Je hebt zojuist een project van twee weken afgerond met een aantal dagen van 20 uur. Je neemt afscheid van iedereen en stapt vermoeid in je auto.
Je opent het dashboard en haalt je telefoon tevoorschijn. Je drukt op de stand-byknop en de telefoon licht op, waardoor je een snelle flitswaarschuwing krijgt om je te laten weten dat de batterij bijna leeg is.
Voordat je dat zelfs maar kunt registreren in je vermoeide brein, merk je nog iets anders:20 ongelezen e-mails... en (nog verrassender) 12 gemiste oproepen en een aantal voicemailberichten.
Verdomme.
Je hebt net genoeg batterij om de voicemails door te komen en ontdekt dat je 3 klanten hebt in verschillende stadia van pissig. Een van de opnames begint over twee dagen en moet worden uitgesteld omdat sommige van hun medewerkers deze week ziek zijn. Een andere klant heeft geprobeerd u te bereiken over enkele last-minute vragen die hij heeft over de richting van het project (waarvan volgende week de opnames beginnen). En, last but not least, u hebt een minder dan tevreden klant die contact met u moet opnemen over een budgetvraag.
Al deze mensen proberen het grootste deel van de dag contact met je op te nemen. Maar je hebt het te druk gehad om zelfs maar op je telefoon te kijken, aangezien je al zo'n 20 uur op de been bent en amper tijd hebt gehad om te eten (dat je haastig opat terwijl je door de volgende delen van de shoot praatte met uw klanten).
Ja, ik overdrijf sommige dingen om een punt te verlichten. Maar als je al geruime tijd een videoproductiebedrijf runt, kun je dat vertellen. Dit zijn allemaal realiteiten van de industrie. Mensen proberen in contact te komen met zakelijke vragen en soms hebben we het zo druk met 'het werk doen' dat we niet op tijd kunnen reageren - of in ieder geval tijdens normale, beleefde werkuren.
Het zou zoveel gemakkelijker zijn als we iemand hadden die deze vragen kon beantwoorden en klanten niet in het ongewisse liet zonder antwoorden.
Dat is waar een videoproductie-assistent van pas komt.
De moderne videoproductie-assistent
Uiteindelijk gaat uw videobedrijf uitbreiden. Als je merkt dat je wordt uitgerekt, vooral als je maar een klein team bent, zou je kunnen overwegen om een videoproductie-assistent in dienst te nemen om te helpen met taken zoals:
- uw vergaderingen met klanten opzetten,
- het organiseren van uw reizen en reizen,
- of contact opnemen met potentiële nieuwe klanten
- en meer.
Ja, dit kunnen bèta's zijn waarvan je, nu je erover nadenkt, toch niet zo enthousiast was om veel te doen.
Bovendien kan iedereen wel een extra paar handen gebruiken. Of je nu een kantoor hebt of niet. Videoproductie-assistenten zijn er in alle soorten en maten, persoonlijk en virtueel. Daarover straks meer.
Betekent dat dan dat je de advertenties moet gaan scannen? Alleen als je helemaal geen aandacht hebt besteed aan wat er online gebeurt! Er zijn echt een aantal geweldig handige nieuwe tools beschikbaar, die je echt moet overwegen voordat je iemand fulltime aan boord haalt.
AI-assistent
Ten eerste, weet je zeker dat je echt iemand nodig hebt? AI heeft een lange weg afgelegd sinds Microsoft experimenteerde met die semi-irritante paperclip.
Neem bijvoorbeeld ‘Amy’ van x.ai. Deze software wordt "de Dropbox van vergaderingen" genoemd, vanwege zijn revolutionaire potentieel voor drukbezette mensen. Het is zo menselijk in zijn communicatie dat na het plannen van een vergadering, mensen die niet op de hoogte zijn, het cadeaus hebben gestuurd, zoals chocolade, whisky en bloemen, om het te bedanken! Gek.
Nog beter, het is gratis en vereist geen softwaredownloads. Het enige wat u hoeft te doen is het uw schema op te geven, in een e-mail op te nemen en het doet de rest, zonder dat u of iemand anders ingewikkeld computerjargon hoeft te leren. Dat klopt, het kan in standaard Engels met u en uw klanten communiceren.
'Het is magie', zegt Michael Yamnitsky van Techcrunch. Wat het ook is, het is tijdwinst en zoals ik al eerder zei, meer tijd hebben is essentieel voor het runnen van uw eigen bedrijf.
In een andere richting genomen, kunt u Crystal gebruiken, dat - hoewel het uw e-mails niet voor u zal schrijven - u zal vertellen hoe u mensen kunt benaderen die u niet zo goed kent, door hun communicatiestijlen te analyseren. Vooral in een bedrijf als videoproductie, waar je heen en weer communiceert met mensen in een groot aantal verschillende industrieën, kan iets dat je helpt je boodschap aan te scherpen en effectiever te maken zijn gewicht in goud waard zijn!
Last but not least, heb je de kracht van IFTTT al ontdekt? Nee, dat is geen typfout. IFTTT staat voor If This Than That. Met IFTTT creëer je ‘recepten’ waarmee je terugkerende (en niet zo terugkerende) taken kunt plannen. U kunt bijvoorbeeld instellen dat een agenda-item in uw agenda-app naar keuze wordt geschreven wanneer er een e-mail binnenkomt met 'vergadering' in de titel.
Er zijn oneindig veel mogelijkheden met IFTTT en dit artikel kan onmogelijk de vele toepassingen recht doen.
Hier is een video die je wat ideeën zal geven:
Virtuele assistent
AI kan je vandaag alleen zo ver brengen. De volgende stap is virtuele assistenten. De naam is enigszins misleidend, omdat het eigenlijk mensen zijn. Het 'virtuele' verwijst alleen naar het feit dat ze zich niet in je fysieke ruimte bevinden. In plaats daarvan werken virtuele assistenten (of kortweg VA's) op afstand en houden ze contact via e-mail, telefoontjes en Skype.
Dit heeft tal van voordelen. Om te beginnen heb je geen extra kantoorruimte nodig. Voor een ander is er een veel grotere pool van talent als je kijkt naar de Engelssprekende wereld, in plaats van alleen je lokale buurt. Dit betekent dat de kans veel groter is dat u de juiste pasvorm, met de juiste vaardigheden, voor de juiste prijs kunt vinden.
Het is allemaal mogelijk geworden via websites als Upwork en Elance, die een pool van talent bieden van honderdduizenden mensen. Dat betekent dat u niet dagenlang op internet hoeft te zoeken, obscure forums en onbetrouwbare websites te doorzoeken. In plaats daarvan bieden deze websites u gemakkelijke toegang, met de beoordelingen van eerdere klanten binnen handbereik!
Je kunt dan fulltime, parttime of alleen als je ze echt nodig hebt aannemen wie je leuk vindt. Heb je geen werk voor ze? Nou, dan hoef je ze niet te betalen. En je hoeft je er niet slecht over te voelen, want ze gebruiken dezelfde websites om andere klanten te vinden!
We hebben een geweldige lijst met freelance/outsourcing-opties in onze sectie met bronnen voor film- en videoproductiebanen.
Dus wat voor dingen kunnen virtuele assistenten doen?
- Boekhouding – waar, laten we eerlijk zijn, de meesten van ons liever hebben dat iemand anders ons helpt.
- Gegevensinvoer – zij kunnen u helpen bij het verwerken en beheren van uw database van bijvoorbeeld potentiële klanten.
- Gegevenspresentatie - ze kunnen een presentatie samenstellen, of in ieder geval genoeg van de basis doen dat je het alleen maar hoeft aan te passen.
- E-mailbeheer en eerste contact – u kunt er altijd voor zorgen dat iemand de eerste lijn tussen klanten en u is, of het nu gaat om het beantwoorden van e-mails die u ontvangt of om daadwerkelijk contact te leggen met nieuwe klanten.
- Onderzoek – ze kunnen onderzoek doen en rapporten schrijven over zo ongeveer alles, of het nu gaat om onderzoek naar een potentiële markt, klant of over ontwikkelingen in uw branche.
- Planning – ze kunnen u helpen bij het plannen, onderzoeken en plannen van uw dagen en uw (zaken)reizen.
- Schrijf blogberichten voor uw productiewebsite - als je een VA vindt die een goede schrijver is, moeilijk te vinden is, kun je ze artikelen laten schrijven voor de website van je videoproductiebedrijf. Dit helpt bij uw marketing, uw positie in de zoekmachines en zorgt ervoor dat uw boodschap en ethos bij uw publiek terechtkomen.
- En meer – Elke dag openen zich nieuwe gebieden voor automatisering en outsourcing. Herinner je je regel 34 nog? Nou, ik zou beweren dat regel 35 is:'Als je het kunt bedenken, heeft iemand er een app over gemaakt - of op zijn minst een manier gevonden om het uit te besteden!'
Fysieke assistent
En soms moet je gewoon iemand vinden die er fysiek kan zijn om je persoonlijk te helpen - of het nu in een kantooromgeving is, op de set of anderszins. Misschien werk je beter in de wetenschap dat je persoonlijke ontmoetingen met iemand kunt hebben, of misschien ben je op zoek naar specifieke uitbestede hulp, zoals verlichting, make-up, voice-overtalent of iets dergelijks.
Het is duidelijk dat sommige dingen gewoon niet via internet kunnen worden gedaan.
Het punt is dat als je een deel van je werk hebt uitbesteed aan de andere opties die ik heb geschetst, je veel minder van de persoonlijke assistent nodig hebt.
Het resultaat? Misschien heb je ze niet altijd nodig. U kunt ze misschien parttime of op freelancebasis inhuren. Hoe minder breed hun vaardigheden moeten zijn, hoe gemakkelijker het zal zijn om iemand te vinden die echt uitblinkt in wat je nodig hebt, of - als geld besparen je doel is - iemand die je geen arm en een arm kost. been.
En dan is er nog het feit dat niemand overal goed in is. Dus waarom zou je iemand vragen om het allemaal te doen? Het is beter om iedereen te laten doen waar ze goed in zijn en wat ze leuk vinden. Zo loop je niet het risico om te afhankelijk te worden van één persoon. U hoeft zich ook geen zorgen te maken dat u iemand overwerkt, want als u meer werk heeft, brengt u tijdelijk meer handen aan boord! En aan de andere kant, als je een keer een bocht maakt, hoef je niet te betalen voor personeel dat je niet nodig hebt.
Dit alles dient om u flexibeler te maken, beter in staat te zijn om productief te zijn en uiteindelijk beter in staat om een geweldig product te leveren. En dat is wat telt!
Ik hoop dat je dit artikel over het inhuren van een videoproductie-assistent nuttig vond. Laat ons weten hoe je verder gaat in de reacties hieronder. En vergeet niet dit bericht te delen met je vrienden en collega's via de deelknoppen net onder dit bericht.