Heb je ooit nagedacht over de beste manieren om met je team te communiceren?
Veel bedrijven zullen hun hart en ziel steken in het bedenken van de beste manieren om hun boodschap aan klanten over te brengen. Maar als het op interne communicatie aankomt, wordt dit vaak over het hoofd gezien.
In deze aflevering van The Visual Lounge bespreken Austin Norton (projectmanager) en David Patton (partnershipmarketingspecialist) van TechSmith gastheer Matt Pierce om het belang van goede communicatie in uw team te bespreken.
Austin en David praten over hoe het gebruik van eenvoudige schermafbeeldingen of video's berichten veel sneller en duidelijker kan overbrengen. Ze nemen ons mee door hun verschillende benaderingen voor het maken van interne video's en leggen uit hoe het tijdperk van werken op afstand onze bereidheid om voor de camera te staan heeft beïnvloed.
Screenshots vs. schriftelijke communicatie
De meeste bedrijven in het verre tijdperk vertrouwen op zaken als e-mail of Slack, met af en toe een Zoom-oproep. Maar Austin geeft de voorkeur aan een meer visuele benadering. Hij zegt dat hij door het gebruik van screenshots zijn boodschap veel duidelijker kan overbrengen dan het schrijven van een simpele zin.
David gaat akkoord en vergelijkt het met het maken van foto's. Een goede fotograaf en een fotograaf verschillen omdat een goede fotograaf gewoon weet wanneer hij zijn camera tevoorschijn moet halen. Hij zegt dat als je eenmaal de gewoonte hebt gekregen om screenshots en schermafbeeldingen te maken, het een tweede natuur wordt.
De kracht van video gebruiken in interne communicatie
De jongens van TechSmith gaan nog een stap verder dan de bescheiden screenshot en gebruiken video ook graag om intern te communiceren. Een video is iets flexibeler dan een screenshot en stelt je in staat instructies in detail uit te leggen.
Met het tijdperk van werken op afstand is het gebruik van video voor veel organisaties een natuurlijke oplossing geworden. Inmiddels zijn we allemaal zo gewend om elkaar op het scherm te zien, maar we hoeven niet alleen op Zoom te vertrouwen. We kunnen videobronnen maken die mensen ook in hun eigen tempo kunnen bekijken.
David stelt een eenvoudige opstelling voor video voor. Het hoeft niet chique te zijn. Met een camera en een microfoon opgesteld, richt David zijn aandacht op de inhoud zelf. Wat zal hij voor de camera zeggen?
Zijn benadering van het maken van een video is om gewoon voor de camera te gaan zitten en ermee te praten. Hij praat ongeveer 30 of 40 minuten en neemt hele lange pauzes tussen gedachten, waar hij nadenkt over wat hij vervolgens moet zeggen.
Dat is de manier waarop David het doet, maar hoe zit het met Austin?
Austin pakt het heel anders aan. Hij maakt het liefst korte en leuke video's zonder al te veel voorbereidend werk en montage.
Austin geeft de voorkeur aan deze manier van werken omdat hij weet dat hij twee keer zoveel tijd zou kunnen besteden aan het schrijven van een uitgebreide beschrijving over een nieuw project en het controleren op typefouten. In plaats daarvan maakt hij een video van twee of drie minuten en stuurt die naar het team.
Spelen op uw sterke punten
Wat als op de camera staan gewoon niets voor jou is? Niet iedereen praat graag met een camera, maar betekent dit dat je teamcommunicatie eronder moet lijden?
David zegt nee. Hoewel hij graag video gebruikt om zijn boodschap over te brengen, denkt hij dat het belangrijkste om te onthouden is om je sterke punten te benutten. Het maken van een video is waar hij zich prettig bij voelt, maar het is niet voor iedereen weggelegd.
Sommige mensen kunnen geweldige PowerPoint-presentatiesprekers zijn. Anderen hebben misschien een video nodig die ze kunnen opnemen en fouten kunnen bewerken. Andere mensen nemen liever gewoon hun scherm op en praten erover als ze niet graag voor de camera staan.
Mensen ertoe aanzetten uw inhoud te bekijken
Als u eenmaal tijd en moeite in uw inhoud heeft gestoken, hoe kunt u ervoor zorgen dat mensen ernaar kijken?
Austin zegt dat dat een risico is, en je kunt er niet zeker van zijn. Maar hij zegt dat het een goed begin is om manieren te vinden om mensen met elkaar te laten communiceren en vragen te stellen. Het mooie van video is dat je mensen deze in hun eigen tempo kunt laten bekijken.
Als je echt in de statistieken wilt graven, kun je zoiets als TechSmith's Knowmia gebruiken. Knowmia helpt mensen om met video om te gaan en meet ook de effectiviteit en prestaties van inhoud.
David voegt eraan toe dat je één ding moet leren om de meningen en feedback los te koppelen van de kwaliteit van het werk dat je hebt gedaan. Hij erkent dat we allemaal worden gebombardeerd met e-mails en links en video's om te bekijken, dus het is belangrijk om het niet persoonlijk op te vatten als niet veel mensen je video bekijken.
Hij heeft wel een paar suggesties om meningen aan te moedigen:
- Plaats je video niet op vrijdag. Iedereen maakt zich klaar voor het weekend
- Plaats het waar mensen het kunnen zien. Als niemand echt e-mail gebruikt, plaats het dan in Slack waar mensen kijken
- Vermeld altijd de lengte van je video in de titel, zodat mensen weten wat ze kunnen verwachten
Hoe video de gemiddelde wekelijkse vergadering heeft veranderd
Veel bedrijven hebben een maandagochtendvergadering. Bij TechSmith was het een kwestie van een microfoon rondgeven en de vergadering opnemen, zodat mensen deze later kunnen bekijken. Er is meestal een PowerPoint-presentatie en/of een video.
David zegt dat de vergaderingen nu meer afhankelijk zijn van video.
Interessant is dat dit het gevoel van de maandagbijeenkomsten heeft veranderd, omdat iedereen thuis gewoon in de camera praat.
Austin voegt eraan toe dat de toetredingsdrempel nu lager aanvoelt. Het maakt niet uit of je met drie mensen praat of een enorme presentatie geeft. Het voelt hetzelfde, want je kijkt alleen maar in een camera.
Door dit soort video's te maken in plaats van live presentaties, kun je tijd besparen, je meer op je gemak voelen en je team ook de mogelijkheid geven om ze in hun eigen tempo te bekijken.
Als je klaar bent om te gaan experimenteren met video- of schermopnames in je team, bekijk dan de tools van TechSmith - Camtasia, Snagit en Knowmia of ga naar de TechSmith Academy voor talloze gratis bronnen.
Ga voor meer deskundig advies en tips naar TechSmith Academy op YouTube of luister naar de podcast.