Als, zoals Edmund Burke beweerde, "goede orde de basis is van alle goede dingen", dan kan een goede videoproductie voortkomen uit een beetje organisatie. Met name een geïntegreerde methode voor het benoemen van zaken als shots, tapes, projecten en bestanden kan iemand behoeden voor waanzin als het tijd is om die dingen in producties te assembleren. En het bespaart tijd per emmer.
Er moeten 100 naamgevingssystemen zijn en elk van hen is beter dan helemaal geen systeem. We bieden hier maar één manier aan, als vertrekpunt. Volg deze foto's naar een systeem dat de beste foto's in je hele archief binnen handbereik houdt, en dat alle middelen voor een bepaald project in de juiste volgorde in je tijdlijn brengt. Hoe kunnen er anders dan prachtige videoproducties ontstaan?
Dit storyboard toont de projectnaam die op alle elementen van het project zal worden gebruikt, evenals een opeenvolgend nummeringssysteem voor scènes en opnamen dat voor elk twee cijfers gebruikt.
Het schotlogboek. Merk op dat de projectnaam van het storyboard naar het opnamelogboek wordt gedragen; ook volgen de scène- en opnamenummers die van het storyboard, niet de volgorde waarin de opnames daadwerkelijk zijn gemaakt.
Banden zijn opeenvolgend genummerd met driecijferige cijfers. We gebruiken "F" of "M" voor het bandnummer om aan te geven of een band onbewerkte beelden of bewerkte masters bevat. Het nummer wordt gevolgd door dezelfde projectnaam die op de respectieve storyboards en opnamelogboeken verschijnt. Dit wordt gevolgd door de eerste opnamedatum voor de band.
Merk op dat het project dezelfde projectnaam heeft als het storyboard en de opnamelogboeken.
We maken een batchregistratielogboek voor elke band met onbewerkt beeldmateriaal. De bestandsnaam van het logboek is het bandnummer van de respectieve band. We loggen alle fatsoenlijke opnamen die op de opnamelogboeken van die band worden vermeld. Merk op dat bestandsnamen in het batchopnamelogboek beginnen met scène- en opnamenummers die overeenkomen met die van het storyboard en het opnamelogboek. Wanneer ze zijn gemaakt, verschijnen deze opnamen automatisch in de juiste storyboardvolgorde in het projectvenster. Letters die de scène volgen en het opnamenummer geven meerdere opnames van dezelfde opname aan, b.v. 0204_MC_elephant_trunk_a en 0204_MC_elephant_trunk_b. We bewaren al onze batch-opnamelijsten in een speciale map. Deze map bevat een opnamelogboek voor elke band in onze collectie en plaatst elke goede opname die we ooit hebben gemaakt binnen handbereik.
We maken voor elk project een archiefmap aan in een hoofdmap met de naam "Video's". Deze map draagt de naam van het project zelf, Circus_Ad. Het bevat de bijgesneden project- en batchbestanden - systematisch genoemd - evenals de titel, grafische afbeeldingen, stilstaande beelden en audiobestanden die in het project werden gebruikt. Ten slotte bevat het de uiteindelijke gerenderde video zelf, in een bestand met het nummer van een mastertape - beginnend met de letter "M" en de naam van het project. Het is ook mogelijk om de bijgesneden clips zelf op te slaan in een archiefmap. Als ruimtebesparing kiezen we er over het algemeen voor om dit niet te doen, omdat deze opnieuw kunnen worden vastgelegd - zoals bijgesneden voor het project - van de originele banden, met behulp van de bijgesneden batchlijst. We maken regelmatig een back-up van de map "Video's" en alle inhoud ervan, net als elke andere map met waardevolle gegevens.