Het factureren van klanten heeft geen eng zijn. Volg deze zeven praktische tips om uw facturen duidelijk en professioneel te maken.
Omslagafbeelding via Rawpixel.com.
In een perfecte wereld, als een freelance videoproject eenmaal is ingepakt, zouden klanten maar al te graag een stapel koud, hard geld overhandigen (samen met een geschenkmand van Lands 'End inclusief verschillende seizoensgebonden fleeces). In de echte wereld is dat echter zelden het geval.
Meestal ligt de verantwoordelijkheid bij de freelancer om een factuur op het meest geschikte moment te bezorgen. Dit is niet altijd helemaal aan het einde van een project, omdat sommige projecten gewoon nooit eindigen. Hoe dan ook, het maken van een gedetailleerde, professionele en directe factuur kan helpen om dingen vooruit te helpen en te bepalen hoe, wanneer en hoeveel uw klanten moeten betalen voor uw harde werk.
Laten we eens kijken naar zeven praktische tips voor freelance videofacturen.
1. Vind de juiste sjabloon
U kunt altijd zelf een factuur maken. Gewoon iets typen in een tekstverwerker is prima, maar als je wat ontwerp-karbonades hebt, kun je er zelf een maken met je eigen branding, logo's, enz.
Voor de rest van ons, minder ontwerpbewuste individuen, zijn er online tal van sjablonen beschikbaar. U kunt er enkele vinden voor Microsoft Word, Google Docs en Apple Pages. Ze zouden allemaal grotendeels hetzelfde moeten zijn, maar ze zouden enkele variaties in tussenruimte en lay-outs moeten hebben. Kies degene die u de meeste flexibiliteit en de juiste esthetiek geeft voor uw merk.
2. Projectomvang definiëren
Idealiter zou je de projectomvang goed moeten definiëren voordat je in productie gaat (of postproductie, als het strikt een bewerkingsoptreden is). Een contract of werkverklaring helpt om deze dingen vooraf te definiëren. (U kunt hier meer over deze zaken lezen.) Wanneer u een factuur indient, is het echter belangrijk om de overeengekomen reikwijdte punt voor punt opnieuw te formuleren, en dat u nu elke taak hebt voltooid.
3. Regelitem versus volledig bedrag
De meeste factuursjablonen zijn geschikt voor prijsspecificaties van regelitems. Deze sjablonen zullen meestal ook de totalen voor u optellen. Afhankelijk van uw project kunt u echter wel of geen prijsstelling voor regelitems (of eenheidsitems) gebruiken; in plaats daarvan kunt u gewoon volledige bedragen vermelden.
Facturering van films en video's wordt lastig wanneer u begint met prijsbepalingen voor regelitems, zoals verhuur van uitrusting, uurtarief voor bewerking en gemaakte kosten. Hoewel een factuurpagina vol kan raken, heb ik gemerkt dat klanten de uitsplitsing per regel waarderen van hoe u tot die cijfers bent gekomen.
Dingen zoals camera- en uitrustingstarieven zijn belangrijk om op te nemen, omdat veel klanten het gesprek snel kunnen veranderen om te suggereren dat je camera/uitrusting op de een of andere manier slechts een deel is van wat je vraagt om te verschijnen en te fotograferen.
Als u akkoord bent gegaan met een forfaitair project dat niet zal veranderen, is het gebruik van een uitsplitsing van het regelitem om uw werkelijke waarde op te tellen (en vervolgens een korting af te trekken om uw oorspronkelijke overeenkomst na te komen) een goede manier om te laten zien hoeveel uw services zullen kosten in de toekomst, terwijl u nog steeds aan uw overeenkomst voldoet.
4. Duidelijk gedefinieerde datums van voltooiing
.
Bij het werken met grotere bedrijven en bureaus (d.w.z. klanten die ook voor klanten werken), worden duidelijk gedefinieerde voltooiingsdata voor deliverables belangrijker (omdat ze die data moeten doorgeven aan anderen in hun organisatie). De meeste factuursjablonen bevatten een ruimte om notities toe te voegen - hier kunt u duidelijke datums vermelden. Hier is een voorbeeld:
- B-roll-shoot van een halve dag — voltooid op 2-10-17
- Interviewopname — voltooid op 3-10-17
- Onbewerkte beelden en middelen — geleverd via Dropbox 17/10
- Laatste video (met revisies) — geleverd via Vimeo 14/10/17
5. Links en bestanden downloaden
Het helpt ook om definitieve links voor al uw bestanden en deliverables op te nemen in uw factuur (in de notities of in uw factuur-e-mail). Als je het nog niet hebt gehad over een vergoeding voor het archiveren en bewaren van bestanden, kun je downloads instellen voor een definitieve consolidatie van alle benodigde middelen en beeldmateriaal met behulp van Dropbox, WeTransfer of Vimeo.
U kunt van deze gelegenheid gebruik maken om hen voor te stellen alle beeldmateriaal en middelen binnen zeven dagen te downloaden (of wat uw website voor het hosten van bestanden ook aanmoedigt), aangezien u ze niet langer kunt bewaren. (Als uw cliënt zich nog meer zorgen maakt, kunt u iets regelen.)
6. Inclusief W-9
Afbeelding via Zodiact.
Film- en videoprofessionals die in de Verenigde Staten werken aan elk project (of projecten) die in een kalenderjaar oplopen tot meer dan $ 600, moeten een W-9-belastingformulier invullen met de vermelding van de 'werkgever'. Beide partijen hebben dit formulier nodig voor hun belastingaangifte. Uw klant zal dit waarschijnlijk uiteindelijk naar u sturen, maar veel grotere bureaus zullen uw factuur niet eens indienen totdat ze uw W-9 hebben ontvangen.
Om het proces een vliegende start te geven, bewaart u een W-9-formulier dat al is ingevuld en stuurt u het samen met uw factuur. Sommige bedrijven vragen er misschien een met hun informatie, maar ze kunnen die zelf toevoegen. Zorg ervoor dat u dit elk jaar bijwerkt.
U kunt hier meer lezen over W-9-formulieren en hier een exemplaar downloaden.
7. Geef een verwachte vervaldatum op (maar herken het protocol)
U merkt wellicht ook dat veel factuursjablonen een plaats hebben voor een vervaldatum. Je zou kunnen denken dat zoiets niet nodig is (en het vertrouwen zou ondermijnen), maar als je met professionals werkt, moeten ze je verwachtingen op prijs stellen en je daarom snel laten weten als ze er niet aan kunnen voldoen.
Idealiter is het het beste wanneer freelancers de helft van de betaling van een project vooraf kunnen vragen in de vorm van een aanbetaling. Maar als u werkt aan een methode die wordt gefactureerd na levering, is een bereik van twee tot zes weken de industriestandaard. Ze zouden heel goed sneller kunnen betalen, maar in veel grotere organisaties worden factuurfacturen doorgegeven aan een financieel team dat mogelijk een eigen protocol heeft (dat soms 30 tot 60 dagen kan duren). Ontdek wanneer u de reikwijdte van het werk bespreekt, zodat u weet wat u kunt verwachten.
Bonus:meer gratis sjablonen!
- 100 gratis factuur-pdf-sjablonen
- Factuursjablonen | FreshBooks
- Gratis factuursjablonen voor Word, Excel, Open Office
- Gratis factuursjabloon voor videoproductie
- Factuursjabloon voor videoproductie
En voor meer artikelen, informatie en bronnen voor freelance film- en videoproductie, bekijk enkele van deze links.
- Tips voor succesvol video- en filmfreelancen
- Freelance video:zorg dat een klant het niet doet
- Belastingaftrek en bronnen voor freelancers
- Freelance video:verwachtingen van klanten beheren
- Freelance archieven — PremiumBeat