Succesvolle communicatie is van cruciaal belang voor goed presterende teams. Organisaties hebben echter nog een lange weg te gaan om interne communicatiestrategieën te ontwikkelen die de betrokkenheid maximaliseren. Uit onderzoek van Gallagher &Co bleek dat 60% van de bedrijven geen interne communicatiestrategie voor de lange termijn heeft.
Bovendien verandert de werkplek. Uit een recent rapport van Gartner blijkt dat 74% van de organisaties van plan is om werknemers over te hevelen naar permanent werk op afstand. Organisaties moeten de juiste communicatiebalans vinden om teams op één lijn te brengen, samenwerking te bevorderen en de productiviteit te verhogen.
Dus hoe kunnen organisaties werknemers informeren en met succes betrekken bij hun interne communicatiestrategie, terwijl ze navigeren in een afgelegen of hybride wereld? Het antwoord is video. In dit artikel bespreken we hoe video de interne communicatie kan verbeteren, tips delen en inzichten van leiders onder de aandacht brengen, zodat u vandaag nog aan de slag kunt.
Maak uw interne communicatiestrategie toekomstbestendig
Het opnemen van video is een geweldige manier om uw communicatiestrategie toekomstbestendig te maken. Uit onderzoek met GlobalWebIndex is gebleken dat werknemers van bedrijven die video gebruiken, meer vertrouwen hebben in de prestaties en gezondheid van hun bedrijf. Nog ideeën nodig? Bekijk hieronder enkele belangrijke manieren waarop een video-first interne communicatiestrategie van invloed kan zijn op uw team.
1. Vermijd het creëren van meer stress.
Een alarmerend 1 op de 8 zakelijke professionals zegt dat hun bedrijf nooit strategie-updates communiceert. Als gevolg hiervan kan het gebrek aan communicatie ervoor zorgen dat werknemers zich verward of zelfs gestrest voelen. Bovendien jongleren velen met groeiende gezinnen, zorgen ze voor medische behoeften, zorgen ze voor andere familieleden, terwijl ze tegelijkertijd hun dagelijkse taken uitvoeren. Wanneer een bedrijf geen effectieve interne communicatiestrategie heeft, krijgt het vertrouwen van de werknemers een deuk.
2. Stimuleer meer samenwerking en ideeën.
Slechts 41% van de professionals zegt dat persoonlijke communicatie hen het gevoel geeft dat leidinggevenden om hen geven. Video kan echter de relaties tussen werknemers en uitvoerende teams menselijker maken. Virtuele vergaderruimten kunnen werknemers daadwerkelijk helpen zich veiliger te voelen en een forum te bieden waar ze bereid zijn om nieuwe ideeën te delen.
3. Help leidinggevenden in contact te komen met medewerkers.
Leidinggevenden moeten kunnen communiceren in tijden van crisis of verandering om hun organisatie te ondersteunen. "De belangrijkste taak van een CEO is om echt goed te zijn in communicatie", zei David Siegel, CEO bij Meetup, in een recente workshop communicatie op de werkvloer.
Er zijn tal van organisatorische veranderingen, zoals een overname of verloop in leiderschap, waarvoor leidinggevenden rechtstreeks met hun organisatie moeten communiceren. Om een effectieve communicatiestrategie voor leidinggevenden op te bouwen, zouden organisaties moeten overwegen om verschillende fora te creëren waar werknemers vragen kunnen stellen of zorgen kunnen uiten aan leiders.
9 tips voor het bouwen van een communicatiestrategie
Werknemers die zich buitengesloten, niet geïnformeerd of onduidelijk voelen over de langetermijndoelen van hun organisatie, kunnen hun interesse in hun werk verliezen. Een fragmentarische interne communicatiestrategie treft niet alleen individuele teamleden - uit een onderzoek onder 400 bedrijven bleek dat elke organisatie $ 62,4 miljoen per jaar verloor vanwege onvoldoende communicatie naar en tussen werknemers. Per jaar!
Om een effectieve communicatiestrategie op te bouwen, begint u met het definiëren van uw communicatie- en bedrijfsdoelstellingen en zorgt u voor livestreaming en video om contact te maken met werknemers. Het einddoel moet zijn om uw bedrijf op één lijn, betrokken en productief te houden.
1. Definieer uw interne communicatiedoelstellingen
Volgens Chris Zook, partner bij Bain and Company, kent slechts 40% van de werknemers de doelstellingen van hun bedrijf. Een sterke interne communicatiestrategie begint met het afstemmen van de organisatie op de bedrijfsdoelstelling. Strijk bedrijfsdoelen en belangrijke prestatiestatistieken uit voordat u communiceert met de grotere organisatie. Zodra u klaar bent om uw bericht te verzenden, kunt u proberen videotools via e-mail te gebruiken voor een dynamischere ervaring.
2. Focus op het plan
Steek bij het opstellen van uw communicatiestrategie tijd en energie in de planningsfase. Houd rekening met uw doelstellingen en gewenste resultaten terwijl u uw inhoud opbouwt. Stel uzelf de vraag:wat wil ik dat medewerkers leren of meenemen uit de vergadering?
Enkele richtlijnen om te helpen begrijpen hoe u de resultaten van vergaderingen plant, zijn onder meer:
- Bewustzijn: Dit leerresultaat is gericht op het communiceren van informatie, zonder dat er actie of follow-up vereist is van deelnemers. Driemaandelijkse bijeenkomsten met alle handen kunnen bijvoorbeeld uitsluitend gericht zijn op het creëren van bewustzijn van verkoopdoelen en product-roadmaps.
- Begrijpen: In dit geval lopen medewerkers weg met een dieper begrip van het materiaal en de boodschap. Denk aan onboarding van nieuwe medewerkers, waarbij deelnemers op de hoogte worden gehouden van interne processen.
- Vaardigheid: Dit type resultaat omvat het diepste leerniveau, waarbij werknemers functionele hulpmiddelen, tips en strategieën in zich opnemen die ze in hun dagelijkse werk kunnen toepassen.
Julie Starr, Learning and Development Manager bij Convene, Julie duikt hieronder dieper in op deze concepten:
Wilt u meer inzichten in bedrijfstrainingen? Bekijk de volledige paneldiscussie op aanvraag.
3. Ontwikkel een duidelijke en beknopte boodschap
U wilt uw bericht delen op een manier die een goede indruk maakt op uw team. Hou het kort. Vermijd tekstoverbelasting met minimale opsommingstekens en woorden per regel. Als algemene vuistregel geldt dat presentatiedetails ongeveer 70% van uw dia's moeten beslaan. Hierdoor blijft er ruimte over voor afbeeldingen en andere relevante inhoud die betrokkenheid stimuleert.
Plan ook voor deelname. Voeg live peilingen, chats, vragen en antwoorden en andere tools voor betrokkenheid toe voor een interactieve ervaring. Als medewerkers meedoen, luisteren ze.
4. Ontwerp vergaderingen voor deelnemers
Maak vergaderingen boeiender en verteerbaarder met de REACH-methode. Als u niet bekend bent met de term, is REACH een methode die vergaderingen herpositioneert vanuit het perspectief van de deelnemer. Streef er bijvoorbeeld naar om vergaderingen met tussenpozen van 20 minuten te houden. Waarom? Onderzoek toont aan dat intense focus bij volwassen leerlingen tot 20 minuten duurt.
Bekijk hieronder elke letter van de REACH-methode:
- R ecall – Wat zorgt ervoor dat mijn publiek zich de les niet meer kan herinneren?
- E ffort - Hoeveel moeite is er nodig om deze inhoud te leren?
- A aandacht – Hoe uitdagend zal het zijn om de focus te behouden?
- C ause- Welke oorzaak of welk doel moeten ze leren?
- H umility – Hoe nederig zijn ze als leerlingen (en ben ik als instructeur)?
5. Communicatiecadans verhogen
Gezien de realiteit van werken op afstand en hybride werken, is het waarschijnlijk dat uw organisatie kan profiteren van een hogere vergaderfrequentie om de communicatie te laten stromen. Overweeg om de cadans van uw communicatie te verhogen. En focus op kortere vergaderingen over één onderwerp om werknemers niet te overbelasten.
6. Heroverweeg de aanwezigheid van leidinggevenden
Er is een scherpe kloof tussen executives en leiders als het gaat om effectieve communicatie. 54% van de leidinggevenden op hoog niveau zegt dat ze minstens wekelijks belangrijke bedrijfsupdates (zoals gemeentehuizen en alle handen) streamen. Slechts 20% van de werknemers is het hier echter mee eens.
Wanneer er snelle en impactvolle periodes van verandering plaatsvinden, is het oké om ongestructureerde contactpunten te maken om in te checken met uw teams.
Hoewel executive messages van cruciaal belang zijn, is communicatie meer dan het doorgeven van informatie. Goede communicatiemiddelen kunnen ons helpen ons meer verbonden te voelen met mensen. En als het gaat om bedrijfscommunicatie, is het opbouwen van deze verbindingen waar video de grootste impact heeft.
Leer hoe leidinggevenden nieuwe communicatiestrategieën toepassen met de Workplace Communications Workshop.
7. Aanpassen aan de context
Organisaties gebruiken video al jaren om teams op afstand te bedienen en vergaderingen te verbeteren. Dankzij robuustere tools voor het produceren, bewerken en delen van video-inhoud is het voor teams echter gemakkelijker gemaakt om asynchroon en synchroon samen te werken om de productiviteit te verhogen. Videoleren biedt werknemers meer controle over wanneer ze leren, zodat ze de inhoud beter kunnen absorberen.
Als het gaat om betrokkenheid bij vergaderingen, hebben veel videotools trackinggegevens die inzicht kunnen bieden in het gedrag van kijkers. Deze gegevens kunnen de gemiddelde kijktijd, inlevertijd en andere deelnameacties omvatten die uw videocommunicatiestrategie kunnen bepalen. U kunt dan zien wat werkt en toekomstige video-ervaringen verbeteren.
Hier zijn een paar voorbeelden van hoe u op een boeiende manier met teams kunt communiceren met behulp van video:
- Gebruik vooraf opgenomen video's naast live video. De combinatie van livestreaming en on-demand video voor interne vergaderingen helpt uw berichtgeving naar een hoger niveau te tillen.
- Gebruik interactieve tools om feedback aan te moedigen. Dit vereist interactiviteit en vergroot direct de betrokkenheid.
- Stapsgewijze demo's voor het delen van schermen. Dit zorgt ervoor dat uw team niet alleen begrijpt wat er van hen wordt gevraagd, maar dat ze de taak begrijpen door zelf de stappen te doorlopen.
- Maak een bibliotheek met video-inhoud. Laat uw communicatie niet door de kieren vallen! Maak gebruik van oplossingen waarmee u inhoud kunt beheren en een hub kunt bieden voor teams om op de hoogte te blijven.
8. Verfijn uw trainingsprogramma voor medewerkers voortdurend
Nadenken over de context van uw inhoud is ook belangrijk. Een succesvolle interne communicatiestrategie plant voor elke deelnemer, waar ze ook zijn. Als u van plan bent een bibliotheek met videotrainingsinhoud op te bouwen, moet u rekening houden met uw publiek.
En onthoud:de omgeving mag geen wrijvingspunt zijn in je strategie. Steve Hamaday, Virtual Training Manager bij Axalta, heeft dit uit de eerste hand ervaren toen zijn team begon met het implementeren van live virtuele trainingen.
"De primaire verantwoordelijkheid van ons inhoudsteam is het ontwikkelen van trainingsinhoud voor het fysieke klaslokaal", zegt hij. "Omdat we via ons live virtuele programma een andere draai aan training geven, moeten we die inhoud iets 'vertalen' om effectiever te zijn voor onze online deelnemers."
9. Test altijd je technologie
Het testen van uw technologie is het sluitstuk van een effectieve interne communicatiestrategie. Dit is namelijk het kanaal waarop je bericht wordt afgeleverd. "Je wilt je evenement nooit beginnen en mensen zien zeggen:'Ik heb geen geluid, ik heb geen video, help!'", zegt David Haug, Senior Video Producer bij Deloitte Global.
Maak er een gewoonte van om je videostream te testen om te voorkomen dat dergelijke hikken de ervaring verstoren. Dit betekent het controleren van de audiokwaliteit, videokwaliteit en internetverbinding. Ga door de bewegingen alsof het de eigenlijke dag van is. En overweeg om iemand als deelnemer te laten deelnemen om de mening van de werknemer te bewaken en ervoor te zorgen dat uw visie samenkomt zoals gepland.
Afsluiten
Het werk is nooit gedaan bij het toekomstbestendig maken van uw interne communicatiestrategie. Onthoud dat al uw inspanningen het doel dienen om op authentieke wijze contact te maken met werknemers om hen te helpen hun beste werk te leveren.
Bereik uw team met video
Oorspronkelijk gepubliceerd op 20 juni 2019 door Emily Gover. Bijgewerkt op 23 april 2021 door Alysha Parker.