Hoe u uw volgende software-implementatie kunt verpletteren

Verandering is eng, en grote software-implementaties kunnen enkele van de meest angstaanjagende veranderingen zijn die de gebruikers van uw organisatie ervaren.

Het is gemakkelijk om te vergeten dat niet iedereen een tech-goeroe is.

Voor sommige van uw collega's kan het beheersen van een nieuwe technologie of softwaretoepassing op zijn best ontmoedigend zijn en - in het slechtste geval - ongelooflijk storend en frustrerend.

Uiteindelijk staat succesvolle implementatie gelijk aan succesvolle software-adoptie.

Dus, hoe beheer je de verwachtingen en ervaringen van gebruikers en zorg je ervoor dat ook de technische kant soepel verloopt?

Ik zal het je laten zien.

Een goed plan dat uw gebruikers centraal stelt en zich richt op communicatie en training, kan een grote bijdrage leveren om ervoor te zorgen dat de software-implementatie van uw organisatie niet alleen goed is, maar ook een doorslaand succes.

Dit is wat je leert in onze software-implementatiegids:

• De essentiële elementen van uw uitrolplan.
• Hoe u buy-in krijgt in uw hele organisatie.
• Effectief communiceren met uw gebruikers.
• Waarom training uw topprioriteit is.
• Vier fouten die uw uitrol kunnen laten zinken voordat deze begint.

Een software-implementatieplan maken

Het lijkt misschien een no-brainer, maar net als bij elk project in uw organisatie, moet u een plan maken voor het uitrollen van nieuwe software. En dat plan moet betrekking hebben op de aanloop naar de lancering, de lancering zelf en na de lancering.

Voor dit artikel gaan we ervan uit dat u en uw team de nodige zorgvuldigheid hebben betracht bij het beoordelen van de zakelijke doelen en behoeften van uw organisatie, inclusief budget, softwaremogelijkheden, beveiligingsproblemen, enz.

Door dit allemaal van tevoren uit te zoeken, zullen teamleden op de lange termijn minder tijd en moeite besteden.

Je hebt al het softwareprogramma of de bedrijfssoftware gekozen die je nodig hebt, nu moet je bepalen hoe je het bij je gebruikers kunt krijgen.

Volg de best practices voor het uitrollen van software

Lang voordat u er zelfs maar aan denkt om uw nieuwe software te lanceren, heeft u een nieuw software-implementatieplan nodig dat het volgende omvat: hoe u het uitrolt, aan wie, volgens welk schema en, belangrijker nog, hoe u met uw gebruikers communiceert over de uitrol en eventuele trainingsdocumenten verstrekt die ze nodig hebben.

Hoewel de meeste IT-teams het belang van het plannen van het technische werk van een software-implementatie begrijpen, is het gemakkelijk om de menselijke impact van uw project te vergeten.

U en uw team zullen uiteraard het werk doen om de nieuwe software uit te rollen, maar uw planning moet de behoeften, angsten, verwachtingen en zorgen van uw gebruikers over de aanstaande lancering centraal stellen.

Denk bij uw planning goed na over de best practices voor het uitrollen van de nieuwe software door belangrijke vragen te stellen:

• Wordt dit een uitrol voor de hele organisatie of een gefaseerde aanpak?
• Indien gefaseerd, wie krijgt het als eerste en waarom?
• Wat voor invloed heeft dit op onze gebruikers?
• Hoe zal dit onze klanten of andere belanghebbenden beïnvloeden?
• Wat kunnen we doen om gebruikers te helpen begrijpen wat dit voor hen betekent?
• Wie wordt het aanspreekpunt voor communicatie over de uitrol?
• Hoe gaan we om met angsten, zorgen en klachten?
• Hoe gaan we onze gebruikers ondersteunen tijdens de overgang en na de uitrol?
• Wie in onze organisatie kan helpen met de communicatie en training?

Plan voor iedereen

Zelfs als uw bedrijf een software- of technologieleverancier is, kunt u er zeker van zijn dat niet iedereen in uw team zo vertrouwd is met technologie als u. Het is altijd het beste om ervan uit te gaan dat er gebruikers zullen zijn die precies weten wat ze nodig hebben om hun werk te doen en niets meer.

Eens, toen ik Microsoft Word-gebruikers trainde over toegankelijkheid, maakte ik terloops een verwijzing naar het gebruik van CTRL-C om te kopiëren en CTRL-V om te plakken. Ze staarden me aan alsof ik een andere taal sprak.

Dit waren mensen die al jaren, zo niet tientallen jaren Word en andere MS Office-toepassingen gebruikten. Ondanks dat ze het product al heel lang gebruiken, had bijna geen van hen van sneltoetsen gehoord of ze ooit gebruikt.

Dat was een ongelooflijk eye-opening ervaring voor mij op het gebied van training. Ga er nooit vanuit dat zelfs ervaren gebruikers weten wat u weet.

Je wilt ze niet als nieuwelingen behandelen, maar onthoud dat er verschillende gradaties van ervaring en kennis zullen zijn.

Krijg buy-in voor uw software-implementatie in uw hele organisatie

U heeft uw nieuwe software gekozen. U hebt uw zaak voor uw managers en andere hogere leidinggevenden in uw organisatie gepleit. Je hebt de voor- en nadelen op een rij gezet en aanbevelingen gedaan, en ze hebben je groen licht gegeven.

Je bent klaar om te rollen, toch?

Nou, dat hangt ervan af. Met wie heb je ANDERS gesproken?

Het is verleidelijk om aan te nemen dat je door goedkeuring van je bazen te krijgen alle steun hebt die je nodig hebt.

Maar hebt u gesproken met de mensen die het meest door deze verandering worden getroffen? Heb je gevraagd naar hun behoeften en verwachtingen voor nieuwe software? Heeft u mogelijke valkuilen of zorgen besproken die zij hebben over de verandering?

Bij elke stap om softwareoplossingen bij te werken of te wijzigen, moeten de mensen die ervan afhankelijk zijn om hun werk te doen, sterk worden betrokken. U kunt al het onderzoek ter wereld doen en u zult nog steeds niet zo goed op de hoogte zijn van de dagelijkse vereisten als degenen die het werk doen.

Dat is misschien makkelijker in kleinere organisaties waar je gewoon een-op-een met iedereen kunt praten. Grotere bedrijven moeten misschien creatief zijn.

Hier zijn een paar manieren om met gebruikers te praten zonder echt met ELKE gebruiker te hoeven praten:

• Focusgroepen
• Enquêtes
• Live Q&A-sessies
• Webinars
• Slack/Teams-kanalen

Ongeacht hoe u het doet, als u begrijpt wat uw gebruikers nodig hebben, zullen ze hun steun krijgen wanneer u hen laat weten wat er verandert. Hoewel u misschien niet aan al hun vereisten of zorgen kunt voldoen (laten we eerlijk zijn, de perfecte software bestaat niet), zullen ze zich gehoord voelen en u zult laten zien dat u om hun werk geeft.

En er is een potentiële bonus! Door samen te werken met de verschillende afdelingen en collega's die de nieuwe software zullen gebruiken, kunt u potentiële kampioenen identificeren die kunnen helpen pleiten voor en het evangeliseren van de nieuwe tool.

Of ze nu fungeren als liaisons tussen hun teams en die van u of gewoon een soort van experts ter plaatse worden, het is vaak erg handig om iemand op gebruikersniveau in uw hoek te hebben.

Effectief communiceren voor een succesvolle software-implementatie

Voel je een thema in dit bericht? Communicatie is de beste tool in uw gereedschapskist voor een succesvolle software-implementatie.

Maar communicatie kan niet alleen gaan over lange e-mails van jou en je team over wat er daarna komt.

E-mail zal zeker een belangrijke manier zijn om met uw gebruikers te communiceren, maar het zou niet de enige manier moeten zijn.

Gebruik tijdens de pre-lancerings-, lancerings- en post-lanceringsfasen van uw uitrol verschillende communicatiemiddelen om er zeker van te zijn dat al uw gebruikers toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben.

Hoe u met uw gebruikers communiceert

Net als de voorbeelden hierboven over het verkrijgen van buy-in, zijn hier een paar goede manieren om belangrijke informatie door te geven:

E-mail

E-mail is een geweldige manier om snelle updates en aankondigingen te doen. Voor de meesten van ons is onze e-mailtoepassing (zoals MS Outlook) ook de manier waarop we vergaderingen en andere evenementen plannen. Gebruik dat zeker in je voordeel.

E-mail is ook ongelooflijk onpersoonlijk en kan overweldigend aanvoelen. Gebruik het spaarzaam. Vermijd lange e-mails waarbij gebruikers veel informatie moeten opnemen en onthouden.

Persoonlijke/live vergaderingen en evenementen op afstand

Of het nu gaat om een ​​vraag- en antwoordsessie, een webinarpresentatie over nieuwe functies of een rondetafelgesprek, live-evenementen bieden veel gebruikers een persoonlijkere en boeiendere ervaring.

Pro-tip:neem uw live-sessies op en deel ze voor iedereen die er niet bij kon zijn, zodat gebruikers indien nodig terug kunnen gaan om ze te bekijken voor beoordeling.

Video

Snelle informatieve video's overbruggen de kloof tussen e-mail en live presentaties. Je kunt bewuster omgaan met wat je wilt presenteren en je hebt meer controle over het tempo en de inhoud.

Video is boeiend en uit ons onderzoek blijkt dat steeds meer mensen zelf op zoek gaan naar informatieve video's.

Vermijd, net als bij e-mail, lange en overweldigende video's. Als je een aantal onderwerpen wilt behandelen, overweeg dan om een ​​reeks video's te maken over specifieke onderwerpen. Op die manier kunnen mensen teruggaan en de benodigde artikelen bekijken zonder te hoeven onthouden waar je het hebt gehad over een bepaalde functie in je video van 30 minuten.

Tips voor effectieve communicatie over uw software-implementatie

Alle communicatie met uw organisatie moet uw gebruikers centraal stellen. Beantwoord hun vragen, geef ze de informatie die ze nodig hebben om succesvol te zijn en neem hun angsten en zorgen weg.

Hier zijn een paar dingen om in gedachten te houden:

1. Denk als een gebruiker, niet als een beheerder

Vermijd technisch jargon of overdreven technische woorden en acroniemen. Als u absoluut een technische term moet gebruiken, zorg er dan voor dat u deze definieert op een manier die iedereen kan begrijpen. Zoals hierboven vermeld, onthoud dat niet iedereen een technologie-expert is. Zorg ervoor dat alle communicatie gemakkelijk te begrijpen is.

2. Overweeg om samen te werken met HR of marketing

Als u uw communicatie echt uit het park wilt halen, overweeg dan om samen te werken met de communicatie-experts in uw organisatie. Uw HR- en marketingcollega's zijn goed thuis in het helpen van mensen om complexe concepten te begrijpen en om angsten en zorgen aan te pakken.

3. Onthoud dat echte communicatie tweerichtingsverkeer is

Communicatie is niet alleen wat je uitstraalt naar je publiek. Echte communicatie omvat luisteren naar en reageren op feedback. Zorg ervoor dat uw gebruikers een manier hebben om vragen te stellen, zorgen te uiten en om hulp te vragen.

4. Ga door na de lanceringsdag

Uw software-implementatie stopt niet na de implementatie en uw communicatie ook niet. Houd de communicatielijnen open na de uitrol en vergeet niet feedback te verzamelen over hoe alles is verlopen.

Maak van training uw belangrijkste prioriteit

Maar wacht, ik dacht dat communicatie de sleutel was tot een succesvolle software-implementatie! Wat geeft?

Welnu, wat is training anders dan het communiceren van concepten en kennis aan degenen die het nodig hebben?

De reden waarom mensen bang zijn voor verandering op het werk, is omdat ze bang zijn dat ze niet zullen kunnen functioneren in de nieuwe omgeving. Het is jouw taak als IT-professional om hen de kennis en vaardigheden te geven die ze nodig hebben om hun angsten te overwinnen.

Net als uw communicatie tijdens het uitrolproces, moet uw training verschillende vormen aannemen, afhankelijk van de behoefte. Het is een goed idee om flexibele opties zoals visuals en video aan te bieden om softwareplatforms in het hele bedrijf uit te rollen. Op die manier kunnen gebruikers altijd teruggaan en de informatie opnieuw bekijken of deze opnieuw gebruiken als onderdeel van de onboarding van nieuwe medewerkers.

Er is voor de meeste gebruikers (die al zenuwachtig zijn voor nieuwe software) niets zo angstaanjagend als geconfronteerd worden met een gigantisch tekstdocument of e-mails vol paragraaf na paragraaf met technische informatie.

Vertel uw gebruikers niet hoe ze de nieuwe software moeten gebruiken, maar laat het ze zien!

Veelvoorkomende effectieve trainingsmethoden zijn:

• Persoonlijke of live trainingssessies op afstand.
• Lange trainingsvideo's.
• Een bibliotheek met korte trainingsvideo's over specifieke onderwerpen of functies.
• Zeer visuele gebruikersdocumentatie en helpdocumenten.

Onthoud dat u geen video- of grafische professional hoeft te zijn om trainingsvideo's en documenten van professionele kwaliteit te maken. TechSmith Camtasia en TechSmith Snagit bieden krachtige, maar gebruiksvriendelijke functies waarmee iedereen snel en gemakkelijk kennis en vaardigheden kan delen.

En Camtasia en Snagit werken uitstekend samen, waardoor uw trainingsvideo's en documenten nog effectiever worden.

Welke trainingsmethoden u ook gebruikt, denk eraan uw gebruikers en hun behoeften centraal te stellen bij het maken van uw inhoud.

Vier fouten die u moet vermijden bij het uitrollen van uw software

Zelfs de meest goed geplande en uitgevoerde software-implementatie kan mislukken, maar door deze vier veelvoorkomende fouten te vermijden, kunt u rampen voorkomen.

1. Afwijkingen negeren

Ooit gehoord van de uitdrukking:"je kunt niet iedereen tevreden stellen?" Zelfs met de beste communicatie zal niet iedereen in uw organisatie blij zijn met de veranderingen. Er zal altijd iemand zijn die het er niet mee eens is. En hoewel het gemakkelijk is om nee-zeggers af te wijzen als, nou ja, nee-zeggers, kan het negeren ervan tot grotere problemen leiden.

In het beste geval kunnen ze het gevoel hebben dat u hun zorgen niet serieus neemt, in het slechtste geval loopt u het risico belangrijke informatie te missen die u zou kunnen helpen betere beslissingen te nemen in het uitrolproces.

Luister naar iedereen en gebruik de informatie zo goed mogelijk.

2. Het proces haasten

Geef iedereen (inclusief uw IT-team) de tijd die ze nodig hebben om de zaken op orde te krijgen voordat de software wordt uitgerold. Breng uw gebruikers ruimschoots op de hoogte van de komende wijzigingen, zodat ze tijd hebben om hun werk te doen en u tijd heeft om eventuele problemen aan te pakken.

3. Niet-IT-personeel niet betrekken bij het besluitvormingsproces

Bij een gebruikersgerichte benadering van software-implementatie wilt u er zeker van zijn dat u de daadwerkelijke gebruikers betrekt bij alle beslissingen die van invloed zijn op hun werk. Dat betekent niet dat je met elke medewerker moet praten, maar zorg ervoor dat er voldoende gelegenheid is voor gebruikers om suggesties, feedback en ideeën te geven om het te laten werken.

4. Niet luisteren naar uw gebruikers na de uitrol

Verzamel feedback en luister naar wat werkte en wat niet. Gebruik deze informatie om problemen met de huidige uitrol aan te pakken en om betere processen voor de volgende te informeren.

Creëer uw gebruikers voor een succesvolle software-implementatie!

Door uw gebruikers te centreren in elke software-implementatie, zorgt u ervoor dat iedereen krijgt wat ze nodig hebben wanneer ze het nodig hebben.

Of u nu nieuwe of bijgewerkte software uitrolt voor 3, 30 of 3000 mensen, een sterk plan dat uw gebruikers centraal stelt, steun heeft van alle niveaus van uw organisatie en doorgaat na de lanceringsdag, zal u helpen succes te garanderen.

Veelgestelde vragen

Elke uitrol is anders, maar wat het plan ook is, zorg ervoor dat u uw gebruikers en hun behoeften en zorgen centraal stelt in elk plan dat u maakt. Zorg ervoor dat je systemen hebt om de vragen te beantwoorden en zorg ervoor dat training je belangrijkste prioriteit is.

U hoeft geen videoprofessional te zijn om softwaretrainingsvideo's van professionele kwaliteit te maken. TechSmith Camtasia maakt het gemakkelijk om effectieve en boeiende softwaretrainingsvideo's te maken voor uw software-implementatie.

Zorg ervoor dat alle gebruikersdocumentatie die u maakt, afbeeldingen bevat! TechSmith Snagit maakt het gemakkelijk om allerlei soorten gebruikersdocumentatie te maken, inclusief handleidingen, stapsgewijze procesdocumenten en meer!