Als het om teamcommunicatie gaat, is snelheid soms de belangrijkste factor. Een drukke organisatie kan samen uren en uren werktijd besparen door een eenvoudige vergadering van 30 minuten te organiseren. E-mail- en instant message-oplossingen zoals Slack zijn de beste opties voor dagelijkse interne communicatie, maar zelfs die hebben hun nadelen.
In deze aflevering van The Visual Lounge vertelt Sherri Powers, VP Marketing bij TechSmith hoe videocommunicatie tijd kan besparen.
Korte video's en eenvoudige schermopnamen kunnen de boodschap vaak sneller en efficiënter overbrengen dan e-mail of persoonlijke vergaderingen. Sherri analyseert de wiskunde in deze aflevering om je te laten zien hoeveel tijd je kunt besparen als je video gebruikt.
Het belang van goede communicatie
Goede teamcommunicatie is altijd een must in elke organisatie, vooral als het een grote is met meerdere afdelingen. Het is echter iets waar bedrijven gemakkelijk veel meer tijd aan kunnen besteden dan nodig is.
Als VP Marketing bij TechSmith weet Sherri als geen ander hoe uitdagend het kan zijn om met meerdere afdelingen, leiderschap en het algemene team samen te werken om berichten over te brengen. Een van de grootste uitdagingen is de tijd en hoe lang een eenvoudige vergadering kan duren.
Niet alleen dat, maar u moet er ook voor zorgen dat uw boodschap duidelijk overkomt, zonder ruimte voor verkeerde interpretatie. De juiste balans vinden kan als een kunstvorm aanvoelen.
Gegevens gebruiken om uw punt te onderbouwen
Als het specifiek om marketing gaat, moet je in staat zijn om wat je zegt te onderbouwen met harde cijfers.
Als u met een andere afdeling moet praten over bedrijfsgroei of marketingpotentieel, werken vage woorden niet. Je moet die punten kunnen onderbouwen.
Sherri zegt dat de sleutel is om beelden te gebruiken om feiten en cijfers aan te tonen. Ze stelt voor om gegevens te gebruiken en een visuele weergave ervan op een scherm te geven, dit is de beste manier om uw punt naar huis te brengen.
Wat maakt een geweldige visual?
Hoe weet u of uw visuals effectief zijn? Sherri zegt om te vragen:"Kunt het de klus klaren?" Als het gaat om interne communicatie, zit je publiek al op dezelfde pagina als jij. Visuals hoeven dus niet luxueus of gepolijst te zijn. Ze moeten alleen duidelijk zijn.
Hoewel Sherri een goed, scherp beeld waardeert, vooral voor klantgerichte inhoud, is het eindresultaat dat het duidelijk moet zijn.
Waarom video's sneller kunnen zijn dan e-mail
De meesten van ons denken niet lang na over het opstellen van een snelle e-mail, maar als je iets ingewikkelds communiceert, is het dan ooit een snelle e-mail?
Bij het verzenden van een e-mail is er de tijd die nodig is om het te schrijven, te bewijzen, typefouten te corrigeren, te controleren of alles duidelijk is gemaakt, en dan moet je wachten op het antwoord. Als u een complex verzoek of instructie moet tegenkomen, kan de betekenis onderweg verloren gaan, wat een beetje heen en weer kan betekenen. Er komt veel overpolijsten kijken bij het schrijven van een e-mail.
Sherri heeft ontdekt dat het maken van een schermopnamevideo van drie tot vier minuten veel sneller is dan alles in een e-mail te typen.
In het geval dat je iemand fysiek iets moet laten zien, bijvoorbeeld een nieuwe functie op een website, zijn visuals zoveel effectiever.
Weten wanneer je een video moet maken
Sherri gelooft dat een deel van de uitdaging hier is om te weten wanneer je een video moet maken en welke stijl de video zal zijn.
Als er een video nodig is die dieper op een onderwerp moet ingaan of waar nog jaren naar zal worden verwezen, zal ze er wat meer tijd aan besteden.
Ze zou het een beetje meer glans kunnen geven, een script, of het kunnen combineren met een PowerPoint-presentatie. Niet alle video's die zijn gemaakt om tijd te besparen, hoeven supersnel te zijn. Ze zullen op de lange termijn nog steeds tijd besparen en u helpen voorkomen dat u in herhaling valt.
Uw vaardigheden voor het maken van video's vergroten
Zelfs degenen die video's gebruiken in hun dagelijkse bedrijf, moeten onderweg nog veel leren. Sherri gebruikt veel video, maar beschrijft dit als haar 'groeireis naar het maken van video's'.
Hoeveel tijd kan video echt besparen?
Sherri deelde wat van haar back-of-the-servet wiskunde om je te helpen erachter te komen hoeveel tijd vergaderingen het team echt kosten.
Een vergadering van 30 minuten met 25 medewerkers kost samen zo'n 12 en een half uur teamtijd. Maar als je dat vervangt door een video van tien minuten die je op 1,5 snelheid bekijkt, kun je daar heel wat tijd mee besparen.
Begin met video
Wat als je nog nooit eerder video's voor je team hebt gemaakt? Sherri benadrukt dat iedereen die presentaties heeft gegeven, op Google Presentaties of PowerPoint, al over de tools beschikt om een video te maken. Hoewel het in het begin een beetje intimiderend kan zijn, neemt Sherri je mee op een eenvoudige manier om aan de slag te gaan.
Een van de dingen waar mensen zich zorgen over maken met video, is het maken van een fout. Maar de aard van video betekent dat je die fouten kunt wegwerken - in tegenstelling tot een vergadering of een presentatie.
Het resultaat? U krijgt een veel vloeiendere, vloeiendere presentatie die iedereen tijd bespaart, omdat u alles wat overbodig is kunt wegknippen.
Beginnen met video hoeft niet intimiderend te zijn. Het hoeft niet perfect te zijn. Het advies van Sherri is om klein te beginnen en het eerst zelf uit te proberen. Als je nieuw bent in het ontdekken van de wereld van het maken van video's op de werkplek, hebben we een aantal fantastische gratis bronnen op de TechSmith Academy.
Ga voor meer deskundig advies en tips naar TechSmith Academy op YouTube of luister naar de podcast.