Op het moment dat je deze blog leest, kunnen we er gerust vanuit gaan dat je ofwel vanuit huis werkt of op een andere plek dan je kantoor. We zullen je niet in de problemen brengen door je eraan te herinneren wat we hebben meegemaakt. In plaats daarvan hebben we vandaag een interessant onderwerp voor discussie. Een relevant en van-het-uur-gesprek voor mensen zoals jij en ik die vanuit verschillende locaties in een agile team werken. Vandaag is het onderwerp dat we in onze hand hebben - Communicatie beheersen voor agile teams in 2021.
Als jij een van degenen bent die al de perfecte manier heeft gevonden om met je team te communiceren en betrokken te zijn, zelfs als je op afstand werkt, dan is deze blog waarschijnlijk niet voor jou. We zijn echter verplicht als u besluit rond te hangen. De doelgroep van deze blog zijn die mensen die op afstand werken, die hebben gestemd voor samenwerking en communicatie als de grootste uitdaging van werken op afstand, wat trouwens de op twee na meest voorkomende uitdaging is voor thuiswerkers volgens de State of Remote Werkverslag t .
Om hier meer over te vertellen, hebben we onze eigen teamleden uitgenodigd voor ons tweewekelijkse webinar om hun ideeën te delen over effectieve communicatie en welke tools het nuttigst zijn in een externe werkomgeving. We werden vergezeld door Akbar van het Development-team en Manikandan van het QA-team van Animaker . Beiden beantwoordden onze vragen vanuit hun persoonlijke ervaring, wat dit webinar een uitstekende leerbron maakt.
U kunt het lezen van deze blog overslaan en de opgenomen versie van het webinar bekijken. Om dat te doen, klikt u op de onderstaande miniatuur.
Als je de inhoud wilt doorbladeren, in plaats van de hele video te bekijken, blijf dan bij deze blog. We zullen een paar citaten uit het webinar delen en een paar weetjes toevoegen om dit een interessante lezing te maken.
Laten we gaan.
1. Om teams effectief te laten werken in een gesloten kantoorruimte is het agile teamconcept geïntroduceerd. Wat was je eerste reactie toen we op afstand begonnen te werken?
Dit was de nummer 1 vraag voor onze gasten. Ze komen allebei uit het engineeringteam en zijn goed op de hoogte van de agile teammethodologie. Tijdens het werken op afstand verandert de dynamiek echter drastisch. Bovendien, wanneer de verschuiving binnen een week plaatsvindt, is de eerste reactie een mix van verrassing en ontkenning. De grondgedachte achter het stellen van deze vraag was om onmiddellijk een relatie met de kijkers op te bouwen.
Dit is wat Akbar en Manikandan te zeggen hadden over hun eerste reactie -
“Verrassing is het woord dat al onze gevoelens omvat toen we het nieuws kregen dat we op afstand gaan werken. Werken als agile team hoort natuurlijk bij een kantooromgeving; hoe dat te implementeren in telewerken was niet iets waar we aan hadden gedacht. Dus het belangrijkste waar we aan hebben gewerkt, was het opzetten van de communicatie tussen de teams. We herinnerden ons hoe informatie werd doorgegeven terwijl we op kantoor werkten als een agile team, en ontcijferden de vergadertijden en workflow en begonnen snel binnen een week of twee. Asana en JIRA waren de twee beste tools die ons bij deze activiteit hebben geholpen.”
2. In-office vs remote wat zijn de voor- en nadelen van beide als je als agile team werkt?
Volgens een onderzoek uitgevoerd door Twingate , waren veel medewerkers niet blij met thuiswerken. Werken op afstand zorgt voor meer stress en mentale uitputting bij werknemers die naar huis moesten verhuizen om op afstand te kunnen werken. We dachten echter dat er altijd voor- en nadelen zijn, dus om hier meer over te weten te komen vroegen we Manikandan naar zijn mening.
Bonusartikel: Hoe de teamcommunicatie te verbeteren zes bruikbare tips
“Beiden hebben hun eigen voor- en nadelen. Werken op kantoor stelt je in staat om beter te communiceren, je krijgt een andere sfeer als je in je hokje bent, het is gemakkelijk om je geest te programmeren om productief te zijn en dingen voor elkaar te krijgen.
Met een team op afstand kun je praktisch overal werken en je eigen tijdlijn instellen. Woon meer asynchrone vergaderingen bij en de klok rond werken om de leveringstijdlijnen vast te leggen.
Het zal interessant zijn om te zien hoe de komende werkmodellen eruit zullen zien voor agile teams. Ik denk dat het een hybride model wordt waarbij je zowel thuis als op kantoor kunt werken, afhankelijk van de vereisten.”
3. Is uw team in deze periode uitgebreid? Hoe heb je ze geholpen bij de afwikkeling met het team?
Deze pandemie heeft niet alleen de gezondheid van mensen in gevaar gebracht, maar ook het financiële welzijn van de massa. Volgens een schatting bijna 81 miljoen mensen verloren hun baan in 2020. Aan de andere kant besloten veel bedrijven hun team uit te breiden, zelfs terwijl ze op afstand werkten. We kwamen erachter dat het team van Akbar een paar nieuwe rekruten had, dus we dachten erover om hem te ondervragen over zijn ervaring om hen te verwelkomen en ze deel uit te laten maken van het team.
“Ja, dat hebben we gedaan. We hadden nogal wat nieuwe medewerkers die ons team kwamen versterken. Een nieuw lid verwelkomen in het team terwijl je op afstand werkt als een agile team is een nieuwe ervaring voor ons, maar improvisatie is de sleutel. We hebben een proces in gang gezet. Eerst krijgt het nieuwe lid een formele introductie met het team. Daarna hebben ze een informele ontmoeting, zodat we elkaar beter leren kennen. We hebben ook een aantal leuke online programma's gepland die erg leuk waren.”
4. Code review vereist directe communicatie. Hoe communiceer je prioritaire taken terwijl je op afstand werkt?
Een ontwikkelaar besteedt 5 uur per week nakijken van codes . Het is een van die taken die prioriteit moeten krijgen om dingen in beweging te houden. In een kantooromgeving kan een senior ontwikkelaar naar het bureau van de auteur van de code lopen, de wijzigingen met hem bespreken en een open discussie voeren over de gebieden die verbetering behoeven. In een virtuele omgeving is het echter een heel ander balspel. De afwezigheid van menselijke interactie en interferentie van de technologie kunnen de puls uit het communicatieproces in een agile team halen. Manikandan deelde zijn perspectief welsprekend toen we hem deze vraag stelden.
“Niet alleen codebeoordeling maar elke vorm van testen moet parallel plaatsvinden als je de CI/CD-benadering volgt. Dit was aanvankelijk veeleisend. Het is oneerlijk om te verwachten dat het hele team de hele tijd in de wacht staat en hen de hele dag door naar meerdere vergaderingen trekt. De betere manier was om asynchrone communicatie in te voeren.
We gebruikten Vmaker om bugs op te nemen, aantekeningen op het scherm te maken om fouten te markeren en deze met het team te delen zodat ze ernaar kunnen kijken en het snel kunnen oplossen. Dit bespaart tijd en helpt ons om op dezelfde lijn te blijven.”
5. Wat zijn enkele van de tools die u gebruikt om beter te communiceren in een agile team?
Onze afhankelijkheid van tools om met elkaar te communiceren is in deze tijd exponentieel toegenomen. De communicatie kan betrekking hebben op het project of een prik tegen een collega in een privéchat, face-to-face communicatie was buiten bereik. Het zou dus onrecht zijn geweest om deze vraag in ons webinar te missen. Dit is het kortste antwoord, maar waarschijnlijk het meest effectieve.
“Natuurlijk is communicatie de belangrijkste factor en de crux bij werken op afstand. Eerder zou ik de persoon bellen en hem vragen om deel te nemen aan een privévergadering. Nu kan dat niet, dus gebruiken we Hangout, Google meet en Vmaker voor de communicatie. Afgezien daarvan zijn Kanban-borden zoals Asana en JIRA erg nuttig.”
6. Hoe documenteert u uw activiteiten? Is het laat toegenomen?
Vraag een willekeurige QA-technicus naar het belang van documentatie voor kwaliteitsborging, en u zult zien dat ze giechelen en enthousiast zijn om u de details ervan te geven. Documentatie is als de heilige graal voor hen. We vroegen Manikandan naar zijn mening over hoe zijn documentatiewerk in de huidige tijd is beïnvloed.
“Het is toegenomen, maar niet op een enge manier. Aanvankelijk stuurden we e-mails, gevolgd door tekstdocumentatie om vast te leggen wat er gebeurde. Op dit moment zijn we specifieker om teams te helpen beter te begrijpen.
Het is een uitdaging om elke keer in gesprek te zijn, daarom gebruiken we e-mail samen met video's voor schermopname om ze duidelijk te maken. We reverse-engineeren het proces soms ook, waarbij we eerst de video's maken en deze later als referentie gebruiken."
7. Hoe voorkom je een burn-out en speel je als een team wanneer je op afstand werkt?
Bijna 69% van de telewerkers burn-out symptomen ervaren. Dit is een serieus probleem als je als agile team werkt, omdat het het werk belemmert en de emotionele stabiliteit van het team in gevaar brengt. Als manager of teamgenoot moet je er rekening mee houden dat er een dunne lijn is tussen helpen en opdringerig zijn. Te veel overtuigingskracht kan de zaken erger maken, en niets doen leidt tot nalatigheid. Toen we het aan Akbar vroegen, had hij hier veel over te zeggen.
“Ja, burn-out was een groot probleem een paar maanden nadat we op afstand begonnen te werken. Toen iedereen eenmaal gesetteld was, konden we de grens tussen persoonlijk en professioneel engagement niet meer trekken. We probeerden ons op beide te concentreren, wat de hele beproeving erg pijnlijk maakte. Het is ook gemakkelijk om je buitengesloten te voelen in het team. Soms geeft het je het gevoel dat mensen in silo's aan het werk zijn, en dat kan een negatieve invloed hebben op je houding. Gelukkig hadden we mogelijkheden om dit te voorkomen.
We hebben ervoor gezorgd dat we ons aan dezelfde tijden voor werkuren houden. We hebben ook geprobeerd om het hele team zo te sturen dat onze werkuren niet te veel rekken. Hierdoor werd een natuurlijke barrière opgeworpen tussen de werk- en privétijd. We verdubbelden het aantal vergaderingen, maar vervingen het later door asynchrone communicatiemodellen zoals chat, video's enz.
Dit hielp ons als een agile team te blijven en met een goed humeur te blijven werken.”
8. Wat was je ervaring toen je een project voor het eerst LIVE verplaatste als een team op afstand?
De sensatie van het live pushen van een project is enorm als je het voor de eerste keer doet. Naarmate je echter een doorgewinterde ontwikkelaar wordt, neemt het gevoel af en wordt je niet meer zo opgewonden als voorheen. Met werken op afstand kregen ontwikkelaars de kans om dat gevoel te verjongen. We openden het podium voor Manikandan en Akbar om hun oprechte ervaringen te delen over het live pushen van projecten terwijl ze vanuit huis en in een agile team werken.
“Ja, we hebben de afgelopen jaren veel projecten gedaan, maar het project voor het eerst live verplaatsen als een agile team op afstand was anders. We planden dagen van tevoren en zorgden ervoor dat het hele team op de hoogte was. Ze zijn allemaal beschikbaar om eventuele problemen op te lossen.
Later, met geëvolueerde praktijken, kwamen we sneller tot rust. Ik denk dat de manier waarop tools zijn geëvolueerd ons heeft geholpen om ons sneller te vestigen als een agile team op afstand en ook een open venster heeft voor nieuwe gebieden."
Laatste woorden
Werken op afstand is niet langer een keuze of een kwestie van luxe. Het is voor ons een noodzaak geworden en dat zal waarschijnlijk nog wel een tijdje zo blijven. Hoewel het zeker veel uitdagingen op onze weg heeft gebracht, heeft het tegelijkertijd nieuwe vensters geopend voor het verkennen van nieuwe kansen. Het is verbazingwekkend om te zien hoe engineering agile teams creëren en aanpassen aan de nieuwste technologieën om effectiever te zijn met de workflow en hun communicatie.
We hopen dat dit webinar informatief was en u heeft geholpen om uw werken op afstand comfortabeler te maken, vooral als u ook in een agile team werkt. Als je je communicatie meer asynchroon en samenwerkend wilt maken met schermopnamen, ga dan naar Vmaker . Het is een gratis schermopnametool .
U kunt zich inschrijven voor onze aankomende evenementen op onze webinarpagina . Als je dat mist, kijk dan op ons YouTube-kanaal . De opgenomen versie uploaden we de volgende dag. Je kunt ook deel uitmaken van onze Facebook en Slap community om deel te nemen aan vele gesprekken over zaken, productiviteit en groei.
Enkele van onze vorige webinar-blogs die het bekijken waard zijn:
SaaS-verhaal:de kunst van het vertellen van verhalen voor SaaS-bedrijven
Hoe COVID de manier waarop startups werken heeft verstoord
5 bewezen manieren om de klantenservice in 2021 te verbeteren
6 bewezen manieren om de verkoopproductiviteit in 2021 te verbeteren
Een succesvol creatief ontwerpteam bouwen in 2021
Wat is de reis van de koper en hoe kan je de verschillende stadia ervan benutten met video's?
