Een korte handleiding voor het delen van kennis:hoe te beginnen

Bedrijven die het delen van kennis tot een onderdeel van hun organisatiecultuur maken, hebben een duidelijk concurrentievoordeel.

Gallup, het analyse- en adviesbureau, merkt op:"Kennisbeheer moet worden gezien als een belangrijke bedrijfsstrategie en moet dezelfde tijd en aandacht krijgen als elk ander IT- of personeelsinitiatief."

De voordelen van het delen van kennis zijn wijdverbreid, van verhoogde wendbaarheid en innovatie tot grotere betrokkenheid van medewerkers. Het is ook een van de beste manieren om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen bij een normaal personeelsverloop.

Maar de term en zelfs de praktijk zelf kan een beetje ondoorzichtig zijn, waardoor het moeilijk is om prioriteiten te stellen en te implementeren.

Laten we dus een duidelijker beeld schetsen van wat kennisdeling precies is, de specifieke voordelen, en kansen identificeren voor uw organisatie om dit nu te doen.

Wat is kennis delen?

Simpel gezegd, kennisdeling is de uitwisseling van vaardigheden, informatie en expertise tussen een netwerk of groep mensen.

In deze context zijn er twee soorten kennis:expliciete kennis en stilzwijgende kennis.

Expliciete kennis is het soort dat gemakkelijk kan worden vastgelegd, gecodificeerd, gearticuleerd en toegankelijk gemaakt. Het zijn vaak dingen die kunnen worden opgenomen in documentatie, handleidingen, tutorials of instructievideo's.

Stilzwijgende kennis, die complementair is aan de expliciete vorm, is de wijsheid, ervaring, inzicht en intuïtie die de context rond expliciete kennis bouwt. Degenen met stilzwijgende kennis weten waarom een ​​bepaalde praktijk van cruciaal belang is voor een bedrijf of hoe een reeks beslissingen is genomen.

De gemakkelijkste manier om kennis te delen

Het maakt niet uit of je expliciete of stilzwijgende kennis probeert te delen, het kan een moeilijke taak zijn.

Hoe maakt een organisatie kritieke informatie gemakkelijk toegankelijk voor iedereen zonder buitensporig veel tijd of geld te besteden?

Het antwoord is om een ​​cultuur van kennisdeling te creëren.

Organisaties moeten werknemers aanmoedigen om hun kennis te delen en tools aan te reiken die dit gemakkelijk maken.
Het leuke is dat je niet een heel kennismanagementsysteem hoeft te implementeren om aan de slag te gaan. Enkele eenvoudige tools voor schermopname of schermopname, zoals TechSmith Snagit en Camtasia, zijn meer dan genoeg.

Tools zoals Snagit en Camtasia helpen werknemers bij het maken van job aids, screencasts, tutorials en andere informatieve content. Bewaar en deel deze bronnen in een kennisbank, bedrijfsintranet of zelfs eenvoudige samenwerkingsruimten zoals Google Documenten voor snelle en gemakkelijke toegang.

De sleutel is om de tools en het duwtje in de rug te geven.

Drie redenen om nu te beginnen met het delen van kennis

Wanneer kennis gemakkelijk door een organisatie stroomt, gedijen tal van facetten van het bedrijf.

Hier zijn drie manieren waarop kennisdeling in het voordeel is van organisaties.

1. Verhoog de ROI van softwaretools en andere zakelijke investeringen

In hun State of Tech Spend 2020 ontdekte Flexera, een leverancier van IT-beheer, dat het gemiddelde bedrijf bijna tien procent van zijn omzet aan IT-middelen besteedt. Financiële bedrijven, cloudservices en softwarebedrijven geven boven het gemiddelde uit, terwijl softwarebedrijven gemiddeld bijna 25 procent van hun omzet aan IT-middelen besteden.

Het maximaliseren van de ROI van deze investeringen is absoluut noodzakelijk.

De beste manier om dat te doen?

Stimuleer kennisdeling. Dit zal ervoor zorgen dat zoveel mogelijk medewerkers het doel van de tools begrijpen en hoe ze deze moeten gebruiken.

Vervang personen met expertise of interesse met nieuwe software of technologie om een ​​paar screencasts te maken die de belangrijkste elementen demonstreren. Het delen van video's en het beschikbaar stellen van andere bronnen is een gemakkelijke manier om een ​​eenvoudige kennisbank te creëren.

Het ideale resultaat is dat expertise vrijelijk door uw organisatie stroomt, waardoor de ROI van uw technologie-uitgaven wordt gemaximaliseerd.

2. Vergemakkelijk de uitdagingen die gepaard gaan met personeelsverloop en "brain drain"

Een van de grootste bedreigingen voor de efficiëntie van een bedrijf is het verloop van kennis en talent.

Ook hier geeft Gallup inzicht, waarbij hij opmerkt dat we momenteel of binnenkort een grote uittocht van werknemers zien als de babyboomgeneratie de pensioengerechtigde leeftijd bereikt en het personeelsbestand verlaat.

Maar organisaties moeten niet alleen door de generatiewisseling navigeren.

Het huidige personeelsbestand is van voorbijgaande aard, met een gemiddelde diensttijd van een werknemer rond de 4,2 jaar en veel werknemers staan ​​voortdurend open voor nieuwe kansen.

Bedrijven kunnen 'kennisdijken' creëren door ervaren werknemers hun collectieve kennis te laten vastleggen in screencasts, how-to's, job aids en andere documentatie. Stel deze middelen beschikbaar aan andere werknemers en u kunt gemakkelijk een vaardigheidskloof opvullen als die zich voordoet.

Het implementeren van zelfs een los systeem voor het delen van kennis kan het verlies van belangrijke informatie en ervaring voorkomen wanneer goed presterende of langdurige werknemers vertrekken.

3. Ondersteun de ontwikkeling, tevredenheid en retentie van medewerkers

Uit het Workplace Learning Report 2021 van LinkedIn Learning blijkt dat bedrijven die kansen bieden voor groei en mobiliteit, werknemers eerder voor een langere periode behouden.

Sterker nog:"Volgens LinkedIn-gegevens blijven werknemers bij bedrijven met een hoge interne mobiliteit bijna twee keer langer dan degenen die dat niet doen."

Met andere woorden, mensen willen werken op een plek waar ze kansen hebben om te groeien, nieuwe uitdagingen aan te gaan en hun carrière vooruit te helpen. Het verwerven van nieuwe vaardigheden door te leren op het werk en op het werk is een van de belangrijkste manieren waarop mensen dit doen.

Formele opleidingen spelen hierbij een belangrijke rol, maar ook informele, dagelijkse kennisdeling kan een grote impact hebben.

Het bevorderen van een samenwerkingsomgeving die het effectief delen van kennis aanmoedigt en faciliteert, zal een enorme stimulans zijn voor de ontwikkeling en het behoud van medewerkers.

Drie mogelijkheden voor het delen van kennis bij elke organisatie

Er zijn mogelijkheden voor het delen van kennis die uniek zijn voor sommige organisaties en bedrijfstakken, maar vele zijn overal consistent. Hier zijn drie mogelijkheden beschikbaar voor alle organisaties.

1. Inhoud voor introductie en training

Begin vanaf het begin met het delen van kennis door het te combineren met de introductie van nieuwe medewerkers en trainingsinhoud.

Roep een groep ervaren medewerkers bijeen om de eerste kansen voor het delen van kennis te identificeren. Laat leden van deze groep vervolgens bronnen maken die nieuwe medewerkers kunnen leren over bedrijfsnormen, -systemen, -processen en -praktijken.

Gebruik deze bronnen om nieuwe medewerkers tijdens hun eerste dagen op het werk een samengestelde leercursus te geven. Ze zullen de ondersteuning op prijs stellen en uw organisatie zal profiteren van de versnelde tijd tot productiviteit.

2. Uitrol van software en systemen

Organisaties zijn altijd bezig met het toevoegen, updaten of vervangen van technologie en systemen. Deze overgangen kunnen perioden van inefficiëntie veroorzaken.

Wanneer u nieuwe technologie uitrolt of een grote update uitvoert, vul de pomp dan met ondersteunende inhoud. Maak screencasts, how-to's en andere documentatie om werknemers te helpen zich op hun gemak te voelen. Onderwerpen zoals het instellen van een account en het gebruik van nieuwe functies zijn geweldige plekken om te beginnen, maar er zullen er nog veel meer zijn, afhankelijk van uw situatie.

Vaak kan het maken van ondersteuningsmateriaal voor de uitrol van technologie een teaminspanning zijn en je hoeft geen personen aan te spreken die al experts zijn om bronnen te creëren.

Verzamel een groep belanghebbenden en geef elk de opdracht om een ​​bepaald element van het nieuwe systeem te leren of te begrijpen. Ze kunnen dan de ondersteunende materialen voor hun toegewezen gebied maken.

Een gedistribueerde en actieve benadering van kennisdeling, zoals hier uitgelegd, is ideaal.

3. IT en technische ondersteuning (intern en klantgericht)

IT- en technische ondersteuningsteams worden voortdurend overweldigd.

Intern ondersteunen ze een breed scala aan technologie die het bedrijf draaiende houdt.

Extern zorgen ze ervoor dat uw klanten tevreden en tevreden blijven door problemen zo snel mogelijk op te lossen.

Het is van cruciaal belang om manieren te vinden om deze zware werklast te beheren en zelfs te verlichten. Uiteraard is kennisdeling een ideale manier om dit te doen.

De meeste IT- en ondersteuningsteams komen sommige vragen vaker tegen dan andere. Voor veel van deze vragen kan een eenvoudige video of een instructiedocument een eenvoudig antwoord bieden.

Bied uw IT- en ondersteuningsteams eenvoudige tools voor het vastleggen van kennis. Bied vervolgens tijd en aanmoediging om bronnen te creëren en te delen die deze veelvoorkomende ondersteuningsvragen beantwoorden.

Als er eenmaal middelen zijn, kunnen ze worden gebruikt om op relevante verzoeken te reageren, wat een snelkoppeling oplevert die regelmatig tijd bespaart.

Twee belangrijke redenen om kennis te delen

Ik heb nog twee laatste redenen waarom elke organisatie het delen van kennis een prioriteit zou moeten maken.

Ten eerste is kennisdeling in de huidige samenleving gemeengoed. Talloze online cursussen, YouTube-kanalen en social media-accounts gewijd aan het aanleren van nieuwe vaardigheden en kennis. Veel van uw medewerkers nemen regelmatig deel aan dit ecosysteem, zij het over onderwerpen die in hun eigen belang zijn.

Ten tweede worden de voordelen van het delen van kennis snel groter.

Het bevordert de efficiëntie in het hele bedrijf. Wanneer nieuwe medewerkers sneller aan de slag zijn, besteden veteranen minder tijd aan training en het beantwoorden van vragen.

Bovendien zijn medewerkers meer bereid om aan nieuwe, uitdagende dingen te werken als ze weten dat kennis en informatie toegankelijk is. Bedrijven die kennis delen, worden daardoor innovatiever.

De kracht van het delen van kennis is wijdverbreid, alomtegenwoordig en gemakkelijk om te doen. Waar wacht je nog op?

Simpel gezegd, kennisdeling is de uitwisseling van vaardigheden, informatie en expertise tussen een netwerk of een groep mensen.

Het delen van kennis is tegenwoordig een kritieke praktijk voor organisaties. De voordelen zijn wijdverbreid, aangezien het werknemers op alle niveaus helpt productiever te zijn, ervoor zorgt dat cruciale kennis een organisatie niet verlaat en bedrijven helpt om talent te ontwikkelen en vast te houden.

Er zijn veel manieren om kennis op de werkvloer te delen. Een van de gemakkelijkste is om schermopname- of schermopnametools te gebruiken om screencasts, video's en andere bronnen te maken die belangrijke kennis, processen en informatie documenteren. Deze bronnen zijn vervolgens on-demand toegankelijk voor werknemers wanneer ze ze nodig hebben.