Op dit moment is het onmogelijk om de impact van het COVID-19-coronavirus op de werkplek te negeren. Terwijl de informatie blijft binnenstromen, nemen steeds meer organisaties preventieve maatregelen om de verspreiding van het virus te vertragen.
Een oplossing die voor veel bedrijven leidend is bij de preventieve inspanningen, is werken op afstand, waarbij werknemers worden aangemoedigd of verplicht om thuis te werken om het contact met collega's tot een minimum te beperken. In de context van een pandemie maakt werken op afstand het voor werknemers mogelijk om werktaken bij te houden terwijl ze zichzelf in quarantaine plaatsen of anderszins hun contact met anderen beperken.
Een van de uitdagingen van werken op afstand is dat persoonlijke communicatie, waar zoveel bedrijven doorgaans op vertrouwen, uit de vergelijking wordt gehaald. Gelukkig, nu het wereldwijde personeelsbestand mobiliseert en steeds meer de voorkeur geeft aan freelancen of constant werken op afstand, zijn er tools tot uw beschikking om communicatieve vaardigheden te maximaliseren wanneer geografische barrières worden geïntroduceerd.
Video gebruiken voor werken op afstand
Video is een van die tools. Te midden van deze wereldwijde gezondheidscrisis is video de perfecte manier om persoonlijke communicatie in stand te houden zonder iemands welzijn in gevaar te brengen. Wanneer het onmogelijk is om elkaar persoonlijk te ontmoeten om ideeën te bespreken of andere werktaken uit te voeren, kan video de hiaten opvullen.
Een-op-een videochats
Er zijn twee hoofdopties om video in uw strategie voor werken op afstand te introduceren - en ze kunnen afzonderlijk of in combinatie met elkaar worden gebruikt. De eerste optie is om video te gebruiken voor één-op-één live communicatie, het aanbod dat Zoom en andere videocommunicatieplatforms (Skype, GoToMeeting, enz.) bieden.
Deze platforms vervangen effectief het idee van een persoonlijke vergadering of discussie door een virtuele. U gebruikt een webcam en microfoon, die in bijna alle hedendaagse laptops zijn ingebouwd, om een digitale vergadering te houden waarbij u de andere deelnemers kunt zien en horen, net zoals u zou doen in een traditionele vergaderruimte.
Er zijn verschillende voordelen aan deze aanpak. Ten eerste is dit het dichtst bij een fysieke vergadering zonder daadwerkelijk in dezelfde kamer te zijn. Je kunt feedback krijgen voor je ideeën, antwoorden op je vragen en alle andere informatie die je nodig hebt - en je kunt het meteen krijgen omdat anderen in het videogesprek op elk moment kunnen inbellen.
De tools van vandaag, zoals Zoom, maken het proces ook eenvoudig. U hoeft geen video-expert te zijn, of zelfs een digitale expert, om dit te laten werken, aangezien het platform dat u kiest het meeste van het zware werk voor u zal doen. Met een paar klikken kun je het 'adres' van je virtuele chatroom delen via een weblink, en anderen kunnen op die link klikken om deel te nemen aan je unieke videogesprek.
Video-updates
Als een live videogesprek niet helemaal aan uw behoeften voldoet, kan video ook een ander doel dienen. Voor inhoud waar een live discussie niet nodig is of je geen onmiddellijke reacties nodig hebt, kun je een korte video opnemen waarin je informatie geeft en deze vervolgens naar alle relevante ontvangers sturen.
Vooral in de context van het Coronavirus is dit een geweldige manier voor managers en leidinggevenden om updates te geven over protocollen en processen die zijn getroffen door de uitbraak. Directe ondergeschikten kunnen dit type video ook gebruiken om aan het einde van de dag updates te geven aan hogergeplaatsten of om zorgen of vragen te melden die niet zo tijdgevoelig zijn.
Zoals u kunt zien, vullen deze twee strategieën elkaar aan, dus de meeste bedrijven zouden er verstandig aan doen om beide te gebruiken. Opties voor videoconferenties vervullen de rol van persoonlijke vergaderingen en andere teamgesprekken, terwijl video-updates de rol van debriefs of teammemo's vervullen.
Waar het op neerkomt
Uiteindelijk staan de organisaties van vandaag allemaal voor dezelfde uitdaging:het balanceren van productiviteit en een gevoel van normaliteit en het beschermen van de gezondheid van de werknemers. Als je nog nooit video hebt gebruikt om je organisatie draaiende te houden, is dit een goed moment om het uit te testen en te zien hoe het werkt voor je bedrijf. Je weet maar nooit - misschien vind je die video het perfecte hulpmiddel om tot je beschikking te hebben, pandemie of niet!