Er veranderde veel toen de COVID-19-pandemie de wereld trof. Er werd een strikt beleid inzake sociale afstand ingevoerd en het werd voor alle organisaties verplicht om zich strikt aan het overheidsbeleid te houden. Om de verspreiding van het coronavirus te verminderen, hebben de wereldwijde bestuursorganen alle organisaties verzocht om over te schakelen naar het model voor werken op afstand. Deze plotselinge verschuiving zorgde ervoor dat alle werknemers meer tijd besteedden aan één-op-één gesprekken en vergaderingen.
Onlangs heeft de Harvard Business School meer dan 3 miljoen mensen in 16 wereldsteden ondervraagd om de effecten van asynchrone communicatiemethoden op mensen te analyseren en te bestuderen. De gegevens die zijn afgeleid van de analyse van uitnodigingen voor vergaderingen toonden aan dat:
- Er was een toename van 13% in het aantal vergaderingen (na de pandemie) en
- Het aantal mensen dat is uitgenodigd voor vergaderingen is met 2 - 14% gestegen.
- Gemiddeld besteedt een medewerker minimaal 4,1 uur per week aan het bijwonen van vergaderingen!
We weten allemaal hoe moeilijk het is om een effectieve online meeting te organiseren. Als het moeilijk lijkt om een vergadering te organiseren en iedereen op tijd te krijgen om mee te doen, dan is het schrijven van de notulen van die vergaderingen een nog grotere uitdaging.
Aangezien werknemers na de pandemie meer virtuele vergaderingen bijwonen, is het belangrijk voor notulisten om te leren hoe notulen van vergaderingen te schrijven effectief. Laten we eerst eens begrijpen wat vergadernotulen werkelijk zijn.
Wat zijn vergadernotulen?
Notulen zijn de officiële aantekeningen die tijdens een vergadering worden gemaakt. Het maken van notulen is het documenteren van de beslissingen en het actieplan die tijdens de vergadering zijn besproken.
Hoewel meestal een secretaris wordt aangesteld om de notulen van een vergadering te schrijven, is de actieve betrokkenheid van alle bestuursleden vaak noodzakelijk. De bestuursleden controleren de juistheid van de notulen voordat deze worden goedgekeurd. Notulisten moeten zeer gefocust zijn en aandacht besteden aan elke kleine discussie die in de vergadering wordt gezegd.
Waarom zou u vergadernotulen schrijven?
Laten we proberen het echte doel van professionele vergaderingen te begrijpen.
Het belangrijkste doel van een professionele bijeenkomst is om bestaande problemen op te lossen, te brainstormen over nieuwe ideeën, de volgende stappen (stappen vooruit) te bespreken en de juiste taken toe te wijzen aan de teamleden.
Aangezien vergaderingen een belangrijke rol spelen bij het verbeteren van de algemene prestaties en productiviteit van het team, is het belangrijk om ze effectief te documenteren.
Vaardigheden vereist Effectieve vergadernotulen maken
Een notulist zou de volgende vaardigheden moeten hebben.
- Begrip :Ze moeten in staat zijn om complexe onderwerpen die tijdens de vergadering worden besproken te begrijpen. Van minuutnemers wordt verwacht dat ze alleen de belangrijke punten opsommen. Daarom is het voor hen noodzakelijk om een goed begrip te krijgen van wat ze moeten noteren en wat ze moeten vermijden.
- Typen :Het is belangrijk om een typsnelheid aan te houden die synchroon loopt met het tempo van de vergadering. Als ze traag typen, moeten ze daar aan proberen te werken.
- Luisteren :Ze moeten ook goed kunnen observeren en luisteren.
Veelvoorkomende uitdagingen waar notulisten mee te maken krijgen
Vergaderingen kunnen luidruchtiger worden als er te veel meningen tegelijk worden geuit. Mensen hebben de neiging om af te wijken van het hoofdpunt van de discussie en kunnen met nieuwe vraagstukken komen. Alleen focussen op de belangrijke feiten die betrekking hebben op het discussiepunt wordt lastiger.
Hoewel het lastiger is om effectieve vergadernotulen te schrijven voor offline vergaderingen, is het schrijven van notulen voor online vergaderingen nog uitdagender. Enkele veelvoorkomende uitdagingen waarmee notulisten worden geconfronteerd tijdens online vergaderingen zijn:
- Zoomvermoeidheid en vermoeide ogen,
- Verbindingsproblemen,
- Moeilijkheden bij deelname,
- Moeite om het tempo van de vergadering bij te houden.
Nu we ons bewust zijn van de veelvoorkomende problemen waarmee notulisten worden geconfronteerd, gaan we proberen oplossingen te bedenken om deze problemen aan te pakken.
Hoe kan het opnemen van online vergaderingen helpen?
Het opnemen van online vergaderingen kan zeker helpen bij het oplossen van enkele van de bovengenoemde problemen. U hoeft zich geen zorgen meer te maken dat u hier en daar een paar belangrijke punten mist. Zodra u de vergaderingen heeft opgenomen, bent u vrij om ernaar te kijken en uw vergadernotulen nauwkeurig te herstructureren.
Voordelen van vergaderingen opnemen
- In het geval u belangrijke punten, deadlines of belangrijke tijdlijnen mist die in de vergadering zijn genoemd, kunt u de opname van de vergadering opnieuw bekijken en dienovereenkomstig wijzigingen in de notities aanbrengen.
- Het helpt u een grondige analyse uit te voeren en de belangrijkste onderwerpen die tijdens de vergadering worden besproken duidelijk te begrijpen.
Leer hoe u notulen van vergaderingen schrijft in 5 eenvoudige stappen
Leer hoe u notulen van vergaderingen schrijft effectief door simpelweg de onderstaande instructies te volgen.
Stap 1:Bereid de agenda voor door contact op te nemen met de voorzitter.
Het is altijd raadzaam om dingen van tevoren te plannen. Het helpt je georganiseerd te blijven en zorgt ervoor dat je gestructureerd te werk gaat. Probeer in contact te komen met de voorzitter en bereid de agenda voor. Zodra de agenda gereed is, kunt u een schets voor de vergadering opstellen waarin alle benodigde kopjes en subparagrafen zijn opgenomen.
Stap 2:bereid je opname voor.
Dit is nu de belangrijkste stap. Om online vergaderingen op te nemen, moet u schermopnamesoftware van derden installeren, zoals Vmaker.
U vraagt zich misschien af waarom u schermopnamesoftware van derden zou moeten installeren als u vergaderingen gewoon kunt opnemen in de native applicatie.
Het probleem is dat op platforms als Zoom van de deelnemers wordt verwacht dat ze elke keer toestemming vragen aan de host. Alleen als de host hun verzoek goedkeurt, kunnen ze zoomvergaderingen opnemen. Op andere platforms, zoals Google Meet, is geen opnamefunctie beschikbaar.
Als u Webex of GoToMeeting gebruikt, moet u upgraden naar een Premium-account om de opnamefunctie te ontgrendelen. Deze opties zijn niet eenvoudig en niet budgetvriendelijk. Daarom nemen we u mee door een van de gemakkelijkste benaderingen met Vmaker.
Download een vergaderrecorder
U kunt uw opname nu gereed houden door een vergaderingsrecorder te downloaden. We raden Vmaker aan omdat het een van de meest gebruiksvriendelijke vergaderrecorders is die online beschikbaar is. Hiermee kunnen gebruikers gratis online vergaderingen opnemen. Het kan moeiteloos zowel interne als externe audio opnemen. Het kan in twee formaten worden gedownload:als Chrome-extensie uit de Chrome Web Store of als macOS-versie.
Stappen die betrokken zijn bij het opnemen van online vergaderingen met Vmaker
- Meld je aan voor Vmaker en maak een account aan.
2. Log in op het Vmaker-account en download uw voorkeursversie.
3. Als je een Chrome-extensie gebruikt, zet je de extensie vast in je browser. Als je een Mac-applicatie gebruikt, kun je de applicatie direct openen en beginnen met opnemen.
4. Nu hoeft u alleen uw voorkeuren aan te passen en te beginnen met opnemen. Zodra u klaar bent met opnemen, wordt het bestand automatisch opgeslagen in het dashboard.
Dat is het. Zo gemakkelijk is het. Nu kunt u beginnen met het schrijven van uw minuten zonder vast te lopen. Vergadernotulen schrijven is niet langer stressvol! Het beste van dit alles is dat je dit allemaal gratis kunt doen!
Bekijk deze video hieronder voor meer informatie over Vmaker en zijn functies.
Stap 3:Neem deel aan de vergadering, begin met opnemen en begin met het maken van aantekeningen
Zodra u deelneemt aan de vergadering, begint u met opnemen. Terwijl de vergadering wordt opgenomen, moet u ervoor zorgen dat u op de gebruikelijke manier aantekeningen maakt. Onthoud dat de opname slechts een hulpmiddel is dat u als referentie moet gebruiken als u ergens vastzit. Sla het maken van aantekeningen niet over. Blijf de notities schrijven zoals u gewoonlijk doet.
Stap 4:Schrijf de notulen van de vergadering met behulp van de opname
Zodra de vergadering voorbij is, kunt u zo snel mogelijk beginnen met het schrijven van de notulen. Dit helpt u om beter te schrijven, omdat de discussies die tijdens de vergadering hebben plaatsgevonden, vers in uw geheugen blijven. Je kunt hier gebruik maken van de opname en de gemiste delen opnieuw bekijken. Bekijk de onderstaande lijst om een idee te krijgen van wat u moet opnemen en wat u moet vermijden bij het schrijven van de notulen van een vergadering.
Indeling vergaderminuten
Laten we nu eens kijken naar de belangrijke dingen die in de notulen van de vergadering moeten worden opgenomen.
- Naam, plaats, datum en tijd (vermeld ook of het een online meeting of offline meeting is)
- Doel van de bijeenkomst
- Lijst van aanwezige deelnemers
- Lijst met deelnemers die het team hebben laten weten dat ze niet op de vergadering kunnen verschijnen
- Lijst van deelnemers die niet kwamen opdagen voor de vergadering en in uniform bleven
- Agenda
- Beslissingen en discussies
- Vervolgvergaderingsdetails (de timing en plaats van de volgende vergadering)
- Links naar relevante bijlagen of documenten.
Te vermijden fouten
U heeft nu een duidelijk beeld van wat er in de vergadernotulen moet komen. Laten we nu eens kijken naar de lijst met dingen die u moet vermijden.
- Vermijd het gebruik van persoonlijke opmerkingen en meningen.
- Gebruik geen bijvoeglijke naamwoorden, bijwoorden en emoties.
- Zorg ervoor dat je grammaticale fouten vermijdt.
- Laat beoordeling en goedkeuring niet over het hoofd of negeer ze niet.
- Zorg ervoor dat u de notulen van eerdere vergaderingen doorneemt.
- Vermijd veranderingen in het formaat, de stijl of de toon.
- Vermijd het opnemen van de inhoud van juridisch advies van een raadsman.
- Maak geen aannames of gissingen. Als er een gebrek aan informatie is, vermeld dit dan duidelijk.
- Voeg geen onvolledige of vage externe documenten toe. Probeer documenten bij te voegen die alleen relevant zijn.
Bonus:een voorbeeldsjabloon voor vergaderminuten
Stap 5:Verzend, deel ter beoordeling en verspreid de notulen van de vergadering.
Zodra u klaar bent met het schrijven van de notulen, dient u deze ter beoordeling in te dienen. U kunt het laten beoordelen en goedkeuren door de voorzitter. Nadat de notulen zijn goedgekeurd, deelt u deze met al uw teamleden.
Conclusie
Nu moet u volledig begrijpen wat er nodig is om effectieve vergadernotulen te schrijven.
U moet leren hoe u gemakkelijk notulen van vergaderingen kunt schrijven met behulp van een vergaderrecorder.
Dus ga de volgende keer dat u wordt gevraagd om de notulen van een vergadering te schrijven de uitdaging aan en begin zelfverzekerd te schrijven!
Veelgestelde vragen
1. Hoe lang duurt het om de notulen van een vergadering te schrijven?
Het is altijd raadzaam om het binnen 24 uur af te ronden. Op deze manier is het voor de notulist gemakkelijker om de gebeurtenissen van de vergadering goed te herinneren.
2. Hoe de notulen van een vergadering laten circuleren?
Als u klaar bent met schrijven, verspreidt u het via e-mail naar uw teamleden of gebruikt u een cloudgebaseerde tool voor delen, zoals Google Documenten.
3. Waar kan ik voorbeelden of sjablonen van vergaderminuten bekijken?
Bekijk de sjabloon voor bonusvergaderingen die we hierboven hebben gedeeld. Dit geeft u een idee van de basisstructuur en het formaat dat u moet volgen bij het schrijven van de notulen van een online vergadering.
4. Hoe gedetailleerd moeten de notulen zijn?
Notulen van vergaderingen moeten beknopt zijn en de belangrijkste actiepunten van een vergadering bevatten. Hoewel het noodzakelijk is om alle belangrijke punten toe te voegen, is het altijd beter om weg te blijven van informatie die niet relevant is voor de kern van de vergadering.
Aanbevolen boeken
- Hoe een Zoom-vergadering op te nemen als deelnemer
- Hoe Netflix gratis op te nemen
- Meer informatie over het verzenden van een video-e-mail
- 5 beste Powerpoint-recorders voor videopresentaties
- Beste schermrecorders voor Mac