Snel documentatie maken zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit (klantverhaal)

In één oogopslag

• DFCU Financial-medewerkers moesten hun schermen vastleggen als onderdeel van een bedrijfsbrede push voor procesdocumentatie.
• Werknemers vonden gratis hulpprogramma's voor besturingssystemen omslachtig en misten de vereiste functies, dus kocht DFCU Financial TechSmith Snagit.
• Snagit helpt werknemers nu om informatie sneller en met een professionele uitstraling te verwerken die voldoet aan de hoge kwaliteitsverwachtingen die worden gehandhaafd door DFCU Financial.

Werknemers de juiste tools geven voor het werk

DFCU Financial-medewerkers moesten hun schermen vastleggen als onderdeel van een bedrijfsbrede push voor procesdocumentatie. ze ontdekten echter dat gratis systeemtools de productiviteit belemmerden en wendde zich tot TechSmith voor hulp.

DFCU Financiële upgrades naar Snagit nadat gratis tools een belemmering vormen voor het bedrijfsleven

DFCU Financial, opgericht in 1950, begon met een groep technische medewerkers van Ford.

Tegenwoordig is DFCU Financial de grootste kredietunie in Michigan en een van de best beheerde financiële instellingen in de Verenigde Staten.

Met 24 vestigingen in Michigan hadden de teams bij DFCU Financial een manier nodig om procedures voor afdelingen en vestigingen vast te stellen en te standaardiseren. Dus begonnen ze procedures met Snagit te documenteren.

Het probleem

Zoals bij elke financiële instelling zijn efficiëntie en gebruikersdocumentatie essentieel. Dus toen DFCU Financial besloot hun documentatieprocessen te herzien om hun groeiende afdelingen beter te kunnen huisvesten, schakelden ze natuurlijk over op software voor het vastleggen van schermen.

"Onderdeel van onze IT-strategie is om eerst te proberen de tools in ons besturingssysteem te gebruiken", zegt Vanessa Dinn, IT-projectmanager bij DFCU Financial. “Toen we een upgrade naar een nieuwere versie van Windows uitvoerden, begonnen we de tool voor schermopname te gebruiken die in ons besturingssysteem was ingebouwd, waarmee we een scherm konden vastleggen. Maar dat was eigenlijk alles wat het deed.”

Terwijl Vanessa worstelde om afbeeldingen van hoge kwaliteit te maken voor de DFCU Financial IT-kennisbank, worstelden stemopnemers bij vestigingen in de hele staat ook met de beperkingen van de ingebouwde tools.

Aan het eind van de dag moeten stemopnemers de eindtotalen vastleggen en eventuele afwijkingen registreren. Hun kernbanksysteem bood daarvoor geen gemakkelijke manier. Het gebruik van de ingebouwde tools vergde meerdere stappen en maakte het proces veel gecompliceerder dan nodig was.

Na de beperkingen van de beschikbare tools voor schermopname te hebben beoordeeld, ging Vanessa op zoek naar een tool die zou voldoen aan de behoeften van werknemers in het hele bedrijf zonder de bank te breken.

De oplossing

Tijdens haar zoektocht kwam Vanessa Snagit van TechSmith tegen. Met Snagit kon ze snel haar scherm vastleggen, annoteren en delen met een schone, professionele uitstraling.

"Functies zoals de alles-in-één opname, de vervagingstool en de Snagit-bibliotheek maken het voor ons veel sneller en gemakkelijker om informatie binnen het bedrijf te delen", zegt Vanessa. “Ik gebruik Snagit dagelijks. Het is als een bladwijzer voor mijn werk.”

Voor stemopnemers maakt Snagit het vastleggen van de eindtotalen van hun werkstations veel eenvoudiger. Het enige wat de stemopnemers hoeven te doen, is het scherm met Snagit vastleggen en afdrukken.

"Met de gratis tool moesten we de afbeelding op het bureaublad opslaan en afdrukken met de Windows Image Viewer, wat een aantal onnodige stappen toevoegde", zegt Vanessa.

Andere afdelingen worstelden ook met het e-mailen van schermafbeeldingen. Met Snagit hoeven ze alleen maar het scherm vast te leggen en de informatie rechtstreeks in een e-mail te plakken voor documentatiedoeleinden, zonder dat ze zich zorgen hoeven te maken over bijlagen.

Volgens Vanessa:"Snagit zit precies in de Lotus Notes-clientomgeving van het bedrijf, dus als we afbeeldingen in onze e-mail opnemen, gaat het rechtstreeks in de e-mail."

De resultaten

Vanessa kan nu duidelijke, beknopte handleidingen maken voor de IT-kennisbank van het bedrijf. In plaats van met de hand annotaties te tekenen, kan Vanessa de Snagit-editor gebruiken om snel elke schermopname aan te passen met behoud van de professionele uitstraling die ze van haar werk verwacht.

Met Snagit is het documentatieproces voor stemopnemers veel meer gestroomlijnd en stressvrij. Het vereenvoudigde proces heeft ook het aantal helpdeskondersteuningsoproepen van stemopnemers verminderd.

DFCU Financial staat al meer dan 10 opeenvolgende jaren in de top 10 van financiële dienstverleners voor financiële prestaties onder peer credit unions in het hele land. Ze blijven aandringen op documentatie in de hele organisatie om hun uitstekende reputatie te behouden. Naast de afdeling van Vanessa leggen medewerkers in de boekhouding, financiën, marketing en meer ook hun kennis vast om met anderen te delen.

"Naast alledaagse processen, moeten we ook processen documenteren om de lastige vragen te beantwoorden", zegt Vanessa. “Hoe documenteren we de kennis van onze meest ervaren medewerkers als ze met pensioen gaan? Wat doen we als er een calamiteit is? Met Snagit kunnen we de antwoorden op die vragen documenteren.”

DFCU Financial is nu in staat om processen en kennis op een schone, gemakkelijke en professionele manier te documenteren. Met de hulp van Snagit zijn Vanessa en haar collega's in staat om de uitmuntendheid waar DFCU Financial bekend om staat te documenteren en te behouden.