Dus je hebt moeite om je steeds groter wordende videobedrijf te runnen? Met dit artikel laat ik je zien hoe je Trello kunt gebruiken voor het runnen van elk aspect van je videobedrijf.
Trello is een populaire app voor projectbeheer waarmee je een bordsysteem in Kanban-stijl kunt gebruiken om alles gemakkelijk te volgen - of het nu gaat om de fasen van een project/productie, de klanten in je pijplijn of een andere situatie waarin verschillende fasen van iets moeten worden uitgevoerd gevolgd.
En het beste van alles:het is gratis!
Laten we ingaan op het artikel.
Hoe Trello te gebruiken voor uw videobedrijf
De sleutel tot het maken van video's van hoge kwaliteit is om een geweldig videoproductieteam te hebben dat als een goed geoliede machine samenwerkt.
Je hebt mensen nodig die niet alleen goed zijn in hun individuele taken, maar die ook snel en efficiënt zijn en naadloos kunnen samenwerken om een video te maken die je klant zal plezieren.
Wanneer u aan één project werkt met één doel voor ogen, is de sleutel om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt, om elk lid van het team op de hoogte te houden en op de hoogte te houden. Ze moeten weten in welke fase het videoproject zich bevindt, wie er aan een specifieke projectfase werkt en wanneer ze aan hun kant moeten werken.
Er zijn misschien veel taken en veel mensen die aan het werk zijn, produceren slechts één voltooide video. Vaak, hoewel deze mensen op hetzelfde moment aan hetzelfde project werken, zijn ze niet noodzakelijkerwijs in hetzelfde gebied.
Je editor is misschien in de studio, je geluidsman is misschien thuis en je cameraman is misschien ter plaatse. Je team kan overal verschillende dingen doen en communicatie kan moeilijk zijn.
Alles soepel laten verlopen
Om elk proces soepel en op orde te houden en ervoor te zorgen dat elk teamlid weet wat er speelt, kan het een goed idee zijn om een projectmanagementtool te gebruiken. Trello is een geweldige tool voor projectbeheer om een videoproductieproject soepel te laten verlopen.
Trello, zoals de ontwikkelaars het zeggen, is in feite een webpagina waarop je een aantal lijsten maakt. Om Trello you te gebruiken:
- maak een projectbord.
- Op dat stuurbord kunt u specifieke lijsten maken met taken die moeten worden voltooid.
- Deze taken worden op verplaatsbare kaarten geplaatst die over het bord kunnen worden gesleept om de lijsten te reorganiseren.
Met Trello kunnen teamleden samenwerken aan een project door hen toegang te geven tot het bord. Dit is geweldig voor allerlei soorten bedrijven, vooral videoproductiebedrijven waar teamleden overal kunnen werken.
U kunt uw teamleden uitnodigen om het bord te bekijken. Met Trello kun je taken toewijzen aan leden en vervaldatums instellen voor de taken. Teamleden mogen ook commentaar geven op en wijzigingen aanbrengen in taakkaarten en zelfs de lijsten verplaatsen en reorganiseren indien nodig.
Foto genomen van Lifehacker
Basisgebruik van Trello
De afbeelding hierboven toont de meest eenvoudige manier om Trello te gebruiken om samen te werken aan een project.
Zoals je kunt zien, heeft de projectmanager drie lijsten op het bord gemaakt en ze gelabeld:
- To-do,
- Doen, en
- Gereed.
Onder elk van deze lijsten staan kaarten die taken vertegenwoordigen die moeten worden gedaan om het project te voltooien.
De eerste lijst die u zou moeten maken, is een To-do-lijst . Hieronder zou je dan taakkaarten maken.
Deze taakkaarten moeten informatie bevatten over wat er moet gebeuren om het project vooruit te helpen. De taakkaart zou een vervaldatum bevatten, evenals een lijst van de teamleden die aan de taak zouden moeten werken.
De tweede lijst, Doen , zou worden gemaakt door uw medewerkers die een kaart uit To-Do slepen. Ze kunnen de informatie op de kaart bijwerken om de rest van het team te laten weten hoe ze het doen met de taak.
De derde lijst, Klaar , zou worden gemaakt door kaarten uit Doing te slepen. Hierdoor weten alle medewerkers welke taken zijn voltooid. Een snelle blik op deze lijst helpt medewerkers te weten in welke fase het project zich bevindt en of het nu hun beurt is om Doing te zijn. iets.
Alle medewerkers op het bord kunnen wijzigingen en notities toevoegen aan de taakkaarten, dus het is ook een goed medium voor communicatie binnen het team.
Omdat Trello webgebaseerd is, is het altijd en overal toegankelijk voor alle medewerkers. Het werkt met Apple- en Android-apparaten.
Voor een team waarvan de leden vaak op pad zijn, zoals een videoproductieteam, is Trello's vermogen om de leden overal op de hoogte te houden een bijzonder waardevol hulpmiddel.
Foto genomen vanaf het uitstekende bord van Mowhawk Media op Trello
Trello gebruiken voor videoproductie
Voor videoproductie kun je Trello gebruiken om bij te houden wat er moet gebeuren en wie het moet doen tijdens de preproductie-, productie- en postproductiefasen.
Je kunt ook meer gedetailleerde Trello-borden maken om het samenwerkingsproces bij te houden. Neem het onderstaande voorbeeld.
De maker van dit bord heeft hun lijsten gemaakt door specifieke stappen te identificeren die moesten worden uitgevoerd tijdens de productiefase (filmen) en de postproductiefase (montage en beoordeling).
In elk van deze lijsten zijn er kaarten die ingaan op de taken die moeten worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat elke stap van het videoproductieproces wordt voltooid.
Ze zorgen er ook voor dat op elke taakkaart de namen worden vermeld van de teamleden die aan de taak moeten werken en de datum waarop de taak moet worden voltooid.
Foto genomen vanaf Drupalize
Begin Trello te gebruiken
Volg deze twee basisstappen om Trello te gaan gebruiken om het werk van uw videoproductieteam bij te houden:
1. Definieer de fasen van het proces
Maak eerst een uitgebreide lijst van alle stappen die uw team moet nemen om ervoor te zorgen dat de video wordt geproduceerd. De stappen die u op deze lijst identificeert, vormen de lijsten die u maakt.
Hier is een tip, label de lijsten op je Trello-bord volgens de voorwaarden waar jij en je team meer vertrouwd mee zijn.
Bekijk de bovenstaande voorbeelden.
In de eerste afbeelding hierboven heeft het team drie lijsten gemaakt door ze te noemen naar de algemene stappen of fasen van het videoproductieproces.
Slechts drie lijsten gedefinieerd door de algemene voorwaarden van:
- Pre-productie,
- Productie, en
- Post-productie.
In het tweede voorbeeld besloot het team hun lijsten te maken door ze te noemen naar specifieke taken tijdens het videoproductieproces.
2. Maak je Trello-kaarten
Denk bij elke fase na over de taken die uw team moet uitvoeren om de fase als "voltooid" te beschouwen.
Maak een Trello-kaart voor elke taak.
- Bepaal welke leden van uw team verantwoordelijk zijn voor elke taak. Plaats hun namen op de Trello-kaart om ze de taak toe te wijzen.
- Stel een deadline voor de taak in en voer deze in op de Trello-kaart.
Het is belangrijk dat u de specifieke teamleden toevoegt aan de taakkaarten waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Trello zal hen op de hoogte stellen van wijzigingen die aan de kaart zijn aangebracht en over deadlines voor taken.
Een sneller en overzichtelijker systeem
Filmmaker Zack Arnold, redacteur van populaire tv-shows zoals Burn Notice en Glee , is een bekeerling naar Trello. Hij gebruikt het om zijn verstand te bewaren bij het werken aan zijn talloze taken en het produceren van meerdere videoprojecten.
Hij vergelijkt het gebruik van Trello met zijn vorige systeem van projectbeheer en organisatie waarin hij gekleurde indexkaarten aan de muur hing:
"Vroeger maakte ik muren van indexkaarten voor alle indie-functies die ik aan het bewerken was. . . we zouden dagen bezig zijn met het maken van deze borden, het uitzoeken van de juiste kleuren voor de verschillende verhaallijnen, beslissen wat er op geschreven zou moeten worden en dan de kaarten op een gigantisch magnetisch wit bord te leggen. . .” herinnert hij zich.
Volgens Arnold was het slechtste deel van het "indexkaart op borden"-systeem hoe arbeidsintensief het proces was. Alleen al het leggen van één bord voor een groot project kan hem twee tot drie dagen kosten om in kaart te brengen.
Toen hij Trello en zijn online taakborden ontdekte, bespaarde de app hem tijd en hielp hij hem echt om zijn werk beter te organiseren. En het is ook geweldig voor zijn bewerkingsworkflow.
Hij waardeerde ook het feit dat het hem in staat stelt om te communiceren met andere leden van het productieteam.
"Iedereen kan niet alleen die kaarten bekijken, maar ze kunnen ook rechtstreeks op die kaarten communiceren met jou en al je teamleden", zegt Arnold.
Een gebruik van Trello dat Arnold vooral op prijs stelt, is de manier waarop hij het kan gebruiken om een groot aantal video's te ordenen.
Hij maakt een bord met al zijn videoprojecten en houdt de voortgang bij tot de dag van levering. Arnold heeft met succes slechts één Trello-bord gebruikt om meer dan 125 projecten in verschillende productiestadia bij te houden.
Eerst identificeert Arnold al zijn afleverbare projecten. Elk van deze projecten wordt een aparte lijst op het bord.
Nadat hij al zijn lijsten heeft gelabeld, identificeert hij vervolgens alle stappen die nodig zijn om de projecten van concept tot oplevering te brengen. Hij maakt individuele kaarten voor elk van deze stappen.
Om de taken op schema te houden, raadt Arnold aan de volgende informatie aan elke lijst toe te voegen:
- Alle leden die aan dat project werken.
- Al het papierwerk dat nodig is voor dat project.
- Alle workflow-checklists.
- Alle deadlines en benchmarks voor het project.
Volgens Arnold is hij sinds zijn overstap naar Trello efficiënter geweest in zijn videoproductietaken. Bekijk meer manieren waarop hij Trello gebruikt om zijn videoproces te organiseren in zijn post hier.
Trello gebruiken – een conclusie
Zoals je kunt zien, is Trello een geweldige tool voor elk bedrijf, en vooral een videoproductiebedrijf. Ik hoop dat dit artikel nuttig is geweest om je te laten zien hoe je Trello kunt gebruiken in je videobedrijf.
Nog steeds niet overtuigd van Trello? Doe hier wat Trello-inspiratie op. En de automatiseringsapp Zapier heeft een geweldige lijst met 17+ creatieve manieren om Trello te gebruiken en alles te organiseren.
En laten we niet vergeten dat Trello ook kan worden gebruikt om de inhoud op uw websites te beheren, te helpen bij uw verkoop- en marketingproces en zelfs om elk (en elk) aspect van uw leven uit te voeren!
Al met al biedt Trello een geweldig platform voor elk soort projectbeheer en is het echt goed voor teams die misschien niet altijd op hetzelfde kantoor samenwerken.
En vergeet niet dat het gratis te gebruiken is!
Heb je ervaring met het gebruik van Trello ? Heeft u het bordsysteem nuttig gevonden voor projectbeheer ? Laat het ons weten in de reacties hieronder.