We hebben allemaal geworsteld met onduidelijke, tekstrijke instructies. Langdradige e-mails, verouderde pdf's en drukke Microsoft Word-documenten kunnen informatie verbergen en de lezer in verwarring brengen, waardoor alles voor iedereen langzamer gaat. Dit wordt een nog grotere hindernis bij het voltooien van complexe processen, zoals het configureren van een nieuw systeem voor het registreren van patiëntinformatie in een elektronisch patiëntendossier (EPD).
Traditionele documentatie wordt geleverd met een reeks consistente pijnpunten:
- Overdaad aan tekst maakt het begrip moeilijker en vertraagt de acceptatie van functies.
- Een lage betrokkenheid resulteert in overgeslagen stappen of veelvuldig herwerken.
- Langzame creatie van inhoud en updates zorgen ervoor dat materiaal vaak verouderd is.
- One-size-fits-all-formaten houden geen rekening met verschillende leeromgevingen.
Het is dus geen verrassing dat teams videodocumentatie onderzoeken als een slimmer en effectiever alternatief. Instructieontwerpers, IT-beheerders en zorgverleners hebben behoefte aan flexibele, schaalbare oplossingen die video biedt. Hiermee kan informatie visueel, snel en dynamisch worden overgebracht, terwijl de last van persoonlijke of handmatige training wordt verminderd.
De overstap naar video is voor iedereen. De praktijk levert bedrijfswaarde op, lost urgente documentatie-uitdagingen op en zorgt ervoor dat informatie blijft hangen. Hier leest u hoe.
Snellere kennisoverdracht en training
Video maakt een duidelijkere, snellere training mogelijk die op de lange termijn blijft hangen. Nieuwe medewerkers kunnen één walkthrough bekijken en het proces onmiddellijk begrijpen, of het nu gaat om het indienen van een patiëntverwijzing of het gebruik van het nieuwste interne analysedashboard.
Zorgprofessionals kunnen bijvoorbeeld korte video's bekijken over het correct bijwerken van patiëntendossiers of het in realtime documenteren van voortgangsnotities, wat leidt tot minder fouten en betere patiëntresultaten. In een ziekenhuisomgeving, waar tijd van cruciaal belang is en de documentatie nauwkeurig moet zijn, zorgt visuele training ervoor dat artsen en zorgverleners de stappen snel en nauwkeurig kunnen verwerken.
Korte en verzorgde trainingsvideo's zijn eenvoudig te maken met Camtasia's alles-in-één schermrecorder en video-editor. U kunt belangrijke informatie vastleggen met een schermopname en de beelden eenvoudig bewerken in dezelfde tool. Video maakt het gemakkelijker om informatie te onthouden, is perfect voor leren in eigen tempo en is geweldig voor het behoud van institutionele kennis.
Kennisoverdracht gebeurt ook met statische visuals, die je met Snagit kunt maken. Snagit maakt snelle, bewerkbare schermafbeeldingen die u naar iedereen kunt sturen met een aangepaste link. Bovendien heeft het een aantal leuke functies. U kunt bijvoorbeeld een hele webpagina met informatie delen door middel van scrollen, of een aanpasbare stapsgewijze handleiding maken met stapsgewijze registratie.
Maak binnen enkele seconden handleidingen met Snagit
Documenteer elk intern proces terwijl u het doet. Met Step Capture worden de schermafbeeldingen, cijfers en stappen geordend in een duidelijk, deelbaar beeld.
Meer informatie
Minder ondersteuningsvragen en minder herwerk
Ondersteuningsteams beantwoorden vaak herhaalde vragen, wat hun tijd kan inkorten. Videodocumentatie zorgt ervoor dat ze de vraag maar één keer beantwoorden en daarna de video elke keer versturen. Geen tijd meer verspild aan het keer op keer herschrijven of opnieuw uitleggen van een proces.
Snagit en Camtasia maken het gemakkelijk om korte video's vast te leggen en te delen waarin alles wordt uitgelegd, van een eenvoudig probleemoplossingsprobleem tot complexe herstarts. Alles, van interne processen tot producteigenschappen, wordt over de hele linie duidelijk en consistent uitgelegd.
Consistentie tussen teams en documentatie
Inconsistente documentatie betekent dat er meestal fouten uit voortkomen, vooral in gereguleerde sectoren met hoge arbeidsnormen. Video maakt het gemakkelijker om dezelfde boodschap aan elk team in verschillende regio's en talen over te brengen.
De meersporenschermrecorder van Camtasia is een perfect hulpmiddel om videodocumentatie consistent te houden. Camtasia neemt uw scherm, camera, microfoon en cursor op afzonderlijke tracks op, wat betekent dat u ze allemaal kunt bewerken zonder de rest van de video te wijzigen. Je kunt bijvoorbeeld een nieuwe voice-over toevoegen als het origineel niet perfect is, of nieuwe videoclips toevoegen als er een update nodig is. Het maakt het gemakkelijk om slechts één deel van een project bij te werken in plaats van telkens opnieuw te beginnen als er een systeemupdate of nieuwe functie is. Voer gewoon een bewerking uit!
Ga van schermopname naar gepolijste video
Een schermopname is slechts het begin. Met de editor van Camtasia kun je de highlights, animaties en bewerkingen toevoegen die je nodig hebt om een echt professionele video te maken.
Gratis downloaden
Schaalbare documentatie die meegroeit met het team
Eenmaal gemaakt, kan videoprocesdocumentatie gedurende vele jaren door teams worden hergebruikt. Laten we aannemen dat u volgend kwartaal 25 nieuwe medewerkers aanneemt. Het is maar goed dat je al een reeks Camtasia-video's hebt die laten zien hoe je toegang krijgt tot patiëntinformatie en hoe je rapporten kunt indienen bij het ministerie van Volksgezondheid. Je begint altijd vooruit.
Bovendien kunnen de onboardingvideo's later opnieuw worden gebruikt als opfriscursus voor producttutorials. Je video's groeien vanaf dag één met je team mee. Deze praktijk bespaart tijd en stimuleert de acceptatie van interne tools of nieuwe platforms.
Voorbeelden van sectoren die kunnen profiteren van videodocumentatie
Video is niet beperkt tot technologiebedrijven of makers van inhoud. Het heeft een enorme impact op zeer complexe industrieën waar duidelijke instructies, goede workflows en nauwkeurige documentatie van cruciaal belang zijn.
Softwareontwikkeling en IT
Tech-leads en IT-beheerders gebruiken Camtasia om videodemo's te maken voor interne tools, handleidingen voor probleemoplossing en video's met uitleg over pratende hoofden. Vul vervolgens Snagit aan om visuele standaard operationele procedures (SOP's), snelle referentiehandleidingen en handige screenshot-opnames te maken.
Deze dubbele praktijk vermindert het aantal supporttickets, versnelt de onboarding en voorkomt miscommunicatie.
Onderwijs- en instructieontwerp
Docenten en ontwerpers gebruiken videotools om door LMS-platforms (Learning Management System), laboratoriumveiligheidsprocedures en curriculumtools te lopen. Video creëert een boeiendere en beter houdbare leeromgeving waarin studenten kunnen volgen en waarmee ze kunnen leren.
Zorgprofessionals
Beroepsbeoefenaren in de gezondheidszorg, van artsen tot zorgverleners, profiteren enorm van duidelijke visuele documentatie. Video's laten snel zien hoe u patiëntenzorgplannen kunt bijwerken, medische dossiers nauwkeurig kunt indienen of door de documentatie kunt lopen die nodig is tijdens de zorg voor een patiënt.
Gezien de grote inzet van gezondheidszorg, kwaliteitszorg, welzijn en patiëntresultaten, zorgt video ervoor dat cruciale interventies niet worden gemist.
Klantenondersteuning en SaaS
SaaS-teams kunnen de last van repetitieve vragen verminderen door visuele veelgestelde vragen, producttutorials of walkthroughs voor probleemoplossing te maken. Eén enkele Camtasia-schermopname kan u honderden uren aan vragen van teams over de hele wereld besparen.
Hoe u de resultaten van videodocumentatie kunt meten
Wanneer u tijd investeert in een nieuwe workflow, wilt u graag resultaten zien. Gelukkig maakt video resultaten meetbaar.
Volg het volume van supporttickets voor en na het publiceren van walkthrough-video's. Klantenservicemedewerkers kunnen ook bijhouden hoe vaak ze iemand naar gepubliceerde video's verwijzen en feedback verzamelen van echte klanten.
Bewaak de voltooiingspercentages van video's in uw LMS of intern platform om te zien wie meekijkt en voor hoe lang. Lage voltooiingspercentages kunnen variëren van een verwarrend onderwerp tot saaie vertellingen. Daarom moet je feedback verzamelen als je ziet dat een video ondermaats presteert.
"Ik denk dat storytelling een ongelooflijke manier is om een onderwerp te beginnen dat erg droog is als je je bezighoudt met regelgeving op het gebied van compliance. Maar als je ergens een verhaal van kunt maken, kun je mensen veel emotioneler laten investeren, omdat die emotionele resonantie juist memorabel is." – Abbey Cooke, TVL #181:training en documentatie
Verzamel feedback van cursisten nadat ze een module hebben afgerond. Creëer een positieve, ondersteunende omgeving waarin uw medewerkers zich op hun gemak voelen met toepasselijke feedback. Je kunt ook na elke module een snelle quizvraag in de video toevoegen om realtime inzichten te krijgen.
Analyseer betrokkenheidsstatistieken bij gebruik van YouTube, Vimeo, interne CMS of andere hostingplatforms die analyses bijhouden. Bekijk hoeveel weergaven elke video heeft, welke gebieden vaak opnieuw worden afgespeeld of waar de video wordt afgeleverd.
Schat de bespaarde tijd doordat interne teams niet langer herhaaldelijk dezelfde vragen beantwoorden. Het Workplace Flexibility Trends Report 2024 van TechSmith berekent dat de verloren productiviteitskosten van zes ongewenste onderbrekingen voor een bedrijf met 1.000 werknemers 1 miljoen dollar bedragen. Dat is een enorme hoeveelheid productiviteit die verloren gaat door vragen die kunnen worden opgelost met trainingsvideo’s of statische handleidingen.
Zelfs basisstatistieken kunnen u een goed inzicht geven in hoe een video de adoptie verbetert, processen stroomlijnt en nauwkeurige documentatie ondersteunt. Begin met het identificeren van 1-2 Key Performance Indicators (KPI's) die het belangrijkst zijn voor uw team, en volg deze in de loop van de tijd.
Hoe u aan de slag gaat met videodocumentatie
De sleutel is om klein te beginnen en van daaruit verder te bouwen.
Begin met één proces met grote impact
Kies om te beginnen een proces dat vaak verkeerd wordt begrepen, goed zichtbaar is of dat terugkerende supporttickets kent. Door een veelgestelde vraag te selecteren, kunt u zich concentreren op één schermopname om deze onder de knie te krijgen. Het is niet zo eng als het lijkt!
Gebruik de tools die ertoe doen
U hebt geen volledige revisie nodig, alleen het juiste gereedschap.
Snagit is perfect voor het maken van eenvoudige schermafbeeldingen, het scrollen door webpagina's of het omzetten van uw muisklikken in handleidingen. Het is een eenvoudige tool voor het vastleggen van schermen die perfect is voor iedereen die snelle visuele handleidingen wil maken, vooral als hulpmiddel bij uw video-inhoud.
Camtasia is ideaal voor verzorgde video-walkthroughs met gesproken tekst, interactieve elementen zoals quizzen en de mogelijkheid om zo weinig of zo veel bewerkingen uit te voeren als je nodig hebt. Voeg wanneer nodig vloeiende overgangen, informatieve highlights, ondertitels en andere videobewerkingen toe om een video in een mum van tijd naar een hoger niveau te tillen.
Bouw een herhaalbare workflow
Om videodocumentatie te schalen heb je een proces nodig. Documenteer uw besluitvormingsworkflow, zodat u onderweg wijzigingen kunt aanbrengen. Gebruik de videosjablonen van Camtasia, organiseer uw video's in Screencast en vergeet niet feedback van uw kijkers te krijgen.
Overweeg om een gedeelde videobibliotheek in Screencast te bouwen, zodat werknemers hun trainingen, beleidsupdates en procesdocumentatie in nette, georganiseerde mappen kunnen vinden. Na verloop van tijd zal het voor werknemers een gemakkelijke plek worden om naar inhoud te verwijzen.
Ontgrendel de volledige waarde van videodocumentatie met TechSmith
Videodocumentatie bespaart tijd, stroomlijnt processen en verbetert de bedrijfsvoering met duidelijke communicatiepraktijken. Of u nu werkt in de gezondheidszorg, de overheid, het onderwijs, SaaS of meer, de tools van TechSmith bieden u alles wat u nodig heeft om video's en andere beelden van hoge kwaliteit op grote schaal vast te leggen, te maken en te delen.