Een gids voor moderators voor paneldiscussies

De meeste conferenties of conventies, live of virtueel, hebben ten minste één sessie waarbij deskundige panelleden betrokken zijn. Je bent misschien een paneldiscussie tegengekomen en hebt niet veel nagedacht over het plannen en produceren ervan.

Maar wat als je van plan bent om voor het eerst een paneldiscussie te houden? Voor organisatoren van evenementen of panelmoderators kunnen paneldiscussies lastig te balanceren zijn. Je moet rekening houden met het medium, de vragen van het publiek, hoe je door meerdere gezichtspunten kunt navigeren, terwijl je het gesprek interessant houdt!

Deze gids helpt je meer te weten te komen over paneldiscussies (zowel persoonlijk als virtueel), tips om ze succesvol te laten verlopen, en hoe je virtuele paneldiscussies plant en organiseert.

Wat is een paneldiscussie?

Paneldiscussies volgen meestal dezelfde structuur, ongeacht de branche of het evenement:3-5 panelleden die materiedeskundigen zijn, bespreken onderwerpen in hun vakgebied in het bijzijn van leden van het publiek. Het is de taak van een moderator om de discussie tussen het publiek, de panelleden en tussen collega-panelleden te leiden.

Afhankelijk van de formaliteit van het evenement, worden vragen van het publiek rechtstreeks van het live publiek genomen of van tevoren samengesteld.

Het is belangrijk op te merken dat paneldiscussies precies dat zijn - discussies. Het zijn geen 1:1-interviews met individuen, Q&A's of sets PowerPoint-presentaties.

Het belangrijkste doel van een geweldige paneldiscussie is het delen van kennis en wijsheid, het inspireren tot diep nadenken en het aanbieden van waardevolle afhaalmaaltijden voor het publiek.

Leid uw paneldiscussie met onze gratis sjabloon

Kanaliseer uw favoriete interviewer op het scherm met dit pittige interviewdecksjabloon. Stel elke spreker voor, bepaal de agenda en duik in de belangrijkste onderwerpen die uw publiek belangrijk vindt.

5 snelle tips voor een succesvolle paneldiscussie

Het organiseren van een paneldiscussie kan in het begin een beetje ontmoedigend zijn. Dus in dit gedeelte gaan we het hebben over vijf snelle tips die je een goede basis zullen geven. Deze tips zijn relevant, of je nu een persoonlijk of een virtueel evenement organiseert.

1. Bepaal het doel

Het is misschien gemakkelijk om een ​​paneldiscussie te zien als een leuke en gemakkelijke bedrijfsactiviteit, maar zonder een echt doel kan het mislukken. Idealiter zou de discussie zich moeten concentreren rond een specifiek onderwerp, zoals een probleem in uw branche of waar mensen (of uw bedrijf) innovaties kunnen doorvoeren op een bepaald gebied.

Uit ons recente onderzoek bleek zelfs dat 64% en 63% van de deelnemers zegt dat de kwaliteit van de sprekers en de relevantie van de inhoud hen ertoe aanzetten zich aan te melden voor evenementen.

2. Zorg ervoor dat de inhoud relevant en interessant is

Op dezelfde manier als het bepalen van uw doel, kunt u van daaruit bepalen of uw onderwerp relevant en interessant genoeg is om een ​​paneldiscussie te rechtvaardigen. Als het onderwerp te oppervlakkig is of niet relevant is voor je publiek, loop je het risico dat de belangrijkste punten opraken en off-topic gaan, wat uiteindelijk de waarde van het evenement verlaagt.

Dat gezegd hebbende, de meeste paneldiscussies duren tussen de 60-90 minuten. Het is dus ook de moeite waard om ervoor te zorgen dat u geen te diep onderwerp kiest waar belangrijke punten kunnen worden gemist en dat u geen zendtijd meer heeft.

3. Laat de moderator en panelleden vooraf kennismaken

Als je (als moderator) je panelleden pas op het laatste moment ontmoet (of andersom), loop je een aantal risico's die je discussie kunnen laten ontsporen.

Goede moderators kennen hun panelleden genoeg om ze niet te beledigen wanneer ze hun punt moeten onderbreken om verder te gaan. Evenzo kunnen de panelleden zich comfortabel genoeg voelen om af te kaatsen van de moderator en andere panelleden in de discussie.

Het is ook een geweldige kans om de bios en vervolginformatie van uw panelleden te krijgen.

4. Houd de discussie gestructureerd, maar ontspannen

Veel openbare spreekbeurten beginnen met zowel het publiek als de spreker(s) die zich een beetje gespannen voelen. Een geweldige manier om ervoor te zorgen dat de spanning niet blijft hangen, is door eerst een kort gesprek bij het haardvuur te hebben. Deze meer informele chats kunnen je publiek helpen opwarmen voor de hoofdpaneldiscussie.

Maar vergis u niet, hoewel iedereen ontspannen genoeg moet zijn om te spreken, moet er toch structuur in de discussie zitten. Een goede manier om deze structuur aan te brengen is door een webinarpresentatie te maken. De presentatie kan dia's bevatten met specifieke vragen van het publiek, of belangrijke punten om te bespreken en door te nemen.

5. Houd contact met het publiek, zelfs als u de vragen beheert

Ongeacht de grootte van je evenement, het betrokken houden van het publiek is de topprioriteit van een paneldiscussie - als dat niet het geval is, waarom zou je het dan in de eerste plaats doen? U kunt gemakkelijker contact maken met een kleiner publiek, bijvoorbeeld door live vragen te beantwoorden, meningen van hen te krijgen en te vragen naar hun afhaalrestaurants.

Met een groter publiek kan het lastiger zijn. Afhankelijk van je onderwerp zou je ze kunnen betrekken bij snelle experimenten, zoals hoe Wendy MacNaughton leden elkaar liet tekenen zonder naar hun papieren te kijken. Of je kunt zelfs een quiz houden om het ijs te breken of zelfs hiaten in de kennis bij je publiek op te sporen.

Door deze tips te volgen, kunt u ervoor zorgen dat uw paneldiscussie interessant en boeiend is voor uw publiek, en dat het zowel hen als uw bedrijf rijke, waardevolle inzichten oplevert.

Wat is een virtuele paneldiscussie?

De hoofdgedachten van een paneldiscussie zijn precies hetzelfde voor virtuele paneldiscussies. Het belangrijkste verschil is dat het ene type persoonlijk is en het andere online.

Een virtuele paneldiscussie is een online evenement of webinar bestaande uit een moderator, panelleden en een publiek die gezamenlijk een tot nadenken stemmend onderwerp bespreken met als doel het evenement geïnspireerd en beter geïnformeerd te verlaten.

Gegeven hoe de wereldwijde pandemie heeft de manier waarop we werken en communiceren beïnvloed, virtuele paneldiscussies zijn nog populairder geworden dan voorheen.

Een virtuele paneldiscussie plannen en organiseren in 4 stappen

In deze sectie gaan we het hebben over het plannen van virtuele evenementen, in dit geval een paneldiscussie. U moet deze stappen en tips echter beschouwen als toevoegingen naar de punten die we hierboven al hebben besproken (het is niet nodig om dezelfde informatie te herhalen!).

Dit komt vooral omdat virtuele paneldiscussies unieke uitdagingen met zich meebrengen, zoals technologische onhandigheden, betrokkenheid van het publiek en het gaande houden van het gesprek als je geen oogcontact met hen hebt. Laten we met dat in gedachten eens kijken naar deze andere stappen.

1. Kies een hostingplatform

Als je een geweldig idee voor een virtuele paneldiscussie hebt, moet je een manier vinden om het te hosten - anders is het idee dood in het water.

Probeer de volgende vragen te beantwoorden om u te helpen bepalen uit welke software u moet kiezen:

• Bent u van plan voor een zeer groot, breed publiek of een kleiner nichepubliek?
  
• Wil je interactieve elementen in je discussie gebruiken?
  
• Ga je het evenement betalen of op een andere manier openen?

Door deze hoofdvragen te beantwoorden, kunt u de beschikbare opties beperken. Als u bijvoorbeeld voor een groot publiek plant, kan het gebruik van software voor videoconferentiegesprekken zoals Zoom een ​​organisatorische (en bandbreedte) nachtmerrie blijken te zijn, vooral als het publiek allemaal hun camera gebruikt.

In plaats daarvan gebruik je misschien liever een virtueel evenementenplatform om zowel je productie-elementen als sprekers gemakkelijk te beheren om een ​​levendig gesprek te creëren. Misschien wil je ook livestreaming proberen voor een complexere productie-opstelling of als je op zoek bent naar simulcast naar kanalen zoals Facebook of YouTube Live, waar je publiek live kan discussiëren en vragen kan stellen in de reacties.

2. Plan ruim van tevoren

Je zou kunnen denken dat, gezien de hoeveelheid planning die bij fysieke evenementen kan komen kijken, online evenementen veel gemakkelijker te organiseren zijn. De waarheid is dat ze allebei even moeilijk zijn, je stuurt de inspanning gewoon op verschillende manieren.

Als u bijvoorbeeld sprekers uitnodigt voor een persoonlijk evenement, kunt u het beste hun vervoer regelen (in ieder geval naar het evenement) — aan de andere kant, als u een virtuele paneldiscussie voert, moet u weten of ze het recht hebben apparatuur (evenals eventuele toegankelijkheidseisen).

Over het algemeen zijn er enkele veelvoorkomende best practices als u zich afvraagt ​​hoe u een virtuele paneldiscussie kunt plannen naast het vinden van panelleden en hosts:

Maak een lijst met technische vereisten. Dit omvat zowel software, zoals mogelijkheden voor livestreaming, als hardware zoals camera's, verlichting en microfoons (en controleer of de panelleden aan deze vereisten kunnen voldoen).

Maak een evenementstroom of agenda. Natuurlijk creëer je een agenda of evenementstroom voor alle paneldiscussies, maar voor virtuele paneldiscussies moet je ook uitzoeken hoe je tussen delen van het evenement online gaat en hoeveel tijd je eraan besteedt voor panelleden om te spreken of te reageren op vragen.

Bereid je panelleden voor . Uw presentatoren sturen de discussie aan. Als ze enthousiast zijn, is je publiek enthousiast. Zorg er dus voor dat je genoeg tijd hebt om sprekers voor te bereiden, feedback te geven en te coachen wanneer dat nodig is, zodat ze zelfverzekerd en cameraklaar zijn voor het virtuele podium.

Bereid van tevoren enkele vragen voor. Sommige doelgroepen kunnen een beetje verlegen zijn, dus het is altijd de moeite waard om van tevoren wat vragen voor te bereiden met de panelleden om ongemakkelijke stiltes te voorkomen.

Houd rekening met tijdzones. Houd bij het plannen van een tijd voor uw virtuele paneldiscussie rekening met de tijdzones van zowel uw panelleden als uw publiek.

Test alles. Het is altijd het beste om elke technologie die je gebruikt te testen voordat je live gaat voor je evenement - 59% van de webinar-deelnemers zal een evenement waarschijnlijk vroegtijdig afbreken als er technische problemen zijn.

Zodra je de basisprincipes van de organisatie hebt uitgestippeld, is het tijd om na te denken over hoe je de publiekservaring kunt optimaliseren.

3. Optimaliseer de ervaring voor deelnemers

Een aspect van het plannen van evenementen dat mensen vaak over het hoofd zien, is de interactie met het publiek voorafgaand om het evenement zelfs maar te beginnen. Wanneer u voor het eerst begint met plannen, draait het allemaal om het onderwerp, welke sprekers u moet opnemen, hoe u het evenement moet leiden - zonder dat u hoeft na te denken over de marketing.

Natuurlijk kan het idee van een interessante discussie met geweldige vragen genoeg zijn om sommige mensen te verleiden zich aan te melden, maar de meesten zullen overtuigd moeten worden.

Het zou bijvoorbeeld een geweldig idee zijn om een ​​video-landingspagina te maken die vertelt over de doelstellingen van de paneldiscussie en de waarde die deze voor het publiek zal bieden.

Maar daar stopt de marketing niet. Wanneer mensen zich registreren voor het evenement, zorg er dan voor dat je hun e-mail vastlegt, zodat je ze een e-mailreeks kunt sturen die eraan voorafgaat. Uw e-mailreeks kan het volgende omvatten:

• Speaker spotlights (diepgaande bios)
• Details van de agenda
• Informatie over het indienen van vragen
• Algemene hype en herinneringen over het evenement
• Maak een link naar een Slack-groep die voorafgaat aan het evenement, zodat deelnemers vooraf kunnen netwerken

Zelfs als het evenement voorbij is, heeft u de mogelijkheid om uw publiek nog meer waarde te bieden met vervolg-e-mailreeksen die het volgende kunnen omvatten:

• Een afhaalblad (belangrijkste punten besproken en pittige tweet-samenvattingen)
• Gratis downloads of bronnengids met betrekking tot het evenementonderwerp
• Verzoek om feedback over het evenement

Als het gaat om het optimaliseren van virtuele paneldiscussies, wil je nadenken over wat voor soort waarde het publiek krijgt van persoonlijke panels en hoe je ze kunt repliceren (of zelfs verslaan) met virtuele panels.

4. Betrek uw virtuele publiek

Nu veel mensen al meer dan een jaar vanuit huis werken (inclusief ikzelf), is Zoom-vermoeidheid een hindernis die je publiek moet helpen overwinnen. Onze laatste "stap" is dus een reeks tips om u te helpen een virtueel publiek betrokken te houden bij uw paneldiscussie.

Diversiteit van panelleden

Zorg er om te beginnen voor dat u bij het bouwen van uw paneel rekening houdt met diversiteit. Als al je panelleden dezelfde achtergrond hebben, zul je moeite hebben om verschillende gezichtspunten te krijgen - wat een snelle manier is om een ​​discussie dood te laten lopen.

Stimuleer vragen van het publiek

Je hebt misschien een lijst met vragen kunnen bedenken door met de panelleden te praten en een aantal van de aanwezigen te krijgen voorafgaand aan het evenement. In dat geval, wetende dat ingediende vragen zullen worden beantwoord, kan de vrager in de buurt blijven.

Als je echter ook een plek vrijmaakt voor live vragen van het publiek, kan het mensen in de buurt houden die niet de kans hadden om vooraf vragen in te dienen.

Zorg voor momenten van interactiviteit

Laten we eerlijk zijn, praten kan soms gewoon een beetje saai zijn, vooral wanneer het publiek thuis de kans heeft om afgeleid te worden.

Om mensen actief betrokken te houden probeer peilingen te gebruiken om snel meningen te peilen (wat je op de meeste sociale-mediaplatforms kunt doen, hoewel Twitter waarschijnlijk de betere keuze is).

Een andere optie is om de discussie tussen de leden van het publiek in de platformchat aan te moedigen. Dit kan handig zijn als een bepaalde vraag of antwoord veel discussie heeft veroorzaakt, maar de moderator moet verder gaan.

Laat ze netwerken

Velen van ons hebben het gedaan - naar een evenement gegaan, deelgenomen, met een heleboel nieuwe mensen gesproken, maar vergeten contactgegevens te delen (wie was die gast ook alweer?).

Het einde van de eigenlijke paneldiscussie is een goed moment om de aanwezigen aan te bieden (of eraan te herinneren) om met elkaar te netwerken. In Zoom kun je dit doen door 'breakout rooms' te maken waar kleinere groepen leden met elkaar kunnen praten (in plaats van de hoofdruimte te bombarderen met e-mailadressen).

Je kunt ze ook terugverwijzen naar de Slack-groep die je voorafgaand aan het evenement hebt gemaakt.

Door deze tips voor, tijdens en na het evenement te volgen, kun je ervoor zorgen dat alles soepel verloopt en dat je echt waarde toevoegt aan je publiek.

Veelgestelde vragen over paneldiscussies

Afronden

Het houden van een paneldiscussie, of het nu virtueel of persoonlijk is, kan voor uw bedrijf een spannende manier zijn om waarde te bieden aan zowel uw klanten als uw branche als geheel. Maar het kan een beetje lastig zijn om ze tot leven te brengen — en mensen betrokken te houden wanneer het evenement live is.

De stappen en tips in deze gids helpen je echter niet alleen om een ​​ervaring van onschatbare waarde te creëren, maar ook om dus met vertrouwen. Met Vimeo-evenementen, livestreaming en Vimeo-integratie met Zoom heb je verschillende opties om te produceren, op te slaan. en deel uw virtuele paneldiscussie lang nadat het evenement voorbij is.