiatieven die voor hen beschikbaar zijn. Dit kan op zijn beurt belangrijke bedrijfswaarden versterken en de bedrijfscultuur bevorderen.
Opbouwen executive communicatie
Het is mogelijk dat een werknemer niet dagelijks leidinggevenden ziet of ermee communiceert. Stadhuizen bieden een venster op de dialoog en de mentaliteit van het leiderschapsteam van de organisatie. Dit kan helpen om een leiderschapsteam menselijker te maken door de namen een gezicht, stem en persoonlijkheid te geven. En in moeilijke tijden kan het werknemers eraan herinneren dat leiders ook mensen zijn.
Signaleer teams en pak belangrijke problemen aan
Een van de waarden van een Q&A op een gemeentehuis is dat leidinggevenden rechtstreeks feedback kunnen horen van degenen aan wie ze leiding geven. Dankzij de spontaniteit van realtime Q&A's en medewerkersbetrokkenheid kunnen leidinggevenden proactief feedback geven voordat deze overbelast of vervormd wordt.
Communicatie gaat niet alleen over één ding op één plek zeggen. De meest effectieve communicatie wordt in de loop van de tijd, via verschillende kanalen en in verschillende formaten versterkt, zodat deze voor iedereen toegankelijk is en beschikbaar is in het kanaal van ieders voorkeur.
Hoe doe je een gemeentehuisvergadering?
Je kunt een fysieke bijeenkomst, een livestream of beide organiseren voor je gemeentehuisbijeenkomst. Begin met het bepalen van de agenda. Bepaal vervolgens het formaat, kies een datum die bij iedereen past en plan de inhoud van uw vergadering. Vergeet niet om van tevoren uitnodigingen te sturen, zodat iedereen tijd voor het evenement in zijn schema kan blokkeren.
Een gemeentehuisvergadering leiden
Van het plannen van de voortgang van uw vergadering tot het voorbereiden van de livestream, we hebben de details uiteengezet voor het hosten van een gemeentehuisvergadering die een groot succes is.
1. Selecteer je locatie en sprekers
Begin met de vergaderagenda. Stel jezelf de vraag:welk(e) onderwerp(en) zou je behandelen? Probeer deze te beperken tot 2-3, zodat je diep, niet breed, op elk onderwerp kunt ingaan.
Spreek af wie de volgende keer zal spreken. Dit moet uw CEO omvatten, maar ook afdelings- of teamhoofden, zodat ze iedereen kunnen informeren over de voortgang die elk onderdeel van het bedrijf maakt.
Pro-tip :Wees inclusief bij het selecteren van sprekers door camera-schuwe mensen aan boord te krijgen, zoals Ampersand doet in hun vergaderingen.
Als je klaar bent, werk je een datum voor de vergadering uit die past bij ieders schema en strijk je de structuur en het verloop van de vergadering glad. Spreek bijvoorbeeld af hoe lang de CEO zal spreken, wie de microfoon aan wie doorgeeft, enzovoort. Dit zorgt ervoor dat alles soepel verloopt.
Bepaal ten slotte uw locatie. Als je een persoonlijke ontmoeting hebt, zoek dan naar een plek waar iedereen welkom is. Besteed speciale aandacht aan zitplaatsen. Een theaterachtige opstelling zendt de boodschap uit dat medewerkers gaan luisteren. Een dicht bij elkaar, rondetafelgesprek daarentegen geeft aan dat aanwezigen welkom zijn voor deelname.
Aan de andere kant, als u van plan bent uw gemeentehuisvergadering live te streamen, heeft u een ruimte nodig voor alle hardware.
Zodra je al deze taken van je lijst hebt afgevinkt, begin je met het verzenden van uitnodigingen. Zorg ervoor dat u het onderwerp vermeldt, zodat medewerkers voorbereid kunnen komen met hun vragen.
2. Stel je livestream in
Een hybride evenement of virtueel gemeentehuis plannen? Geweldig! U vindt de tips in dit gedeelte nuttig. Voel je vrij om door te gaan naar de volgende stap als je een persoonlijk evenement gaat organiseren.
Voordelen van live streaming gemeentehuisvergaderingen
Er zijn vijf belangrijke voordelen die live-vergaderingen in het gemeentehuis uw bedrijf kunnen helpen:
- Beter bereik en betere connectiviteit in alle tijdzones, aangezien werknemers overal ter wereld vanuit hun werkruimte kunnen deelnemen. Zelfs als ze niet op tijd kunnen komen, hebben ze op een later tijdstip toegang tot de gearchiveerde livestream.
- Meer 'menselijk' met meer facetime met medewerkers. Michael Weinstein, de Video Studio Lead bij Deloitte Global, legt uit:"wanneer het live is, hoor je die persoon, kun je met hem communiceren, en het maakt hem ook echt menselijk."
- Realtime deelname terwijl je medewerkers hun mening en vragen laat delen via livechat, peilingen en Q&A.
- Meer inhoud voor verschillende andere doeleinden. Onze klant, Rite Aid, hergebruikt en hergebruikt bijvoorbeeld hun livestream-inhoud voor het inwerken en opleiden van nieuwe medewerkers.
- Bevorder meer betrokkenheid, samenwerking en peer-to-peer verbindingen op het werk. Uit een recent rapport van GlobalWebIndex en Vimeo bleek dat video een positieve invloed had op de betrokkenheid van medewerkers.
3-stappen blauwdruk voor het voorbereiden van je live-evenement
Nu je weet hoe nuttig live stomende stadhuizen kunnen zijn, moet je je live-opstelling voorbereiden. We hebben een gedetailleerde handleiding voor het streamen van uw gemeentehuisvergadering, maar hier is een snelle blauwdruk in drie stappen om aan de slag te gaan.
- Bereid je hardware voor
Je hebt een professionele camera, microfoon voor de audio en een AV-kabel nodig om de audiostream binnen te halen. Vergeet een encoder niet om onbewerkte gegevens om te zetten in een zichtbare livestream en een switcher om heen en weer te gaan tussen verschillende audio- en videobronnen.
- Breng uw software aan het rollen
Het juiste live streaming platform verandert je computer in een live productiestudio. Als u nog steeds op zoek bent naar een oplossing, hebben we hieronder een paar tips voor het kiezen van de juiste oplossing voor uw bedrijf.
- Proefrit voor je stream
Bekijk ten slotte een voorbeeld van uw stream om te zien dat alles op zijn plaats is. Zorg ervoor dat je je internetsnelheid controleert om te voorkomen dat je stream buffert. Vergeet niet een stroomback-up te regelen. U wilt tenslotte niet dat stroom de stroom van uw vergadering verstoort.
Vier dingen om naar te zoeken in uw live streaming-platform
👉 Livestream van hoge kwaliteit
Er is niets zo storend als een vlekkerige stream. Zoek naar een oplossing die professionele tools voor livestreaming biedt om technische problemen te minimaliseren.
Pro-tip: Bouw aan de geloofwaardigheid van uw bedrijf door uw live vergaderingen in het stadhuis aan te passen en ze te hosten in een videobibliotheek.
👉 Beveiliging met SSO
Dit is van cruciaal belang, zodat u kunt bepalen wie in uw bedrijf toegang heeft tot het live-evenement. Overweeg opties die controle mogelijk maken met de SSO-functie en domein whitelisting.
👉 Automatisch archiveren
Een belangrijk voordeel van live-evenementen is dat wereldwijde teams toegang hebben tot de inhoud. Het is belangrijk om een service te kiezen waarmee medewerkers gemakkelijk toegang hebben tot het evenement, lang nadat het is afgelopen.
👉 Makkelijk te gebruiken
Om nog maar te zwijgen, je wilt iets dat geen harde noot is om te kraken. Live streamen is al moeilijk genoeg, dus plan een platform te gebruiken met een intuïtieve gebruikersinterface, merkopties en interactieve tools om u te helpen een boeiende live-ervaring te bieden zonder hoofdpijn.
3. Ontwerp je inhoud
Hier bepaal je wat je zegt. Een succesvolle gemeentehuisvergadering verpakt in beknopte en opzettelijke inhoud. Een goed startpunt is dus het maken van een overzicht waarin wordt beschreven wat u wilt behandelen.
Werk elke sectie uit met de belangrijkste aanwijzingen op papier en stel uzelf de vraag:hoe kan ik deze informatie op een manier leveren die werknemers motiveert?
Hier zijn vier manieren om dit te doen:
- Gebruik gegevens en klantcases om verhalen te vertellen . Wees selectief met de statistieken die u deelt in plaats van een waslijst met cijfers op te spuien. Gebruik de PAS-techniek (problem-agitate-solve):markeer het probleem, wrijf het een beetje in, deel resultaten met 1-2 impactvolle cijfers.
- Gebruik door gebruikers gegenereerde inhoud (in dit geval klant of medewerker gegenereerd). Axalta Coating Systems deelt bijvoorbeeld inhoud die hun gebruikers indienen in de vorm van video's in hun live gemeentehuizen. "Omdat we onze gebruikers moeten certificeren, laten we ze video's naar ons sturen als onderdeel van hun certificering", zegt Steve Hamaday, Virtual Training Manager bij Axalta.
- Maak gebruik van de emoties van medewerkers om ze te betrekken . Het team van Buffer heeft bijvoorbeeld een sessie van 10 minuten over vieringen in hun gemeentehuis, waar ze zowel bedrijfsprestaties als prestaties van werknemers bespreken, zoals nieuwe huisdieren, huwelijken, nieuwe huizen en meer.
- Schud de indeling van je inhoud op . In plaats van dia na dia in uw presentatie te laten lopen, voegt u zelfstudies en opgenomen presentatieclips toe. Op deze manier praat je minder en laat je meer zien, bijvoorbeeld om een nieuwe functie te demonstreren.
4. Bereid je presentatie voor
Nu alle informatie in een presentatie verpakken.
Het klinkt misschien eenvoudig, maar het maken van boeiende dia's kost wat moeite. Maar we zijn hier om het u gemakkelijk te maken. Volg deze tips voor het maken van uw presentatie:
- Probeer niet meer dan 10 dia's te gebruiken om uw onderwerp in 20 minuten te behandelen.
- Schrijf gemakkelijk leesbare dia's met minimale tekst. Gebruik ook een leesbaar lettertype met een grootte van 30 punten.
- Diverse indeling van dia's. Probeer slechts 5 tekstzware dia's tegelijk te plaatsen. Doorbreek ze met videotutorials, GIF's en dia's met grafieken. Rangschik de inhoud waar mogelijk in 6 opsommingstekens per dia met 6 woorden per punt.
5. Werk uw engagementplan uit
Aangezien het doel van een gemeentehuisvergadering is om tweerichtingsgesprekken te vergemakkelijken, is het essentieel dat u de planning voor betrokkenheid niet misloopt.
Hier zijn een paar manieren om betrokkenheid te stimuleren:
Open de weg vroeg voor vragen . U kunt in feite al beginnen met het zoeken naar vragen bij het versturen van uitnodigingen. Het is ook een goed idee om na elke sessie even te pauzeren, zoals HelpScout doet in hun gemeentehuisvergaderingen, om vragen te laten binnenstromen voordat ze verder gaan.
Betrek uw publiek met peilingen en livechat tijdens de vergadering en een speciale live vraag-en-antwoordsessie aan het einde . Des te beter als je het anoniem kunt maken. Sommige bedrijven hebben ontdekt dat 78% van de werknemers de voorkeur geeft aan anonieme vragen. Vimeans stellen ook anoniem vragen. Vimeo COO, Courtney Sanchez, benadrukt het belang van een veilige ruimte voor het stellen van openhartige vragen. “Wij geloven in een transparante dialoog en het creëren van een omgeving waarin het voor iedereen veilig voelt om een vraag te stellen. We gebruiken anonieme Q&A-tools en werknemers kunnen de vragen die zij het belangrijkst vinden en die wij beantwoorden, up- en downvoten.”
Plan ijsbrekers van tevoren . Alles wat leuk en luchtig is, zal de onhandigheid helpen ontdooien. Het Buffer-team heeft bijvoorbeeld geëxperimenteerd om aanwezigen samen te laten mediteren en uit te rekken (een leuke pose kan iedereen zeker aan het lachen maken!). Op dezelfde manier hebben we bij Vimeo succes gehad met videobijeenkomsten waar iedereen zijn huisdieren voorstelt.
Meer ideeën nodig over hoe u uw externe personeel kunt betrekken?
Ontdek hoe leiderschapsteams video gebruiken om meerdere teams virtueel te verenigen, op één lijn te brengen en te motiveren met gemeentehuizen, trainingsworkshops en meer.
Lees verder6. Plan voor feedback
Zonder sourcing-feedback kun je niet echt zien hoe goed je de communicatiekloof met werknemers overbrugt.
Dus hier zijn drie handige manieren om feedback te verzamelen:
- Voer anonieme peilingen en enquêtes uit. De eerste kan vragen stellen als 'was deze sessie nuttig' en de laatste kan diep graven en open vragen stellen als 'wat vond je het leukst' en 'hoe denk je dat we deze bijeenkomst beter voor je kunnen maken'. U kunt ook gebruikmaken van enquêtes om werknemers te vragen hun ervaring te beoordelen op een schaal van 1-10.
- Vraag nieuwe medewerkers naar hun mening over uw gemeentehuisvergadering . Vraag hen wat ze van het evenement vonden en of er iets is dat hun vorige werkgevers beter hebben gedaan.
- Bekijk uw livestreamanalyses . Met het analysedashboard van Vimeo kun je statistieken over de kijktijd en het totale aantal live kijkers tevoorschijn halen om te begrijpen wie er heeft ingestemd en hoe lang het personeel bij de vergadering betrokken was.
Vijf tips voor een succesvol gemeentehuis
Vroeg afstemming zoeken
Werk samen met het leiderschap en de "frequent flyers" (degenen die doorgaans aanwezig zijn in deze vergaderingen) om zo vroeg mogelijk op één lijn te komen met de agenda, inhoud en uitstekende sprekerslijst.
De agenda moet ten minste 10 dagen van tevoren worden vastgesteld, zodat mensen genoeg tijd hebben (ten minste vijf werkdagen) om inhoud te zoeken/ontwikkelen, gespreksonderwerpen te oefenen en de laatste hand te leggen aan de show.
Werk met de luisteraars in gedachten
Plan op basis van polsslagcontroles, feedback, commentaar van medewerkers en veelgestelde vragen een agenda rond wat medewerkers nodig hebben en willen weten. Geef prioriteit aan uw agenda op basis van onderwerpen die het meest relevant zijn voor uw zakelijke doelstellingen op hoog niveau, evenals onderwerpen die werknemers in de loop van de tijd weer opduiken. U kunt bijvoorbeeld praten over driemaandelijkse of jaarlijkse doelen die eraan komen, terwijl medewerkers misschien ook meer context willen bij directiewisselingen of beslissingen.
Bedenk dat mensen een korte aandachtsspanne hebben. Een vergadering langer dan 75 minuten kan het risico lopen dat mensen na het uur afhaken.
Evenzo kan een vergadering vol inhoud werknemers om twee redenen ontmoedigen. Ten eerste kunnen de aanwezigen alleen de oppervlakkige details van elk onderwerp krijgen. Ten tweede zijn ze misschien niet in staat om te onderscheiden welke informatie prioriteit moet krijgen of welke acties ze uit de vergadering moeten nemen.
Zoek een balans tussen het leveren van de meest relevante inhoud, herhaal prioriteiten en zorg voor duidelijke vervolgstappen binnen het tijdsbestek dat u voor uw gemeentehuis hebt toegestaan.
Stippel je I's en kruis je T's
Stadhuizen kunnen veel bewegende delen hebben, wat nog wordt verergerd door de realiteit van virtueel of hybride werk. Om het u gemakkelijker te maken, kunt u een tijdlijn en een checklist ontwikkelen.
Een tijdlijn helpt je om op de hoogte te blijven van de planning en ervoor te zorgen dat je tijdig de juiste mensen bereikt.
Een checklist zorgt ervoor dat de basis wordt gedekt van technologie, logistiek, inhoud en communicatie.
De checklist kan het volgende bevatten:
- Naam van de producent
- Naam van technische ondersteuningsprofessional
- Deelnemersuitnodigingdetails
- Informatie over luidsprekervoorbereiding
- Herinneringen en meldingen voor medewerkers
- Dia's of andere evenementinhoud
Wees consistent maar niet eentonig
Streef er als best practice naar om een consistente cadans te hebben voor uw gemeentehuisvergaderingen. Dit helpt om verwachtingen te scheppen doordat deelnemers er niet alleen omheen kunnen plannen, wat hun kans op deelname vergroot, maar ook vertrouwen wekt, aangezien werknemers weten dat leidinggevenden regelmatig belangrijk nieuws zullen brengen.
Wat de indeling betreft, helpen terugkerende vergadersegmenten om interesse, vertrouwen en betrouwbaarheid op te bouwen. Bij Vimeo weten mensen bijvoorbeeld dat er altijd een update over het bedrijf van het bedrijf zal zijn en dat er altijd een product in de schijnwerpers zal staan - dit helpt een zekere mate van interesse en anticipatie op te bouwen, aangezien dit dingen zijn waar (de meeste) werknemers over zouden horen regelmatig.
Het is net zo belangrijk om medewerkers te verrassen en te verrassen. Geef deelnemers een kijkje in iets totaal ongewoons, iets dat zal opwinden en inspireren.
Streef naar toegankelijkheid en eenvoud
Maak het medewerkers gemakkelijk om af te stemmen op de vergadering zelf. Genereer één link en deel deze universeel.
Bovendien:
- Zorg ervoor dat de audio werkt
- Schakel automatische ondertiteling in
- Zorg ervoor dat de sprekers naamtags/namen hebben die worden weergegeven
- Neem het op en deel de opname op dezelfde dag van het evenement
- Als je de vergadering op Vimeo houdt, deel dan belangrijke secties of bewegingen om deelnemers te helpen naar voor hen relevante segmenten te springen.
Afsluiting:gemeentehuizen opnieuw uitvinden
Samenvattend:vergaderingen in het gemeentehuis bieden een geweldige manier om in contact te komen met werknemers door ze af te stemmen op uw doelen en eventuele vragen te beantwoorden.
Streef naar een transparante en open omgeving om tweerichtingscommunicatie tussen personeel en leiderschap aan te moedigen. Live video helpt hier het beste bij omdat het vergaderingen personaliseert, een brede aanwezigheid aanmoedigt en de betrokkenheid verbetert met functies zoals livechat, peilingen en vraag-en-antwoordsessies. Kies de juiste tools en zie hoe livestreaming uw gemeentehuizen vandaag kan transformeren.
Oorspronkelijk gepubliceerd op 5 december 2019 door Emily Gover, bewerkt op 1 juli 2021 door Masooma Mamon en op 19 mei 2022 door Dominique Scott.