All hands meetings zijn een belangrijk onderdeel van een interne communicatiestrategie. Als ze goed worden gedaan, brengen ze teams op één lijn en bieden ze een gezond forum voor feedback en gesprekken. Ze kunnen werknemers ook helpen begrijpen hoe hun rol en werk in het grotere geheel passen.
Maar er is een addertje onder het gras. Als ze slecht zijn georkestreerd, kunnen deze vergaderingen op zijn best oninteressant of in het slechtste geval weinig informatief zijn.
Dus voor zakelijke leiders die alle hens aan dek willen brengen, hoe vind je de juiste balans voor je vergadering?
Deze gids leidt je door alles wat je moet weten over all hands meetings. We zullen de basis behandelen, zoals wat het is en waarom het belangrijk is.
We zullen ook een paar tips geven over hoe Vimeo onze al-hands-vergaderingen leidt, zodat u vol vertrouwen uw vergaderingen kunt produceren in een afgelegen of hybride werkomgeving.
Klaar? Laten we beginnen.
Wat is een vergadering voor iedereen?
Een vergadering met alle betrokkenen - ook wel een gemeentehuis genoemd - brengt een hele organisatie virtueel of persoonlijk bij elkaar om bedrijfsbrede updates te bespreken.
Gewoonlijk leidt een uitvoerend leider (denk aan uw Chief Operating Officer of Chief Executive Officer) met een agenda vol bedrijfsupdates, nieuwe projecten, teamuitjes en aangewezen tijd voor Q&A.
Waarom zijn alle hands meetings belangrijk?
Denk er over na. Zonder een terugkerende vergadering of gemeentehuis, is het waarschijnlijk dat werknemers ad hoc informatie verzamelen in de hele organisatie. Informatie kan fragmentarisch worden verspreid of zelfs verkeerd worden geïnterpreteerd.
Bovendien hebben werknemers een locatie nodig om vragen te stellen en een idee te krijgen van hoe het bedrijf opereert in andere gebieden waar ze niet bij betrokken zijn.
Gelukkig hebben alle hands meetings de kracht om teams bij elkaar te brengen. Door informatie te delen in een aangewezen vergadering, kunnen leidinggevenden transparantie bevorderen en realtime feedback krijgen om hun werknemers te helpen verbonden te blijven, waar ze ook zijn.
Wat is het verschil tussen een persoonlijke en virtuele all hands-meeting?
Het grootste verschil tussen een persoonlijke all hands en een virtuele is dat virtuele all hands-vergaderingen worden uitgezonden of live gestreamd naar werknemers.
Virtuele allehands-vergaderingen hebben ook enkele geweldige voordelen. Ze bieden organisaties de broodnodige flexibiliteit om teams op afstand op te nemen, ongeacht waar ze zich bevinden.
Wat is een virtuele vergadering van alle mensen?
Een virtuele vergadering van alle hens of gemeentehuis is een intern evenement dat live wordt uitgezonden naar een extern publiek van medewerkers. Virtuele allehands-vergaderingen zijn een noodzaak geworden voor interne communicatie naarmate meer organisaties overstappen op een hybride werkplek op afstand.
In het tijdperk van social distancing en hybride werken is het belangrijker dan ooit om verbonden te blijven. Video geeft een gevoel van routine, ondersteuning en gemeenschap voor verspreide teams.
Waarom virtuele alle handen essentieel zijn voor interne communicatie
Virtueel alle handen helpen teams op één lijn en betrokken te houden. Net als hun in-office tegenhangers, zijn virtuele allehands-vergaderingen (of virtuele gemeentehuizen) locaties voor zakelijke updates, werknemersschijnwerpers en een kans voor leiders om vragen te beantwoorden (en een shout out of twee te laten vallen!).
Maar onthoud:een succesvolle vergadering van alle betrokkenen, of deze nu persoonlijk of virtueel is, hangt af van een doordachte implementatie. Uit een recent onderzoek dat we met Global Web Index hebben uitgevoerd, blijkt dat 54% van de leidinggevenden gelooft dat hun organisatie wekelijkse updates streamt, terwijl slechts 20% van hun personeel het daarmee eens is. Dit betekent duidelijk een verbroken verbinding!
Om u te helpen de kloof van interne communicatie te overbruggen, hebben we 8 tips verzameld van Vimeo's COO, Courtney Sanchez, over hoe u de beste vergadering voor iedereen kunt plannen.
Hoe u in 8 stappen een geweldige vergadering voor iedereen houdt
1. Plan uw vergadering van tevoren
Om uw virtuele allehands-vergadering op schema te houden, doet u een stap terug en denkt u als een producer. Dit betekent plannen, plannen en nog een beetje plannen. Er gebeurt veel actie achter de schermen om elke virtuele vergadering tot een succes te maken.
Begin met het opstellen van een voorgestelde agenda en deze van tevoren te verspreiden onder relevante belanghebbenden. Het bevestigen van de agenda, het vergaderproces en de presentatoren kunnen tot de kern leiden, dus zorg ervoor dat uw belanghebbenden uw tijdlijn begrijpen.
Als je vervolgens een productie- of AV-team hebt dat de uitzending ondersteunt, start dan de ochtend van een teststream om er zeker van te zijn dat je klaar bent om te gaan!
Vimeo gebruikt bijvoorbeeld een eenvoudige planningsreeks in twee stappen. Eerst zenden we een week van tevoren een concept van de agenda naar het leiderschapsteam en vragen om feedback. Vervolgens voert ons productieteam een testrun van de livestream uit om eventuele technische problemen van tevoren op te lossen. Dan is het showtime!
2. Organiseer uw vergadering over specifieke onderwerpen
The best all hands meeting faciliteert een transparante dialoog en creëert een inclusieve omgeving waar medewerkers kunnen participeren. Om een inclusieve en boeiende omgeving te creëren, heeft Vimeo veel succes geboekt bij het organiseren van onze vergaderingen over zeer specifieke onderwerpen.
Om dit te doen, moet je onderwerpen identificeren die het meest interessant zijn voor werknemers en alles weglaten dat minder belangrijk is.
Als u bijvoorbeeld aan het einde van uw vergadering een overvloed aan vragen krijgt, wilt u misschien speciale live Q&A-sessies. Als meerdere medewerkers contact opnemen met vragen over een specifiek onderwerp, zal een vervolgbijeenkomst gericht op dat onderwerp waarschijnlijk bij hen resoneren.
3. Verhoog de vergaderfrequentie van alle aanwezigen
Gezien de realiteit van werken op afstand, is het waarschijnlijk dat uw organisatie kan profiteren van een hogere vergaderfrequentie om de communicatie te laten stromen.
In het afgelopen jaar heeft Vimeo de noodzaak erkend van een frequentere cadans om het hele team aan te spreken. Zo zijn de nieuwe merknaam All Vimeo Live Town Halls ga om de week live. Het is de bedoeling om minder formele vergaderingen te houden waardoor het leiderschap updates kan geven over de huidige omgeving, het bedrijf en de zorgen van werknemers kan wegnemen.
Het is ook logisch dat de uitvoering van een virtuele all-hand is veranderd. We zijn overgeschakeld naar voornamelijk productie op afstand, zelfs als het voorbereidende werk voor zowel virtuele als persoonlijke ontmoetingen met alle handen ongewijzigd is gebleven. U moet ook rekening houden met de implicaties van het niet kunnen zien van de reacties van al uw medewerkers op afstand.
Leer hoe leidinggevenden nieuwe communicatiestrategieën toepassen met de Workplace Communications Workshop.
4. Vergaderactiviteiten plannen
Een grote uitdaging tijdens het werken op afstand is het behouden van het gevoel erbij te horen. Overweeg bij het plannen van uw vergadering hoe u sociale activiteiten kunt verweven. Denk aan eenvoudige ideeën zoals virtuele happy hours, trivia-games, lunch &learns en Slack-uitdagingen.
Vimeo organiseert bijvoorbeeld videobijeenkomsten waar Vimeans hun huisdieren voorstellen, en wedstrijden 'raad de virtuele achtergrond'. Het maakt allemaal deel uit van Vimeo Virtual , een wereldwijd evenementenprogramma om onze teams de mogelijkheid te bieden om met elkaar in contact te komen, van elkaar te leren en elkaar te ondersteunen.
Naast meetups zoals show en tells, organiseren we sessies over diversiteit, gelijkheid en inclusie. Overweeg manieren waarop u kunt afwijken van de standaard vergaderagenda en onderwerpen en thema's kunt vinden om uw team enthousiast te maken.
5. Gebruik enquêtes om feedback te krijgen
We hebben geleerd dat het verzamelen van feedback na een virtuele all hands van cruciaal belang is. U zult waarschijnlijk bij uw volgende bedrijfssynchronisatie merken dat het moeilijk is om reacties te peilen tijdens een live-uitzending.
Om waardevolle feedbackloops te creëren, enquêtes te verzenden, openhartige individuen binnen de organisatie te identificeren en nieuwe werknemers om inzicht te vragen in wat ze leuk vonden en voorbeelden van wat ze leuk vonden van eerdere organisaties. Voeg de feedback toe terwijl u nieuwe modules en benaderingen test in toekomstige vergaderingen.
6. Houd medewerkers betrokken door uw gezicht te laten zien
Externe medewerkers betrekken is een uitdaging. Digitale vermoeidheid is echt. Daarom is het zo belangrijk dat leiders openhartig zijn en hun gezicht laten zien aan werknemers. Moedig leiders aan om onderwerpen of problemen rechtstreeks in het vergadermateriaal aan de orde te stellen in plaats van te wachten om te zien of het in de Q&A zal verschijnen.
Onthoud:het is oké voor leiders om kwetsbaar te zijn, omdat het empathie toont en de bereidheid om echt te zijn. Openhartigheid houdt medewerkers betrokken en gemotiveerd, vooral in tijden van onzekerheid.
7. Neem bedrijfswaarden op in uw interne communicatiestrategie
Om een opvallende bijeenkomst te maken, moet u uw bedrijfswaarden eerlijk en integer opnemen.
De waarden van Vimeo hebben een enorme invloed op onze interne communicatiestrategie. Empathie, impact en openhartigheid zijn cruciale pijlers van onze interne communicatiestrategie. We openen alle handen met een "What's Working/What's not (Yet)"-framework om transparant te zijn over waar we als team impact maken en waar we moeten verbeteren.
We eindigen elke hand met een anonieme, open Q&A om elke stem aan te moedigen die gehoord wil worden. Dit leidt er vaak toe dat ons leiderschapsteam uitdagende onderwerpen open en eerlijk aanpakt. We zijn toegewijd aan deze aanpak omdat we geloven dat dit de beste manier is om als team aan uitdagingen te werken.
8. Meet uw succes
Na alle handen plaatsen we onmiddellijk een poll voor het team om feedback te geven. Succes wordt meestal gemeten aan de hand van twee vragen:
- Heeft u een beter begrip van de strategie, prestaties en doelen van Vimeo?
- Was het allemaal een waardevolle tijdsinvestering?
We vragen ook om feedback over al het materiaal, omdat we er altijd naar streven om onderwerpen en thema's aan te scherpen die belangrijk zijn voor het team, onderwerpen die we niet hebben behandeld en zouden moeten hebben, of aanvullende feedback.
Wrap-up:alle hens aan dek!
We passen ons allemaal aan aan een nieuwe externe werkomgeving. Omarm de lessen en blijf je interne communicatieproces verfijnen met deze handige tips:
- Plan uw vergaderingen van tevoren.
- Organiseer vergaderingen over specifieke onderwerpen.
- Verhoog de vergaderfrequentie van iedereen.
- Maak het nog spannender met virtuele activiteiten en uitdagingen.
- Belangrijke feedback vastleggen met enquêtes.
- Laat je gezicht zien.
- Breng uw waarden in de communicatiestrategie.
- Blijf succes meten.
Plan je je eigen virtuele of persoonlijke ontmoeting? Het live productieteam van Vimeo kan helpen met begeleiding en advies om er een succes van te maken.
Oorspronkelijk gepubliceerd op 14 april 2020. Bijgewerkt op 15 april 2021.