Procesdocumentatie maken in slechts een paar klikken

Ben je ooit gevraagd om een ​​collega te trainen of zelfs maar iets nieuws te leren?

Of er nu een nieuwe medewerker in uw organisatie is of een collega die niet bekend is met een bepaalde taak, u heeft waarschijnlijk ooit uw kennis moeten delen.

Als u een proceseigenaar bent, is het maken en onderhouden van procesdocumentatie om verschillende redenen nuttig.

Het documenteren van een proces kan niet alleen tijd besparen, maar het zorgt er ook voor dat taken correct worden uitgevoerd door een consistente reeks aanwijzingen op te stellen. Het kan ook helpen knelpunten in de dagelijkse bedrijfsvoering te voorkomen door kennis over een team te verspreiden in plaats van alle taken door één persoon te laten lopen.

In dit bericht behandelen we de basisprincipes van procesdocumentatie, geven we enkele best practices en delen we een stapsgewijze handleiding waarmee u een proces in slechts een paar klikken kunt documenteren!

Dit is wat je leert:

• Wat is procesdocumentatie?
• Waarom documenteren we processen?
• Best practices voor effectieve procesdocumentatie.
• Een proces eenvoudig documenteren met screenshots.
• Vul uw procesdocumentatie aan met een screencastvideo.

Wat is procesdocumentatie?

Procesdocumentatie is geschreven inhoud met schermafbeeldingen, illustraties, diagrammen of andere afbeeldingen (ook video's) die elke stap in een proces weergeven om een ​​taak met succes te voltooien.

Je kunt het zien als een handleiding of een reeks instructies.

Voordelen van procesdocumentatie

Procesdocumentatie wordt niet uitsluitend gebruikt voor aanwijzingen of het helpen van collega's. Het kan ook worden gebruikt om:

Nieuwe medewerkers opleiden

Procesdocumentatie helpt bij het opleiden van nieuwe medewerkers. Door duidelijke instructies aan uw nieuwe teamgenoten te geven, kunnen ze zichzelf door hun onboardingproces helpen in plaats van volledig afhankelijk te zijn van hun trainer.

Bovendien betekenen teamvacatures vaak dat andere leden de rust moeten oppakken en misschien niet de tijd hebben om iemand nieuw op te leiden. Het beschikbaar hebben van gedocumenteerde processen kan dat probleem helpen verlichten.

Het is een win-win. Uw nieuwe werknemer kan met vertrouwen aan zijn baan beginnen en u hoeft geen kostbare tijd te besteden aan andere taken.

Bereid je voor op het onverwachte

Wanneer een nieuwe medewerker het team komt versterken, vullen ze vaak een vacature in. Zoals hierboven aangegeven kan het hebben van een vacature betekenen dat andere teamleden het werk moeten gaan oppakken.

Als de processen voor het voltooien van dat werk niet zijn gedocumenteerd, kan dat leiden tot verwarring, gemiste deadlines en verminderde productiviteit - om nog maar te zwijgen van een lager teammoreel.

Stelt u zich een scenario voor waarin uw payrollmedewerker een week, maand of zelfs langer afwezig is. Uw werknemers houden misschien niet van gemiste loonstrookjes, simpelweg omdat niemand anders weet hoe ze de salarissoftware moeten gebruiken.

Het documenteren van processen voordat het absoluut noodzakelijk wordt, betekent minder stress en druk wanneer medewerkers al uitgerekt kunnen worden. Natuurlijk kunt u ook nog steeds procesdocumentatie maken als u direct een collega moet opleiden!

Procestransparantie bieden

Bovendien helpt het documenteren van processen om de transparantie binnen een organisatie te behouden. Het geeft werknemers die niet dicht bij een bepaald onderdeel van het bedrijf staan ​​enig inzicht in taken buiten hun directe team en/of afdeling.

Dit kan op zijn beurt leiden tot workflowverbeteringen, zoals het elimineren van dubbele stappen of taken. Het kan ook pijnpunten markeren, wat kan resulteren in actiepunten. Bewustwording van knelpunten in een proces is misschien alles wat nodig is om middelen toegewezen te krijgen om incrementele verbeteringen aan te brengen.

Best practices voor effectieve procesdocumentatie

Laten we, voordat we in creatie duiken, enkele best practices voor procesdocumentatie bespreken. Hieronder staan ​​een paar dingen om in gedachten te houden bij het plannen, maken en onderhouden van procesdocumentatie.

Maak het visueel

Onderzoek toont aan dat 67% van de mensen informatie beter begrijpt wanneer deze visueel wordt gecommuniceerd.

Het opnemen van screenshots in uw documentatie is een van de snelste en meest effectieve manieren om collega's te laten zien hoe ze iets moeten doen. Onze favoriete tool om te gebruiken voor procesdocumentatie is Snagit.

Met Snagit kunt u eenvoudig schermafbeeldingen maken en tekstoproepen, genummerde stappen en andere aanpasbare annotaties toevoegen om de aandacht op een bepaald gebied te vestigen om informatie over te brengen.

Houd het simpel

Houd rekening met de cognitieve belasting van uw publiek - elimineer onnodige afleiding van uw inhoud, zodat uw publiek zich kan concentreren op wat belangrijk is. Er zijn verschillende manieren om dit te doen, maar in het algemeen zou je uitgangspunt moeten zijn om de communicatie terug te brengen tot de essentie.

Met schermafbeeldingen die u vastlegt voor gebruik in uw documentatie, is een manier om een ​​bepaalde actie te markeren het gebruik van de Simply-tool in Snagit om vereenvoudigde gebruikersinterface (SUI) afbeeldingen te maken. Hiermee kunt u onnodige secties verbergen om afleiding te voorkomen.

Streef naar groenblijvend

Probeer bij het plannen en documenteren van een proces voorbeelden en tekst te vermijden die snel achterhaald zullen zijn. Probeer bijvoorbeeld geen versienummers te gebruiken in software, datums of verwijzingen die snel irrelevant zouden kunnen worden. Als u zich bewust bent van uw aanpak, kunt u uw inhoud langer up-to-date houden.

Vereenvoudigde grafische afbeeldingen van de gebruikersinterface zijn ook geweldig voor deze toepassing. Hiermee kunt u frequente updates van uw inhoud vermijden, zoals gevallen waarin knoppen in softwaretoepassingen worden verplaatst.

Routineonderhoud

Hoewel we willen dat onze inhoud altijd groen is, zal zelfs de beste inhoud uiteindelijk updates nodig hebben.

Wanneer dit gebeurt, probeer dan je bestaande schermafbeeldingen te bewerken in plaats van alles opnieuw te doen. De bibliotheek van Snagit houdt een handig overzicht bij van eerdere schermafbeeldingen, wat betekent dat u ze indien nodig kunt openen en bewerken.

Heeft u uw originele bestanden niet? Geen probleem! Maak gewoon een screenshot van je screenshot! Snagit heeft een aantal geweldige opties voor het bewerken van schermafbeeldingen, zoals Smart Move en Replace Text, waarmee u kostbare tijd bespaart.

Plan regelmatige check-ins, ook al is het maar één keer per jaar. Dit zorgt ervoor dat uw inhoud up-to-date blijft en alle noodzakelijke stappen bevat, zelfs als systemen en andere variabelen veranderen. Zorg ervoor dat u feedback krijgt van relevante mensen in uw organisatie. Anderen hebben misschien waardevolle inzichten om te delen.

Een proces eenvoudig documenteren met screenshots

Laten we het screenshot-documentatieproces met Snagit doornemen.

Stap 1:Overweeg uw proces

Denk goed na over het proces dat u gaat documenteren en noteer elke stap van de workflow die u in uw documentatie opneemt. Dit zorgt ervoor dat u niets overslaat en het kan dienen als een overzicht terwijl u de taak documenteert.

Als je met iemand anders samenwerkt om hun proces te documenteren, zorg er dan voor dat ze betrokken zijn bij de planning.

Stap 2:Bereid uw bureaublad voor

Gebruik uw plan als richtlijn om alle softwaretoepassingen op te roepen waarvan u schermafbeeldingen moet maken. Om afleiding op uw scherm te voorkomen, wilt u misschien ook uw bureaublad opruimen en alle toepassingen sluiten die niet nodig zijn voor uw proces.

Stap 3:Leg je screenshots vast

Nu is het tijd om screenshots te maken van elke stap in je proces.

Houd er rekening mee dat het beter is om een ​​groter gedeelte van uw scherm vast te leggen dan een kleiner gedeelte als u nog geen begeleidende tekst heeft opgesteld, omdat u later altijd het formaat van uw schermafbeelding kunt wijzigen of bijsnijden. Al je schermafbeeldingen worden automatisch weergegeven in de Snagit-editor.

Stap 4:pas je schermafbeeldingen aan

Nu je alle screenshots hebt gemaakt die je nodig hebt, kun je ze aanpassen. Probeer de optie Vereenvoudigen om afleiding te verwijderen, of gebruik toelichtingen om vormen, genummerde stappen toe te voegen met behulp van de staptool, tekstannotaties - alles wat logisch is om belangrijke aspecten van uw proces te benadrukken.

U kunt zelfs een aangepast thema in Snagit maken met kleuren en andere stijlen, zodat uw schermafbeeldingen een consistent uiterlijk hebben in uw documentatie.

Wil je de stappen in een proces laten zien?

Gebruik de Snagit's Step Tool. U kunt genummerde of geletterde stapnotaties toevoegen met slechts een klik. Snagit voegt automatisch het juiste cijfer of de juiste letter toe. Bekijk deze video om hem in actie te zien!

Stap 5:Verpakken en bezorgen met sjablonen

Het enige wat u nu nog hoeft te doen, is uw schermafbeeldingen inpakken, zodat ze klaar zijn om te leveren in elk formaat dat u kiest. Met Snagit kunt u uw schermafbeeldingen combineren tot één afbeelding met behulp van sjablonen.

Klik eerst op de knop Maken en kies Afbeelding uit sjabloon of selecteer afbeeldingen in de lade Recente opnamen, klik vervolgens met de rechtermuisknop en kies combineren in sjabloon. U kunt de sjablonen selecteren die het beste passen bij de behoeften van uw jobhulp.

Sleep vervolgens uw afbeeldingen en zet ze neer en pas ze aan binnen de sjabloon. Zo eenvoudig is het!

Snagit kan ook rechtstreeks delen met Word, naast een aantal andere populaire software-apps, waaronder PowerPoint, Outlook, Slack, Google Drive, Dropbox, TechSmith Camtasia en meer.

Zodra alles precies goed is, kun je aan je publiek leveren of ergens anders uploaden, zoals een SharePoint-pagina van een bedrijf, zodat je procesdocumentatie on-demand beschikbaar is.

Vul uw procesdocumentatie aan met een screencastvideo

Overweeg om naast uw procesdocumentatie een aanvullende screencastvideo op te nemen.

Een video kan collega's het proces in actie laten zien, en u kunt gaandeweg gesproken tekst toevoegen om nog meer duidelijkheid te scheppen. Als er iets onduidelijk is voor uw ontvangers uit uw procesdocument, kunnen ze de video raadplegen voor meer informatie.

U kunt Snagit gebruiken om uw scherm geheel of gedeeltelijk op te nemen, naast het vastleggen van uw schermafbeeldingen. Als je klaar bent met opnemen, kun je met Snagit alle delen van de video die je wilt verwijderen wegknippen.

Je screencast hoeft echter niet formeel te zijn. Onthoud dat perfect de vijand is van het goede. Loop gewoon door het proces op uw computer terwijl u uw scherm opneemt. Je kunt ook doorpraten wat er gebeurt.

De video kan uw procesdocumentatie aanvullen en net dat beetje meer hulp bieden aan iedereen die dat wil.

Bekijk de onderstaande video voor een goed overzicht van het gebruik van video voor procesdocumentatie:

Je bent klaar om uitstekende procesdocumentatie te maken!

Dat is alles! Je bent klaar om je kennis te delen met collega's en ervoor te zorgen dat processen soepel verlopen. U bespaart iedereen tijd en moeite met uw geweldige procesdocumenten!

Procesdocumentatie is om verschillende redenen belangrijk, waaronder het op de hoogte houden van collega's over procedures, het helpen opleiden van nieuwe medewerkers, het voorbereiden op het onverwachte en nog veel meer! Als u documenten klaar heeft voor gebruik, wordt het leren versneld en blijft uw werkplek soepel draaien.

Enkele goede voorbeelden van procesdocumentatie zijn handleidingen, beknopte naslaggidsen, taakhulpmiddelen en meer. Video werkt ook geweldig!

Geweldige procesdocumenten zijn visueel, eenvoudig, groenblijvend en worden vaak bijgewerkt. Ze moeten altijd een duidelijke richting hebben en gemakkelijk te begrijpen zijn.