In de afgelopen twee jaar hebben we honderden webinars, virtuele evenementen, virtuele conferenties en happy hours georganiseerd en bijgewoond. Sommige virtuele evenementen verliepen vlekkeloos, terwijl andere met enkele hobbels in de weg te maken hadden. Ongeacht welke fouten de evenementenindustrie heeft gemaakt, we hebben veel geleerd over virtuele evenementen en zijn samen de hele branche snel blijven groeien en evolueren.
Met alle ervaring uit de eerste hand, opleiding en uitbreiding van middelen, zijn evenementprofessionals nu beter toegerust om beter te presteren virtuele conferenties dan ooit tevoren. Maar hoe ga je van het plannen van een gewone virtuele conferentie naar het plannen van iets boeienders, gedenkwaardigs en opwindends voor je deelnemers?
In dit artikel gaan we in op wat een succesvolle virtuele conferentie maakt en hoe je een geweldige kunt organiseren. Van het heroverwegen van de inhoud en technologie van evenementen tot het strategisch afstemmen op cruciale bedrijfsdoelen, we zullen u begeleiden bij het opzetten van uw beste virtuele conferentie tot nu toe.
In dit artikel
- Maar eerst, wat is een virtuele conferentie?
- De voor- en nadelen van het hosten van een virtuele conferentie
- 5 belangrijke prestatie-indicatoren voor virtuele conferenties
- 8 praktische tips voor virtuele conferenties
Maar eerst, wat is een virtuele conferentie?
Een virtuele conferentie is een online bijeenkomst met meerdere sessies en ervaringen die allemaal gericht zijn op een hoofdonderwerp of idee. Meerdere sessies gaan in op het thema van het evenement en vertellen een verhaal. Van sprekers tot netwerkevenementen, een virtuele conferentie is bedoeld om gasten volledig te betrekken bij een diepere kijk op een enkel focuspunt.
Virtuele conferenties worden vaak vergeleken met webinars, maar het is belangrijk op te merken dat de twee duidelijk verschillende soorten evenementen zijn.
Virtuele conferenties zijn vergelijkbaar met webinars omdat gelijkgestemde deelnemers gemeenschappelijke interesses, carrièretypes en sociale netwerken delen. Een webinar is echter gericht op één specifieke focus en wordt meestal gebruikt voor lesgeven, kennisuitwisseling en professionele groei. En in tegenstelling tot virtuele conferenties, hebben webinars beperkte opties voor interactie met het publiek, met alleen Q&A's en polls om ze in contact te brengen met presentatoren.
Virtuele conferenties zijn bedoeld om het publiek onder te dompelen en hen de mogelijkheid te geven om te beslissen hoe ze willen deelnemen aan de ervaring.
Een voorbeeld hiervan zijn aangepaste schematracks. Met aangepaste schematracks krijgen deelnemers de mogelijkheid om hun eigen een- of meerdaagse evenementenplanning te maken. Ze kunnen kiezen uit verschillende opstellingsopties of hun eigen avontuur kiezen met een doe-het-zelfschema.
Virtuele conferenties zijn ook bedoeld om de betrokkenheidslimieten te verleggen met behulp van een breed scala aan tools. Dit kan eruitzien als polling, live Q&A, chat, een evenement-app, communityfuncties en 1:1-chatervaringen.
De voor- en nadelen van het hosten van een virtuele conferentie
Vraagt u zich af hoe u een virtuele conferentie organiseert en of dit het juiste type evenement is voor uw merk?
Laten we echt zijn. Hoewel er veel voordelen zijn aan het hosten van een virtuele conferentie, zijn er ook enkele nadelen. Houd eerst rekening met de volgende positieve punten voordat u begint met het plannen van uw virtuele conferentiestrategie:
Virtuele conferentieprofessionals
- Flexibele hosting
- Globaal bereik
- Brede luidsprekerpool
- Altijdgroene inhoud
- Gedetailleerde gegevens en statistieken
- Toename van bezoekers aan evenementen
- Minder logistiek
Het beste van virtuele evenementen is dat bezoekers van over de hele wereld kunnen deelnemen zonder het comfort van hun huis te verlaten. Om nog maar te zwijgen over het feit dat streamingsessies jarenlang kunnen worden opgenomen en hergebruikt in andere marketingcontent of on-demand content, waardoor de betrokkenheid nog lang na het einde van de conferentie toeneemt.
En met een virtueel conferentieplatform dat elke minuut betrokkenheidsgegevens verzamelt, heb je meer inzicht in het publiekstraject binnen handbereik. Deze gegevens helpen u uiteindelijk om betere zakelijke beslissingen te nemen en, natuurlijk, erachter te komen hoe u betere virtuele conferenties kunt organiseren.
Virtuele conferentie nadelen
- Minder kans op betrokkenheid in vergelijking met persoonlijke evenementen
- Gebrek aan menselijk contact/verbinding
- Beperkte sponsormogelijkheden
- Toename in technische behoeften
- Overmatige gegevensverzameling
Menselijke connectie en toevallige botsingen zijn een essentieel onderdeel van evenementervaringen. Hoezeer we ook hebben geprobeerd om de menselijke verbinding virtueel te herstellen, er is echt geen vervanging voor het leren kennen van iemand in het echte leven. Sponsors weten dit ook, wat het potentieel heeft om het moeilijker te maken om ze aan boord te krijgen, vooral omdat persoonlijke evenementen terugkeren.
Naast het vinden van momenten om bezoekers van evenementen met elkaar in contact te brengen, vereisen virtuele conferenties meer technologie en planning, wat tijd en middelen kost om op te zetten.
Ten slotte genereren virtuele conferenties veel data. En hoewel meer gegevensverzameling kan zorgen voor betere transparantie en inzicht in de vraag of u belangrijke doelen hebt bereikt of een betekenisvolle impact hebt gemaakt, is het net zo belangrijk om te begrijpen hoe gegevens moeten worden geïnterpreteerd, hoe gegevens moeten worden gecontroleerd en hoe gegevens kunnen worden gebruikt om beslissingen te nemen. Als u van tevoren weet op welke virtuele conferentiestrategieën en KPI's u zich richt, kunt u het meeste uit elk gehost evenement halen.
5 belangrijke prestatie-indicatoren voor virtuele conferenties
Virtuele conferenties maken het gemakkelijker om meer gegevens en inzichten vast te leggen, waaronder registraties, aanwezigheid, publieksbetrokkenheid, gemiddelde kijktijd voor inhoud en meer. Dit komt omdat platforms voor virtuele evenementen marketeers niet alleen in staat stellen om evenementen te livestreamen, maar ook om deelnemers te verbinden en boeiende ervaringen te stimuleren. Uw virtuele evenementenplatform naar keuze zou u moeten helpen het bezoekerstraject te volgen en u een berg aan inzichtelijke gegevens te geven om uw marketing- en verkoopdoelen te bereiken.
Maar welke gegevens heb je eigenlijk nodig?
Als onderdeel van uw virtuele conferentiestrategie wilt u rekening houden met uw key performance indicators of KPI's. Deze prestatie-indicatoren kunnen u helpen bepalen waar u tijd en middelen moet investeren en u helpen te begrijpen of u uw doelen bereikt. Als je al eerder een virtuele conferentie hebt gedaan, geweldig! Eerdere gebeurtenissen kunnen als maatstaf dienen.
Maar maak je geen zorgen als je helemaal opnieuw begint en hulp nodig hebt bij het uitzoeken hoe je een virtuele conferentie organiseert! We hebben een paar belangrijke prestatie-indicatoren die u zou moeten overwegen bij uw volgende evenement.
Aanwezigheidsregistratie vs. aanwezigheid
Veel deelnemers melden zich aan voor een virtueel evenement om het later te bekijken. In feite zegt 68% van de aanwezigen dat ze de inhoud van evenementen die ze hebben bijgewoond, opnieuw bekijken. Deze Netflix-stijl van kijken op aanvraag is overgegaan in alle andere virtuele ervaringen, waardoor er minder urgentie is om live te kijken. Dus voordat je de datum vaststelt, moet je bepalen of het totale aantal registraties (zowel live als rewatch) of alleen live-aanwezigheid een indicator is voor het succes van een evenement.
Tevredenheid van de aanwezigen
Wanneer u besluit of uw conferentie de virtuele route of de hybride evenementroute moet volgen, kijk dan naar uw publiek voor het antwoord. Jij kent je publiek het beste en net zoals een tv-producent zijn kijkers overweegt voordat hij karakterbeslissingen neemt, moet je ook rekening houden met je evenementpubliek voordat hij beslissingen neemt over contentplanning en productie.
Om dit te doen, stuur je een pre- conferentie-enquête om inzicht te krijgen in wat uw publiek wil, zodat u precies dat kunt leveren. Hetzelfde geldt voor de tevredenheid na de conferentie. Terwijl uw virtuele conferentie nog vers in het geheugen ligt, kunt u een enquête na de conferentie plannen om de reacties zo tijdig en nauwkeurig mogelijk te houden.
Contentbetrokkenheid
Voor een publiek dat graag in contact komt met aanbevolen experts en met elkaar, zorg ervoor dat u profiteert van alles wat uw virtuele platform te bieden heeft. Om het feest op gang te brengen, creëert u omgevingen die de live- en afspeelervaring kunnen verbeteren door middel van activiteiten waarvoor gasten actie moeten ondernemen.
Chat, polling en Q&A klaren meestal de klus, maar uw strategie moet er ook echt op gericht zijn om de weg vrij te maken voor netwerken. Conferenties zijn immers ook waar zakelijke connecties en spannende nieuwe kansen plaatsvinden. Zorg er dus voor dat je virtuele ruimtes creëert om deze gesprekken te ondersteunen door middel van boeiende activiteiten en functies.
Leads genereren voor sponsoring
Alsof het jaar na jaar creatiever worden met je evenementenplan nog niet genoeg druk was, dwingen virtuele conferenties je om ook op het gebied van sponsoring buiten de gebaande paden te denken.
Virtuele stands en gesponsorde sessies zijn de meest voorkomende opties. Maar als je de aanwezigheid van sponsoring echt wilt verbeteren, moet je tussen de sessies innovatieve momenten inbouwen. Dit kan lijken op interstitials, dit zijn hapklare video's die u kunnen helpen bij de overgang van het ene workshopsegment naar het andere. Je kunt zelfs virtuele swag bags sturen met sponsoraanbiedingen waarvoor aanwezigheidsdeelname vereist is.
Wat u ook kiest, sponsoractiviteiten moeten een call-to-action hebben die elke gast ertoe aanzet een marketinggekwalificeerde lead (MQL) te worden. En dus weet je, alleen omdat een deelnemer het evenement live heeft bekeken, maakt hem dat nog geen MQL. In plaats daarvan moet je KPI's kiezen die weerspiegelen wat een kwaliteits-MQL betekent voor je evenement en van daaruit verder gaan.
Inkomsten
Uiteindelijk draait het allemaal om die return on investment of ROI. Als alles is gezegd en gedaan, moet u bewijzen dat uw virtuele conferentie winst heeft gemaakt. Omdat u een virtuele conferentie organiseert in plaats van een fysieke, elimineert u al reis-, catering- en leveranciersstandkosten. U zult die regelitems echter waarschijnlijk inruilen voor belangrijke toevoegingen zoals audiovisuele en productieteams, om nog maar te zwijgen van uw nieuwe abonnement op de virtuele platformsoftware.
Dit alles kan snel oplopen. Veel evenementplanners financieren hun virtuele conferentie liever via sponsoring. Het is belangrijk om in gedachten te houden dat het verkopen van tickets een acceptabel en vaak verwacht onderdeel van de ervaring is. De kaartverkoop zal niet alleen de omzet verhogen, maar ze zullen de aanwezigen ook een idee geven van de waarde die uw virtuele conferentie kan bieden.
Zolang je al je marketingbeloften waarmaakt, zullen je gasten ook volgend jaar met veel plezier voor nog een ticket betalen. Dit alles om te zeggen, schuw dit aspect van uw virtuele conferentieplanning niet. Het is misschien wel de belangrijkste KPI-booster die je hebt.
8 praktische tips voor virtuele conferenties
Klaar om live te gaan? We hebben een lijst samengesteld met onze best practices om u te helpen uw beste virtuele conferentie tot nu toe te lanceren.
1. Selecteer je technologie
Om een geweldig virtueel evenement te lanceren, moet je je technologie en tools beoordelen om er zeker van te zijn dat je alles hebt om live te gaan. Er zijn veel tools waarmee u uw virtuele conferentie live kunt streamen, maar u moet strategisch nadenken over hoe de ervaring eruitziet en aanvoelt voor uw publiek. Om u te helpen bij het kiezen van het juiste virtuele platform, kunt u proberen uzelf in de mindset van uw deelnemers te verplaatsen.
Stel uzelf de volgende vragen:
- Hoe zou jij je een best-in-class deelnemersreis voorstellen?
- Hoe ziet de inhoud van je evenement eruit?
- Hoe zullen deelnemers omgaan met sprekers en met elkaar?
- Hoe moeten sponsors toegang krijgen tot het evenement?
- Hoe naadloos is het voor sprekers om deel te nemen aan hun sessies?
Naast het denken vanuit het perspectief van uw publiek, heeft u ook een tool nodig die het proces van het plannen en hosten van een virtuele conferentie voor uw team gemakkelijker maakt.
We raden u aan te zoeken naar functies die het volgende omvatten:
- Aanwezigheidsregistratie en volgen
- Hulpprogramma's voor evenementregistratie en merkaanpassing
- Een gecentraliseerde en gemakkelijk toegankelijke virtuele platformhub
- Opties voor publieksbetrokkenheid (denk aan polls, enquêtes, chat, Q&A, enz.)
- Browser-gebaseerde productietool
- Mediabibliotheken of opslag
- Bekijken op aanvraag
2. Overweeg uw conferentieformaat
Volgens een recent Vimeo-onderzoek vindt 70% van de respondenten dat een webinar een uur of minder moet duren. Als dat is hoe het publiek over een webinar denkt, moet een virtuele conferentie ook aan de korte kant zijn. Veel inhoud? Succesvolle, meerdaagse evenementen vol virtuele sessies en programma's? Dat is ook geweldig. Om een virtuele conferentie-ervaring te creëren die de aandacht van uw publiek vasthoudt, raden we u aan uw looptijd in te korten om u te concentreren op de grootste hits.
Als je nog steeds een sterke voorkeur hebt voor het hosten van een virtuele conferentie met sessies van langer dan een uur (en gegevens hebt van je andere evenementen die bewijzen dat het werkt voor je publiek), horen we je. Houd er echter rekening mee dat de verwachtingen van het publiek zijn veranderd. Velen worstelen met digitale vermoeidheid nadat ze de afgelopen jaren snel overgingen naar meer tijd online doorgebracht.
Sindsdien zijn veel virtuele conferenties zelfs vooraf opgenomen in plaats van live. Hoewel vooraf opgenomen sessies in het verleden misschien niet als een steunpilaar werden beschouwd, is het nu een geprefereerde en succesvolle strategie geworden voor veel eventprofessionals. Deelnemers hebben meer vrijheid om naar uw conferentie te kijken wanneer ze er zin in hebben, wat leidt tot betere ervaringen en betrokkenheid voor beide partijen.
Kortom, wat een jaar of twee eerder werkte, werkt dit jaar misschien niet als het gaat om de duur van de sessie.
3. Kies uw conferentie-inhoud
We hebben onlangs een toename gezien van vooraf opgenomen video's die exclusief voor virtuele conferenties zijn gemaakt. En terecht:ze voegen een leuke touch toe aan je geplande programmering, bieden volop mogelijkheden om na de conferentie nog eens terug te kijken, en ze bieden misschien zelfs meer mogelijkheden voor creatieve expressie dan livevideo's.
De vangst is dat video-inhoud voor conferenties tijd en een productiebudget kost om te maken. We zijn echter ondubbelzinnig van mening dat video de juiste keuze is als het gaat om het kiezen van uw conferentie-inhoud. Door verschillende manieren toe te voegen om evenementinhoud weer te geven met afbeeldingen, diavoorstellingen, video's, meerdere live sprekers en interstitial-inhoud, kan een dynamische en boeiende ervaring worden gecreëerd in plaats van een enkele statische afbeelding of diavoorstelling.
En hoewel tools zoals traditionele dia's geweldig zijn voor informatieve sessies, weten we in ieder geval dat video langer de aandacht vasthoudt gezien de looptijd. Ze bieden ook een manier om meer diepgaande informatie te communiceren dan een enkele PDF alleen kan bieden. Om nog maar te zwijgen van het feit dat inhoud van videoconferenties een showcase kan zijn van uw opwindende sprekers, beste partners en favoriete klanten op een manier die een infographic gewoon niet kan.
Als je het nog steeds niet zeker weet, kijk dan naar het gedrag van je publiek en gebruik die informatie om de conferentie-inhoud te kiezen die het beste bij hen past.
4. Upgrade-interactie (voor aanwezigen en sponsors)
Je hebt dus een chatbox. Super goed! Belangstellenden kunnen via Q&A vragen stellen. Prachtig! Maar verbinden de aanwezigen met elkaar? Werken ze samen met sponsors? Of nog beter, maken de aanwezigen thuis deel uit van de virtuele conferentie?
Om uw publiek echt onder te dompelen en de betrokkenheid te vergroten, moet u gewillige deelnemers op het scherm brengen. Geef ze de kans om bij te dragen aan uw evenement, net zoals ze zouden doen voor een persoonlijke vraag-en-antwoordsessie. Dit verbetert de basischatervaring en bevordert echte netwerkmogelijkheden.
Een gemakkelijke manier om de betrokkenheid te verbeteren, vooral voor sponsors, is door een paar digitale breakout-ruimtes te creëren waar bezoekers tijdens het evenement op hun gemak toegang toe hebben. Ze helpen individuen niet alleen een-op-een met elkaar in contact te komen, maar breakout-ruimtes kunnen ook worden gesponsord, beheerd of bijgewoond door uw partners, waardoor ze ook hun zichtbaarheid kunnen vergroten.
Kortom, doe je best om open ruimtes te creëren en laat bezoekers kiezen hoe ze willen deelnemen.
5. Zoek kwaliteitssprekers
Wist u dat 64% van de deelnemers het ermee eens is dat het zien van hoogwaardige sprekers op de conferentie hen aanmoedigt zich aan te melden voor evenementen? Maar wat is een kwaliteitsluidspreker eigenlijk?
Met een close en persoonlijk beeld van sprekers in een virtuele conferentieomgeving, zijn charisma en vertrouwen de sleutel tot het behouden van die goede oude betrokkenheid. Je kunt een spreker hebben van een geweldig bedrijf met een geweldige titel, maar als ze geen opwindende sessie kunnen geven, verlies je je publiek.
In veel gevallen werken eventprofessionals met sprekers aan hun virtuele content. Dat omvat nauw samenwerken door vragen tijdig te beantwoorden, revisieverzoeken te doen, een geweldige sprekerservaring te bieden en alle sprekers klaar te stomen voor het hoofdevenement.
Wanneer u virtueel gaat, is de hoop dat uw conferentie een uniforme ervaring zal creëren voor alle sprekers, ongeacht hoe divers hun onderwerp is. Net zoals het bekijken van back-to-back nieuwssegmenten of een film met scène na scène, moeten virtuele conferenties de inhoud van elke spreker samenbrengen in één samenhangende verhaallijn. En in plaats van een collegezaallengte verwijderd te zijn van de spreker op het podium, staat het verhaal nu centraal op een computerscherm. Dat betekent dat elk klein detail te zien is. Uw team is verantwoordelijk voor het vormgeven van elk minuutelement, van moment tot moment, zodat het prachtig samenkomt.
Dat alles om te zeggen dat als je de line-up van de dromen van je publiek wilt bouwen, je de juiste tool nodig hebt om het proces te stroomlijnen. Dat omvat het verzenden van aanbiedingen, het beoordelen van presentaties, het organiseren van de hele groep en alles daartussenin. Dit is nog een reden waarom u een virtuele platformtool moet beveiligen die gestroomlijnde workflows en taakautomatisering biedt. Op die manier kunnen u en uw team zich concentreren op het centraliseren van de communicatie met sprekers, ervoor zorgen dat uw gasten en hun materiaal in de beste vorm zijn en de best mogelijke inhoudservaring bieden tijdens uw virtuele conferenties.
6. Investeer in ondersteuning voor evenementen
Dit kan voor sommigen als een schok komen, maar virtuele conferenties zijn niet alleen een plug-and-play-situatie. In veel gevallen hebben ze een productieteam nodig om externe luidsprekers en de bandbreedte van de deelnemers te ondersteunen en om te draaien zoals een televisieprogramma zou doen. Hoe weet je of je een productieteam nodig hebt? Vraag jezelf af:
- Ben ik van plan om video op te nemen als onderdeel van of tussen sessies door?
- Heb ik externe sprekers die een presentatie delen?
- Ben ik van plan om live en vooraf opgenomen inhoud te mixen?
- Ben ik van plan om muziek af te spelen en/of afbeeldingen van welke aard dan ook op het scherm weer te geven?
- Heb ik microfoons nodig? Meer dan één camera? Een teleprompter?
- Heb ik iemand nodig die stand-by staat om problemen met streaming op te lossen?
Als je ja hebt geantwoord op deze virtuele basisvragen, raden we je ten zeerste aan te investeren in een productieteam om je te helpen bij het opzetten, oplossen van problemen, oefenen en back-uppen van elk aspect van je evenementtechnologie.
7. Follow-up voor feedback
Het evenement eindigde en het publiek leek ervan te genieten. Wat nu?
Als je de volgende keer een nog betere virtuele conferentie wilt maken (en als je dit leest, weten we dat je dat doet), is het tijd om proactief om feedback te vragen van alle deelnemers. De beste manier om deze oefening zo nuttig mogelijk te maken, is door betere vragen te stellen in uw enquête na het evenement.
Om betere vragen te stellen, moet u zich concentreren op het leren kennen van de algemene ervaring en perspectieven van de aanwezigen, leveranciers en sponsors van het evenement. Om feedback bruikbaar te maken, raden we aan af te stappen van op gevoelens gebaseerde vragen (bijv. "Heb je genoten van het evenement?") en je te verdiepen in praktische, gedetailleerde details over hoe het proces voor hen was.
Als het bijvoorbeeld je doel is om meer aanmeldingen of evenementregistraties te krijgen, overweeg dan om vragen te stellen over hun registratie-ervaring. Was de algemene e-mailcommunicatie om toegang te krijgen tot het virtuele platform gemakkelijk te volgen? Deze vragen lijken misschien wat technisch, maar dat kan u helpen het succes van uw virtuele tools te meten.
We moedigen evenementenplanners ook aan om te vragen wat er verbeterd moet worden. Als doorgewinterde eventprofessionals kunnen we natuurlijk om onze eigen redenen weerstand bieden aan het veranderen van aspecten van programma's. Maar met virtuele conferenties en de unieke deelnemersprofielen van vandaag, is het essentieel om op feedback te reageren. Gebruik feedback als een kans om open te staan voor verandering, toegang te krijgen tot nieuwe groeimogelijkheden en vriendelijk advies van deelnemers aan het evenement op te volgen om het volgend jaar nog beter te maken.
8. Gebruik inhoud opnieuw met weergave op aanvraag
Meer dan de helft van alle virtuele bezoekers (68%) deelt dat ze inhoud van evenementen waarvoor ze zich in het verleden hebben geregistreerd, opnieuw bekijken. Dat is zo geweldig aan een virtuele conferentie:het leeft voort. In tegenstelling tot persoonlijke evenementen, waar de ervaring één en klaar is, kan inhoud van uw virtuele conferentie jarenlang opnieuw worden bekeken en opnieuw worden gebruikt.
Om uw ervaring op aanvraag te verbeteren, kunt u overwegen uw virtuele inhoud te gebruiken als aanvulling op of om marketingcampagnes te lanceren. Dit omvat gated e-boeken, whitepapers, casestudy's en hoogtepunten van klanten, tips en trucs, LinkedIn-videoclips tot citaten voor de bestemmingspagina van het evenement van volgend jaar en nog veel meer.
Weet je niet zeker wat de moeite waard is om opnieuw te delen? Bekijk je virtuele evenementgegevens en feedback van bezoekers. Wanneer ze naast elkaar worden beoordeeld, zullen deze twee onschatbare informatiebronnen een duidelijk beeld schetsen van wat werkte, wat niet en waar je publiek echt van hield.
Wie weet word je zelfs geïnspireerd om een geheel nieuwe conferentie te creëren op basis van deze thema's alleen!