In de zakenwereld betekent groter niet altijd beter. Grootschalige virtuele evenementen, webinars en hybride evenementen kunnen honderden of zelfs duizenden mensen over de hele wereld verbinden, maar kleinschalige evenementen kunnen nog steeds een grote impact hebben.
Daarom kijken organisaties naar nieuwe kansen met kleinere, meer gerichte micro-evenementen.
Hoewel micro-evenementen niet per se een nieuw concept zijn, zijn ze steeds populairder geworden als een zinvolle manier om in contact te komen met bezoekers van evenementen. Deze gids helpt u op de hoogte van de nieuwe trend op het gebied van micro-evenementen en hoe ze uw bedrijf ten goede kunnen komen.
Wat zijn micro-evenementen?
Micro-evenementen zijn doorgaans kleinere virtuele evenementen (hoewel ze ook offline kunnen zijn, daarover later meer).
Traditioneel verwezen micro-evenementen naar online evenementen zoals webinars, netwerkevenementen, live-uitzendingen, live gamesessies en meer. Ze staan in contrast met grootschalige virtuele topbijeenkomsten of meerdaagse evenementen die veel bezoekers trekken en meerdere sessies, sprekers of segmenten bevatten die allemaal uren aan evenementinhoud opleveren.
Micro-evenementen en grotere evenementen kunnen naast elkaar bestaan om bedrijven te helpen op verschillende behoeften in te spelen. Door micro-evenementen te hosten, kunt u in kortere tijd een meer gericht publiek bereiken.
Denk aan:VIP-evenementen, korte netwerkevenementen, lunch- en leersessies en meer. Door de kleinere omvang kunnen organisaties gemakkelijker contact maken met elke deelnemer.
De sleutel tot een impactvol micro-evenement is de focus op kwaliteit boven kwantiteit. Je kunt je deelnemerslijst handmatig kiezen, een meer samengestelde evenementervaring bieden en tools plannen om meer betrokkenheid en deelname van bezoekers aan te moedigen.
Laten we eens kijken naar enkele van hun belangrijkste voordelen.
1. Gezondheid en veiligheid
Een van de belangrijkste dingen waar planners en organisatoren van evenementen zich zorgen over maken, is gezondheid en veiligheid.
Organisatoren moesten ervoor zorgen dat fysieke evenementenlocaties voldoende ruimte hebben om in veel landen aan de regels voor sociale afstand te voldoen en extra hygiëneapparatuur te bieden. Dat komt bovenop de gebruikelijke V&G-vereisten.
Met virtuele micro-evenementen is er echter minder druk voor organisatoren om zich te concentreren op de fysieke evenementvereisten of -beperkingen. Persoonlijke micro-evenementen bieden ook meer flexibiliteit, aangezien organisatoren het aantal aanwezigen kunnen beperken op basis van de locatie en gezondheids- en veiligheidsnormen.
Een organisator kan bijvoorbeeld plannen om een micro-evenement te organiseren, zoals een workshop rond een specifiek hulpmiddel of probleem in uw branche — het aantal deelnemers beperken — terwijl het evenement kort en eenvoudig blijft.
2. Kosten verlagen
Een andere goede reden om micro-evenementen te organiseren, is dat ze van nature goedkoper zijn. Volgens gegevens van Statista was het gemiddelde budget voor vergaderingen en congressen in de VS historisch meer dan $ 1,2 miljoen met een tentoonstelling op, of meer dan $ 600K zonder een tentoonstellingsruimte.
Deze cijfers hebben betrekking op grootschalige evenementenplanning. Met budgetten van meer dan een half miljoen dollar voor evenementen met of zonder exposities, is het gemakkelijk om de aantrekkingskracht te zien van het hosten van kleinschalige micro-evenementen, waar de prijzen aanzienlijk dalen.
Laten we eens kijken naar enkele gemiddelde branchekosten wanneer het gaat om traditionele evenementen in conventie-/conferentiestijl volgens sociale tabellen:
- Locatiehuur: $950–$1.250 per uur
- Eten en drinken: $125–$200 per persoon
- Sprekers en presentatoren: $ 4.500- $ 8.500 voor een solide luidspreker
- Extra personeel: $12–$40 per persoon
- A/V-apparatuur en personeel: $ 1.100 - $ 1.400 voor apparatuur en $ 350 - $ 450 per dag voor A/V-personeel
Dit zijn slechts enkele van de basiskosten. Als je kleine dingen bij elkaar optelt, zoals reiskosten, advertenties, cadeaus en swag, kan het de nachtmerrie van een budgetbeheerder (of accountant) worden.
Met een micro-evenement daarentegen kun je gebruikmaken van minder personeel, minder sprekers, een virtueel evenement of webinarplatform, of kleinere locaties huren die misschien niet eens A/V-apparatuur nodig hebben, afhankelijk van de stijl van het evenement.
3. Kwaliteit boven kwantiteit
Grote jaarlijkse evenementen zoals beurzen en conferenties (mits goed gedaan) hebben de wow-factor om mensen jaar na jaar terug te trekken. Maar wat als je die evenementen zou kunnen verkleinen en de wow-factor op een meer regelmatige basis zou hebben?
Hier is een idee:als je graag een conferentie wilt houden, probeer dan de inhoud op te splitsen in micro-evenementen die je tweewekelijks of maandelijks voor een beperkte tijd houdt.
Het op deze manier gebruiken van micro-evenementen helpt op meerdere manieren:
- Mensen hebben het altijd druk, 70% van de bezoekers van evenementen zegt dat het een uur of minder moet zijn. Kortere evenementen zijn geschikt voor meer mensen.
- Minder druk om sprekers en presentaties te organiseren als uw micro-evenementen slechts op één tegelijk gericht zijn.
- Een persoonlijkere ervaring voor deelnemers, omdat ze ervoor kunnen kiezen om een kleiner evenement bij te wonen zonder zich te verbinden aan een langer evenement.
4. Ze zijn geweldig online en offline
Als het gaat om het hosten van een micro-evenement, kun je dit online, offline of een combinatie van beide doen (later meer over de hybride evenementervaring).
Tijdens de pandemie heb je waarschijnlijk een paar online evenementen bijgewoond. Veel van deze evenementen waren waarschijnlijk micro-evenementen zonder dat je je er zelfs maar van bewust was! Ik woonde bijvoorbeeld een micro-evenement bij dat werd georganiseerd door Clearscope.
Het evenement was kort maar krachtig en ging in op het bouwen van een website van 0 tot 1 miljoen pageviews. De organisatoren van het evenement maakten gebruik van gerichte promotiekanalen, zoals een Slack-kanaal, om bezoekers te vinden zoals hieronder afgebeeld:
Merk op hoe, hoewel het een kort evenement is, er een geplande structuur is met een enkele spreker. Het evenement richt zich op een nichepubliek van marketeers die geïnteresseerd zijn in SEO-contentstrategie. Ik verliet dit specifieke webinar met geweldige inzichten en inspiratie om mijn eigen site te bouwen.
Nu Covid-19-beperkingen langzaam afnemen (op het moment van schrijven), zien we steeds meer persoonlijke micro-evenementen naast gerichte virtuele evenementen.
Micro-evenementen kunnen een grote impact hebben met gerichte onderwerpen, solide sprekers, een beetje evenementpromotie en actieve betrokkenheid.
5. Bouw zinvolle verbindingen op
Een van de grootste voordelen van het hosten van een micro-evenement is dat het van nature intiemer is dan een gemiddelde conferentie. Deze intimiteit creëert een omgeving waarin uw deelnemers op een zinvolle manier contact kunnen maken met zowel u als andere deelnemers.
Wanneer je op een evenement bent met veel publiek, is het gemakkelijk om je verloren of eenzaam te voelen. Dit kan het gevolg zijn van het feit dat er minder mogelijkheden zijn om één-op-één met andere mensen te communiceren.
Met name met virtuele evenementen zijn kleine bijeenkomsten, netwerkevenementen en rondetafelgesprekken de 'meest populaire' typen - en niet zonder reden.
- Kleinere evenementen bieden een gevoel van verbondenheid. Omdat er minder mensen zijn, is de kans groter dat u ze persoonlijk kunt aanspreken en met hen kunt communiceren als individuen in plaats van een kamer vol naamloze gezichten aan te spreken.
- Mensen voelen minder druk om iets te zeggen. Uit persoonlijke ervaring heb ik ontdekt dat kleinere evenementen meer bevorderlijk zijn voor interactie. Aanwezigen zijn minder vatbaar voor plankenkoorts en voelen zich vrij om te spreken en vragen te stellen. Deze ervaringen voelen meer aan als gesprekken.
- Je bent beter in staat om een ervaring te bieden. Mensen zijn sociale wezens en we voelen ons vaak voldaan als we bijdragen aan onze gemeenschap. Met micro-evenementen ben je beter in staat om een omgeving of activiteit te creëren waarbij iedereen betrokken is.
Al met al helpen micro-evenementen je om contact te maken en een gemeenschapsgevoel te creëren onder je bezoekers, wat zorgt voor een onvergetelijke ervaring.
6. Verbeter de hybride evenementervaring
Er zijn verschillende manieren om een hybride evenement te houden. Maar meer dan 75% van de aanwezigen vindt live persoonlijke en hybride evenementen waardevol, vergeleken met 64% die vooraf opgenomen evenementen waardevol vindt.
Als het gaat om de hybride evenementervaring, is het gemakkelijk om de balans tussen persoonlijke en online bezoekers te verkeerd te vinden. Als er te veel persoonlijke bezoekers zijn, lijdt de online bezoekerservaring daar waarschijnlijk onder.
Het gebruik van het micro-eventmodel kan helpen om de balans voor deze hybride evenementen te corrigeren of te behouden.
Een financiële dienstverlener kan bijvoorbeeld wekelijkse all-hands-vergaderingen organiseren met het senior management met hybride evenementelementen. Sommige medewerkers zijn mogelijk persoonlijk op kantoor, terwijl anderen kunnen meekijken via livestreaming.
De grootte van alle hands-vergaderingen kan in grootte variëren, maar de flexibiliteit van de deelnemersstijl betekent dat iedereen de kans heeft om deel te nemen en te communiceren met het senior management.
7. Beweeg snel, blijf wendbaar
De laatste reden waarom u micro-evenementen zou moeten overwegen, is hun vermogen om u te helpen snel in te spelen op branchetrends en de informatiestroom flexibel te houden.
Bij grootschalige congressen moet je maanden (misschien zelfs jaren) vooruit plannen. En net als bij het uitgeven van boeken, is de informatie oud nieuws tegen de tijd dat je bij het evenement aankomt. Dit kan de perceptie van uw bedrijf als "achter" schaden.
Zo helpen de Covid-19-briefings die in de loop van 2020 werden uitgezonden, in het kader van een terugkerend micro-evenement, de snelle informatiestroom van updates over de volksgezondheid te vergemakkelijken. Zonder deze dagelijkse micro-evenementen zouden veel mensen in het ongewisse hebben gestaan over belangrijke informatie.
Dus als er een verandering of opkomende trend in uw branche is, organiseer dan een micro-evenement dat hen meteen aanspreekt in plaats van een volledige conferentie rond het onderwerp te plannen. Als u dit doet, kunt u uw concurrenten voorblijven en uw bedrijf positioneren als een thought leader.
Klaar om een micro-evenement te organiseren?
Hopelijk bent u enthousiast over de mogelijke impact die micro-evenementen kunnen hebben op uw bedrijf.
Micro-evenementen helpen organisatoren zich te houden aan gezondheids- en veiligheidsnormen, overheadkosten te minimaliseren zonder concessies te doen aan de kwaliteit, zinvollere evenementverbindingen mogelijk te maken en uw evenementstrategie toekomstbestendig te maken.
Als je nieuwsgierig bent naar het hosten van je eigen virtuele micro-evenementen, begin dan met het plannen van je inhoud, maak een storyboard van je sessie en plan de deelname van je bezoekers met de videotools en het evenementenplatform dat kan helpen.