Het nieuwe coronavirus (COVID-19) heeft organisatoren van conferenties en evenementenplanners over de hele wereld in een moeilijke positie gebracht. Maar er is hoop voor organisaties die in 2020 evenementen hebben moeten sluiten:de show kan doorgaan als een virtuele conferentie. In dit bericht bespreken we drie verschillende manieren om uw virtuele conferentie op te zetten, zodat u mensen veilig bij elkaar kunt brengen.
Drie virtuele conferentieconfiguraties
Welke virtuele conferentieopstelling het meest logisch is, hangt af van uw bestaande video-infrastructuur en hoeveel tijd u hebt om nieuwe hardware en platforms te implementeren.
In elk geval kunt u uw virtuele evenement live streamen of het geheel opnemen en publiceren op een content delivery network (CDN).
Versnel uw virtuele conferentie met een gratis consult
Een van onze Solutions Experts zal je door alles leiden wat je nodig hebt om je virtuele evenement op gang te krijgen.
1. Schakel snel over naar een virtuele conferentie
Het grote voordeel van deze aanpak is dat je waarschijnlijk alles al hebt wat je nodig hebt:een ingebouwde of externe webcam en een zakelijk YouTube- of Facebook-account.
Het instellen is ook heel eenvoudig. Als uw webcam extern is, sluit u deze aan op een vrije USB-poort op uw laptop of desktopcomputer. Start vervolgens een gratis livestreamplatform zoals YouTube Live of Facebook Live op, configureer je stream (maak gebruik van de privacy-instellingen die deze platforms bieden als je wilt beperken wie kan deelnemen) en selecteer je webcam als de videobron. U kunt ook de inhoud van uw virtuele conferentie opnemen en deze daarna uploaden naar uw favoriete videoplatform.
Het nadeel is dat de kwaliteit van je video en audio niet zal zijn wat het zou kunnen zijn. Maar het kan natuurlijk zijn dat sommige organisaties geen tijd hebben om professionele AV-apparatuur uit te rollen om hun evenement te redden. Als jij dat bent, is deze aanpak nog steeds een trefzekere manier om een evenement virtueel bij je publiek te brengen.
2. Laat uw virtuele conferentie er geweldig uitzien
Webcams zijn eenvoudig te gebruiken, maar hun videokwaliteit laat te wensen over. Via een USB-opnamekaart kunt u een DSLR, spiegelloze camera of camcorder gebruiken met uw laptop of computer om het uiterlijk van uw virtuele conferentie te verbeteren.
Configuratie verschilt niet veel van het gebruik van een webcam:sluit gewoon de capture-kaart aan op een vrije USB-poort en uw camera aan het andere uiteinde van de kaart. Dan herkent uw virtuele conferentiesoftware de camera alsof het een plug-and-play webcam is.
3. Maak van uw virtuele evenement een professionele productie
Met de juiste apparatuur kunt u uw virtuele conferentie nog verder brengen door er een multicamera-opname van te maken met aangepaste beeld-in-beeld-lay-outs en andere geavanceerde functies.
Dit soort instellingen vereist extra uitrusting zoals een videoswitcher, streamer en scaler. Sommige hardware voor videocodering bevat deze functionaliteit in één doos – en biedt vele andere voordelen voor videoproductie.
Een hardware-encoder is een apparaat dat speciaal is gebouwd voor videostreaming, vastleggen, opnemen - of alle drie. Als speciale apparaten presteren hardware-encoders vaak beter dan software-encoders (d.w.z. het programma dat u op uw computer gebruikt om te streamen of op te nemen). Dat komt omdat software-encoders bronnen moeten delen met uw besturingssysteem en eventuele actieve processen.
Hardware-encoders ondersteunen meestal meerdere video-ingangen en een verscheidenheid aan connectoren, waardoor u niet alleen webcams meer kunt gebruiken, maar ook DSLR's, camcorders en andere hoogwaardige videoapparatuur. Sommige video-encoderhardware, zoals onze Pearl-2 en Pearl Mini, hebben ook professionele audio-ingangen. Deze functies vereenvoudigen de installatie aanzienlijk doordat u rechtstreeks HDMI- en SDI-camera-apparatuur en professionele XLR- of TRS-microfoons kunt aansluiten.
Afhankelijk van het virtuele conferentieplatform of de virtuele conferentiesoftware die u gebruikt, moet u mogelijk een USB-opnamekaart in uw installatie opnemen, zodat u het videosignaal van uw hardware-encoder kunt binnenhalen. Dit maakt live-switching, aangepaste lay-outs en andere hardwarespecifieke functionaliteit mogelijk.
Al het andere dat uw virtuele conferentie nodig heeft
Helemaal opnieuw beginnen met uw virtuele evenement? Dit is wat je naast AV-hardware en -software nog meer nodig hebt.
Een aantrekkelijke agenda
Vooral voor hun computerscherm kan de aandacht van mensen verslappen. Bedenk een boeiend thema voor uw conferentie dat de aandacht van uw publiek vasthoudt. Als je eenmaal op een geschikt onderwerp bent beland, ga dan op zoek naar gastsprekers die autoriteiten zijn op een bepaald aspect ervan. Uw zakelijke netwerken en sociale platforms zoals Twitter en LinkedIn zijn goede plaatsen om te beginnen.
Bovenal wilt u dat de inhoud van uw conferentie dynamisch en boeiend genoeg is om uw publiek te boeien en vast te houden. Hier gelden dezelfde principes voor het plannen van een webinar.
Virtuele vergadersoftware of een virtueel vergaderplatform
Er zijn veel verschillende tools die een virtuele conferentie kunnen ondersteunen – of het nu gaat om een webinar-applicatie zoals ON24, een speciaal gebouwde oplossing zoals vConferenceOnline, videoconferentiesoftware zoals Zoom, een particulier content delivery network (CDN) zoals Vimeo, of zelfs een gratis platforms zoals YouTube of Facebook. Maak uw keuze op basis van wat uw algehele virtuele conferentieplan ondersteunt. Als je bijvoorbeeld kosten in rekening wilt brengen voor toegang, zorg er dan voor dat het platform dat je gebruikt een betaalmuur of systeem voor het genereren van inkomsten heeft.
De juiste marketingtools
Je zou de meest boeiende conferentieagenda ter wereld kunnen hebben, maar niemand zal komen opdagen als je het woord niet naar buiten brengt. Gebruik de tools die je wel hebt in je voordeel - de bedrijfswebsite, mailinglijsten, social media-pagina's, enz. - en overweeg om nieuwe aan je arsenaal toe te voegen. Maak gerichte advertenties voor Facebook of Google. Bouw een website of microsite die het thema, de conferentieagenda, de biografie van de spreker en andere informatie presenteert om interesse te wekken. Maak en deel een korte video die mensen een idee geeft van wat ze te wachten staan als ze aanwezig zijn.
Robuuste e-mailautomatisering
Event-registranten vinden het vaak leuk om eraan herinnerd te worden dat de datum eraan komt. Het is ook een goede marketingactie om achteraf met registranten te communiceren – om een link naar de VOD-versie (gratis of anderszins) te delen, om te herinneren aan een product of dienst die tijdens de conferentie werd getoond, enz. U wilt een service zoals ActiveCampaign, ConverKit , of Campaign Monitor om deze communicatie te automatiseren.
Kwaliteitsuitrusting
Een virtuele conferentie met een hoge productiewaarde straalt goed af op uw bedrijf en houdt mensen betrokken. Kijkers zullen waarschijnlijk niet blijven hangen als je video- en audiokwaliteit slecht zijn. Zorg ervoor dat u over de juiste technologie beschikt om uw conferentie een professionele uitstraling te geven. Dat betekent een camera van hoge kwaliteit, een goede microfoon, goede verlichting en een geweldig uitziende set. Je kunt deze uitrusting kopen of huren en zelf instellen, of je kunt een AV-productiebedrijf inschakelen om het allemaal voor je te doen.
Als je echt indruk wilt maken op virtuele conferentiegangers, kun je nog een stap verder gaan met een multi-camera-opname samen met aangepaste, beeld-in-beeld-lay-outs en andere geavanceerde functies. Voor dit soort instellingen is extra uitrusting vereist, zoals een videoswitcher, streamer en scaler. (Onze Pearl-hardware-encoders, de Pearl Mini en Pearl-2, bevatten deze allemaal in één apparaat.)
De virtuele conferentie:een beproefd formaat voor uw evenement
Hoewel het idee van virtuele conferenties in 2020 bekendheid heeft gekregen, bestaat het concept al een tijdje. Hier zijn slechts enkele voorbeelden van virtuele conferenties uit het verleden:
- Videotechnologiebedrijf Kaltura zag de weg terug in 2012, toen het de eerste Kaltura Education Video Summit organiseerde. Duizenden hebben virtueel een opname van het evenement bijgewoond of gedownload, inclusief toespraken van leiders in de onderwijs-, leer- en opleidingssectoren.
- In april 2018 organiseerde Drip zijn tweede Au+oma+ed virtuele conferentie, met 14 e-commerce-experts en meer dan 20.000 registranten.
- Ook in 2018, in augustus, organiseerde Wistia CouchCon, een virtueel evenement dat bestond uit een live keynote en vooraf opgenomen toespraken van marketingexperts van LinkedIn, TechSmith, Buffer en anderen. Bijna 1.700 deelnemers van over de hele wereld namen virtueel deel aan CouchCon 2018.
Voordelen van virtuele conferenties
Ook buiten deze uitzonderlijke omstandigheden is het organiseren van een virtuele conferentie zinvol. Hier zijn vijf redenen waarom:
1. Kosten besparen
Virtuele conferenties kosten doorgaans veel minder dan persoonlijke conferenties. Dat komt omdat virtueel gaan veel van de vele kosten wegneemt die gepaard gaan met traditionele conferenties. Alleen de huurprijzen voor locaties variëren van $ 500 tot $ 20.000. Tel daar kosten voor vergunningen en licenties, verzorgde maaltijden, wifi-toegang, reizen en accommodatie, bewegwijzering en ander fysiek materiaal bij op, en je ziet enorme uitgaven - en hoge ticketprijzen om dit goed te maken.
Dat wil niet zeggen dat het hosten van een succesvolle virtuele conferentie niet zonder kosten is. Vooraf zal uw bedrijf waarschijnlijk moeten investeren in (of huren) nieuwe technologie, tools en diensten om dit mogelijk te maken. Maar dat alles zou nog steeds minder kosten dan iedereen onder één dak samen te brengen. U bent dan ook ingesteld om later meer virtuele conferenties te organiseren. Alle spullen die je koopt, kunnen ook van pas komen voor webinars en ander live videowerk.
2. Bereik veel meer mensen
Wanneer uw conferentie virtueel is, wordt de aanwezigheid niet beperkt door de grootte van een locatie of door wie het zich kan veroorloven. Dat is gedeeltelijk wat achter de grote cijfers zit die Kaltura, Wistia en Drip met hun evenementen hebben getrokken. Mensen kunnen overal ter wereld afstemmen - thuis, op kantoor of onderweg - en op elk moment, als het evenement wordt opgenomen en on-demand beschikbaar wordt gesteld.
U kunt een vergoeding vragen om de video-on-demand (VOD)-versie te downloaden of gratis te bekijken. Beide opties hebben hun voordelen. De gratis route kan nog meer aandacht krijgen voor uw inhoud, omdat kijkers deze dan gemakkelijk online kunnen delen.
Het is ook vermeldenswaard dat virtueel gaan een van de grootste verkoopargumenten voor veel conferentiebezoekers niet uitsluit:netwerken. Platformen zoals ON24 en Zoom maken het mogelijk om virtuele netwerk- en breakout rooms op te zetten die deelnemers gedurende het hele evenement kunnen gebruiken. Sommige oplossingen ondersteunen zelfs virtuele tentoonstellingshallen, waar bezoekers meer te weten kunnen komen over producten en diensten en kunnen chatten met leveranciers.
3. Haal overal experts binnen
Het is veel gemakkelijker om uw conferentie te pitchen voor potentiële gastsprekers wanneer ze gemakkelijk vanuit hun huis of kantoor inhoud kunnen bijdragen. Anders kan spreken op een conferentie een hele opgave zijn, omdat het betekent dat je tijd moet maken om er te komen en er te zijn.
Er zijn een aantal manieren waarop u de toespraken op uw virtuele conferentie kunt behandelen. Je kunt ze live streamen zoals Drip deed met zijn keynote. Dit kan zinvol zijn voor sprekers die deel uitmaken van uw bedrijf of in de buurt wonen. Maar wat veel bedrijven doen, is dat elke spreker zijn toespraak vooraf opneemt met een tool zoals Windows Camera of QuickTime. Dan is het gewoon een kwestie van de inhoud bekijken, bewerken en casten tijdens de conferentie
Sprekers die uw virtuele conferentie niet kunnen bijwonen, kunnen na hun presentaties geen vragen van deelnemers beantwoorden. In ieder geval profiteert je evenement nog steeds van hun perspectief en expertise, die mogelijk niet beschikbaar was geweest als ze er fysiek hadden moeten zijn.
4. Geld verdienen
Virtuele conferenties bieden veel van dezelfde mogelijkheden om inkomsten te verdienen als persoonlijke conferenties - presentiegelden, sponsoring, enzovoort. Als het gaat om een virtuele conferentie, kun je mensen vragen om toegang te krijgen tot de livestream of de video-on-demand (VOD) -versie achteraf downloaden. Als alternatief kunt u het gratis maken om mogelijk een groter publiek te trekken voor upselling en leadgeneratie.
Tijdens een evenement dat in 2017 door het Genius Network werd georganiseerd, vertelde John Bowen, oprichter en CEO van CEG Worldwide, hoe winstgevend virtuele conferenties kunnen zijn op basis van zijn ervaring met het organiseren van drie afzonderlijke evenementen. Met heel weinig marketing kocht 10% van de 2.600 die kwamen opdagen pakketten ter waarde van $ 100. De evenementen brachten samen $ 500.000 op voor het bedrijf van Bowen en hielpen bij het verkopen van coachingprogramma's en het aantrekken van investeerders. Resultaten zoals deze zijn genoeg om elk bedrijf op de hoogte te stellen.
5. Verzamel gegevens en leads
Virtuele conferentieplatforms kunnen u vaak veel vertellen over congresgangers:welke sessies ze hebben bijgewoond en voor hoe lang, met welke stands ze interactie hebben gehad in de virtuele beurshal, en meer. Dit soort inzicht is van onschatbare waarde voor het ontwikkelen van gerichte content en om uw volgende virtuele conferentie nog succesvoller te maken. Registranten vragen zich aan te melden voor e-mailexplosies of een e-mail vereisen om toegang te krijgen tot de VOD-versie kan ook effectief zijn voor het genereren van leads.
Maak van uw virtuele conferentie een lust voor het oog
Epiphan Pearl hardware-encoders zijn de perfecte oplossingen voor videostreaming en -opname voor virtuele conferenties. Pearls heeft een uniek, ingebouwd touchscreen voor live schakelen, vertrouwenscontrole, aangepaste lay-outselectie en meer, samen met meerdere video- en professionele audio-ingangen.
Lees meer over hoe onze video-encoders en andere producten uw ambities op het gebied van virtuele conferenties kunnen ondersteunen. Stel uw vraag aan een van onze productspecialisten. Ze helpen je graag verder!