Voordat je als freelancer je activiteiten kunt opschalen, moet er een aantal dingen gebeuren. Als u grotere of complexere projecten met succes wilt beheren, is het bouwen van een groter team om u te helpen leveren nog maar het begin.
Om deze overgang te maken, moet u de manier waarop u communiceert en uw bedrijf organiseert volledig herzien. Je studeert af van je solo-act en neemt de verantwoordelijkheden op je van een volwaardige projectmanager.
Ik bevond me in deze functie in 2015. Na jaren van freelancen met live actie- en animatievideo's, besloot ik mijn eigen personeel aan te werven, waardoor het aantal projecten dat ik tegelijkertijd aan het balanceren was, toenam.
Met meer bandbreedte kwamen er meer projecten en de druk om te leveren was groot. Het is een dankbare rol, maar de sprong naar een projectmanager maken kan erg lastig zijn. Hier zijn een paar strategieën die u zullen helpen voorbereid te zijn.
Projectoverzichtsvergaderingen plannen
De eerste opdracht is om een wekelijkse overzichtsvergadering met uw team te plannen. Het managen van 6-10 projecten tegelijk is alleen duurzaam als je een duidelijk beeld hebt van alle bewegende delen. Als freelancer heb je een talent ontwikkeld om dingen zelf te beheren, maar als je met zo'n groot aantal projecten te maken hebt, zal het helpen om meerdere sets georganiseerde ogen te hebben. Maak regelmatig contact met uw team om de details, doelen en obstakels van alle lopende projecten te bespreken.
Wanneer u meerdere videoprojecten tegelijk beheert, is de eerste taak om een wekelijkse overzichtsvergadering met uw team te houden.
Hier zijn een paar aandachtspunten voor elke opdracht:
- Wat is de huidige status van het project?
- Wanneer heeft de klant voor het laatst van ons gehoord?
- Is er iets dat ons tegenhoudt?
- Wanneer is de deadline?
- Wat zijn de actiepunten?
Door de tijd te nemen om projecten door te spitten, houdt u uw team scherp en voorkomt u fouten. Zorg ervoor dat u elke week consistent bent met deze operationele vergaderingen. Door zo gedetailleerd te zijn, bespaart u een hoop onnodige kopzorgen.
Het moedigt uw bedrijf ook aan om voortdurend te communiceren met betrekking tot de projecten waarmee u jongleert. Het is een tijdrovend proces, maar het plannen van effectieve vergaderingen is de basis van een functioneel team.
Begrijp uw kosten
Freelancers rekenen over het algemeen een tarief aan dat hun kosten van levensonderhoud compenseert. Zodra een project is verkocht, betalen klanten een vergoeding van $30-$70 per uur voor werk . Dat is een gezonde bron van inkomsten, maar je wordt beperkt door wat je de tijd hebt om te bereiken. Als je je jaarsalaris wilt verhogen en een deel van het werk wilt delegeren, zul je een goed onderbouwd verdien- en kostenmodel in kaart moeten brengen.
Er zijn vijf getallen die moeten worden geschat om vooruit te komen:
- Totale omzet:hoeveel projecten in totaal en tegen welk budget ga je dit jaar verkopen?
- Kosten om video's te maken:hoeveel zou het u kosten om anderen te betalen om het werk te doen, als u een deel van het werk niet zou doen?
- Andere uitgaven (werkruimte, software, tools)
- Uw salaris
- Nettowinst
Als je dit weet, kun je een respectabel loon verdienen zonder al het videowerk alleen te doen.
Hier is een voorbeeld van een kostenmodel dat u zou kunnen volgen als u $ 250.000 per jaar zou kunnen verkopen.
De 'Kosten om video's te maken' is het belangrijkste onderdeel van de afbraak. In dit model zou u uw freelancers 40% van de totale projectopbrengst betalen om het werk te voltooien. Op een baan van $ 10.000 zouden ze $ 4000 krijgen. Vertrouwen op dit financiële model is de hoeksteen om een team te laten groeien.
Om dit te laten werken, wilt u groepen mensen vinden die het werk goed kunnen doen, maar niet tegen een hoge prijs hoeven te worden gefactureerd. Zoek een groep freelancers die graag werken voor $ 25 - $ 45 dollar per uur.
Het idee is om iemand in dienst te nemen die graag tegen een standaard uurtarief werkt en niet probeert je schoenen te vullen. Laat deze prijs geen lage verwachtingen stellen voor talent. Mensen die aan dit criterium voldoen, onderschrijven gewoon een andere werk-privéfilosofie dan jij.
Door een netwerk op te bouwen van mensen die $ 30 per uur vragen, kun je ze 40% van het totaal betalen zonder dat ze zich gecompromitteerd voelen.
Als je in de richting gaat van het verkopen van $ 20.000 per maand aan projecten, begin dan met het bouwen van je offertes rond het model van het betalen van een freelancer die 40% van het project het werk doet, terwijl jij het project beheert. Probeer het een paar keer en bewijs voor jezelf dat het werkt, je geniet ervan en de klant houdt van het eindproduct.
Een kalender maken
Alle projecten moeten worden verkocht met de juiste deadlines in gedachten. Als u een freelancer te veel verkoopt, loopt u het risico dat u uw kostenmodel van 40% kunt waarmaken. Dit brengt u een enorm financieel risico met zich mee als u te veel moet betalen.
Houd een resourcekalender bij die laat zien aan welke projecten uw freelancers al werken om dubbele boekingen te voorkomen. Als u dit doet, weet u wanneer u meer videobronnen moet inschakelen. Het is handig als meerdere klanten rond dezelfde datums om video's vragen.
Houd een bronnenkalender bij die laat zien aan welke projecten uw freelancers al werken. Zo voorkom je dubbele boekingen.
Probeer jezelf ademruimte te geven bij het verkopen en plannen. Als de klant een deadline vraagt die te dicht bij een ander project ligt, geef hem dan een stimulans om het een week op te schuiven, of koop stiekem een dag of twee extra op een mijlpaal of leverdatum.
Een ander groot voordeel van een resourcekalender is dat je een idee krijgt van waar elk teamlid aan werkt. U wilt voorkomen dat u een grote taak overlaat aan iemand die al zijn handen vol heeft aan meerdere projecten. U kunt beter een andere hulpbron zoeken dan leden van uw team die cruciaal zijn voor de voortgang van uw bedrijf uitbranden.
Begin met het masteren van e-mail
E-mailcommunicatie is de uitvalsbasis voor een projectmanager. Als u meer klanten wilt aannemen, moet u een groter aantal e-mails verwerken dan u waarschijnlijk gewend bent en het beheer van deze toename is van cruciaal belang. Als je er niet in slaagt om mensen terug te vinden of gesprekken uit het oog te verliezen, zal dit je vermogen om met succes aan de vraag te voldoen, gaan belemmeren. Ik heb ontdekt dat de sleutel tot het beheersen van e-mail is om je inbox te behandelen als een dagelijkse takenlijst.
Elke e-mail die u ontvangt, vraagt om een actie. De volgende stap is om die actie te voltooien en de e-mail te sorteren in een van de drie mappen die zijn gemaakt met de mapfunctie van Gmail. Door voltooide gesprekken naar de juiste map te slepen, blijf je georganiseerd en maak je de inbox leeg.
Maak de volgende mappen:
- Open projecten
- Nieuwe kansen
- Gereed
Discussies met betrekking tot lopende projecten moeten worden gesleept naar Open Projecten. Klik op die map om alle huidige communicatie te bekijken. Nieuwe of niet-afgeronde projecten moeten worden geplaatst in Nieuwe kansen . Voltooide discussielijnen of prullenbak moeten in Gereed worden geplaatst . Maak er elke dag uw doel van om alle e-mailactie-items te voltooien en ze in mappen te sorteren. Als u klaar bent, kunt u die tijd gebruiken om te werken aan andere zaken in uw bedrijf.
Het gebruik van deze e-mailstrategie vereenvoudigt de communicatie met klanten en stelt u in staat snel te bepalen of u alle vereiste actie-items voor die dag hebt voltooid.
Pak de telefoon op
Stimuleer tijdige en effectieve communicatie door middel van constante telefonische contactpunten. Freelancers staan vaak ver af van de professionele urgentie van het bedrijfsleven. Door dit tegen te gaan met gewone telefoontjes, kunnen ze beter verantwoordelijk worden gehouden.
Door aan de telefoon te praten, kunnen mensen niet een uur wachten voordat ze een vraag beantwoorden zoals e-mail dat doet. Het onderhouden van een directe communicatielijn is van vitaal belang wanneer u probeert om deadlines te halen.
Je wilt een team van mensen die goed zijn in het beantwoorden van de telefoon. Mensen met wie je snel in contact kunt komen, zullen een enorm verschil maken als je probeert aan de eisen van klanten te voldoen. E-mail alleen is niet voldoende om een groot aantal projecten te beheren. Gebruik de telefoon om dagelijks in te checken.
Eén keer per dag aanraken
Het hebben van één contactpunt per dag is een projectmanagementstrategie die u nu meteen kunt uitvoeren voor onmiddellijke resultaten. Neem de tijd om in te checken bij elk afzonderlijk project dat u beheert en voltooi ten minste één actie per dag om het vooruit te helpen. Het is een eenvoudige oefening, maar dit kleine detail kan een groot verschil maken wanneer u meerdere projecten probeert bij te houden.
Een georganiseerd systeem, consistente vergaderingen en realistische kostenramingen zullen allemaal samenwerken om uw opschaling mogelijk te maken. Naarmate u leert hoe u een team effectief kunt leiden en een hoog volume kunt beheren, ontwikkelt u een sterk gevoel van waar u zich aan kunt binden en hoe u dit kunt volhouden.
Het vinden van je innerlijke projectmanager vereist dat je georganiseerd en snel op de been bent. Met het juiste spelplan kun je je winstdoelen bereiken en de mentaliteit die nodig is om ze te behouden.
Over de auteur:Mike Clum is de CEO van Clum Creative, een videoproductiebedrijf in Cleveland, OH dat marketeers en ondernemers over de hele wereld bedient.