Een bedrijfsvergadering op het gemeentehuis is eenvoudig van opzet:breng medewerkers en senior executives samen voor een openhartige dialoog. Het waarmaken is een ander verhaal, vooral wanneer het personeel wordt verdeeld. Gelukkig kun je je gemeentehuisvergadering live streamen met mensen die op afstand of in verre kantoren werken, maar wat is de beste manier om dit aan te pakken?
De optimale opstelling voor de livestream van uw gemeentehuisvergadering hangt van een aantal zaken af. Een van de belangrijkste is de bedrijfsgrootte. Kleinere bedrijven kunnen misschien wegkomen met het gebruik van dezelfde oplossing voor videoconferenties waarin ze hebben geïnvesteerd voor chatten tussen of binnen kantoren, terwijl grotere bedrijven een platform nodig hebben dat veel meer live kijkers kan ondersteunen.
Ook belangrijk zijn uw ambities voor uw bedrijfsvergadering (of vergadering van alle mensen, of vergadering van alle bedrijven - hoe je het ook wilt noemen). Stelt u zich een spektakel voor waar medewerkers nog lang over na zullen praten, of meer een intiem gesprek tussen collega's? Krijg een duidelijk beeld van uw visie voordat u in de technologie duikt.
Drie manieren om de livestream van uw gemeentehuisvergadering te configureren
We zullen drie verschillende benaderingen doornemen voor het opzetten van een livestream voor een gemeentehuisvergadering:
-
- Gewoon verbinden – Pak een webcam, start uw videoconferentieplatform naar keuze en u kunt beginnen. Geschikt voor kleinere teams en kleinere vergaderingen.
- Laat het er professioneel uitzien – Verhoog de productiekwaliteit met een speciaal videocoderingsapparaat, een opnamekaart en videoconferentiesoftware. Voor middelgrote bedrijven die de livestreams van hun gemeentehuisvergaderingen een professionele glans willen geven.
- Maak plaats voor een groot virtueel publiek – Koppel een hardware-encoder aan een zakelijk livestreamplatform dat duizenden kijkers ondersteunt. Ideaal voor bedrijven met een groot personeelsbestand en meerdere kantoren.
Interactiviteit is in elk geval een must. De mogelijkheid voor een openhartige, open dialoog is de belangrijkste trekpleister van de gemeentehuisvergadering van het bedrijf - en wat deze onderscheidt van eenrichtingsverkeer door het hogere management.
Er zijn verschillende manieren om interactiviteit in uw al-hands-vergadering in te bouwen en externe medewerkers bij het proces te betrekken. Maak gebruik van een dienst als Poll Everywhere. Vraag externe medewerkers om vragen te schrijven of op te nemen die senior executives die dag kunnen beantwoorden. Profiteer van functies die zijn ingebouwd in uw platform voor livestreaming of videoconferenties, zoals livechat en gemodereerde Q&A's. Hoe je het ook aanpakt, zorg ervoor dat medewerkers kunnen communiceren met sprekers, of ze nu in de kamer zijn of in een andere stad.
1. Gewoon aansluiten
Uiteindelijk is alles wat u nodig hebt om uw vergadering in het gemeentehuis van uw bedrijf live te streamen een webcam en software voor videoconferenties of een gratis livestreamplatform zoals YouTube Live of Facebook Live.
Gemak is hier het belangrijkste voordeel. De kans is groot dat je al hebt wat je nodig hebt:een webcam (extern of ingebouwd in een laptop of computermonitor) en een videoconferentietoepassing of toegang tot je zakelijke YouTube- of Facebook-account. Overweeg een speciale microfoon toe te voegen (in plaats van te vertrouwen op de microfoon die in uw webcam of computer is ingebouwd) om de audio voor uw virtuele publiek te verbeteren.
Het aansluiten van deze componenten is eenvoudig. Als uw webcam extern is, sluit u deze gewoon aan op een vrije USB-poort op uw computer en uw videoconferentie- of stoomsoftware zal deze herkennen als een videobron. Functies die zijn ingebouwd in het platform dat u gebruikt, bieden de interactiviteit voor iedereen buiten de site. Zorg er wel voor dat u iemand toewijst om de chat te volgen en vragen te stellen aan presentatoren.
Het nadeel van deze aanpak - en het is een grote - is de video- en audiokwaliteit. De livestream van uw gemeentehuisvergadering ziet er lang niet zo goed of professioneel uit als zou kunnen. U kunt het misschien laten werken als uw bedrijf klein is of een meer informele start-up sfeer heeft. Maar houd er rekening mee dat u niet het verkeerde bericht naar externe teamleden stuurt.
Een slordige productie kan ervoor zorgen dat externe werknemers zich nog meer op afstand voelen - als een bijzaak, losgekoppeld van de rest van het team. Betrokkenheid kan eronder lijden, wat volledig indruist tegen de doelstellingen van een bedrijfsvergadering op het gemeentehuis.
2. Laat het er professioneel uitzien
Een hardware-encoder is een apparaat dat speciaal is gebouwd voor videostreaming, vastleggen, opnemen of alle drie. Het gebruik van een livestream voor vergaderingen op het gemeentehuis van uw bedrijf biedt aanzienlijke voordelen ten opzichte van standaard computerhardware.
Hardware-encoders maken het gemakkelijker om gepolijste livestreams met meerdere camera's te produceren die zeker indruk zullen maken en externe werknemers zullen aanspreken. De meeste hardware-encoders bevatten meerdere ingangen voor video en professionele audio, zodat u HDMI- en SDI-camera's, laptops, tablets, XLR- of TRS-microfoons en meer kunt aansluiten en streamen. Bovendien bieden hardware-encoders een veilige, betrouwbare manier om video's van hoge kwaliteit van vergaderingen op te nemen en deze naar interne servers te uploaden voor later gebruik.
Investeren in een hardware-encoder is niet zo handig als het gebruik van een computer die uw bedrijf al bij de hand heeft, maar er zijn veel mogelijke toepassingen buiten gemeentehuizen - van marketinginhoud en verkoopondersteuning tot videotraining en onboarding.
U hebt een USB-opnamekaart nodig om het videosignaal van uw hardware-encoder over te brengen naar een computer waarop uw favoriete videoconferentietoepassing wordt uitgevoerd. Dan kan de software het apparaat herkennen alsof het een plug-and-play webcam is.
Afhankelijk van de grootte van uw externe personeelsbestand, moet u mogelijk meer discriminerend zijn bij het kiezen van een videoconferentieplatform. Het maximale aantal deelnemers per sessie is de meest cruciale factor. Bestaat uw externe personeelsbestand voornamelijk uit telewerkers die individueel deelnemen aan de videoconferentie? Of verbindt u kantoren waar medewerkers in dezelfde ruimte samenkomen om samen af te stemmen? Bepaalde oplossingen ondersteunen grote aantallen (zoals Zoom), terwijl andere veel minder gelijktijdige gebruikers toestaan.
3. Geschikt voor een groot virtueel publiek
Als uw bedrijf een leger telewerkers of kantoren over de hele wereld heeft, heeft u een livestreamingservice nodig die grote aantallen deelnemers kan ondersteunen.
Er is een groot aantal zakelijke livestream-platforms die er zijn, en we raden een van deze ten zeerste aan boven een gratis oplossing. Hoewel dat betekent dat je voor een abonnement moet betalen, betekent het ook geen van de advertenties die gratis platforms teisteren, plus toegewijde klantenondersteuning en geavanceerde functies voor het genereren van inkomsten, analyse, het genereren van leads en meer.
Een hardware-encoder kan rechtstreeks naar deze Content Delivery Networks (CDN's) streamen, wat zorgt voor video van hoge kwaliteit en naadloze prestaties, waar medewerkers ook zijn. Het koppelen van een hardware-encoder met een live streaming-platform verbetert ook de prestaties. Als speciale apparaten presteren hardware-encoders doorgaans beter dan software-encoders (d.w.z. videostreaming- of opnametoepassingen die op standaard computerhardware worden uitgevoerd). Dat komt omdat software-encoders bronnen moeten delen met het besturingssysteem van uw computer en eventuele actieve processen.
Veel livestreamingplatforms bieden ook geavanceerde opties voor interactiviteit. Kaltura en Panopto omvatten bijvoorbeeld polling en live Q&A. Beide services uploaden automatisch livestreams als opnames waar medewerkers altijd en overal toegang toe hebben.
Tips voor een succesvolle livestream van een gemeentehuisvergadering
Het live streamen van uw bedrijfsvergadering in het stadhuis voegt een hele andere dimensie toe aan het evenement:technologie. Hier zijn enkele tips om het te beheren.
Doe een droge run
Er gebeuren fouten, maar je kunt de kans op de meest voorkomende blunders bij live-evenementen minimaliseren met wat voorbereiding vooraf. Reserveer van tevoren wat tijd om je AV-configuratie door te nemen met degene die zal presenteren, en controleer driemaal je configuratie om er zeker van te zijn dat alles in orde is.
Prioriteit geven aan presentatie
De livestream van uw gemeentehuisvergadering een professionele uitstraling geven is belangrijk voor uw bedrijfsimago en de betrokkenheid van externe medewerkers. Aangepaste, beeld-in-beeld-lay-outs kunnen je stream verfraaien. Voor extra visuele flair, zoals graphics en overlays op het onderste derde deel, kun je gebruikmaken van live productiesoftware zoals de NewBlue Titler Live 4-suite.
Met een Epiphan Pearl hardware-encoder kunt u eenvoudig professionele beeld-in-beeld-lay-outs maken via de intuïtieve, webgebaseerde gebruikersinterface.
Beveiliging maximaliseren
Een deel van de aantrekkingskracht van all-hands meetings is dat ze informatie die normaal gesproken in de C-suite blijft staan, zoals financiële data en strategische overwegingen, door laten gaan. Het gevoelige karakter van deze discussies maakt beveiliging van het grootste belang. Om je gemeentehuis intern te houden, moet je de beveiliging controleren van alle apparatuur en applicaties die je gebruikt voor je livestream. Zorg ervoor dat uw oplossing naar keuze kan worden geïntegreerd in uw netwerkinfrastructuur zonder dat er beveiligingsuitzonderingen nodig zijn.
Kies betrouwbare uitrusting
Het laatste wat je wilt, is iedereen bij elkaar brengen om het evenement alleen maar uit te stellen vanwege een hardwarestoring. Zorg ervoor dat de camera's, microfoons en encoderhardware waarin u investeert van topkwaliteit zijn en zijn afgestemd op betrouwbaarheid.
Het op één na beste ding om er te zijn voor externe werknemers
Veelzijdige en betrouwbare Epiphan Pearl-2- en Pearl Mini-hardware-encoders maken het eenvoudig om een livestream van een gemeentehuisvergadering te produceren die zeker indruk zal maken en externe medewerkers zal aanspreken. Dankzij meerdere ingangen voor video en professionele audio kunt u hoogwaardige camera's en microfoons aansluiten om te streamen of opnemen met hoge resolutie (tot 4K) met kristalhelder geluid.
Pearl kan naar elk live streamingplatform streamen en biedt directe integratie met Panopto en Kaltura, waardoor het gemakkelijk is om opnamen van gemeentehuisvergaderingen te uploaden. Onze systemen zijn ook IT-vriendelijk. HTTPS, 802.1X, LDAP-integratie, certificaatbeheer en andere beveiligingsfuncties zorgen ervoor dat Pearl een veilige toevoeging is aan uw zakelijke IT-netwerk.
Lees meer over hoe Pearl-2 en Pearl Mini-encoderhardware kunnen helpen om de livestream van uw gemeentehuisvergadering tot een succes te maken. Vragen? Vraag het maar aan onze productspecialisten.