Het afgelopen jaar is een groot deel van ons dagelijks leven online verschoven. Denk aan vakantie vieren met familie, intern communiceren met je team of zelfs een virtueel netwerkevenement bijwonen. En hoewel virtuele evenementen en conferenties steeds populairder zijn geworden, valt er nog veel te leren als het gaat om virtueel netwerken.
Voor elke doorgewinterde evenementenplanner komt dit waarschijnlijk niet als een verrassing. Het organiseren van effectieve netwerkmogelijkheden - of het nu een persoonlijk of virtueel evenement is - heeft altijd uitdagingen opgeleverd. Maar met de juiste tools, planning, creativiteit en een beetje geluk kan elke evenementenplanner een onvergetelijke ervaring tot leven brengen.
Dus in deze gids duiken we in alles wat u moet weten over virtueel netwerken. We delen hoe je een netwerkevenement opzet en leuke ideeën opdoen om gesprekken op gang te brengen en gemeenschappen op te bouwen. Laten we erin duiken!
Wat is een virtueel netwerkevenement?
Dus wat is virtueel netwerken precies? Virtueel netwerken is elk evenement of elke activiteit die mensen helpt om online contact te leggen en met anderen in contact te komen. In het afgelopen jaar heb je misschien deelgenomen aan een virtueel happy hour, een livestreamconcert bekeken of virtueel games gespeeld met vrienden. Als het goed wordt uitgevoerd, kan een virtueel netwerkevenement mensen helpen contact te leggen, te leren en hun professionele netwerk uit te breiden.
Hoewel virtuele evenementen niet altijd de plaats kunnen innemen van toevallige persoonlijke ontmoetingen, kunnen ze mensen over de hele wereld helpen contact te leggen. Virtuele netwerken groeien naarmate bedrijven nadenken over hoe ze succesvolle virtuele netwerkervaringen kunnen bouwen die op zichzelf kunnen staan of virtuele evenementen en conferenties kunnen verbeteren.
Niet overtuigd? Laten we drie mythes over virtuele netwerkevenementen ontrafelen en de waarheid erachter ontdekken.
Drie mythes over virtueel netwerken
1. Ze helpen mensen niet om kwalitatieve connecties te maken
Virtuele netwerkevenementen stellen ons niet alleen in staat om ons netwerk in aantal te vergroten, maar ook om de kwaliteit van de verbindingen die we maken te verbeteren. De sleutel is het creëren van samengestelde virtuele ervaringen die zijn afgestemd op een specifiek onderwerp of een specifieke branche.
Wanneer een evenement lasergefocust is op een bepaald onderwerp - zoals hoe je je eigen restaurant start of je eerste film produceert - kan het een meer gericht publiek aantrekken. Een virtueel publiek met een gemeenschappelijke noemer is een belangrijk ingrediënt voor een krachtige netwerkervaring.
Een gericht virtueel evenement stelt deelnemers van over de hele wereld in staat samen te komen om elkaar te ontmoeten, te discussiëren en te leren over een gemeenschappelijk onderwerp. Het beste gedeelte? Er is een betere kans om iemand van overal ter wereld te ontmoeten die iemand kan helpen een nieuwe carrière te starten of een zakelijk idee een vliegende start te geven.
2. Netwerken is moeilijker
Laten we eerlijk zijn, we zijn er allemaal geweest. Een persoonlijke netwerksessie begint. Je pakt je cocktail, kijkt de kamer rond op zoek naar een bekend gezicht en begint je zelfbewust te voelen. Je kunt er niet omheen:netwerkevenementen kunnen intimiderend zijn voor zowel introverte als extraverte mensen.
Het goede nieuws is dat virtueel netwerken een positief effect kan hebben als het gaat om sociale angst. Denk er over na. Door te netwerken komt vrijwel iedereen in dezelfde omgeving terecht, waardoor de ruimte wordt gedemocratiseerd om iedereen een gelijk en benaderbaar podium te bieden. Dit kan sociale angst minimaliseren en een minder intimiderende netwerkervaring bieden.
3. Het is moeilijker om non-verbale sociale signalen op te pikken
We zijn allemaal gewend om lichaamstaal en houding te interpreteren wanneer we persoonlijk met iets chatten. Maar in een virtuele omgeving is het belangrijk om andere soorten non-verbale sociale signalen te overwegen (en te oefenen!) om de persoonlijke ervaring te vervangen.
Een eenvoudig gebaar zoals knikken op video is een gemakkelijke manier om goedkeuring, begrip of steun te tonen wanneer u met een andere persoon praat. Door woorden van een andere spreker te herhalen, kun je laten zien dat je hebt geluisterd.
Enige oefening kan u helpen de non-verbale communicatie in virtuele ruimtes te verbeteren. Let op uw gebaren, gezichtsuitdrukkingen en houding wanneer u naar een webcam kijkt wanneer u met anderen spreekt en luistert. Probeer tijdens het spreken rechtstreeks in de webcam te kijken en te praten om 'virtueel oogcontact' te simuleren.
Een virtueel netwerkevenement hosten
Zweet het niet. Het plannen van uw volgende virtuele netwerkevenement lijkt veel op het plannen van een persoonlijk netwerkevenement. Er zijn nog enkele belangrijke vragen om vooraf te stellen. Hoeveel mensen kan ik op een functionele en realistische manier verbinden? Aan wat voor soort mensen, klanten of merken wil ik meedoen en deelnemen? Hoe zal ik ze uitnodigen?
Het grootste verschil in virtuele planning is de productie. Hieronder laten we u zien hoe u de productiekant van uw virtuele evenement plant om u en uw bezoekers te helpen de ervaring te maximaliseren.
Kies de juiste oplossing voor uw evenement.
Als je nadenkt over het platform dat je gaat gebruiken om je evenement te hosten, geef dan prioriteit aan de ervaring van de bezoekers.
Denk bijvoorbeeld vóór uw evenement na over oplossingen waarmee u eenvoudig contact- en inschrijfformulieren kunt bouwen. Bonuspunten voor tools om ze on brand te maken! Zorg er tijdens het evenement voor dat er manieren zijn waarop je bezoekers live kunnen deelnemen, of dit nu via livechat, Q&A's, polls of rechtstreeks met elkaar praten is. Na je evenement kun je overwegen om je videocontent een nieuwe bestemming te geven of toegankelijk te maken voor bezoekers. Als je evenementen consequent organiseert, wil je misschien ook op zoek naar tools die analyses bieden, zoals registraties, deelnemers en betrokkenheidsstatistieken.
Afhankelijk van je behoeften, kun je overwegen om je volgende evenement met Vimeo te organiseren of een paar virtuele evenementenplatforms te verkennen om een unieke ervaring te creëren.
Test uw apparatuur vooraf.
U wilt al uw apparatuur testen voordat u live gaat. Afhankelijk van uw oplossing, wilt u misschien enkele opties voor apparatuur voor livestreaming verkennen om de kwaliteit van uw video te maximaliseren. Een laptop, audio-ingang, camera en verlichting zijn allemaal essentieel voor een geweldig evenement. Gebruik een extra monitor om tegelijkertijd het perspectief van het publiek en de backend te bekijken. Een goede internetverbinding is een must voor ononderbroken gesprekken.
Verkrijg de 411 van je deelnemers.
Overweeg, indien van toepassing, om een korte biografie, een foto van het hoofd en andere bezoekersinformatie, zoals sociale contacten, te vragen tijdens het registratieproces van het evenement. Voor netwerkmogelijkheden kan deelnemersinformatie deelnemers helpen zich beter voor te bereiden op het evenement en enthousiast te worden over andere deelnemers die meedoen. Bovendien kan alle vooraf informatie over de aanwezigen evenementplanners helpen om deelnemers met vergelijkbare achtergronden met elkaar in contact te brengen.
Minder is meer. Houd groepen klein.
Het aantal mensen op uw virtuele netwerkevenement kan bijdragen aan het algehele succes. Aan het eind van de dag wil je dat iedereen het gevoel heeft dat ze de kans krijgen om te praten. Streef naar 8-15 live deelnemers. Als je je virtuele netwerkevenement wilt uitbreiden, creëer dan meerdere virtuele ruimtes of breakouts voor elk 8-15 personen. Dit biedt voor iedereen voldoende tijd en flexibiliteit om een bijdrage te leveren aan het gesprek. Je wilt voorkomen dat twee of meer mensen door elkaar heen praten.
Kies een thema of onderwerp.
Als je hebt besloten om meerdere virtuele sessies of breakouts te maken, bereid dan voor elke sessie een thema voor om de toon voor discussies te zetten.
Een grootschalig marketingevenement kan bijvoorbeeld drie 'kamers' met een happy hour-thema bevatten. Die kamers kunnen zich richten op verschillende marketinggebieden, zoals inhoud, productiemarketing en digitale marketing. Geef ze pakkende namen als 'Margarita's en productmarketing' of 'Whiskey en schrijvers'. Zorg ervoor dat u een moderator van de ruimte opneemt om te beginnen en discussiepunten te faciliteren om de gesprekken gaande te houden.
Genereer FOMO.
Omdat de ruimte voor een virtueel netwerkevenement beperkt is, moet u in al uw marketingmateriaal vermelden dat de ruimte beperkt is. Stuur meerdere bevestigingsmails en maak een wachtlijst voor eventuele last-minute annuleringen. Als/wanneer er ruimte vrijkomt en u contact opneemt met degenen op uw wachtlijst, laat ze zich dan speciaal voelen. Een gevoel van exclusiviteit geeft mensen moeiteloos het gevoel dat ze erbij moeten zijn.
Verzend uitnodigingen met een doel.
Nodig de juiste mensen uit waarvan je weet dat ze dit evenement nuttig zullen vinden. Dit kan vooraf wat onderzoek vergen. Segmenteer uw publiek en richt u op belangrijke professionals of sectoren die veel waarde zullen hechten aan het evenement en die bijdragen aan de gesprekken. Als uw budget het toelaat, kunt u vooraf cocktailkits of andere swag van evenementen naar de aanwezigen sturen.
Als je beperkte middelen hebt, voeg dan een leuk recept voor een kenmerkende cocktail toe aan je evenementuitnodigingen. Dit vermenselijkt de ervaring en kan zorgen voor een mooie ijsbreker aan het begin van het evenement. Om nog maar te zwijgen, het zal alle sociale zenuwen verlichten! Aftrap met een toast en een paar woorden van de presentator of een speciale gastspreker.
Brand alles.
Verwacht en moedig deelnemers aan om hun virtuele netwerkervaring op sociale media te delen. Van bestemmingspagina's, e-mailuitnodigingen, videospelers tot fysiek verzonden kits - u moet ervoor zorgen dat uw evenementbranding wordt opgenomen. Voeg een leuke evenement-hashtag toe en promoot tijdens en na het evenement om een sociale buzz te creëren.
Zes ideeën voor virtuele netwerkevenementen
Cocktails zijn altijd de kers op de taart van elke netwerkervaring, maar het is geen must. Wees creatief en bied verschillende soorten ervaringen aan om iedereen bij elkaar te brengen. Zich opgesloten voelen? Hier zijn zes eenvoudige en leuke ideeën om u op weg te helpen.
1. Educatieve workshop
Ondernemerschap bespreken? Wat dacht je van het lanceren van een podcastserie? Overweeg een workshop aan te bieden met een branche-expert om professionals te helpen hun vaardigheden op te frissen.
Een workshop over personal branding kan bijvoorbeeld bevatten hoe u met een digitale illustrator de juiste branding voor bedrijven kunt krijgen. Ze kunnen het maken van logo's en de do's en don'ts als het gaat om het gebruik van kleur demonstreren. Deze spoedcursus branding helpt bij het delen van ideeën, het uitbreiden van bestaande concepten en kan leiden tot langdurige zakelijke relaties.
2. Wellnessworkshop
Een workshop gericht op wellness of zelfzorg is een geweldige manier om deelnemers aan te trekken voor rust en ontspanning. Een meditatie- of yogaworkshop kan de perfecte manier zijn om deelnemers samen te brengen voor wat positieve vibes. Een rustige, comfortabele omgeving geeft iedereen de kans om hun kennis over zelfzorg uit te breiden in een ondersteunende omgeving. Als bonus kunnen deelnemers hun eigen wellness-methoden en best practices delen.
3. Snel netwerken
Snel netwerken is een snelle, gemakkelijke en pijnloze manier om alle deelnemers betrokken te krijgen. Met slechts 5-10 minuten op de klok, worden deelnemers gestimuleerd om in bliksemsnelle rondes in de grote vragen te duiken. Stuur een enquête na het evenement om te zien wie van je bezoekers meer willen chatten. Als beide partijen elkaar hebben geselecteerd, kun je hun contactgegevens delen. Dit is een grote inspanning om de privacy van anderen te waarborgen en toch op persoonlijk niveau contact te houden.
4. Virtuele koffie
Ga er niet vanuit dat iedereen alcohol wil drinken. Soms maakt het afwisselen met koffie het verschil. Creëer een virtueel café en stuur van tevoren mokken en koffiebonen van het evenement. Als je meerdere evenementen plant, overweeg dan om verschillende drankjes toe te wijzen aan verschillende virtuele sessies. Speel cafémuziek op de achtergrond om je virtuele omgeving tot leven te laten komen. Je kunt zelfs een muzikant inhuren om aan het begin of midden van je netwerkevenement te spelen in een open mic café-sfeer. Of je kunt een barista laten deelnemen aan de sessie om de perfecte kop te maken.
5. Cursus cocktails maken
Als je onvermurwbaar bent over een cocktailparty, probeer dan een virtuele proeverij van je favoriete mixdrankje. Whisky- en bourbonproeverijen bieden iets anders dan wijn, elke optie kan een geweldige ervaring bieden. Met minder ingrediënten en een volledig recept om te volgen, kan iedereen gemakkelijk nippen en smaken bespreken. Overweeg een professionele mixoloog in te huren die gespecialiseerd is in uw favoriete drank om een educatief aspect aan de ervaring toe te voegen.
6. Slack-kanaal of groep na het evenement
Netwerken mag niet eindigen als het evenement voorbij is. Ontdek manieren om communities te maken om gesprekken lang na je evenement gaande te houden. Dit kan via slack of een app. Na het evenement kunnen gemeenschappen uitgroeien tot regionale afdelingen of lidmaatschappen die regelmatig bijeenkomen. U kunt zelfs een hybride model opnemen voor degenen die plaatselijk veilig kunnen vergaderen terwijl andere chapterleden van over de hele wereld virtueel deelnemen.
Afsluiting:verbinding maken met video
Virtuele netwerkevenementen waren een van de zeldzame leuke verrassingen van het afgelopen jaar. In een tijd waarin verbinding meer dan ooit nodig is, hebben we de mogelijkheid om overal ter wereld met elkaar te communiceren. En het beste deel? Jij maakt de regels.
Wees gedurfd in je creativiteit met je publiek. Gebruik de tijd om ideeën te delen, samen te werken, nieuwe mensen te ontmoeten en open te staan voor nieuwe perspectieven. En onthoud dat u op elk moment de kracht van video kunt benutten. Dus experimenteer met alle manieren waarop je samen kunt komen.