Hoeveel tijd — en geld — zou u besparen als u een budgetraamwerk had dat winst garandeerde?
Het idee om te vragen wat je waard bent, is controversiëler dan je zou denken. Voorstanders zeggen dat je moet vragen wat je waard bent - of het project helemaal niet op je neemt. Anderen omarmen de voordelen van gratis werken.
De meesten van ons vallen ergens in het midden.
Maar hier is een feit:een goed opgesteld budget is het verschil tussen een project dat net op punt staat en een project dat de rekeningen betaalt, uw aannemers blij maakt en u geld laat herinvesteren in uw productiebedrijf. Als je kon, hoe zou je je bedrijf dan laten groeien? Welke apparatuur en middelen zou u aanschaffen? Wie zou je inhuren?
Dit zijn de vragen die winstgevende bedrijven onderscheiden van degenen die falen.
Het belang van goed budgetteren
De meeste creatieve bedrijven mislukken zelfs. Als je alleen maar break-even - of erger nog, eetkosten - betaalt voor je producties, zal je freelance-operatie niet lang duren.
Een solide budget is de sleutel tot het opladen van wat je echt waard bent. Maar meer dan dat, als u weet hoe u op de juiste manier kunt budgetteren, krijgt u het vertrouwen dat u geen geld op tafel laat liggen - geld dat u zou kunnen (en terecht zou moeten) opnieuw investeren in uw bedrijf.
De eerste stap om te leren hoe u op de juiste manier kunt budgetteren, is het aanscherpen van uw schattingsvaardigheden. Zoals alle waardevolle vaardigheden, komt beheersing met oefening en beoordeling.
Om hier rekening mee te houden, moet u voor elk project drie keer een begroting maken. Hier is de uitsplitsing:
Budget 1: The First Pass
Uw eerste budgetteringsronde voor een project komt direct na uw eerste contact met een potentiële klant, maar vóór uw eerste conceptvergadering of eerste brainstorm.
Deze schatting is voor intern gebruik, dus u deelt deze meestal niet met de klant, alleen het margecijfer. De eerste pas budget helpt u realistisch na te denken over de reikwijdte van het project. Deel dit met uw productieteam en collega's voor feedback.
Budget 2: The Nitty-Gritty
Dit is het budget dat rekening houdt met alle kosten die u voor het project verwacht. Het bevat regelitems voor alle harde kosten en aannemerstarieven, en het houdt voor elk rekening met een winstmarge (meer over winstmarges in de volgende sectie).
Dit is het budget dat u deelt met een klant. De offerte zou geen verrassing moeten zijn voor uw klant, aangezien u ze al een marge had moeten geven op basis van de eerste doorgang.
Budget 3: Het vervolg
Op dit punt heeft u het project afgerond en de werkelijke kosten afgezet tegen uw oorspronkelijke schattingen. Jij en je team moeten dit doorzoeken om te zien welke items binnen of onder het budget zijn binnengekomen. Gebruik dit als een debriefing en bespreek hoe u uw budgetteringstactieken voor uw volgende project kunt verbeteren.
Dit is het belangrijkste budget dat u gaat opstellen en het is de snelste manier om uw schattingsvaardigheden aan te scherpen.
Factor in een marge voor freelancers
Laden wat je waard bent, is meer dan alleen je uurtarief weggooien. Stevige budgetten moeten alle harde kosten omvatten die aan het project zijn verbonden. Uw budget moet rekening houden met zaken als verhuur van apparatuur, muzieklicentiekosten, reiskosten, contracttarieven en tarieven voor u en uw team. Een goed budget gaat echter nog een stap verder door winstmarges op te nemen.
Een winstmarge is een extra bedrag (meestal berekend als een percentage) dat u bovenop een kostprijs of tarief meetelt om winst te maken. Zonder winstmarges kunnen bedrijven niet uitbreiden en zien ze zeer weinig (of geen) groei.
Een van de beste manieren om rekening te houden met een winstmarge is door deze mee te nemen in de vergoedingen van uw aannemers.
Wanneer u uw productieteam opbouwt, verzamelt u professionals om u te helpen geluid uit te voeren, scripts te schrijven, muziek te componeren en uiteindelijk hun creatieve expertise door te geven aan het eindproduct - en in de handen van uw klant. Bovendien bezorgt u uw collega's en aannemers zeer gewaardeerde zaken.
Je moet nadenken over het werk dat nodig is om dat team van creatievelingen samen te stellen. U doet dit door rekening te houden met een winstmarge van 30 tot 60 procent bovenop de vergoedingen van uw aannemers. Anders geeft u uw aannemers gratis werk. Dat is natuurlijk prima, maar u verdient wel een vergoeding voor de moeite die het kost om creatieve professionals op één lijn te brengen met de creatieve visie van het project.
Zonder deze ingebouwde marges in uw budgetten laat u geld op tafel liggen en loopt u uw zuurverdiende werk mis.
Hoe u winstgevendheid kunt garanderen en uw bedrijf kunt laten groeien
Nu u zich bewust bent van de voordelen van winstmarges en goed budgetteren, is het tijd om deze in uw budgetten in te bouwen.
Of u nu Google Spreadsheets, Excel of Numbers gebruikt, het is een goed idee om spreadsheets te gaan gebruiken om uw budgetten te maken, in ieder geval voor uw interne budgetten. Het gebruik van een spreadsheet versnelt de berekeningen voor zaken als aannemers en andere regelitems.
Hier is de truc:het is een eenvoudige formule die u aan uw spreadsheets kunt toevoegen (hierboven aangetoond). Voor elk regelitem (kolom A) zou u vier (4) extra kolommen moeten hebben:
- Kolom B: Het dagtarief van uw aannemer (voeg nog een kolom toe voor meer dagen dan één).
- Kolom C: Uw doelmarge (als u met de klant aan prijs werkt, is dit een geweldige plek om de cijfers aan te passen).
- Kolom D: De berekende winst van het honorarium van uw aannemer.
- Kolom E: Het bedrag waarvoor u uw klant factureert.
Hier is een scenario:je contracteert een DP voor een eendaagse shoot. U hebt hun dagtarief onderhandeld op $ 1.000. Voeg dit bedrag toe aan kolom B.
Deze director of photography is erg goed en zal uitzonderlijke kwaliteit in het eindproduct brengen. Daarom beoordeel je een marge van 60 procent bovenop hun dagtarief om rekening te houden met de kwaliteit van hun werk, evenals de tijd en moeite die nodig zijn om ze af te stemmen op de doelen van het project. Voeg dit bedrag toe aan kolom C.
Voeg in kolom D de volgende formule toe aan de cel:=MULTIPLY (B2, C2). Hiermee wordt de winst berekend.
Voeg in kolom E deze formule toe aan de cel:=SUM (B2, D2). Dit voegt de berekende winst toe aan het tarief van de DP. Dit is het bedrag waarvoor u de klant factureert.
Er zijn tools beschikbaar die dit voor u kunnen doen, zoals de Budget Maximizer Tool, ontworpen door Ryan Koral en Matt Davis in Studio Sherpas.
De tool is in wezen een turbogeladen spreadsheet (beschikbaar in Excel en Numbers) met regelitems voor preproductie, productie en postproductie. Elke cel heeft eenvoudige formules die in de spreadsheet zijn ingebakken en die de winstmarges verklaren, zodat u snel en efficiënt op winst gerichte budgetten kunt maken. Het wordt ook geleverd met een trainingsvideo van een uur waarin u leert hoe u de tool kunt gebruiken, evenals enkele technieken voor het presenteren van budgetten aan uw klanten.
Als u zich aan deze praktijken houdt, voorkomt u dat u eet en uw budget overschrijdt, wat slecht is voor uw bedrijf en nog slechter voor uw reputatie.