Je hoeft niet bang te zijn voor hybride evenementen - ze bestaan al jaren. In 2011 lanceerde de CDC een vierdaags hybride evenement waarbij 1.600 aanwezigen persoonlijk deelnamen en 1.875 CDC-medewerkers van over de hele wereld online deelnamen. Meer dan 50% van de aanwezigen was op afstand!
Video en livestreaming maken flexibele manieren van verbinden mogelijk, wat belangrijk is voor mensen die op afstand evenementen bijwonen of thuis werken. Het afgelopen jaar heeft ons de kans gegeven om traditionele evenementen te ontwikkelen op manieren die we ons nooit hadden kunnen voorstellen.
In deze gids bespreken we hybride evenementen en tips voor het organiseren van een hybride evenement met video. Laten we erin duiken!
Wat zijn hybride evenementen?
Een hybride evenement is één evenement met twee verschillende, maar verbonden ervaringen.
Dit kan eruitzien als een beurs, conferentie, vergadering of seminar die een live, persoonlijk aspect combineert met een virtuele evenementervaring. Het mooie van hybride evenementen is dat er een grote vrijheid is om de digitale component te bouwen.
De digitale component kan variëren van het opnemen van sociale media tot het live streamen van het hele evenement. De sleutel tot succes is om creatief te zijn en te gaan met wat werkt voor uw publiek.
5 redenen om te investeren in hybride evenementen
Waarom zou je investeren in een hybride evenement? Hoewel je publiek misschien niet altijd persoonlijk deelneemt aan een evenement, is ad-hoctoegang tot de inhoud van je evenement nog steeds waardevol. Door hybride te gaan, kun je een breder publiek bereiken door een evenement persoonlijk en online beschikbaar te maken.
Hier zijn vijf belangrijke voordelen waarmee u rekening moet houden wanneer u uw eerste hybride evenement organiseert:
1. Vergroot uw bereik
Je bent niet beperkt tot het lokale publiek met hybride ervaringen. U kunt inspelen op en contact maken met een wereldwijd publiek. Het live streamen van een evenement biedt veel voordelen, waaronder:je bereik vergroten, contact maken met je publiek, je merk opbouwen, producten helpen promoten en (met de juiste oplossing) snel en eenvoudig een evenement online tot leven brengen.
Hybrid verbreedt ook de horizon voor potentiële eventsprekers. Wil je talent van een ander continent? Geen probleem. Je kunt sprekers virtueel laten bijdragen.
2. Bouw meer sponsoraanbod op
Evenementsponsors kunnen nu investeren in twee ervaringen met een hybride model. Wat ooit een wereld van sponsorstands en plaatsing van logo's was, kan migreren naar digitaal onroerend goed.
Een hybride evenementsponsor kan nieuwe opties verkennen, zoals het sponsoren van virtuele evenementsessies en workshops, het leiden van virtuele netwerkervaringen en meer. Hybride evenementen geven sponsors meer redenen om in uw evenement te investeren en tegelijkertijd de inkomsten voor uw bedrijf te verhogen.
3. Nieuwe mogelijkheden voor publieksbetrokkenheid
Hybride evenementen creëren kansen voor leden van het publiek om zich op meerdere manieren te mengen. Digitale doelgroepen kunnen met elkaar en met persoonlijke aanwezigen communiceren. Op dezelfde manier kunnen persoonlijke deelnemers contact met elkaar en met een digitaal publiek maken via livechat en peilingen die door uw platform worden ondersteund. Uw virtuele platform is een medium dat beide doelgroepen verbindt met een digitale ruimte waar het grootste deel van deze interactie kan plaatsvinden.
4. Versterk de gemeenschap
Een veelvoorkomende uitdaging van een evenement van welk type dan ook is het onderhouden van het gesprek als het evenement voorbij is. Hybride evenementen kunnen naadloos overgaan in een online community die uw organisatie in de loop van de tijd kan voeden. Bezoekers kunnen met elkaar en met uw merk communiceren terwijl ze toegang hebben tot on-demand inhoud. Je kunt zelfs ontdekken hoe je inkomsten kunt genereren met je evenementcontent met VOD-streaming.
Voortdurende betrokkenheid zal ook helpen meer omzet te genereren voor uw verkooppijplijn.
5. Lagere milieukosten
De pandemie heeft ons laten zien welke impact minder reizen en minder energieverbruik kan hebben op het milieu. Volgens het IEA was de wereldwijde gemiddelde wegvervoersactiviteit eind maart 2020 gedaald tot 50% van het niveau van 2019.
Hybride evenementen helpen niet alleen het milieu, maar kunnen ook financiële risico's verminderen. Het ooit zo riskante hotelblok van 200+ hotelsuites kan drastisch worden teruggebracht. Ook de horeca en de beschikbare middelen nemen af.
Soorten hybride evenementen
Het mooie van hybride evenementen is de flexibiliteit. U kunt een hybride format implementeren voor zowel interne als externe evenementen. Ik zal ingaan op een paar verschillen en veelvoorkomende gebruiksscenario's van elk type evenement.
Interne evenementen
Interne evenementen helpen de betrokkenheid van medewerkers te vergroten, teams op één lijn te brengen en bij te dragen aan het fundamentele succes van een merk. Maar elke medewerker bij elkaar krijgen voor een meeting is bijna onmogelijk. Dat is waar een hybride aanpak om de hoek komt kijken.
Geef medewerkers twee opties om een vergadering bij te wonen:creëer het podium voor degenen die een persoonlijk intern evenement willen bijwonen en rust de overige verspreide medewerkers uit met beveiligde video, betrokkenheidstools en een videobibliotheek om toegang te krijgen tot alle inhoud.
Hier zijn enkele gebruiksscenario's voor interne gebeurtenissen die hybride kunnen worden:
- Stadhuizen
- SKO's (verkoop kick-offs)
- Terugkerende teamsessies
- Workshops voor teambuilding
- Persoonlijke en externe onboarding
Externe evenementen en virtuele evenementen
Externe evenementen richten zich op uw klanten, prospects en algemeen publiek. De bedoeling hier is vaak om nieuwe business te genereren en klanten te koesteren. Door uw persoonlijke evenement om te draaien naar een soort virtueel evenement of hybride evenement, vergroot u uw bereik. Je ziet mogelijk resultaten zoals een toename van het aantal evenementregistraties via je registratiepagina of hogere omzetdoelen met extra tickettypen.
Hier zijn enkele externe gebeurtenissen die u kunt overwegen voor een hybride omgeving:
- Conferenties
- Seminars
- Webinars
- Beurzen
- Productlanceringen
- Events voor klantwaardering
Tips voor het maken van een hybride evenement
Er is geen beter moment om te beginnen! Veel organisatoren van evenementen organiseren voor het eerst een hybride evenement. En met de juiste strategie en videotools kan elke organisatie of elk bedrijf een succesvolle hybride ervaring produceren. Onthoud:net als bij elk ander evenement is het stellen van je doelen essentieel om het creatieve proces op gang te brengen.
Hier zijn een paar stappen die u kunt nemen om uw hybride evenementervaring op te bouwen:
Stel een realistische strategie op
Er zijn een paar nieuwe dingen waarmee u rekening moet houden bij het bedenken van een hybride evenement. U wilt weten welke componenten virtueel moeten zijn en welke persoonlijk, wie erbij betrokken zijn, en noodplanning.
Problemen hebben? Hieronder vindt u vijf aspecten waarmee u rekening moet houden bij het uitstippelen van een evenementstrategie:
- Virtuele locatie: Wat is de limiet voor de hoeveelheid inhoud die uw virtuele of live streamingplatform kan bevatten? Dit omvat bandbreedte en streamingmogelijkheden.
- Fysieke locatie: Is uw locatie beschikbaar en bereid om persoonlijke evenementen te organiseren? Zo ja, wat is de capaciteit van de zaal? Let ook op de eventuele veiligheidsmaatregelen en -eisen.
- Sponsor &partners: Is er een sponsormogelijkheid voor uw hybride evenement? Neem contact op met uw sponsors om een idee te krijgen hoe bereid en klaar ze zijn om deel te nemen aan een hybride evenement.
- Interne teams toewijzen: Bepaal wie van het team de fysieke evenementervaring en de virtuele component van het hybride evenement gaat leiden.
- Back-upplan: Niemand denkt graag aan het worstcasescenario. Maar in het geval van lockdown-maatregelen moeten evenementenplanners zich voorbereiden om 100% virtueel te gaan.
Ontwerp je evenement met twee soorten bezoekers in gedachten
Het unieke van hybride evenementen is dat je twee verschillende doelgroepen bij elkaar brengt. Aan de ene kant is er het persoonlijke publiek dat aanwezig is bij een fysiek evenement. Ze zijn aanwezig voor die ervaringsgerichte gebeurtenisfactor. Ondertussen bestaat je tweede publiek uit virtuele deelnemers die afstemmen op streaming inhoud en interactie hebben met sprekers en aanwezigen.
Stel uzelf de vraag:hoe zal het publiek omgaan met de inhoud? Hoe kan ik mijn persoonlijke publiek een onvergetelijke ervaring bieden terwijl ik tegelijkertijd verbonden blijf met mijn virtuele publiek? Het kan zijn dat je achter de schermen met twee verschillende interne teams zit. Dit is om ervoor te zorgen dat beide publieksreizen met elkaar verbonden blijven.
Breng uw publiek aan met inhoud
Het laatste wat je publiek wil zien, is een stroom sprekers die vanaf een podium presenteren. U wilt investeren in professionele videoproductie om uw inhoud een bioscoopervaring te bieden.
Presentaties en afbeeldingen moeten onberispelijk zijn om kijkers naar binnen te trekken. Of uw sprekers nu diep in gesprek zijn op het podium of live Q&A nemen tijdens een webinarpresentatie, u wilt ervoor zorgen dat uw productietools de inhoud verlevendigen. Videostreaming van professionele kwaliteit helpt ook om uw virtuele publiek op het scherm af te stemmen.
En vergeet je speakers niet! Vergeet niet om met sprekers voor te bereiden en te repeteren, zodat ze volledig voorbereid zijn om de best mogelijke inhoud te leveren. Bied persoonlijke en virtuele sprekers een groene ruimte om te repeteren en het productieteam te ontmoeten.
Maak verschillende spreekomgevingen
Als je nadenkt over decor en ontwerp, overweeg dan om verder te gaan dan een algemeen evenementsessiegebied. Nieuwe omgevingen voor verschillende soorten evenementsessies of gewoon toevallige botsingen kunnen de persoonlijke ervaring aanvullen. Het garandeert ook dat externe doelgroepen verschillende evenementlocaties kunnen ervaren. Een verandering in het decorontwerp kan een soortgelijk doel dienen.
En voor sprekers die virtueel bijdragen, zorg ervoor dat hun inhoud het programma aanvult. Stuur sprekerspakketten van tevoren met gedetailleerde richtlijnen die hun virtuele sessie moet volgen. Het helpt altijd om luidsprekerkits te sturen om te helpen met verlichting en/of merkachtergronden voor de beste visuele presentatie.
Maak exclusieve ervaringen
U wilt uw publiek ervaringen bieden waardoor ze zich speciaal voelen, ongeacht waar ze op afstemmen. Hier zijn twee ideeën om een gevoel van exclusiviteit te creëren voor zowel uw persoonlijke als virtuele publiek:
- Markeer de waarde van elke ervaring: Bedenk manieren waarop u elke ervaring anders kunt maken. Bied bijvoorbeeld voor persoonlijke tickethouders een VIP-ervaring aan voor de eerste 50-100 aanwezigen. Capaciteitsbeperkingen kunnen ook de vraag opdrijven. Bied virtuele registranten of tickethouders een sneak-peek-toegang, clips achter de schermen of vroege toegang tot inhoudspresentaties.
- Live verslag van het evenement: Zie dit als uw interne nieuws- of mediateam. Breng live verslag uit van het persoonlijke evenement en zend uit naar uw virtuele publiek. Je betrekt niet alleen je persoonlijke aanwezigen, maar je breidt die betrokkenheid ook uit naar het externe publiek. Verslag tussen de sessies door en interview zowel aanwezigen als sprekers. Houd er rekening mee dat rapportage van het evenement zou verschillen van hosting het evenement.
Veel plezier met formaten
Voor bezoekers op afstand, overweeg om voorafgaand aan het evenement materiaal of relevante swag (voor zover deze betrekking hebben op de inhoud) te sturen. Dit kan digitale doelgroepen aanmoedigen om een product vanuit huis te testen en hun ervaringen tijdens een sessie te delen. Gebruik livechat, opiniepeilingen, virtuele brainstormruimten en meer om betrokkenheid en toevallige botsingen tussen digitale deelnemers te stimuleren.
Voor persoonlijke deelnemers, verander de instelling met zowel binnen- als buitenomgevingen. Maak sessies interactiever met virtual reality-elementen. Geef je bezoekers vooral de ruimte. Geef je persoonlijke publiek de tijd om zowel het evenement zelf als waardevolle inhoud te verwerken, aangezien er zoveel gebeurt in een hybride setting.
Beide doelgroepen verbinden met de juiste teams
Probeer jezelf niet te overstelpen met het technische aspect van een hybride evenement. Ten eerste wil je ervoor zorgen dat je het juiste platform hebt om beide doelgroepen met elkaar te verbinden. U wilt er zeker van zijn dat u over de juiste teams beschikt om het volgende te controleren:
- IT-team voor probleemoplossing: Laat platformexperts aan dek staan voor eventuele probleemoplossingsbehoeften. Hun rol heeft uitsluitend betrekking op technische aspecten van uw live streaming of virtuele platform.
- Community engagement-team: Wijs teamleden toe als moderators of hosts in alle virtuele breakouts, live chats en apps.
- Social media-team: Wijs een team aan om online communities te beheren en inhoud te delen op al uw sociale platforms.
Investeer in een professionele, live streaming-ervaring
Videokwaliteit is essentieel in een hybride evenementenwereld. Je virtuele aanwezigen willen een professionele uitzendervaring.
Hoewel je livestreamingplatform kan helpen bij het leveren van video van hoge kwaliteit, raad ik je aan te investeren in een productieteam om de persoonlijke en virtuele ervaring uit te voeren. Een goed productieteam weet beide te managen. Dit betekent dat ze de persoonlijke aspecten zoals verlichting, camera, audio, presentatie/video-overgangen enz. kunnen uitvoeren.) en beheer de stream voor het digitale kijkerspubliek.
Omdat budgetten hier de neiging hebben om te stijgen, noteert u deze kosten vroeg. Het inhuren van een professioneel productieteam is de investering meer dan waard. Een professionele producer, geluidsoperator en engineer kunnen helpen om een succesvolle hybride visie tot leven te brengen.
Creëer een geweldige ervaring ter plaatse
Hoewel veel van de focus op het externe publiek lijkt te liggen, heeft uw fysieke publiek ook een geweldige ervaring nodig. Dit alles draait om de beleving ter plaatse. Met minder persoonlijke aanwezigen, kunt u investeren in alles wat ervaringsgericht is, zoals inchecken voor evenementen, netwerktools en eten!
Vraag feedback na het evenement
Het ding met hybride evenementen is dat we een tijdje zullen leren en experimenteren. Dit betekent dat feedback essentieel is. Gebruik peilingen en enquêtes om feedback van uw publiek te krijgen. De reacties helpen je om je hybride evenementstrategie voor de toekomst te verfijnen.
Leg de juiste analyses vast
Evenementanalyses kunnen evenementregistranten, persoonlijke en virtuele deelnemers, scores voor publieksbetrokkenheid, inhoudsweergaven, kijktijd, sprekerinzichten en meer omvatten. Als je een evenementen-app of een communicatieplatform zoals Slack of Discord gebruikt, houd dan de piekmomenten in de gaten. Noteer trending onderwerpen of inhoudsweergaven om beter inzicht te krijgen in wat bezoekers drijft.
Blijf flexibel
Bereid je voor op het onverwachte. Gezondheidsrichtlijnen, staatsprotocollen en nationale mandaten kunnen van invloed zijn op persoonlijke en hybride evenementen. Het is belangrijk om flexibel te zijn en een goed doordacht plan te hebben als samenkomen geen optie is.
Hier zijn een paar tips om uw evenement voor te bereiden op het onverwachte:
- Locatieonderhandeling: Voordat u klaar bent om op de stippellijn te tekenen voor uw persoonlijke locatie en leveranciers, moet u ervoor zorgen dat er een toegevoegde clausule is die u van een verlies behoedt als er nog een ronde van afsluitingen plaatsvindt.
- Productie ROS :Geef uw productieteam twee run of shows:één voor een hybride evenement en één voor een virtueel evenement. Mocht er op het laatste moment een spil zijn, dan ben je uitgerust met plan B.
- Richtlijnen voor luidsprekers :Brief al je persoonlijke sprekers voor een virtueel scenario. Neem details op in hun sprekerspakket om te verwijzen naar als er last-minute wijzigingen zijn.
- Persoonlijke tickets draaien: Stel een plan in om persoonlijke tickets om te zetten in virtuele.
Afronden
De gebeurtenissen zijn de afgelopen anderhalf jaar drastisch veranderd. Hybride evenementen bieden ons de mogelijkheid om een groter publiek te schalen, te bereiken en te betrekken.
Terwijl u door het hybride model navigeert, stelt u uzelf de vraag: "Hoe kunnen we dingen beter doen?" Het kan lijken alsof je altijd de logistiek, marketingstrategieën en uitvoering van evenementen probeert te optimaliseren. Maar eventprofessionals bevinden zich in een branche die voortdurend verandert. En met krachtige videotools binnen handbereik, kun je hybride evenementen verslaan.