Niemand kan het belang van video's, afbeeldingen en infographics in de wereld van vandaag volledig benadrukken. Aangezien mensen nogal visueel zijn in hun begrip, hebben deze media het potentieel om de betrokkenheid te verhogen.
Er is echter één groot probleem om aan te pakken.
Met zoveel keuze aan tools, toepassingen en methoden om uit te kiezen, is het nog nooit zo eenvoudig geweest om in het konijnenhol van onproductiviteit te vallen. Dit leidt tot de vraag van de dag:is er een betere manier om hulpmiddelen voor het maken van visuele inhoud te gebruiken om de productiviteit te verhogen?
In de aflevering van vandaag hebben we Tom Solid, de CEO van The Paperless Movement en productiviteitsexpert. Hij is ook de gastheer van Tom bij Paperless Movement.
Tom bracht 16 jaar door in het bedrijfsleven en de academische wereld om dezelfde productiviteitsproblemen op te lossen die velen in het digitale tijdperk teisteren. Terwijl hij meerdere teams in verschillende sectoren coachte, heeft hij een productiviteitsstijging van maar liefst 60% opgetekend.
Het geheim hierachter? Gewoon met het juiste projectmanagement en digitale tools.
Een geesteskind van hem is het Input Control, Output Refine (ICOR) framework, dat centraal staat in The Paperless Movement en de diensten die zij aanbieden.
Begin met een tool-agnostische benadering
Dat is echter de mentaliteit die de meeste mensen tegenwoordig hebben. Als ze die hooggewaardeerde tool of dat apparaat zouden kunnen krijgen, zou het misschien taken stroomlijnen en uiteindelijk hun productiviteit verhogen. Hier wordt het ingewikkeld:met stukjes papier heb je alleen je methoden om mee om te gaan. Met een digitaal apparaat moet u rekening houden met zowel uw methoden als de talloze beschikbare hulpmiddelen.
Voor Tom kwam dit besef toen hij besloot over te stappen van een papieren notitieboekje naar een iPad. Logischerwijs had deze overgang zijn werk een stuk eenvoudiger moeten maken. Maar vanaf dat moment was het een neerwaartse spiraal.
In de loop van de tijd ontwikkelde hij een meer tool-agnostische benadering die werkte - niet alleen voor hem, maar voor iedereen die digitale tools wil gebruiken voor productiviteit.
In een notendop, het is contraproductief en buiten de context om te geloven dat een tool wonderen zal doen voor uw proces zonder rekening te houden met het volgende:
- De algemene taak
- Individuele behoeften
- Teambrede behoeften
- Speciale functies
- Hulpprogramma's die goed samenwerken
- Het gewenste resultaat
De rol van afbeeldingen en video bij de productiviteit op de werkplek
Meteen maken video's en afbeeldingen informatie gemakkelijker te verteren. Volgens Tom moet alles vereenvoudigd worden om ervoor te zorgen dat mensen het kunnen begrijpen, en dat is wat visuals doen.
Overweeg het onboardingproces in de meeste organisaties. Nadat al het papierwerk is geregeld, is de volgende stap voor de nieuwe werknemer om kennis te maken met alle bestaande Standard Operating Procedures (SOP's).
Toegegeven, pagina's met dikke tekst zijn een manier om een boodschap over te brengen. Het garandeert echter niet dat de boodschap zal worden begrepen. De ervaring van Tom is dat de beste manier om deze dingen te doen, is om de SOP om te zetten in een instructievideo. Dat is beter dan het elke dag doorlezen van een document van 100 pagina's.
Het is ook de moeite waard om de stroom van dingen hier te vermelden.
Met de juiste tools voor het maken van visuele content is de workflow praktisch een fluitje van een cent.
Terugkerend naar wat Tom zei over een tool-agnostische benadering, het is van vitaal belang om tools te krijgen die goed samenwerken. Als dat geen prioriteit heeft, zul je uiteindelijk wrijving in de stroom introduceren, die alle doelen verslaat.
Is het ICOR-framework van toepassing op afbeeldingen en video's?
Het ICOR-framework is iets dat Tom bedacht heeft om alle processen te stroomlijnen. Dus of je nu werkt met video's, woorden, cijfers, enz., het is een beproefde manier om dingen correct voor elkaar te krijgen.
In de kern is het principe dat "alles wat je doet een doel moet hebben en een gedefinieerde plaats waar je het neerzet."
Dus, laten we zeggen dat je een infographic bij elkaar gooit of een video opneemt, "het vinden van een enkele bron van waarheid" is relevant. Zodra u deze ene bron van waarheid hebt gedefinieerd, worden overtolligheden uit de vergelijking gehaald. Om dingen te verfijnen, helpt het om vragen te stellen die je terugleiden naar het 'waarom' van dingen.
Stel je voor dat je interessante visuele inhoud hebt gevonden en deze wilt delen. Met ICOR in gedachten zou je waarschijnlijk het volgende overwegen:
- Het type verzamelde informatie
- Welk deel is essentieel voor uw bericht
- Hoe presenteer je het
Ongetwijfeld is dit slechts het topje van de ijsberg wat het ICOR-raamwerk van Tom betreft. Maar uiteindelijk kan dit helpen om de soorten tools die moeten worden gebruikt, het medium waarop ze moeten worden gedeeld en de vorm die ze moeten aannemen, te verfijnen.
Prioriteitsniveaus maken het verschil in de wereld
Over het algemeen zorgen prioriteiten ervoor dat de wereld draait. Je zou over de juiste tools voor het creëren van visuele content en de juiste processen kunnen beschikken, maar als je werkt zonder gedefinieerde prioriteiten, doet dat er allemaal niet toe.
Als je de taak nadert, heb je waarschijnlijk een duidelijk beeld van wat je wilt en wanneer je het wilt.
Hier is het probleem, je moet dieper gaan als je goud wilt slaan.
Stop niet alleen als je je werk hebt gecategoriseerd op urgentie, maar breng in kaart hoe urgent het is.
Hoewel dit van persoon tot persoon enigszins anders vertaalt, is het een goed begin om te overwegen wat de woorden dringend , hoge prioriteit , normale prioriteit , en lage prioriteit voor je betekenen?
Als het antwoord "niets" is, dan wacht je een wereld van teleurstelling.
Tom legt uit hoe een duidelijke definitie van deze woorden elke ruimte voor vingerwijzen of excuses wegneemt.
Productiviteit is een reis, geen bestemming
Het is gemakkelijk om tegenwoordig naar zowat iedereen te kijken en er uiteindelijk uit te komen met een gevoel van ontoereikendheid. Met dat in gedachten laat Tom enkele wijze woorden vallen:"we zitten allemaal in hetzelfde schuitje." Iedereen, ook Tom, is nog bezig met het verfijnen van hun methodes.
Het enige verschil is dat sommige mensen verder zijn in hun zoektocht naar continue verbetering.
Om meer te horen van wat Tom te zeggen heeft over productiviteit op de werkplek, mag je de volledige aflevering niet missen. Links naar de podcast en video zijn beschikbaar bovenaan deze pagina.
Ga voor meer bronnen, hacks en tips over het maken van inhoud naar TechSmith Academy.