Als je dat nog niet hebt gedaan, laat dit dan het moment zijn waarop je ontdekt dat videocommunicatie een van de handigste hulpmiddelen van het moderne werk is.
Ik ben ervan overtuigd dat het uw tijd waard zal zijn.
Het afgelopen jaar dwong velen van ons het kantoor te verlaten en naar externe werkomgevingen te gaan waar we nieuwe manieren moesten vinden om de productiviteit en betrokkenheid van co-locatie te behouden.
Het gebruik van video op het werk bleek een van de beste manieren om dit te doen.
Nu we geconfronteerd worden met een naderende terugkeer naar kantoren, is het goed om na te denken over wat we zouden willen onthouden van de dagen dat we in thuiskantoren, logeerkamers, kelders en eetkamers werken.
Video als een alledaags communicatiemiddel is misschien wel een van die dingen.
Hier zijn zes redenen waarom uw bedrijf, zelfs als u weer naar kantoor gaat, elke dag video moet gebruiken.
1. Creëer een gedeeld doel en begrip
Een gemeenschappelijk doel is cruciaal voor het bereiken van organisatiedoelen. Om het in een team of bedrijf in te voeren, is duidelijke en consistente communicatie nodig, te beginnen met de CEO en senior leiders, tot en met het management.
Wanneer werknemers het doel, de doelen, de berichtgeving en de marktpositionering van een bedrijf of organisatie begrijpen, zijn ze het best uitgerust om hun functionele rollen aan te pakken.
Het gebruik van video om belangrijke informatie te verspreiden is een van de beste manieren om het soort gemeenschappelijk begrip te kweken dat organisaties verheft.
Vergaderingen, e-mails, verslagen en gesprekken kunnen effectief zijn, maar elk heeft zijn nadelen. Mensen vallen uit tijdens vergaderingen en presentaties. E-mails en documenten worden vaak afgeroomd voor belangrijke details. En hoewel gesprekken geweldig zijn, kun je niet vertrouwen op spontaniteit als het gaat om het verkondigen van missiekritieke informatie.
Een video opnemen en delen met uw team of bedrijf combineert de formaliteit en kracht van een vergadering met de flexibiliteit van een document of e-mail.
Met een video kun je veel informatie in een gemakkelijk te consumeren pakket stoppen.
Een video is bijvoorbeeld geweldig om de bedrijfsstrategie in een presentatie uit te leggen. Of je combineert data en informatie uit dashboards en systemen die niet iedereen kan inzien of gebruiken.
Een ander goed gebruik is om processen te demonstreren die iedereen in een team of binnen een afdeling moet beheersen.
Aan de andere kant stelt video werknemers, teamleden en partners in staat om informatie in hun eigen tijd en in hun eigen tempo te consumeren.
Als ze een deel missen, kunnen ze het terugdraaien. Als ze de kijktijd wat willen inkorten, kunnen ze de video op 1,5x snelheid afspelen.
En als ze later aan een project werken en een herinnering nodig hebben, kunnen ze terugkeren naar de video, hun geheugen opfrissen en verder werken.
2. Verbeterde duidelijkheid verhoogt de kwaliteit van het werk en minimaliseert de tijd tot voltooiing
Hoewel goed werk in minder tijd altijd het doel is, voelt het vaak alsof we tussen de twee moeten kiezen. "Wil je het snel doen of wil je het goed doen?", luidt het oude gezegde.
Door video te gebruiken om ideeën en taken uit te leggen of om feedback te geven, hoeft u niet meer te kiezen, waardoor bedrijven hun werk sneller en met een hogere kwaliteit kunnen voltooien.
De specificiteit en duidelijkheid van een korte video overtreft die van zelfs de meest welsprekende e-mails, omdat de meeste mensen informatie beter begrijpen als deze visueel wordt gepresenteerd.
Het lijdt geen twijfel waar je naar verwijst als de ontvanger het op hun scherm kan zien terwijl ze naar je uitleg luisteren.
Het komt allemaal neer op minder werkrondes voordat een project of taak is voltooid en minder fouten door miscommunicatie.
3. Haal het meeste uit de tools waarvoor uw bedrijf betaalt
De meeste organisaties investeren in tools en systemen waarmee ze efficiënt zaken kunnen doen en prestaties kunnen bijhouden.
Idealiter hebben zoveel mogelijk mensen toegang tot de inzichten die deze services bieden, zo niet de tools zelf.
Het probleem kan zijn dat kennis over hoe u ze kunt openen en gebruiken niet altijd universeel is.
Er zijn altijd medewerkers die de systemen kunnen doorkruisen en kritieke informatie kunnen ontlenen, maar als u het allemaal aan de experts overlaat, kunnen er knelpunten en problemen met de werkdruk ontstaan.
Je kunt video op twee manieren gebruiken om de dam van expertise te doorbreken.
Moedig eerst experts aan om video's te maken die uitleg geven over de dashboards, interfaces en gegevens waartoe ze toegang hebben, of deze uitleggen.
Ten tweede laat de experts video's maken die laten zien hoe om toegang te krijgen tot de informatie en inzichten. Collega's die deze video's bekijken, leren de processen en technieken en verbeteren hun eigen vaardigheden.
Het democratiseren van de informatie en vaardigheden die horen bij de tools waar uw organisatie geld aan uitgeeft, levert een hogere ROI op en verbetert de prestaties van werknemers en bedrijven.
4. Verminder de stress veroorzaakt door een "altijd online" mentaliteit
Er komt een e-mail binnen en de computer doet het. Dan komt er nog een expresbericht en er klinkt een bel. Gevolgd door nog een bericht of e-mail, en dat allemaal terwijl je aan het videobellen of vergaderen bent.
Het kan een overweldigende ervaring zijn en de "altijd beschikbaar" mentaliteit creëert een drang om alles meteen aan te pakken.
Het gebruik van video kan een beheersbare communicatiestroom creëren door de noodzaak om onmiddellijk een videogesprek te voeren of vragen te beantwoorden, weg te nemen.
In sommige gevallen waar een telefoontje nuttig zou zijn, is een video net zo effectief. Het gemak van het gebruik van video is dat niet iedereen tegelijkertijd beschikbaar hoeft te zijn.
Eén persoon maakt en deelt een video, en degenen die de informatie nodig hebben, kunnen deze bekijken wanneer ze tijd hebben.
De flexibiliteit verlicht stress en kan ervoor zorgen dat werknemers zich op den duur comfortabeler voelen tijdens drukke werkdagen.
📚 Aanbevolen literatuur: 5 Voorbeelden van asynchrone communicatie voor beter werken op afstand5. Minder conversatie, meer uitvoering
Op het werk praten we veel. Over het algemeen is dat een goede zaak. Discussie is waar ideeën worden gevormd, plannen worden opgesteld en beslissingen worden genomen.
Maar er kan teveel gepraat worden.
Zoals wanneer je iets probeert te bepalen via sms-berichten of e-mail, wat vaak neerkomt op een langdurig heen en weer van het stellen van een vraag, het ontvangen van een verhelderend antwoord en het stellen van een volgende vraag.
In plaats daarvan snijden beelden en video's door de mist om duidelijke antwoorden te geven met weinig ruimte voor verkeerde interpretatie.
Een korte video maken met Snagit gaat bijna altijd sneller dan proberen uit te leggen met tekst.
De beste manier om dit te laten gebeuren is door zelf de vonk te zijn. Gebruik Snagit om feedback te geven of nieuwe ideeën te presenteren. Na verloop van tijd zullen anderen het gemak inzien en waarschijnlijk zelf video gaan gebruiken.
6. Sluit de afstand tussen externe medewerkers
Vroeger kon je bij een vraag opstaan, een paar bureaus naar beneden lopen en een collega vragen. Niet zozeer als we allemaal vanuit verschillende locaties werken.
Nu, wanneer die vraag opduikt, voelen velen een steek van angst bij het nadenken over hoe ze de context zullen uitleggen, zodat hun collega een adequaat antwoord kan geven. Er kan zelfs een gevoel van isolement binnensluipen.
Het gebruik van video om uit te leggen en vragen te stellen, herschept de gemakkelijke dynamiek en verbinding van op kantoor zijn.
Neem een korte video op met Snagit.
Stuur het vervolgens, met behulp van een van de vele deeluitgangen, naar een collega via een bedrijfscommunicatiekanaal, zoals Slack. Collega's kunnen de video gemakkelijk bekijken en het nodige antwoord geven, misschien met een eigen video.
Het is net zo goed als naast elkaar zitten zonder de onderbreking of, je weet wel, de noodzaak om in hetzelfde gebouw te zijn.
Laatste gedachten
Pandemie, geen pandemie, werken op afstand en de praktijken die zijn ontwikkeld terwijl het een norm was, verdwijnen niet alleen omdat we naar onze kantoorgebouwen kunnen terugkeren.
We hebben nieuwe ritmes, routines en flexibiliteit, ontwikkeld om te accommoderen en, voor velen, werken op afstand een betere ervaring te maken dan kantoorwerk ooit was.
De meeste werkgevers erkennen deze en andere voordelen van werken op afstand. Als gevolg hiervan zijn ze op zoek naar een nieuwe balans tussen kantoorwerk en werken op afstand.
Dus zelfs als we terugkeren naar onze oude werkplekken, is een van de beste manieren voor bedrijven om door een nieuw tijdperk van flexibele werkformaten te navigeren, het leren gebruiken van video als een effectief communicatiemiddel.
Veelgestelde vragen
Wat is op video gebaseerde communicatie?
Videocommunicatie is de overdracht van informatie via streaming video of asynchroon delen van video. Hiermee kunnen deelnemers communiceren met behulp van audio en video, of ze nu live zijn via een videogesprek of door een video op te nemen en deze te delen.
Videocommunicatie is ideaal om complexe ideeën te delen, feedback te geven of processen te demonstreren. Het is een geweldige manier om presentaties te geven die anderen later kunnen raadplegen of die mogelijk niet persoonlijk aanwezig kunnen zijn.
Asynchrone videocommunicatie kan worden gebruikt om alles te delen, van bedrijfsstrategie tot gegevens en dashboards. Door scherm- en webcameravideo samen te gebruiken, kunt u informatie presenteren met een persoonlijk element.
Asynchrone communicatie is communicatie die niet in realtime plaatsvindt. In plaats van rechtstreeks met een persoon te spreken, wordt een bericht verzonden en reageren ze wanneer ze klaar zijn. Het gebruik van visuals helpt bij het maken van asynchrone communicatie en flexibele en krachtige communicatietechnieken voor drukke kantoren en werknemers.