Fotografen moeten tegenwoordig veel hoeden dragen. U moet niet alleen uw foto's maken en bewerken, maar u moet ook tijd besteden aan sociale media, klanten informeren en alle dagelijkse administratieve taken van het runnen van een bedrijf bijbenen. Het is genoeg om zelfs de meest georganiseerde persoon hoofdpijn te bezorgen. Als klap op de vuurpijl kan timemanagement iets zijn waar creatieve mensen vaak mee worstelen.
Als creatief persoon, die trots was op mijn productiviteit totdat ik mijn eigen bedrijf begon, heeft het me veel vallen en opstaan gekost om erachter te komen hoe ik het meeste uit mijn dag kan halen zonder een hoop stress en overweldiging.
Als je het zat bent om je druk maar niet productief te voelen, volgen hier enkele handige tips.
Kies drie prioriteiten voor je dag
De meeste mensen hebben geen goed idee van hoe lang een bepaalde taak hen zal kosten. Ze overladen hun agenda met taken en voelen zich dan ontoereikend of gefrustreerd als ze ze aan het eind van de dag niet allemaal afvinken.
Deze tip hangt natuurlijk af van wat je moet doen. Misschien heb je een opnamedag of moet je de hele dag aan het editen zijn en ben je daarom gefocust op één taak. Maar u zult waarschijnlijk ook een paar kleine dingen op een dag moeten doen, zoals een factuur sturen en een paar e-mails of telefoontjes beantwoorden.
Het punt is dat je je op drie prioriteiten per dag moet concentreren en ze in volgorde van belangrijkheid moet aanpakken.
Deze tip staat ook bekend als De regel van drie uit het boek Getting Results the Agile Way, en het is bedoeld om te voorkomen dat je van taak naar taak rent zonder een duidelijk omschreven resultaat.
In de regel van drie definieert u drie taken die u op een dag moet doen, drie taken voor uw week en ook drie taken voor uw maand en uw jaar.
Begin elke dag met het definiëren van de drie dingen waarop u zich zult concentreren en zorg ervoor dat u bij uzelf nagaat of u op het goede spoor blijft. Let op hoe lang je erover doet en merk eventuele patronen op die naar voren komen bij het werken aan bepaalde taken. Dat geeft je meer informatie om je tijdmanagementstrategieën te verfijnen.
Houd je tijd bij
Wanneer u aan de slag gaat met het uitproberen van verschillende tijdmanagementtechnieken, zorg er dan voor dat u uw tijd bijhoudt.
De eerste anderhalf jaar dat ik mijn fotografiebedrijf runde, schreef ik alles wat ik op een dag deed op in een klein notitieboekje, en ook hoeveel tijd ik daarvoor nodig had.
Als dit klinkt als een super tijdrovend en anaal ding om te doen, is het dat eigenlijk niet. Het duurt echt een seconde om op je horloge te kijken en een aantekening te maken die bestaat uit twee of drie woorden die je taak beschrijven.
Nog beter, je kunt een tijdregistratie-app zoals Hours Tracker gebruiken.
De informatie die u krijgt door uw tijd bij te houden, is goud waard.
Als u merkt dat u veel tijd besteedt aan bepaalde taken die niet helemaal noodzakelijk zijn, kunt u stappen ondernemen om de tijd die u eraan besteedt te verminderen of helemaal te schrappen.
Als u bijvoorbeeld denkt dat u maar een half uur per dag op internet surft, merkt u misschien dat u constant door het konijnenhol gaat en dat het bijna twee uur is.
Gebruik een online agenda om tijdsblokken in te plannen
Een van de meest effectieve manieren om uw productiviteit te verhogen, is door in tijdsblokken te werken en deze in te plannen in een online agenda zoals Google.
Door je planning te organiseren in plaats van een takenlijst af te werken, kun je discipline en orde in je taken toepassen.
U wijdt specifieke tijdvensters aan uw taken, waardoor ze een prioriteit zijn en de enige focus gedurende die tijd. Het helpt om afleiding en de mentale last van het wisselen van taak tot een minimum te beperken.
Gebruik een online kalender om uw taken in te plannen als niet-onderhandelbare evenementen. Als je dingen op de analoge manier hebt gedaan - het schrijven van takenlijsten of het bijhouden van een papieren dagboek - zou het gebruik van een online agenda veel effectiever kunnen zijn.
Een online agenda kan u helpen bij het plannen van vergaderingen en het versturen van berichten naar genodigden. Je kunt terugkerende afspraken maken in je online agenda, herinneringen instellen en je hebt toegang tot de agenda vanaf meerdere apparaten.
Zorg ervoor dat je pauzes in je agenda plant. Het is een heel slecht idee om de hele dag voor uw computerscherm te zitten zonder regelmatig op te staan om te stretchen, een goede maaltijd te eten of gewoon een paar minuten de tijd te nemen voor wat ontspanning.
Gebruik een CRM-systeem
Er zijn zoveel apps en productiviteitstools om mensen te helpen hun tijd, projecten en leven beter te beheren. Misschien gebruik je er zelfs al een.
Als u echter nog geen CRM-systeem (klantrelatiebeheer) gebruikt, loopt u mogelijk een enorm handige tool mis die de noodzaak wegneemt om meerdere apps voor verschillende doeleinden te hebben.
Een CRM-systeem is een hulpmiddel voor klantenbeheer en het opbouwen van relaties waarmee u uw klanten en projecten kunt volgen. U kunt dingen doen zoals de datums vastleggen waarop u voor het laatst met een klant hebt gecommuniceerd en een herinnering instellen voor follow-up.
De meeste CRM's bieden echter zoveel meer, waaronder boekhoudtools en mogelijkheden voor het schrijven van contracten.
Ik gebruik en raad Dubsado aan, een CRM-systeem voor creatievelingen. U kunt merkcontracten maken die u kunt verzenden voor elektronische ondertekening, een e-mail rechtstreeks vanuit de gebruikersinterface verzenden en al uw prospects en klanten bijhouden in een visueel aantrekkelijk en gemakkelijk te navigeren systeem. Het kan zelfs worden geïntegreerd met uw Google-agenda.
Als je software voor het ondertekenen van contracten gebruikt, zoals Hello Sign of Adobe, kun je dezelfde functie in Dubsado krijgen met alle andere voordelen voor een vergelijkbaar prijskaartje.
Andere opties zijn Nutshell en Insightly.
Nix multi-tasking
Het onderzoek is in:multitasken is veel overschat.
Multitasken wordt meestal positief bekeken, maar het laatste onderzoek toont aan dat het schadelijk is voor uw productiviteit en kwaliteit van het werk.
Werk van hoge kwaliteit is afhankelijk van hoeveel tijd je aan een taak besteedt en de intensiteit van je focus. Als u uw focus kunt vergroten, kunt u meer gedaan krijgen in minder tijd.
Door aan meerdere taken tegelijk te werken, worden de hersenen overbelast. Als je aan meerdere dingen tegelijk werkt, wissel je van mentale functies, wat uiteindelijk contraproductief werkt.
Volgens Gloria Mark, onderzoeker en auteur van Multi-Tasking in The Digital Age, de gemiddelde kenniswerker wisselt elke drie minuten van taak. Eenmaal afgeleid, kan het bijna een half uur duren om de oorspronkelijke taak te hervatten. Dat zijn 30 verspilde minuten omdat je je e-mail hebt gecontroleerd en op een bericht hebt gereageerd.
Geen wonder dat de gemiddelde werknemer drie uur werkt op een normale werkdag van acht uur, zelfs als ze niet constant naar Instagram of Facebook kijken.
Leg je apparaten weg
Zoals je kunt zien, is een van de grootste manieren om je productiviteit te verpesten, de hele dag door constant je e-mail en sociale media te controleren. Die seconden of minuten kunnen oplopen tot enorme hoeveelheden tijdverspilling en je focus op de taken die voorhanden zijn verpesten.
Leg je telefoon weg, sluit het browservenster met je geopende inbox en concentreer je op de taak die voor je ligt.
Bepaal een paar keer per dag wanneer je e-mails en Instagram-berichten gaat controleren en beantwoorden, en houd je eraan.
Toen ik dit combineerde met het blokkeren van mijn tijd, stond ik versteld van het resultaat. Ik heb letterlijk drie keer meer bereikt op een dag dan ik deed toen ik van taak naar taak zweefde en op elke sms en e-mail reageerde zoals ik deze ontving.
Probeer de Pomodoro-methode
De Pomodoro-techniek is een enorm populaire tool voor tijdbeheer die is ontworpen om u zo productief mogelijk te houden.
Bij deze methode van tijdbeheer kies je een taak die je graag gedaan wilt hebben en stel je een timer in voor 25 minuten om gefocust en zonder onderbreking te werken.
Je kunt dit 25 minuten doen, toch?
Wanneer de timer afgaat, neem dan een korte pauze die niet werkgerelateerd is, zoals stretchen of een snack.
Als je eenmaal vier "pomodoro's" hebt gedaan, kun je een langere pauze nemen, bijvoorbeeld 20 of 30 minuten. Je hersenen zullen deze tijd nodig hebben om nieuwe informatie te verwerken.
Maak een dag vrij voor boodschappen en admin
Dit is weer een productiviteitshack die voor sommige mensen wonderen doet. Houd één dag in de week vrij waarop u al uw persoonlijke boodschappen of zakelijke administratie doet, of een combinatie van beide.
Er kunnen dingen zijn die u wekelijks doet, zoals het bereiden van maaltijden of de was doen, die allemaal naar één dag kunnen worden teruggebracht, zodat u zich de rest van de week kunt concentreren op uw zakelijke taken.
Misschien wilt u één dag van de week opzij zetten wanneer u al uw vergaderingen of medische afspraken plant. Als alternatief kunt u al uw administratie doen, zoals facturering, boekhouding of zelfs het plannen van uw sociale media.
Samenvattend
Er zijn veel technieken en hulpmiddelen voor tijdbeheer die u kunnen helpen uw productiviteit te verhogen en stress en burn-out te verminderen.
Ze zullen niet allemaal voor u werken, maar dit zijn enkele van de meer populaire die u misschien wilt proberen.
Of je nu een hobbyfotograaf of een professional bent, de kans is groot dat je elke dag heel wat te doen hebt.
Het vinden van manieren om efficiënter te zijn, kan uiteindelijk uren aan uw dag toevoegen en u zelfs helpen beter te slapen.