In het afgelopen jaar heb je waarschijnlijk persoonlijke conferenties ingeruild voor live gestreamde evenementen. Met veel dingen uitgesteld of ronduit geannuleerd in 2020 - inclusief evenementen en grote bijeenkomsten - zijn veel mensen overgestapt op live webinars of virtuele evenementen om hun normale conferentieschema te vervangen.
Maar laten we wel wezen:hoewel het makkelijker (en leuker!) is om een virtuele conferentie in joggingbroek bij te wonen, kan het verplaatsen van een evenement online stressvol zijn. Dus voor eventplanners en marketeers die de spil maken, hoe zorg je ervoor dat dit allemaal gebeurt?
Het antwoord is livestreaming. In dit bericht zullen we delen hoe je een conferentie kunt streamen in een paar eenvoudige stappen. En spoiler alert:het is niet zo ingewikkeld als je denkt - zolang je de juiste tools hebt en vooruit plant.
6 redenen om een conferentie live te streamen
Hoewel je misschien de koffie en gebakjes van het hotel misloopt, zijn er enkele belangrijke voordelen aan het live streamen van een conferentie. Bekijk onze belangrijkste redenen waarom evenementenplanners en markeringen het streamen van conferenties een onderdeel van hun strategie moeten maken.
1. Aanpassen aan elke omstandigheid.
Om te beginnen is het live streamen van een conferentie een geweldig alternatief voor persoonlijke evenementen. De virtuele omgeving biedt conferentieplanners een gemakkelijke manier om te voldoen aan de richtlijnen voor de volksgezondheid en om aanwezigen veilig te houden. De CDC identificeerde bijvoorbeeld alleen virtuele bijeenkomsten als alternatieven met een laag risico voor bijeenkomsten binnen en buiten tijdens COVID-19.
Bovendien wordt het live streamen van een conferentie steeds populairder, waarbij 93% van de evenementenplanners zegt te verwachten in de toekomst in virtueel te investeren.
2. Creëer een toegankelijke omgeving voor conferentiedeelnemers.
Livestreaming helpt je het publiek van je evenement te verbreden. Denk er eens over na:zonder de noodzaak om te reizen, hebben meer bezoekers en sprekers de mogelijkheid om deel te nemen aan uw evenement.
Heeft u een partner of evenementsponsor op een ander halfrond? Zij kunnen uw evenement bijwonen zonder de rekening van vliegtickets of een hotelkamer te betalen. Het uitblijven van reizen kan je ook helpen om die drukke c-suite-exec of spreker van beroemdheden te boeken die eerder het idee verwierp vanwege hun drukke schema.
Bovendien zorgen tools zoals live ondertiteling, Q&A, polling en livechat ervoor dat meer deelnemers in realtime toegang hebben tot en deelnemen aan uw evenementsessie.
3. Evenementen opschalen.
Een andere grote toegevoegde waarde voor live streaming-conferenties is groei. Livestreaming kan planners helpen een groter publiek te bereiken, de totale kosten van evenementen te verlagen en de mogelijkheid te bieden om een grotere pool van sprekers te vinden.
4. Genereer meer omzetmogelijkheden.
Hoewel het live streamen van een conferentie misschien een kortetermijnoplossing lijkt om te draaien vanuit persoonlijke evenementen, heeft het tal van op inkomsten gebaseerde voordelen. Het toevoegen van betaalde tickets aan uw conferentie is bijvoorbeeld een manier om geld te verdienen. Global Web Index ontdekte echter dat virtuele aanwezigen bereid zijn geld te doneren, live artiesten te betalen en merchandise te kopen. Overweeg dus om mogelijkheden toe te voegen voor bezoekers om aankopen te doen of donaties te doen voor evenementen.
5. Eenvoudig evenementinhoud opnemen en distribueren.
Deze is een biggie. De productie van livestreaming heeft de flexibiliteit om zo eenvoudig of complex te zijn als je wilt.
Presentatoren en luidsprekers kunnen live streamen vanaf een laptop met behulp van de ingebouwde audio en webcam of lampen, een microfoon en externe camera om video van hoge kwaliteit naar virtuele deelnemers te streamen. En aan het einde van het evenement kun je de opname delen met aanwezigen, registranten of de inhoud openen voor toekomstige kijkers.
6. Verklein de ecologische voetafdruk.
Laten we er niet omheen draaien:bedrijven moeten nadenken over hun impact op het milieu. Kiezen voor het streamen van een keynote speech of VIP-seminar is een milieuvriendelijke keuze die reizen, gedrukt materiaal en andere verspillende aspecten van een persoonlijk evenement elimineert.
Een conferentie live streamen in 9 stappen
Het live streamen van een conferentie heeft veel waarde. Maar hoe krijg je dat allemaal voor elkaar? We hebben een paar tips om je op weg te helpen.
1. Maak een run of show
Wanneer filmmakers een film willen produceren, beginnen ze met het script. Evenzo moeten organisatoren van evenementen die een conferentie plannen, eerst de show gladstrijken voordat ze zich zorgen maken over de productieaspecten van een evenement.
Enkele veelvoorkomende items op een lijst met overzichten van een show zijn:
- Aftrap door de gastheer of begeleider van het evenement
- Inleidende opmerkingen door een voorzitter of leidinggevende
- Segmenten of sessies voor elke spreker of paneldiscussie
- Keynote-spreker
- Laatste opmerkingen
Vergeet tijdens het plannen van je show niet om pauzes in te bouwen! Dat er geen lunch is in een balzaal, betekent niet dat virtuele deelnemers geen tijd nodig hebben om een hapje te eten of een pauze te nemen.
2. Kies een live streamingplatform
Vervolgens wil je je livestreamplatform kiezen. Een live streamingplatform host en zendt je video uit naar deelnemers. Er zijn veel opties, dus we zullen de veelvoorkomende typen platforms voor livestreaming opsplitsen en waar u op moet letten:
Alles-in-één-platforms :Dit zijn platforms voor livestreaming die end-to-end ondersteuning bieden voor het hosten, bewerken en uitzenden van uw video-inhoud.
Sociale platforms: Sociale platforms zoals Facebook, Twitter, LinkedIn, Twitch en Instagram ondersteunen livestreaming om gebruikers te helpen hun community te bereiken.
Videoconferentieplatforms: Deze video-oplossingen zijn voornamelijk bedoeld voor 1:1-gebruiksscenario's waarbij individuen elkaar ontmoeten om in realtime samen te werken.
TV uitgezonden: Dit is een meer traditioneel kanaal om live streaming-inhoud uit te zenden.
Evenementenplanners moeten overwegen waar ze hun virtuele conferentie willen organiseren. Met een livestream-oplossing zoals Vimeo kun je rechtstreeks naar Vimeo live streamen of deze insluiten op een speciale evenementensite. Bovendien is simulcasting een geweldige manier om uw bereik naar andere kanalen uit te breiden.
Naast het type livestreamplatform voor je evenement, moet je ook nadenken over de functies en functionaliteit om je ervaring tot leven te brengen. Als u van plan bent een livestreamconferentie te organiseren, zijn er vier factoren waarmee u rekening moet houden:
- Stroomkwaliteit en afspelen
- Hulpprogramma's voor deelnemersbetrokkenheid
- Privacytools
- Distributiefuncties zoals simulcasting naar andere bestemmingen
- Analyse
- Beheer en branding van videocontent
3. Kies een toegewijd productieteam
Deze is afhankelijk van uw budget, personeel en programmeringsvereisten. Er zijn voor- en nadelen voor beide opties.
Het gebruik van een intern team is een goede optie. Zorg ervoor dat uw team over de tools, middelen en personeelsbestand beschikt om live te gaan.
Als u een productieteam inhuurt, kunt u volledig hands-off zijn, zodat u zich kunt concentreren op de inhoud van het evenement. Voor evenementplanners die nieuw zijn in de livestream-game, kan het inhuren van een team prijzig lijken, maar de investering zorgt ervoor dat je evenement probleemloos live kan gaan.
4. Kies de perfecte uitrustingsconfiguratie
Vervolgens is het tijd om te bepalen welke uitrusting je nodig hebt om je livecast tot een succes te maken. Een gebruikelijke opzet van een livestream-evenement omvat:
Een videobron :Dit is een soort van no-brainer. Je hebt camera's nodig om een livecast-seminar te produceren. Zorg ervoor dat je een manier hebt om video van hoge kwaliteit vast te leggen. Als je een conferentie op het podium opneemt, wil je ten minste twee camera's hebben om alles goed vast te leggen.
Een audiobron :Je hebt ook geluid van hoge kwaliteit nodig. Dit begint bij je microfoonkeuze. Bepaal of luidsprekers een reversmicrofoon, een microfoon op een lessenaar of een handmicrofoon zullen dragen. Plaats geluidsuitgangen om feedback van bewegende microfoons te voorkomen.
Kaarten vastleggen :Een capture-kaart is een apparaat dat de video- en audiosignalen opneemt en omzet in digitale gegevens die naar computers kunnen worden geüpload.
Een coderingsprogramma :Een encoder is een hardwareapparaat of softwareproduct dat gegevens of feedback naar de computer verzendt.
Een uitvoerkanaal :Uw uitvoerkanaal is, het meest eenvoudig, uw streamingplatform. Zorg voor een goed, sterk internetsignaal met snelle upload- en downloadsnelheid om het uitvoerkanaal te laten werken.
Een extern beeldscherm :Het is altijd een goed idee om een externe monitor in de buurt van de presentatie-instelling te hebben om precies te zien wat er met de uitzending gebeurt. Op deze manier krijg je te zien wat de kijker ziet, en als er iets niet klopt, kun je het meteen repareren.
Het hebben van de juiste apparatuur is cruciaal, dus zorg ervoor dat u uw onderzoek doet voordat u uw ideale opstelling kiest.
5. Overweeg simulcasting om uw evenementpubliek overal te bereiken
Als je een evenementenplanner bent die alles in het programmeren van evenementen stopt, wil je dit waarschijnlijk met de wereld delen.
Simulcasting is een geweldige manier om uw inhoud op meerdere platforms tegelijk uit te zenden. U kunt uw conferentie bijvoorbeeld live streamen op een speciale evenementensite en rechtstreeks streamen naar Facebook Live, YouTube, LinkedIn of een aangepaste bestemming kiezen met RTMP.
6. Plan een generale repetitie
Er is geen excuus om de details aan het toeval over te laten, daarom is een repetitie met al je presentatoren en productieploeg een must.
Je kunt je cake hebben en ook opeten! Ten eerste kunnen uw presentatoren een echt gevoel krijgen voor de liveshow en ten tweede kan het productieteam eventuele technische problemen oplossen voordat ze zich voordoen. Door uw streamingapparatuur en internetverbinding te controleren, zorgt u ervoor dat uw conferentie volgens plan verloopt.
7. Zorg voor voldoende voorbereidingstijd op de dag van het live-evenement
Zorg ervoor dat je alle uitrusting en hoofdrolspelers ruim voor de starttijd op hun plaats hebt. Met grote projecten zoals klantconferenties, evenementen met meerdere sporen of zelfs een interne ervaring voor het team - er zijn altijd veel bewegende delen die meer tijd in beslag nemen om voor te bereiden dan je zou denken.
8. Ga live!
Als je eenmaal alle nodige voorbereidingen hebt getroffen, zit er niets anders op dan live te gaan en plezier te hebben!
Zorg ervoor dat elke sessie op tijd begint en eindigt. Geef uw sprekers en presentatoren een vriendelijke herinnering om naar de camera te kijken en niet naar de externe monitor. Je moet er ook voor zorgen dat je bezoekers weten hoe ze tijdens het evenement met elkaar kunnen communiceren, of ze nu een Twitter-hashtag gebruiken of deelnemen aan een livechat, Q&A of polls.
9. Maak de live conferentie on-demand beschikbaar
Zorg ervoor dat uw hele live conferentie wordt opgenomen. Zoals eerder vermeld, heb je na de conferentie een uiterst waardevol stuk inhoud. Genereer nieuwe kansen voor uw inhoud met een leadformulier, zodat u het lang na het live-evenement kunt delen en verkopen. Maak tijd vrij na de conferentie om uw opname te bewerken en een bestemmingspagina te maken waar deze op aanvraag kan bestaan.
Budgetten voor een live streaming-conferentie
Het feit dat een livestreamconferentie virtueel is, betekent niet dat u het budget kunt vergeten. Denk bij het nadenken over uw budget aan elk onderdeel waaraan mogelijk kosten zijn verbonden, zoals:
- Speakerkosten
- Aankoop of huur van apparatuur
- Uw internetsnelheid of bandbreedte upgraden
- Technische ondersteuning uitbesteed
- Conferentie live streamingdiensten of platform
Hoewel er belangrijke kosten zijn om te onthouden, zal uw livestreamconferentie uiteindelijk waarschijnlijk kosteneffectiever zijn dan een persoonlijk evenement van vergelijkbare grootte.
Afsluiten
Hopelijk heeft dit artikel geholpen om te ontrafelen hoe je een conferentie live kunt streamen. Wat ons ook dicht bij huis houdt, er is geen reden waarom professionals niet kunnen blijven vergaderen, samenwerken en netwerken. We voorspellen dat livestreaming bedrijven zal helpen om lang in de toekomst te groeien.