12 do's en don'ts van succesvolle etiquette voor videogesprekken

Als uw organisatie is zoals de meeste bedrijven over de hele wereld, besteedt u de laatste tijd veel tijd aan Zoom, Google Hangouts Meet, GoToMeeting of Skype. Deze externe videogesprekken zijn cruciaal in een tijd waarin we niet face-to-face kunnen samenwerken, maar de digitale tools hebben hun eigen eigenaardigheden en uitdagingen.

Gelukkig zijn er veel tips en trucs om u te helpen bij het navigeren door videoconferentiegesprekken, maar ze zijn niet allemaal intuïtief. Om u te behoeden voor blunders in videochats en om uw team op één lijn te brengen met best practices, delen we onze 12 belangrijkste do's en don'ts van succesvolle videogespreketiquette.

Laten we beginnen!

Do's van videogespreketiquette

1. Test je camera en microfoon van tevoren.

Dit is vooral belangrijk als u een nieuwe softwaretool gebruikt of inlogt vanaf een nieuwe computer. Wanneer u videoconferentiesoftware gaat gebruiken, wordt u vaak geconfronteerd met een spervuur ​​​​van pop-ups die u vragen dit te autoriseren, in te schakelen, enzovoort.

Als je dit niet van tevoren hebt gedaan, wachten alle anderen op je om te worden ingesteld. Als je microfoon het niet doet of je camera niet is ingeschakeld, moeten ze het probleem met je oplossen. Bespaar iedereen de tijd (en bespaar jezelf de schaamte) door dit van tevoren te doen.

2. Kies wel een locatie met goede verlichting.

Verlichting is essentieel voor videogesprekken, dus houd rekening met de manier waarop het licht op uw werkruimte valt. In het ideale geval wilt u in de buurt van natuurlijk licht zijn, maar zonder dat er direct fel licht op u schijnt. Als dit niet mogelijk is op de locatie waar u het meeste van uw werk doet, overweeg dan om een ​​andere ruimte in uw huis (zoals de eettafel of een aanrechtblad) toe te wijzen als uw videogespreksruimte.

Mijn truc voor het beoordelen van verlichting is om Photo Booth te openen (op een pc kun je een test van je webcamcamera uitvoeren of een andere foto-app gebruiken) om er zeker van te zijn dat de verlichting er ongeveer tien minuten voordat het gesprek begint goed uitziet. Ik doe dit elke dag (iets meerdere keren per dag) om er zeker van te zijn dat als het licht verandert, ik weet wanneer ik een gordijn moet sluiten of een lamp moet aandoen om alles er normaler uit te laten zien.

3. Stel jezelf voor voordat je begint te praten.

Tenzij je ongelooflijk bekend bent met iedereen in het gesprek (je werkt bijvoorbeeld dagelijks samen), stel jezelf aan het begin van het gesprek voor. Dit helpt bij het zetten van gezichten bij namen en het vergemakkelijken van teambinding op afstand.

(Bonustip :Als u deelneemt aan een telefonische vergadering zonder video, moet je jezelf nog vaker voorstellen. Niet iedereen zal je alleen aan je stem herkennen, dus het kan handig zijn om iets te zeggen als:"Dit is John - tot op dat moment denk ik..." om iedereen te laten weten welke opmerkingen van elke persoon komen.)

4. Kleed je gepast (tenminste vanaf de taille!).

Ja, een van de onuitgesproken voordelen van op afstand werken is dat je technisch je hoeft je joggingbroek niet uit te doen. Maar als u videogesprekken voert, kunnen uw collega's of klanten u ten minste vanaf uw middel zien.

Blijf in je joggingbroek als het moet, maar kleed je er bovenop in normale werkkleding om de professionaliteit te behouden die iedereen verwacht. Het is het gemakkelijkst om dit 's ochtends als eerste te doen, zelfs als u nog geen oproepen heeft gepland, omdat u nooit weet wanneer u wordt gevraagd om op een oproep te springen.

5. Demp jezelf of minimaliseer je achtergrondgeluid.

Het is een goede gewoonte om jezelf te dempen wanneer je niet spreekt, zodat andere deelnemers geen achtergrondgeluid in je ruimte hoeven te horen. Achtergrondgeluid kan het geluid zijn van u aan het typen, uw kind dat uw naam roept vanuit de kamer ernaast, een sirene die door de straat loeit, of een aantal andere afleidingen.

Als je maar sporadisch praat, maak dan kennis met de mute-knop en gebruik deze wanneer iemand anders de touwtjes in handen heeft. Als u het grootste deel van het gesprek moet praten en zelf dempen niet zo logisch is, doe dan uw deel om achtergrondgeluid te elimineren voordat het gesprek begint.

6. Waarschuw iedereen om je heen dat je in gesprek bent.

Over het elimineren van achtergrondgeluid gesproken, als u in dezelfde ruimte werkt als andere mensen, moet u hen laten weten dat u op het punt staat een videogesprek te voeren. We hebben allemaal horrorverhalen gehoord over een significante ander die in hun ondergoed achter de camera loopt of een kind dat ongevraagd de kamer in rent.

Nu we toch bezig zijn, is dit misschien een goed moment om huisdieren uit de kamer te houden waar u werkt. Als uw huisdieren zoiets als de mijne zijn, is een laptop slechts een open uitnodiging om gezellig bij het bureau te komen. Hoewel iedereen het af en toe op prijs stelt om een ​​goed huisdier te zien, moet je Fluffy buitensluiten als je denkt dat hij een belangrijke afleiding zal zijn.

Don'ts van videogespreketiquette

7. Start geen spontaan videogesprek zonder waarschuwing.

Er is een reden waarom mensen geen ongeplande FaceTime-oproepen beantwoorden, en dezelfde logica is van toepassing op de werkruimte. Iemand verrassen met een videogesprek is de doodzonde van video-etiquette.

Om dit te voorkomen, stuur je een snel chatbericht of e-mail om een ​​waarschuwing te geven en krijg je een expliciete toestemming voordat je de videochat start. Als je geen antwoord krijgt, probeer dan eerst een telefoontje en schakel dan over naar video. Niemand wil voor de camera worden betrapt.

8. Kom niet te laat.

Deze zou vanzelfsprekend moeten zijn, maar kom niet te laat! Sommige mensen beschouwen videogesprekken als minder officieel dan correspondentie op kantoor, maar er is geen reden voor dat onderscheid.

U neemt kostbare tijd in beslag die uw collega's en klanten voor andere taken zouden kunnen gebruiken, dus behandel een videogesprek net zo serieus als een vergadering op kantoor en kom op tijd.

9. Vertrouw niet op lichaamstaal om je punt te maken.

Aan alle 'ik praat met mijn handen'-mensen die er zijn:ja, je kunt nog steeds gebaren en andere lichaamstaal-aanwijzingen gebruiken om je boodschap te versterken, maar deze bewegingen leiden meer af tijdens een videogesprek dan in het echt.

Probeer bewegingen waar mogelijk tot een minimum te beperken en gebruik zeker geen lichaamstaal of gebaren om een ​​punt te maken dat u niet verbaal maakt. Als u bijvoorbeeld naar een grafiek achter u wijst, moet u mondeling uitleggen naar welke grafiek u verwijst. Je kunt er niet van uitgaan dat ieders ogen op het scherm zijn geplakt, dus leg het opnieuw in woorden uit wanneer je een gebaar maakt dat bijzonder belangrijk is.

10. Onderbreek niet wanneer iemand anders aan het praten is.

Dit zou vanzelfsprekend moeten zijn, want het is net zo belangrijk in de echte wereld als bij videogesprekken, maar onderbreek andere mensen niet terwijl ze praten. Naast het gebruikelijke gebrek aan respect en verwarring kan het bij een videogesprek ruis veroorzaken of ervoor zorgen dat de audio anderszins vervormd raakt.

U kunt per ongeluk over iemand heen praten als u allebei tegelijk begint te praten, maar corrigeer dit zo snel mogelijk en geef één persoon het woord. Anders kan niemand u toch horen, dus het is in uw eigen belang om onderbrekingen uit te stellen en één persoon tegelijk te laten spreken.

11. Multitask niet op de achtergrond.

Videovergaderingen (zoals alle vergaderingen) zijn niet het moment om bij te praten over e-mail, door nieuwsfeeds van sociale media te bladeren of ander werk te doen dat niet relevant is voor de vergadering waarin u zich bevindt. Het kan moeilijker zijn om gefocust te blijven tijdens een virtuele vergadering, maar het is nog belangrijker omdat het moeilijker is om de kamer te lezen over wat belangrijk is, wanneer uw mening nodig zal zijn, enzovoort.

Ook bij videogesprekken is het gemakkelijker om te zien wie er niet oplet. Als je niet gedempt bent, kan iedereen je op de achtergrond horen typen. Zelfs als je dat bent, is het verschil tussen iemands gezicht wanneer ze naar een e-mail of een webbrowser staren en wanneer ze aandachtig luisteren, duidelijk. Wees niet deze persoon. Besteed aandacht aan de vergadering die voor je ligt en doe de andere dingen zodra deze voorbij is.

12. Vergeet niet de chat uit te zetten als je klaar bent.

Zorg er ten slotte voor dat je de chat correct afsluit of je camera en microfoon uitschakelt als je klaar bent. De meeste platforms sluiten iedereen uit de vergaderruimte zodra de host van de vergadering of de eerste deelnemer het venster sluit, maar ze werken niet allemaal op die manier.

Om uw privacy te behouden nadat het gesprek is beëindigd, moet u ervoor zorgen dat u het gespreksvenster sluit. Een manier om dit op een Mac (en sommige pc's) op te lossen, is door te controleren of het lampje van uw webcamcamera nog brandt. Als het indicatielampje nog steeds brandt, staat je camera nog steeds aan en moet je controleren of je het gesprek correct hebt verlaten.