Of u nu een freelancer, eigenaar van een klein bedrijf, maker van inhoud of zelfstandige bent, het schrijven van e-mailpitches is een vaardigheid die u onder de knie moet krijgen. In het licht van de pandemie van het Coronavirus is het belangrijker dan ooit om de aandacht van mensen te trekken en jezelf te promoten. Maak je geen zorgen, we zijn hier om je enkele toptips te geven voor het schrijven van e-mailpitches. Laten we beginnen!
Wat zijn e-mailpitches?
E-mailpitches zijn eenvoudigweg communicatie die u verzendt om een product te promoten, of om uw diensten onder de aandacht te brengen en te delen in de hoop zaken te ontvangen.
Enkele voorbeelden van e-mail pitches kunnen zijn:
- Vragen om reviews voor uw bedrijf/werk
- Een dienst of product promoten
- De bekendheid van uw bedrijf / werk verspreiden
- Vragen over vacatures (geen specifieke sollicitaties)
- Elke introductie of promotie die u naar een potentiële klant of medewerker stuurt
Geweldige e-mailpitches schrijven:onze beste tips
1. Zoek een contactpersoon
Soms is cold e-mailen onvermijdelijk. Als je geen gemeenschappelijke vriend of contactpersoon kunt vinden om je voor te stellen, dan is koud e-mailen dat wel! Probeer in dit geval een introductie te maken voordat u zich stort op een zware verkoop of promotie.
Als je een manier kunt vinden om geïntroduceerd te worden (of een e-mailadres voor direct contact), dan is dat geweldig! Het gebruik van een direct persoon/e-mailadres in plaats van een algemeen e-mailadres van het type 'info@' is altijd de beste manier om te gaan. Als u de juiste persoon vindt, ziet u er professioneler uit, voorkomt u dat u door verschillende mensen wordt doorgegeven en vergroot u de kans op een reactie.
2. Volg de regels
Als een bedrijf of contactpersoon richtlijnen opstelt, volg ze dan! Het kan verleidelijk zijn om te proberen de regels te omzeilen en een andere benadering te kiezen om op te vallen, maar hierdoor zul je er onprofessioneel, egoïstisch en onwetend uitzien. Uw inzending zal bijna zeker worden genegeerd, en u kunt worden geblokkeerd voor het verzenden van toekomstige pitches.
Veel bedrijven zullen duidelijke regels hebben voor verschillende soorten vragen, online formulieren en richtlijnen voor pitchen. Besteed speciale aandacht aan wat ze vragen, inclusief de lengte, het medium dat je moet gebruiken om in te dienen en de sluitingsdatum voor inzendingen.
3. Denk aan uw timing
Als u werk indient of e-mailvragen stuurt naar populaire bedrijven of sites, let dan op uw timing. Er is een groot verschil tussen het verzenden van een e-mail op vrijdag om 16.00 uur en op woensdag om 08.00 uur. De vrijdag-e-mail zal hoogstwaarschijnlijk niet worden geopend en kan in het weekend bedolven worden onder verdere e-mails.
Een goede tip is om te streven naar 8-10 uur in de lokale tijd van de persoon die je e-mailt. Vermijd maandagen om niet te overweldigen of op te gaan in tonnen e-mails. Statistisch gezien is het e-mailen van dinsdag tot en met donderdag de beste kans om gezien te worden.
4. Gebruik personalisatie
Het is verleidelijk om jezelf tijd te besparen door dezelfde e-mail naar honderden e-mails te sturen in de hoop dat sommige blijven hangen. Het moet echter een kwaliteitsspel zijn in plaats van een kwantiteitsspel.
Neem de tijd om de e-mail te personaliseren en vergeet het belang van deze stap niet. Spreek de contactpersoon aan op naam en controleer driemaal de spelling van zijn naam. Stel jezelf daarna op een warme en toegankelijke manier kort voor. Identificeer snel wie je bent en wat je wilt / wat je te bieden hebt. Overdrijf niet en probeer niet te hard, maar als je op de een of andere manier kunt laten zien dat je het bedrijf/de contactpersoon kent en je onderzoek hebt gedaan, kom je een heel eind.
5. Doe je onderzoek
Het is een andere belangrijke stap om te laten zien dat je kennis hebt van de persoon of plaats naar wie je pitcht. Zorg ervoor dat je pitcht naar een plek in het juiste gebied. Als je een artiest bent die bijvoorbeeld om muziekrecensies voor een volksliedje vraagt... stuur dan geen e-mail naar een recensent die alleen elektronische muziek behandelt.
Iets noemen dat ze eerder hebben gepubliceerd / een deel van hun werk en het terugkoppelen naar wat je te bieden hebt, is een geweldige manier om te laten zien dat je je onderzoek hebt gedaan. Pitch niet zomaar blindelings - doe je onderzoek en maak een shortlist van de meest relevante om een e-mailpitch naar te sturen.
7. Verkoop jezelf
Je benadert (in de meeste gevallen) in wezen blindelings iemand en probeert hen iets aan te bieden waar ze niet om hebben gevraagd. Daarom moet je laten zien dat wat je te zeggen / te bieden hebt, waarde heeft en iets is waar ze baat bij hebben.
Ten eerste, wat is een probleem dat u oplost of een vraag die u voor deze persoon beantwoordt? Wat verkoopt u precies:uzelf als persoon, uw inzichten, uw vaardigheden of een product/dienst? Misschien een combinatie? Het is belangrijk om dit van tevoren te definiëren, zodat je duidelijk, direct en overtuigend kunt zijn.
Als uw service/bedrijf/vaardigheden iets hebben boven uw concurrenten, markeer dit dan kort. Wat maakt jou anders en waarom zou deze persoon jou moeten kiezen? Denk eraan om het beknopt te houden en probeer niet door te draven!
8. E-mail Esthetiek
De meeste bedrijven of contacten zullen veel e-mail pitches ontvangen en willen direct kunnen herkennen waar je om vraagt. Daarom maken de lay-out en digitale esthetiek van uw e-mail ook een verschil.
Zorg ervoor dat het goed gespreid is, met voldoende alinea-einden, gemakkelijk te lezen, grammaticaal correct en dat verschillende alinea's een thema hebben en niet hectisch / elke twee seconden teruggaan naar eerdere gedachten. Probeer de e-mail zo kort mogelijk te houden om de aandacht van de lezer vast te houden, maar met voldoende informatie en warmte zodat de persoon de tijd neemt om met je te communiceren.
9. Belangrijke informatie om op te nemen
Vergeet niet alle relevante informatie op te nemen die ze moeten weten, zoals:
- Achtergrond / wie je bent
- Wat u aanbiedt plus uw idee en waarden
- Voordelen van werken met jezelf versus concurrenten
- Doorlooptijd (voor freelancers)
- Uw vergoeding / kosten (indien van toepassing op dit moment, dit kan in veel gevallen tot later wachten)
- Een voorbeeld van uw werk (misschien een hyperlink naar het webadres / document om te voorkomen dat het er te spamachtig uitziet)
- Controleer of je het wat, waarom, wanneer, hoe en wie hebt behandeld.
10. Vergeet niet op te volgen
Alleen omdat je niets hebt gehoord, wil dat nog niet zeggen dat je bent afgewezen. Soms worden e-mails onopgemerkt, of vergeten mensen te reageren, ook al zijn ze oprecht geïnteresseerd. Soms hebben mensen wat ademruimte nodig en dan een oproep om contact op te nemen. Daarom is het belangrijk om een vervolgmail te sturen.
Ga niet meteen achtervolgen, maar laat het niet zo lang achter dat je in wezen weer aan het re-pithen bent. Tussen een week en 10 dagen is de beste tijd om te wachten, en nogmaals, houd uw follow-up vriendelijk, beknopt en verzonden op een attent uur.