Stadhuisvergaderingen zouden een belangrijk evenement moeten zijn in de maandelijkse kalender van elke organisatie. Ze zijn een kans voor werknemers en leiderschap om als team samen te komen, een open gesprek aan te gaan, updates, successen en alle vragen die onderweg zijn opgedoken te delen.
Tijdens de pandemie zagen de vergaderingen van het stadhuis er iets anders uit, waarbij de meeste organisaties overgingen op een online formaat. Deze overgang was in het begin misschien ontmoedigend, waarbij velen zich afvroegen of het echt mogelijk was om een effectieve te organiseren en betrokken gemeentehuis virtueel vergaderen. Het antwoord? Ja, dat is zo.
Dit artikel leidt je door alles wat je moet weten over virtuele vergaderingen in het stadhuis, met tips en trucs die je kunt implementeren om ieders ervaring te optimaliseren en waarom je Riverside.fm zou moeten gebruiken.
TL;DR
- Virtuele vergaderingen in het gemeentehuis verzamelen het leiderschap en de werknemers van een organisatie op een virtueel vergaderplatform zoals Riverside.fm .
- Vergaderingen in het gemeentehuis zijn een gelegenheid om bedrijfsnieuws en updates, prestaties van medewerkers en eventuele problemen of grieven te delen.
- Virtuele vergaderingen in het gemeentehuis bevorder het moreel van de werknemers, breng een open dialoog tot stand tussen verschillende niveaus van uw organisatie, help u meer van uw personeel te bereiken en laat u uw vergadering opnemen in HD .
- Enkele tips voor het houden van een gemeentehuisvergadering zijn:stel een agenda in, wijs een moderator aan, kies uw software zorgvuldig, en neem het niet te serieus .
Wat is een gemeentehuisvergadering?
Laten we even teruggaan naar de basis. Een gemeentehuisvergadering is niet precies wat het klinkt. In plaats van een letterlijke bijeenkomst van stadsbewoners , in de context waar we naar kijken, verwijst het naar een regelmatige bijeenkomst van het personeel en het leiderschapsteam van een organisatie of bedrijf in de context waar we naar kijken. Het is een kans om organisatiebrede aankondigingen te doen, updates te delen en een open dialoog en gesprek te voeren. De term is niet langer beperkt tot eenvoudige 'company update'-vergaderingen, maar kan ook verwijzen naar teambuilding-oefenvergaderingen, kick-off-vergaderingen en meer.
Wat is het doel van een gemeentehuisbijeenkomst?
Het doel van een gemeentehuisvergadering is om de medewerkers en het leiderschapsteam van een organisatie bij elkaar te brengen. Zoals we eerder zeiden, kan dit zijn om het laatste nieuws te bespreken, kleine updates te geven over de recente successen van uw bedrijf, of gewoon om het ijs te breken en teamgeest op te bouwen. Dat gezegd hebbende, aangezien een gemeentehuisvergadering voornamelijk in het voordeel van uw werknemers wordt gehouden, moet u het doel en de vorm van uw vergadering laten bepalen door wat uw werknemers willen of voelen dat ze nodig hebben.
Stadhuisvergaderingen zijn belangrijk om iedereen in het grotere geheel te plaatsen, en zo uiteindelijk een gemeenschapsgevoel en kameraadschap binnen de organisatie op te bouwen.
Voordelen van virtuele stadhuisvergaderingen
Teamgeest en gemeenschap
In het dagelijks leven hebben uw medewerkers hoogstwaarschijnlijk contact met hun kleine teams en lijnmanagers, zonder de mogelijkheid om te zien hoe ze in het grotere geheel passen. Het houden van gemeentehuisvergaderingen is een geweldige manier om iedereen . mee te brengen samen, het cultiveren van een echt gevoel van gemeenschap en teamgeest.
Verhoogde motivatie
De mogelijkheid om de overwinningen van uw bedrijf (groot of klein) te delen en al uw werknemers te laten zien hoe ze passen in het grootschalige traject van uw bedrijf, is een trefzekere manier om het moreel en de motivatie van werknemers te stimuleren.
Open dialoog
Wat betreft het creëren van een gezonde, gastvrije en open werkomgeving, zijn vergaderingen in het gemeentehuis enorm belangrijk om werknemers in staat te stellen hun mening te uiten en hun mening te uiten. Dit geldt met name voor het creëren van een transparante communicatielijn tussen uw medewerkers en het leiderschapsteam. Vooral in grotere organisaties kan het leiderschapsteam op hoog niveau zich afstandelijk en ongeïnteresseerd voelen in werk dat op andere niveaus van het bedrijf plaatsvindt. Stadhuisvergaderingen zijn een goede gelegenheid om die barrières te slechten.
COVID Safe
In veel delen van de wereld gelden nog steeds COVID-19-beperkingen. Virtueel vergaderen zorgt ervoor dat u uw medewerkers COVID-compliant bij elkaar kunt blijven brengen.
Bereik uw hele organisatie
Een ander groot voordeel van virtuele gemeentehuizen is het bereiken van uw hele organisatie tegelijk. Ongeacht of uw medewerkers zich op verschillende locaties bevinden, ze kunnen deelnemen aan uw vergadering (uiteraard met tijdsverschil).
Neem uw gemeentehuisvergadering op
Een ander voordeel van virtuele vergaderingen in het stadhuis is het opnemen van de hele sessie. Medewerkers die niet aanwezig konden zijn, kunnen deze terugkijken en u kunt een samenvatting sturen naar de aanwezigen.
Nadelen van virtuele stadhuisvergaderingen
Moeilijk te organiseren
Om voor de hand liggende redenen kan het coördineren, regelen en hosten van een organisatiebrede vergadering een echte hoofdpijn zijn. Allereerst heb je de uitdaging om een tijd te vinden die bij de meeste mensen past. Dan moet je er ook voor zorgen dat iedereen weet wanneer de gemeentehuisvergadering plaatsvindt en hoe ze toegang kunnen krijgen tot de vergaderlink. Gelukkig is met Riverside.fm het hosten van de gemeentehuisvergadering een fluitje van een cent.
Intimiderend
Hoewel vergaderingen in het stadhuis bedoeld zijn om een platform te bieden voor een open dialoog en transparante discussie, kan het een intimiderend vooruitzicht zijn om voor uw hele organisatie te spreken.
Tijdbeperkingen
Als het om zaken gaat, is tijd van essentieel belang. Met name voor grotere organisaties kan het zijn dat u niet alles op uw agenda in één gemeentehuisvergadering kunt passen, of dat niet iedereen de kans krijgt om een bijdrage te leveren. Maak je echter geen zorgen; er zijn oplossingen. Je zou het bijvoorbeeld kunnen opsplitsen in kleinere gemeentehuisbijeenkomsten die meer gericht zijn met minder mensen.
Hoe effectief zijn virtuele gemeentehuisvergaderingen?
Hoewel vergaderingen in het stadhuis in theorie een effectief format zijn, gaat het erom wat u ermee doet en hoe u ervoor kiest om uw vergaderingen te leiden. Zowel u als uw medewerkers zullen het meeste uit uw gemeentehuisvergaderingen halen als u het formaat aanpast aan uw behoeften. Onthoud dat het bedoeld is als een tweerichtingsgesprek. Voel je niet verplicht om een conventioneel format te volgen. Maak in plaats daarvan uw gemeentehuisbijeenkomsten de uwe, in overeenstemming met uw gemeenschap en de filosofie van uw organisatie.
Hoe werken gemeentehuisvergaderingen?
Nogmaals, dit komt allemaal neer op hoe uw specifieke organisatie ervoor kiest om dingen te doen. Dat gezegd hebbende, zullen de meeste vergaderingen in het stadhuis een . hebben stel een agenda op zodat er een soort van structuur is om te volgen. De agenda kan betrekking hebben op belangrijke thema's of nieuwsitems die zullen worden besproken, of er kan een bepaalde hoeveelheid tijd overblijven voor vragen en antwoorden. Het hangt allemaal af van de exacte aard van uw gemeentehuisvergadering.
Een gemeentehuisvergadering leiden
Als het gaat om het organiseren van een organisatorische vergadering in het stadhuis, komt er veel logistiek bij kijken. Laten we het opsplitsen:
Stappen voor het hosten van een online gemeentehuisvergadering
- Stel de datum en tijd in. Je moet proberen een tijd in te stellen die werkt voor de belangrijkste leden van je leiderschap, en die geschikt is voor alle tijdzones als je een internationaal team hebt.
- Stuur een kalenderherinnering en memo, inclusief de virtuele uitnodigingslink voor het stadhuis en de vergaderagenda. Nadat u de datum en tijd heeft ingesteld, moet u de uitnodiging naar iedereen binnen uw organisatie sturen.
- Als het de eerste keer is dat je een virtueel gemeentehuis host, is het de moeite waard om enkele basisinstructies op te nemen over hoe je aan de vergadering kunt deelnemen.
- Als je een bijzonder grote organisatie bent, wil je misschien een moderator aanwijzen. De moderator is gewoon verantwoordelijk voor het op tijd en op schema houden van de vergadering.
- Zorg ervoor dat je je die dag aan je agenda houdt. Als je kunt, is het altijd het beste om tijd over te houden voor een Q&A voor het publiek.
- Als je vergadering in het gemeentehuis voorbij is, stuur je een samenvatting en een bedankmail. Het is een leuke bijkomstigheid om een opname van de vergadering toe te voegen voor degenen die er op de dag misschien niet bij waren. Het verzenden van een vervolg-e-mail is ook een effectieve manier om de belangrijkste punten van de vergadering vast te leggen en deze vers in het geheugen van uw medewerkers te houden.
5 tips om gemeentevergaderingen beter te doen
Stel van tevoren een vergaderagenda in
Het opstellen van een vergaderagenda helpt zowel u als uw medewerkers. De toegevoegde structuur helpt de vergadering in het stadhuis beter te laten verlopen, het zal u helpen de tijd beter bij te houden en het betekent dat uw medewerkers hun gedachten en alles wat ze willen zeggen van tevoren kunnen voorbereiden.
Kies uw virtuele vergadersoftware zorgvuldig
Uw keuze voor virtuele vergadersoftware kan het algehele succes van uw virtuele gemeentehuizen ernstig beïnvloeden. U wilt een gebruiksvriendelijk platform met hoge functionaliteit dat uw vergadering in het stadhuis zal verbeteren. De mogelijkheid om uw sessie op te nemen, uw scherm te delen en live publieksdeelname uit te nodigen is ook van fundamenteel belang. Sommige opties omvatten Google Meets, Webex, Zoom en natuurlijk Riverside.fm.
Neem het niet te serieus
Aangezien u het nieuws en de updates van uw organisatie deelt, lijkt het misschien meer op een zakelijke bijeenkomst, maar dat is het niet! Dit is een kans om een meer ontspannen sfeer in de gemeenschap te creëren en transparantie te creëren door middel van open dialoog tussen verschillende belanghebbenden in uw bedrijf. Je hebt meer kans op een vruchtbare gemeentehuisvergadering als het meer ontspannen is.
Zorg ervoor dat uw medewerkers zich op hun gemak en gewaardeerd voelen
Om echt maximale waarde te halen uit uw vergaderingen in het stadhuis, moeten uw medewerkers zich op hun gemak voelen bij het bijwonen en spreken. Dit komt door een mix van de sfeer binnen de vergadering en hoe ze zich voelen. Zorg er zoveel mogelijk voor dat uw medewerkers zich zeer gewaardeerd voelen wanneer ze uw virtuele gemeentehuis bezoeken. Dit doe je door ervoor te zorgen dat iedereen aan het woord komt en door bijvoorbeeld de prestaties van medewerkers te benadrukken.
Veranderen en aanpassen waar nodig
Wees niet bang om de manier waarop u uw gemeentehuisvergaderingen doet te veranderen als u merkt dat iets niet voor u werkt. Zoals we eerder zeiden, moet u klaar zijn om uw vergaderingen aan te passen aan wat uw werknemers nodig hebben en willen, in plaats van vast te houden aan wat u weet.
Een gemeentehuisvergadering houden met Riverside
Riverside.fm is ontworpen om uw leven gemakkelijker te maken. Het leiden van een gemeentehuisvergadering is al stressvol genoeg, dus waarom zou u de krachtige tools van Riverside.fm niet gebruiken om er een zo soepel mogelijke ervaring van te maken?
Gebruiksvriendelijk
Als het gaat om het runnen van uw gemeentehuis, wilt u niet worden opgehouden door onhandige of onhandige technologie. Riverside.fm is ontworpen om het proces zo naadloos mogelijk te laten verlopen. Lid worden van uw virtuele gemeentehuis is net zo eenvoudig als klikken op de uitnodigingslink, en uw mede-hosts of publiek hoeven geen account aan te maken of extra software te downloaden.
Krachtige functies
Dankzij het brede scala aan functies van Riverside kunt u uw virtuele stadhuis uw eigen maken. Deel uw scherm om uw medewerkers extra middelen te tonen, voeg geluid en andere media toe aan uw sessie met behulp van het Media Board, en nodig zelfs medewerkers als het ware 'op het podium' uit door gebruik te maken van de live publieksinbelfunctie . De wereld ligt aan je voeten met Riverside.fm.
HD-opname
Helaas is het bijna onmogelijk om al uw medewerkers tegelijk aan het bellen te krijgen. Gelukkig neemt Riverside.fm automatisch lokaal op in full HD, zodat je de opname van het gemeentehuis kunt delen met iedereen die hem heeft gemist.
Progressief uploaden naar de cloud
U hoeft niet langer uren te wachten voordat de opname van uw gemeentehuisvergadering online beschikbaar is om te delen. Riverside uploadt alle bestanden naar de cloud terwijl u opneemt, dus tegen de tijd dat u klaar bent, is alles binnen enkele minuten klaar om te delen. Dit voorkomt ook computercrashes of storingen waardoor u uw opnamen kwijtraakt.
Eenvoudige merkaanpassing
Als u uw stadhuisvergaderingen openbaar wilt delen, of zelfs alleen binnen het bedrijf, is het nooit een slecht idee om alles professioneel en consistent te houden met het merk van uw organisatie. De Magic Editor van Riverside helpt u hierbij met eenvoudige lay-outs en aangepaste achtergronden en logo's die passen bij de branding van uw organisatie.
3 belangrijke tools om op te nemen in uw virtuele stadhuisvergaderingen
Scherm delen
Maak uw gemeentehuisvergadering interactiever en boeiender door de functie voor het delen van schermen te gebruiken. U kunt kiezen voor een eenvoudige PowerPoint-presentatie die de discussie versterkt, video's afspelen of een bepaald proces demonstreren. Wat je ook laat zien, het toegevoegde visuele element is een effectieve manier om te versterken wat je zegt en om je medewerkers geïnteresseerd te houden.
Live peilingen/enquêtes
Stadhuisvergaderingen staan tenslotte in het teken van uw medewerkers. Moedig hun deelname aan door hen uit te nodigen hun mening te geven via live polls of enquêtes. Dit is een geweldige manier om uw publiek bij de gemeentehuisvergadering te betrekken en ze echt het gevoel te geven dat hun stem belangrijk is.
HD-opname
De mogelijkheid om uw gemeentehuisvergadering lokaal op te nemen in full HD mag niet over het hoofd worden gezien. Zoals we eerder zeiden, is dit een geweldige manier om de vergadering te delen met degenen die er niet bij konden zijn.
Veelgestelde vragen
Wat is een ander woord voor een gemeentehuisvergadering?
Alle organisaties verwijzen naar hun gemeentehuisvergaderingen een beetje anders. Misschien kom je sommige mensen tegen die het meer letterlijk een 'organisatiebrede bijeenkomst' noemen, terwijl anderen het misschien een maandelijkse 'catchup' noemen. Je kunt er echt voor kiezen om het te noemen zoals je wilt.
Wat is een belangrijk effect van deelname aan gemeentehuisbijeenkomsten?
Verreweg het belangrijkste effect van deelname aan gemeentehuisvergaderingen is een groter gemeenschapsgevoel en teamgeest. Bovendien zullen werknemers het gevoel hebben dat ze een waardevol onderdeel zijn van een groter geheel, wat wonderen kan doen voor de motivatie op het werk.
Hoe maak je een gemeentehuis leuk?
Zorg er allereerst voor dat u ons advies opvolgt om een meer ontspannen sfeer in uw gemeentehuis te creëren. U kunt er ook voor kiezen om in het begin een deel van de vergadering te reserveren voor ijsbrekeractiviteiten of meer persoonlijke updates met een humoristisch randje.