Ben je benieuwd wat er komt kijken als eventplanner of eventmanager?
Als je een creatieve mindset, oog voor details en liefde voor samenwerking hebt, dan is dit misschien iets voor jou! In dit artikel gaan we in op wat een evenementenplanner en evenementmanager doet en welke vaardigheden je nodig hebt om een geweldig evenement te plannen en te produceren.
In dit artikel:
- Wat doet een evenementenplanner of evenementenmanager?
- Wat is een evenement?
- Welke 5 vaardigheden hebben evenementplanners nodig?
- Wat je niet nodig hebt om een evenementenplanner te zijn
Wat doet een evenementenplanner of evenementenmanager?
Wanneer de meeste mensen de woorden 'eventplanner' horen, denken ze vaak aan Jennifer Lopez in The Wedding Planner — iemand die evenementen of feesten plant. Dat is de reden waarom professionals in deze ruimte de voorkeur geven aan de titel 'evenementenmanager', 'evenementencoördinator', 'evenementenmarketeer' of zelfs 'evenementenproducent'. Terwijl feestplanning deel kan uitmaken van de taken van een evenementmanager en een unieke en uitdagende vaardigheid is op zichzelf is de eigenlijke rol voornamelijk op strategie gebaseerd.
Een eventmanager is verantwoordelijk voor het definiëren van de fysieke aanwezigheid van een bedrijf of merk, in feite om te beslissen hoe een merk in de echte wereld zal verschijnen. Ze definiëren het waarom achter een evenement - of het nu een pop-upevenement is, een vakbeurs of een happy hour in de branche - en coördineer de uitvoering van het evenement zelf. Dat betekent doelen in kaart brengen, je publiek identificeren, budgetten in evenwicht brengen, samenwerken met verschillende teams en een evenement organiseren dat het beste aansluit bij je doelgroep.
Het is een baan die het vermogen vereist om veel hoeden te dragen, een obsessieve aandacht voor detail, liefde voor samenwerking en een creatieve, out-of-the-box benadering. Hoewel dat misschien overweldigend klinkt, is het een ongelooflijk lonende baan met volop kansen in elke branche.
Maar het is ook een beroep dat met de tijd mee verandert. Omdat de pandemie veel van wat we doen door elkaar geschud heeft, laten we even een stapje terug doen.
Wat is een evenement?
Dit is een beetje een taaie. Elk bedrijf definieert een evenement op iets andere manieren. Traditioneel is het een fysieke interactie tussen uw publiek en uw merk, of dat nu plaatsvindt in een conferentiezaal, een videoscherm of beide. Maar steeds meer bedrijven beginnen hun definitie van eventmanagement te veranderen.
Afhankelijk van uw branche kan een evenement een persoonlijke paneldiscussie, een filmvertoning, een podcast of een lanceringsfeest zijn. Daarom worden eventmarketeers ook wel ervaringsmarketeers genoemd:ze strategiseren en voeren ervaringen uit, in al zijn vele opwindende vormen.
Op dit moment is er veel gepraat onder evenementenmensen over hybride evenementen, die zowel de persoonlijke evenementervaring combineren met een virtuele. Hier bij Vimeo hebben we onze focus verlegd naar virtuele programmering, waarbij live conferenties worden samengevoegd met vooraf opgenomen videoproductie. Andere bedrijven zoeken misschien een ervaren marketeer met podcastervaring, of iemand die weet hoe ze een videoserie moeten maken om hun merk te promoten.
Hoewel evenementen tegenwoordig over het algemeen veeleisend zijn, zijn er een paar vaardigheden die evenementplanners allemaal uniform nodig hebben om hun werk goed te doen.
Welke 5 vaardigheden hebben evenementplanners nodig?
Projectbeheer
Een groot deel van het proces van het plannen en beheren van evenementen vereist samenwerking met verschillende teams, het bijhouden van alle bewegende delen, communicatie tussen teams en ervoor zorgen dat iedereen zijn deadlines haalt. Als je een certificering voor projectmanagement hebt, is dit een baan waar je deze goed kunt gebruiken.
Organisatorische vaardigheden
Er zijn veel verschillende, unieke elementen en details die nodig zijn bij het bedenken en plannen van een evenement. Daarom zijn de meest succesvolle eventmanagers meesters in organisatie- en projectmanagement. Een eventmanager werkt met meerdere teams, jongleert met grote en kleine taken en moet meegaan met de stroom, want geen dag is hetzelfde. Organisatie is de sleutel:je moet in staat zijn om al je gesprekken te documenteren, agenda's voor vergaderingen samen te stellen en alle details daartussenin bij te houden.
Balans tussen creatief en strategie
Eventmanagement is natuurlijk niet alleen aantekeningen maken en teams aansturen. De rol valt onder de marketingparaplu - en een succesvolle marketeer zijn vereist een andere set tools. Uiteindelijk bepaalt een eventmanager hoe het bedrijf zich in het echt presenteert aan het gekozen publiek. Ze identificeren het publiek, de doelen van het evenement, de overtuigende berichten om met dat publiek te spreken en wijzen het budget toe dat het beste werkt voor dat project. Het vereist een inventieve, out-of-the-box benadering om met een geweldig idee te komen, en een logistieke en analytische geest om het te realiseren.
Mogelijkheid om op de hoogte te blijven
Trends veranderen snel, zowel in verschillende branches als in de grotere evenementenruimte. Evenementplanners moeten weten wat er gaande is op evenementen, en ook een goed begrip hebben van wat hun concurrenten en andere verhuizers en shakers uit de sector van plan zijn. Door uw vinger aan de pols van de branche te houden, kunt u er echt achter komen hoe u uw bedrijf en uw merk kunt positioneren en tegelijkertijd concurrerend kunt blijven.
Mogelijkheid om de technische taal te spreken
Door alle verschillende afdelingen waarmee eventmanagers samenwerken, helpt het enorm om een visie voor een evenement duidelijk te kunnen communiceren en snel op de hoogte te zijn. Omdat ik bijvoorbeeld bij Vimeo werk, weet ik welke technische elementen nodig zijn om een webinar of conferentie te kunnen livestreamen - zelfs als ik niet per se weet hoe ik het zelf live moet produceren (hoewel Vimeo Events het veel gemakkelijker heeft gemaakt voor mij om te doen alsof ik de technische vaardigheden heb).
Wat je niet nodig hebt om een evenementenplanner te zijn
- Een MBA
- Een meester in marketing
- Een certificering in Public Relations
- Of een bepaald soort onderwijs!
Hoewel sommige evenementenplanners MBA's of marketingdiploma's hebben, hebben velen dat niet. Eventmanagers hebben verschillende achtergronden. Ik kwam in deze baan via film en theater - mijn eerste optredens waren met filmfestivals.
In plaats daarvan kun je echt je eigen avontuur op dit gebied kiezen. Als je geïnteresseerd bent in evenementenbeheer, denk dan eens aan de branche die je het meest aanspreekt. Als je een achtergrond of interesse hebt in verpakte consumentengoederen, of de muziekindustrie, uitgeverij of technologie, zul je waarschijnlijk tal van evenementenbeheerfuncties in die gebieden vinden.
Bijna elke branche organiseert een soort evenement, beurzen, conferenties of festivals. En waar evenementen zijn, zijn evenementenmanagers nodig. Hoewel geen twee rollen precies hetzelfde zijn, bouwt elke evenementmanager een unieke vaardighedenset op die kan worden toegepast op andere marketingrollen of andere afdelingen.