Wanneer informatie grafisch wordt gepresenteerd, begrijpen de meeste mensen deze sneller en beter. Emoji's, GIF's, screenshots en video's zijn gemeengoed geworden in dagelijkse gesprekken. Het is ook waar op het werk.
Vroeger was het waar toen de meesten van ons in typische kantooromgevingen werkten, en nu nog steeds wanneer zo velen van ons in externe of hybride teams werken. Als gevolg hiervan is het nog belangrijker voor bedrijven om afbeeldingen en video te omarmen. Waarom vertrouwen zoveel bedrijven op lange e-mails en eindeloze Zoom-oproepen om op afstand te communiceren?
"Zo hebben we het altijd gedaan, en het werkt perfect!" is het eenvoudige antwoord voor de meeste bedrijven, CEO's en managers. Maar het punt is:wat gisteren werkte, werkt vandaag misschien niet meer, vooral niet als er effectievere alternatieven zijn.
Bedrijven die traag zijn om te innoveren of hun procedures te upgraden, zullen achterop raken. Het vinden van nieuwe en betere manieren om online met collega's in contact te komen, vereist hybride werk, en afbeeldingen en video zijn essentieel voor efficiënte communicatie op de werkplek (op afstand of persoonlijk). Bedrijven vinden het misschien een uitdaging om met hun externe teams te communiceren, vooral wanneer werknemers niet genoeg tijd hebben gehad om zich aan te passen aan de nieuwe werkomgeving.
De persoonlijke verbinding die ontstaat wanneer teams een ruimte delen, verdwijnt. Dit zet de deur open voor misverstanden en desinformatie. Hoewel chatplatforms en e-mails voor teams momenteel populair zijn, is visuele communicatie een andere manier om medewerkers op afstand op de hoogte te houden.
Een afbeelding kan duizend woorden bondig en actueel overbrengen - 40 procent van de consumenten geeft de voorkeur aan afbeeldingen boven tekst. Dit is de reden waarom teams die op afstand moeten werken, meer visuele communicatie moeten gebruiken om contact te houden.
We begrijpen het. Veranderen is moeilijk. Je hebt veel op je bord. Je team zit bomvol. En leren foto's en video's te maken (vooral als je het nog nooit eerder hebt gedaan) kan intimiderend zijn.
Maar wat als het maken van afbeeldingen en films van professionele kwaliteit om te communiceren in veel omstandigheden eenvoudiger zou zijn dan het typen van een lange en saaie e-mail?
Ja, dat is het!
En het beste van alles is dat asynchrone communicatie geschikt is voor uw bedrijf en mensen. U zult productiever zijn, minder fouten maken en feedbackloops vermijden.
Bovendien zal uw personeel meer betrokken zijn dan ooit tevoren.
Veel bedrijven en universiteiten hebben er bij hun werknemers op aangedrongen om op afstand te werken vanwege de onzekerheden van Covid-19. Aangezien meer dan 25% van de Amerikaanse beroepsbevolking al ten minste een deel van de tijd thuis werkt, zullen de nieuwe beperkingen veel werknemers - en hun supervisors - dwingen om voor het eerst buiten kantoor te werken, waardoor ze van elkaar gescheiden zijn.
Hoewel het over het algemeen beter is om vooraf duidelijk beleid voor werken op afstand en training vast te stellen, is dit niveau van voorbereiding misschien niet mogelijk in tijden van crisis of andere snel veranderende omstandigheden. Gelukkig zijn er, zelfs als managers weinig tijd hebben om zich voor te bereiden, specifieke, op onderzoek gebaseerde activiteiten die managers zonder veel moeite kunnen ondernemen om de betrokkenheid en productiviteit van externe medewerkers te vergroten.
Laten we manieren onderzoeken om visuele gidsen in ons voordeel te gebruiken
1. Video kan worden gebruikt om vergaderingen te vervangen
Puur informatieve vergaderingen zouden niet moeten vereisen dat iedereen tegelijk aanwezig is, ook niet als die locatie virtueel is. Vervang een afspraak door een video als je de kennis hebt die je met je team kunt delen en waarvoor geen snelle input of brainstormen nodig is.
Vergaderen is niet meer nodig. Je kunt precies schrijven wat je wilt zeggen en dit zonder onderbreking met anderen delen of gesprekken laten afwijken.
Gebruik verschillende alternatieven om uw scherm op te nemen terwijl u vertelt als u dia's moet presenteren. Zijn er geen dia's? Het is geen probleem. Snagit kan uw webcam opnemen om uw video een persoonlijker tintje te geven. Heb je een brainstormsessie gepland?
Voorzie ze van alle informatie die ze nodig hebben VOOR de vergadering om met ideeën te komen in plaats van ze ter plekke te bedenken. Deze manier van presenteren houdt meer rekening met de tijd van uw team. Als ze de stof nu niet hoeven te kennen, kunnen ze de film op hun gemak bekijken. Ze kunnen altijd teruggaan en het opnieuw bekijken als ze een opfriscursus nodig hebben.
Bovendien kunnen ze rechtstreeks naar je toe komen als je opmerkingen nodig hebt of als ze vragen hebben.
Vergaderingen die normaal een uur zouden duren, kunnen volgens onze ervaring worden ingekort tot een video van 20 minuten (of minder). Dat is een aanzienlijke tijdsbesparing!
2. Laat visuele feedback toe
Omdat je waarschijnlijk iets soortgelijks doet, is dit een van de beste methoden om aan de slag te gaan met het gebruik van afbeeldingen op kantoor en externe interacties.
Bijna iedereen heeft wel eens een document van iemand anders moeten proeflezen en herzien. We printen het uit, halen onze rode pen tevoorschijn en noteren op de afgedrukte pagina's waar de voorgestelde aanpassingen moeten worden gemaakt.
3. Maak content voor onboarding en gespecialiseerde training die altijd groen is
Nieuwe medewerkers moeten de tools en informatie krijgen om te slagen in hun nieuwe functie. Het is een uitdaging om face-to-face te trainen in een externe situatie, maar het creëren van video- en visuele trainingsinhoud kan een grote bijdrage leveren om ze op het juiste spoor te krijgen.
Grafische en video-inhoud is zinvol voor alles, van de eerste dag training tot doorlopende ontwikkeling van het personeel.
4. Inhoud voor introductie en training
Het is handig om te leren hoe u HR-systemen gebruikt of om toegang te krijgen tot het netwerk. Je kunt zelfs een kleine video maken waarin je vier (of zes of tien) van de meest voorkomende vragen van nieuwe medewerkers beantwoordt. Het is ook volledig schaalbaar. Uw handleidingen, taakhulpmiddelen en korte trainingsvideo's kunnen worden gebruikt door één, 100, 1.000 of meer werknemers.
Dit is zelfs voor kleine bedrijven logischer. Zelfs als u niet aan het trainen bent, kan uw trainingsinhoud u helpen. U kunt minder tijd kwijt zijn aan uw werk en meer tijd besteden aan andere projecten. Het adopteren van een robuust kennisbeheersysteem dat LMS als een van de modules bevat, kan hierbij helpen.
5. Bied peer-to-peer training en assistentie (ook wel sociaal leren of informele training genoemd)
Zelfs als we onszelf niet als trainers beschouwen, hebben de meesten van ons moeten demonstreren hoe we iets moeten doen in ons professionele leven.
Dit kan van alles zijn, van demonstreren hoe u een afwezigheidsbericht in een e-mail opneemt tot het aanpassen van de microfooninstellingen in een virtuele vergaderapplicatie.
Maak een korte screencast-video die het proces laat zien in plaats van naar een Zoom-vergadering te gaan wanneer iemand hulp nodig heeft. U kunt ook een paar schermafbeeldingen maken en een stapsgewijze handleiding maken. In tegenstelling tot woorden lokken beelden een sterkere reactie uit. Ze moedigen gebruikers aan om met de inhoud om te gaan, en emotionele reacties hebben invloed op het bewaren van informatie. Omdat het visuele geheugen wordt opgeslagen in de mediale temporale kwab van de hersenen, waar emoties worden geanalyseerd, worden emoties daar ook vastgehouden.
Visuele input en emotionele reacties zijn gemakkelijk met elkaar verbonden in de hersenen, en de twee combineren om herinneringen te produceren. Negatieve visuele afbeeldingen zijn vooral effectief bij het uitlokken van sterke emotionele reacties.
Wanneer cursusauteurs visuele metaforen gebruiken, kunnen zelfs abstracte onderwerpen baat hebben bij visuals. Visuele metaforen worden gebruikt in hun eLearning-cursus om studenten te helpen bij het communiceren van gevoelens en het uitlokken van een soortgelijke emotionele reactie.
U bespaart tijd in uw dag en biedt een waardevolle referentie voor uw collega's wanneer ze een opfrissing nodig hebben.
6. Snel reageren op technische vragen
Het maken van how-to's en taakhulpmiddelen voor de meest gestelde vragen van uw IT-personeel kan tijd en moeite besparen. Als er dan een verzoek binnenkomt, worden ze voorbereid met een antwoord.
Beelden en video's zullen ook helpen bij complexere of ongebruikelijke vragen. Wanneer een gebruiker een probleem of een verzoek heeft, kan uw IT-team screenshots maken van waar te gaan (hoe op te lossen) en wat te doen om het probleem op te lossen. U kunt ook een screencast-video maken die u door verschillende alternatieven of mogelijke reparaties leidt. Zowel technische ondersteuning als klantenondersteuning zijn beschikbaar.
Dit werkt ook voor uw gebruikers! Heeft iemand ineens een vreemde nieuwe foutmelding gekregen? Men kan een screenshot maken en deze naar hun IT-afdeling e-mailen. Ze zullen uitzoeken wat er mis is en het repareren en weer in werkende staat brengen.
Als een softwaretoepassing blijft crashen, kunt u ook een schermopname maken van de acties die u vóór het incident onderneemt om uw IT-personeel te helpen bij het identificeren en oplossen van het probleem.
7. Voor teams op afstand:een draaiboek
Iedereen heeft de overstap naar werken op afstand snel moeten maken. Als gevolg hiervan kan het moeilijk zijn om de stappen te begrijpen die moeten worden gevolgd.
U kunt een draaiboek schrijven waarin het volgende wordt beschreven om de angsten van uw werknemers weg te nemen:
- Welke tools ga je gebruiken?
- Hoe zullen de communicatiemechanismen eruitzien?
- Wanneer en hoe kan er contact worden opgenomen met leden van het team?
Een draaiboek is een prachtig hulpmiddel om ervoor te zorgen dat iedereen in het bedrijf op één lijn zit en samenwerkt. Ze bevatten veel tekst, maar er is ook ruimte voor afbeeldingen en pictogrammen.
Dit verbetert de leesbaarheid, aangezien u met pictogrammen de aandacht kunt vestigen op belangrijkere plaatsen in het papier. En hier is een onverwacht voordeel van het maken van een draaiboek:het kan op je blog worden geplaatst, als witboek voor het genereren van leads of als virale inhoud.
De meeste bedrijven zitten in hetzelfde schuitje als jij. Ze weten niet goed hoe ze zich moeten aanpassen aan werken op afstand en vragen advies aan anderen.
8. Presentaties ontwerpen
Het is van cruciaal belang om iedereen in contact te houden als je de leiding hebt over een team op afstand, dus je zult veel tijd doorbrengen in videovergaderingen.
Hoewel videoconferenties helpen om uw collega's te zien, is het niet altijd effectief in communicatie. Om te beginnen moet je nog veel uitleggen om je argument te onderbouwen.
Dan is er nog het probleem van vertraging en mensen die gesprekken overslaan, waardoor essentiële berichten worden gemist.
Om deze problemen te voorkomen, maakt u presentaties rond een bepaald onderwerp, zoals in het onderstaande voorbeeld.
Voor het publiek moet een sterke presentatie de volgende informatie bevatten:
- Waar je het over hebt
- Waarom is het belangrijk?
- Wat moet er als reactie worden gedaan?
- De volgende stappen van het team
U zult om verschillende redenen presentaties gebruiken, waaronder:
- Prospectie voor klanten
- Voorspellingen voor het komende kwartaal
- Doelstelling
- Ideeën genereren voor inhoud
- Beheer van een project
- Kennis delen
Tijdens de communicatie met een team op afstand, is het essentieel om te onthouden dat iedereen vanuit huis werkt, met alle afleiding. Houd uw presentaties daarom eenvoudig. Zorg ervoor dat u het volgende opneemt:
- Eenvoudige en aantrekkelijke achtergronden
- Beelden van gratis stockfotosites zoals Unsplash Icons die relevant zijn.
- Grafieken en grafieken
- Vermijd het gebruik van onnodige tekst op uw dia's. Je bent nog steeds afhankelijk van internet, dat kan achterblijven, welke technologie je ook gebruikt om te presenteren.
Vermijd daarom extra risico's en maak uw presentatie kort en krachtig. Dit zorgt ervoor dat uw communicatie wordt ontvangen en opgevolgd.
CONCLUSIE
In de wereld van vandaag domineert visuele inhoud alle aspecten van het leven, en we leven in het tijdperk van visuele informatie. Afbeeldingen zijn essentieel om studenten te betrekken bij eLearning-cursussen, omdat 65 procent van de bevolking visuele studenten is. Het is ook vermeldenswaard dat als afbeeldingen onjuist worden gebruikt, ze een negatieve invloed kunnen hebben op het leren. Wanneer off-topic afbeeldingen op het scherm verschijnen, zoals puur decoratieve afbeeldingen, zullen leerlingen onbewust proberen de betekenis en uitleg erachter te achterhalen.
Als het correct wordt gedaan, kunnen beelden begrijpelijker zijn dan op tekst gebaseerde uitleg of audio-opnamen, omdat ze informatie opsplitsen in kleinere, gemakkelijker te verwerken stukjes. Iedereen kan emoties gemakkelijk relateren aan foto's, waardoor uw eLearning-cursussen aantrekkelijker en gedenkwaardiger worden. Beelden helpen mensen om inhoud te absorberen omdat ze 60000 keer sneller worden verteerd dan tekst, dus je moet ze gebruiken om te communiceren met verre teams.
Gebruik duidelijke en relevante afbeeldingen om uw berichtencontext te geven en misverstanden te voorkomen. Door dit te doen, zal iedereen op dezelfde lijn zitten en op schema liggen om hun doelstellingen te bereiken. Bovenal zorgt visuele communicatie ervoor dat werknemers op afstand verbonden blijven met de organisatie.
Dat is de meest effectieve strategie om ervoor te zorgen dat u als een verenigd team uit deze omstandigheid tevoorschijn komt.