Volgens een rapport van Grand View Research uit juli 2020 zullen virtuele evenementen het komende decennium naar verwachting bijna vertienvoudigen. Tegen 2030 zal de industrie naar verwachting $ 774 miljard bereiken.
Het is duidelijk dat er veel onbenut potentieel is in de virtuele evenementenruimte. Maar het runnen van een succesvol, boeiend livestream-evenement is makkelijker gezegd dan gedaan. Waarom? Om te beginnen vertalen de elementen en tactieken die goed werken bij een fysiek evenement zich niet noodzakelijkerwijs naar de virtuele ruimte. Aan de andere kant, zoals we allemaal weten, heeft technologie de neiging om te falen op het moment dat we het het meest nodig hebben.
Hierdoor staan bedrijven dit jaar voor een unieke uitdaging:hoe kun je uitblinken op virtuele evenementen en je merk een voorsprong geven voordat de branche echt explodeert?
We zullen je doornemen wat we in dit artikel hebben geleerd, maar hier is een hint over de belangrijkste afhaalmaaltijd:wees niet bang om versterkingen in te brengen om je zwakke plekken aan te vullen. Of het nu gaat om het inhuren van een productiebedrijf om het streamingproces over te nemen, het binnenhalen van professioneel talent om de show te leiden of het werken met een evenementenplanner om alle kleine details te beheren, het is geen schande om de teugels over te dragen aan de experts.
Dat gezegd hebbende, hier is ons overzicht van de essentiële elementen van een winnend livestream-evenement.
1. Software
Ten eerste is het belangrijk om het juiste platform te kiezen om je evenement te hosten. Zoom is tegenwoordig de standaard voor veel merken, maar het is niet de enige optie. Bekijk alternatieven zoals BlueJeans, GoToMeeting, Crowdcast of elk ander platform dat is gebouwd voor het hosten van een groot, live virtueel publiek.
Zorg ervoor dat u uw specifieke behoeften begrijpt wanneer u uw softwarekeuzes beperkt. Als je ongeveer 50 deelnemers verwacht op je virtuele evenement, heb je niet per se het platform nodig dat is ontworpen voor duizenden. Aan de andere kant, als je duizenden bezoekers hebt, moet je je concentreren op platforms die een evenement op die schaal aankunnen.
Zorg er ook voor dat u duidelijk maakt hoeveel sprekers of panelleden u moet huisvesten, welke geografische regio's uw platform moet ondersteunen (afhankelijk van waar de aanwezigen zich bevinden) en eventuele andere beperkingen die uw evenement kunnen belemmeren als u kiest voor een incompatibel platform.
Zorg er ten slotte voor dat u echt begrijpt hoe u het platform dat u kiest, moet gebruiken, of schakel een expert in. Het hebben van de perfecte softwaretool is nutteloos als u niet weet hoe u deze succesvol kunt gebruiken.
2. Bemanning
Laten we het vervolgens hebben over de bemanning. Dit is een gebied waar bedrijven de neiging hebben om de fout in te gaan met grote live-evenementen. Hoewel een doe-het-zelf-aanpak goed kan werken voor een klein, informeel evenement (zoals een maandelijks webinar, bijvoorbeeld), is het een goed idee om de productiewaarde aan de professionals over te laten als je een spectaculair virtueel evenement wilt organiseren.
We raden je aan te beginnen met een livestreamproducent en een geluidsoperator om de basis onder de knie te krijgen, en vervolgens te evalueren of je andere bemanningsleden nodig hebt voor ondersteuning.
Een ander voordeel hierbij is dat de professionals minder snel van de baan worden gegooid door technische problemen of onverwachte uitdagingen halverwege de stream. Als het inhuren van een paar bemanningsleden het verschil betekent tussen een evenement dat soepel verloopt en een evenement dat bezaaid is met technische problemen, denken we dat de beslissing duidelijk is.
3. Uitrusting
De volgende overweging is je uitrusting. Als je een team inhuurt om te helpen, kunnen ze je waarschijnlijk adviseren over de uitrusting die je nodig hebt om het evenement soepel te laten verlopen. Als dit het geval is, zorg er dan voor dat u hun aanbevelingen niet negeert zonder dit eerst te bespreken.
U wilt bijvoorbeeld misschien een specifieke microfoon kiezen die uw vriend heeft aanbevolen, maar als uw team gespecialiseerd is in een ander apparaat of andere apparatuur gebruikt die alleen compatibel is met bepaalde microfoons, verpest u het hele productieproces door schurkenstaten in uw keuze. Duidelijke communicatie met de bemanning is van cruciaal belang en we raden aan om waar mogelijk naar hun oordeel te kijken.
Wanneer u uw uitrusting in elkaar zet, moet u rekening houden met back-upplannen als er iets misgaat. Als een camera of microfoon defect raakt, wat is dan het beste alternatief? Wat gebeurt er met de stream als je internet uitvalt?
We raden je aan een lijst te maken van alle essentiële zaken die nodig zijn om je evenement soepel te laten verlopen en voor elk evenement een noodplan te maken. Begrijp wat je op dat moment moet doen als iets niet lukt en wat het voor je publiek betekent. Niets verpest een livestream-evenement zo goed als technische problemen of video of audio van lage kwaliteit.
4. Talent
Dit kan al dan niet van toepassing zijn op je evenementplannen, maar het is belangrijk om te vermelden als je van plan bent om een gastheer, aanbevolen gasten of panelleden of andere optredens tijdens het evenement te hebben. Wees in uw planningsproces heel duidelijk over wie er op een bepaald moment op het scherm zal zijn, hoe het uitzicht eruit zal zien voor het publiek (u laat bijvoorbeeld zowel een diaserie als het gezicht van de persoon zien, alleen het gezicht van de persoon, of alleen het slidedeck met de persoon die de voice-over invult?) en welke boodschap elke persoon moet overbrengen.
Als je talent van buitenaf binnenhaalt voor het evenement, zorg er dan voor dat je hen eerst informeert over je merk, het doel van het evenement en de toon waarvoor je gaat (bijvoorbeeld serieus, luchtig, grappig, enz.). Het is belangrijk dat elke persoon die tijdens de stream te zien zal zijn, begrijpt welke rol ze spelen in het grote geheel en hoe een succesvolle verschijning er in jouw hoofd uitziet.
Als je talent hebt dat niet vanaf je fysieke locatie zal afstemmen, zorg er dan voor dat de bovenstaande suggesties over bemanning en uitrusting ook voor elke deelnemer worden uitgewerkt. Ga er niet vanuit dat ieders laptopwebcams voldoende zullen zijn. Mogelijk moet u een camera, microfoon of aanvullende verlichting leveren om dezelfde kwaliteit te bereiken als vanaf de hoofdlocatie.
5. Voorbereiding
Tot slot, besteed net zoveel voorbereiding aan je livestream-evenement als aan een persoonlijk evenement. Het is gemakkelijk om te vergeten dat u nog steeds contact maakt met echte mensen via het scherm, en de ervaring die u levert, is van invloed op hoe zij uw merk op de lange termijn zullen waarnemen. Dat het geen persoonlijk evenement is, betekent niet dat je je normen moet verlagen.
In de praktijk betekent dit dat je een agenda voor het evenement moet hebben, een script moet schrijven voor eventuele schriftelijke opmerkingen, van tevoren visuals of presentaties moet voorbereiden, de productiedetails in kaart moet brengen en ten minste één volledige doorloop moet doen (hoewel twee of drie beter zijn) om eventuele oneffenheden op te vangen en eventuele aanhoudende technische problemen op te lossen.
We kunnen niet genoeg benadrukken dat het verschil tussen een middelmatig livestream-evenement en een uitzonderlijk livestream-evenement meestal neerkomt op het niveau van professionaliteit. Het publiek kan zien wanneer je belt of wanneer je echt stappen hebt ondernomen om ervoor te zorgen dat je een kwaliteitservaring biedt. U wilt bij de laatste groep horen, vertrouw ons.
We hopen dat deze tips je helpen bij het voorbereiden van je volgende livestream-evenement, hoe groot of klein ook. En we hebben goed nieuws:hoe beter je nu wordt in het hosten van hoogwaardige virtuele evenementen, hoe beter je klaar bent om uit te blinken naarmate de virtuele evenementenindustrie groeit.