Videoconferenties zijn de norm geworden voor professionele vergaderingen over de hele wereld. Volgens experts zal ongeveer 90% van de bedrijven in Noord-Amerika het komende jaar meer uitgeven aan videoconferenties.
Helaas begaan veel mensen blunders en vertonen ze onprofessioneel gedrag tijdens een videoconferentie.
Hoewel het goed is om de beste communicatiehulpmiddelen voor uw team in videoconferenties te hebben, is het van vitaal belang om te weten hoe u zich tijdens de vergadering moet gedragen.
De behoefte aan correct gedrag heeft geleid tot de ontwikkeling van regels over hoe deelnemers zich moeten gedragen tijdens videoconferenties. Veel experts zijn van mening dat we professionaliteit niet moeten opofferen vanwege het causale karakter van een videoconferentie.
Hieronder staan 8 essentiële regels die als standaard etiquettegedrag worden beschouwd voor degenen die deelnemen aan videoconferenties.
1. Wees voorbereid
In tegenstelling tot wat veel mensen denken, is het nodig om videoconferenties voor te bereiden, net als fysieke zakelijke bijeenkomsten.
Enkele manieren om videoconferenties te plannen zijn:
- Ken de agenda.
De organisatoren en deelnemers van een videoconferentie mogen niet in het ongewisse blijven over het doel van de bijeenkomst. Een agenda zorgt voor een duidelijk overzicht en helpt deelnemers om de onderwerpen voor discussie binnen de toegewezen tijd te behandelen.
- Maak uw apparatuur en gereedschappen gereed.
Het hebben van de juiste apparatuur en hulpmiddelen is de beste manier om het meeste uit videoconferenties te halen. De apparatuur en tools voor uw videoconferentie omvatten zowel hardware als software.
Zonder de juiste apparatuur en hulpmiddelen wordt het moeilijk om informatie te krijgen, te verzenden of te delen tijdens de videoconferentie.
Enkele belangrijke hulpmiddelen voor videoconferenties zijn:
- Internettoegang.
- Videosoftware-app.
- Webcam.
- Microfoon.
2. Kom niet te laat
Tijd is een schaars goed en de meeste mensen houden er niet van dat hun tijd verspild wordt. Een kenmerk van videoconferenties is dat mensen uit verschillende tijdzones kunnen deelnemen. Je niet aan de tijd houden is een manier om het moreel van de aanwezigen op de vergadering te temperen.
In één onderzoek zei 67% van de werknemers dat de helft van de vergaderingen die ze bijwonen waardeloos is, voornamelijk vanwege de late starttijden van die vergaderingen. Videoconferenties moeten daarom op tijd beginnen, omdat vertragingen kunnen leiden tot verlies van interesse.
Te laat komen op zakelijke bijeenkomsten kan ook uw reputatie schaden en ervoor zorgen dat mensen u als onprofessioneel en onbetrouwbaar gaan zien. Een paar manieren om te voorkomen dat u te laat komt voor videoconferenties, zijn onder meer:
- Je alarm instellen.
- Vroeg aanmelden.
- Plan de vergadering opnieuw als u de organisator bent.
- Als je om wat voor reden dan ook te laat bent, bied dan je excuses aan.
3. Doe een testrun
Tijdens videoconferenties kan er van alles mis gaan. Het uitvoeren van een testrun is een goede manier om storingen tijdens de vergadering te voorkomen. Het is altijd een goed idee om ervoor te zorgen dat uw hardware en software goed werken voordat de vergadering begint. Het verzenden van e-mails met uw zakelijke e-mailhandtekening helpt de geloofwaardigheid te vergroten en zorgt ervoor dat uw spreker u gemakkelijk herinnert
Enkele testruns die u kunt uitvoeren zijn:
- Controleren of je camera op ooghoogte staat.
- Controleer je internetverbinding.
- Test je luidsprekers.
- Controleer je microfoon.
4. Zorg ervoor dat je een goede achtergrond hebt
Veel mensen realiseren zich niet dat de achtergrond tijdens een videoconferentie veel meer onthult over je persoonlijkheid. Een onverzorgde en rommelige achtergrond geeft geen goede indruk aan andere videoconferentiedeelnemers.
Gelukkig voor degenen die geen goed achtergrondgebied in hun huis kunnen vinden, zijn er nu apps zoals Wave.video met gratis bewerkbare videozoom-achtergrondsjablonen. Deze apps kunnen je helpen om je ruimte om te toveren in een prachtige virtuele achtergrond.
Andere manieren om een goede achtergrond te creëren zijn:
- Kies de best georganiseerde ruimte.
- Verlicht je achtergrond.
- Gebruik versieringen.
5. Kleed je goed
Onderzoek gepubliceerd in het Journal of Family and Consumer Sciences concludeerde dat mensen die zich goed kleden positiever worden ervaren dan mensen die dat niet doen.
Onjuiste aankleding is een groot probleem voor organisatoren van videoconferenties. Om schaamte te voorkomen, moeten deelnemers zich ervan bewust zijn geen kleding aan te trekken die ze niet zouden dragen naar een fysieke conferentie.
Hoewel er veel voordelen zijn aan thuiswerken, is onjuiste aankleding tijdens videoconferenties een van de nadelen geworden.
Sommige dingen die u moet vermijden zijn:
- Een korte broek onder je pak dragen.
- Doorzichtig aandoen.
- Pyjama's en nachthemden dragen.
- Zware make-up aanbrengen.
6. Vermijd een lawaaierige omgeving
De geluidskwaliteit van een videoconferentie kan de hele oefening maken of bederven. Om de deelnemers van een videoconferentie effectief te betrekken, moet de audiokwaliteit helder en duidelijk zijn.
Een ding dat de audiokwaliteit van een videoconferentie kan beïnvloeden, is een lawaaierige achtergrond. Een deelnemer die een videoconferentie bijwoont vanuit een rumoerige omgeving kan overlast veroorzaken voor anderen. Achtergrondgeluid van uw omgeving kan u en andere deelnemers afleiden.
Niet iedereen heeft de luxe van een geluiddichte kamer. Er zijn echter een aantal dingen die u kunt doen om de audiokwaliteit van een videoconferentie te verbeteren.
Hier volgen enkele manieren om achtergrondgeluid te verminderen tijdens een videoconferentie:
- Blijf uit de buurt van geluidsbronnen—Identificeer en vermijd geluidsbronnen om u heen. Voor degenen die in een huis zijn, moeten apparaten zoals televisies, ventilatoren en airconditioners uitgeschakeld zijn.
- Gebruik een headset:het gebruik van een headset is een effectieve manier om uw stem te versterken en achtergrondgeluiden uit te schakelen.
- Trek uw zonwering en ramen — Sluit uw ramen en sluit uw gordijnen en jaloezieën is een andere manier om het geluid in een kamer te verminderen.
- Vermijd lege kamers—Het is elementaire kennis die weerklinkt in een lege kamer. De echo's zijn het gevolg van geluidsgolven die weerkaatsen tegen de harde muuroppervlakken van de kamer. Om een echo-achtige achtergrond te voorkomen:
- Verblijf in een gemeubileerde kamer.
- Bedek de vloer met vloerkleden en tapijten.
- Hang stoffen jaloezieën.
- Installeer boekenplanken.
- Zet bloempotten en planten in.
7. Vermijd afleiding
Een nadeel van videoconferenties is dat men gemakkelijk kan worden afgeleid. In feite geeft 88% van de werknemers toe regelmatig te multitasken.
Het vermijden van bronnen van afleiding is de sleutel tot een goede videoconferentie-ervaring. Het bijwonen van videoconferenties vanuit uw huis, voertuig of andere locatie kan veel afleiding met zich meebrengen.
Voor degenen die in huis zijn, kunnen kinderen en andere familieleden een enorme bron van afleiding zijn. Voor anderen die de conferentie van buiten hun huis bijwonen, zijn verkeer en andere bewegingen in de omgeving bronnen van afleiding.
Om afleiding te voorkomen:
- Niet multitasken.
- Blijf niet op een drukke plaats.
- Ga niet voor een spiegel zitten.
8. Spreek duidelijk
Duidelijk spreken is een belangrijk onderdeel van videoconferenties. U moet spreken zodat andere deelnemers elk woord dat u uitspreekt kunnen begrijpen.
Enkele van de beste manieren om uw stem duidelijk te projecteren tijdens videoconferenties zijn:
- Gebruik een externe microfoon — Ingebouwde microfoons op onze laptops produceren niet effectief kwaliteitsgeluid tijdens videoconferenties. Het gebruik van een externe microfoon is een manier om videogesprekken te verbeteren.
- Blijf dicht bij de microfoon — Door dicht bij de microfoon te blijven, wordt uw stem duidelijker geprojecteerd en worden achtergrondgeluiden geëlimineerd.
- Behoud uw internetbandbreedte — Hoe meer bandbreedte uw systeem heeft, hoe beter de kwaliteit van uw audioverbinding. De beste manier om uw bandbreedte te besparen, is door programma's te sluiten die u niet op uw computer gebruikt.
Conclusie
Videoconferenties zijn blijvend. Het is een populaire manier geworden voor professionals om onderling te communiceren. De toename van videoconferenties door veel organisaties heeft geleid tot de noodzaak om een standaard set gedrag van deelnemers aan te nemen.
De richtlijnen die in dit artikel worden beschreven, zijn enkele van de essentiële regels die u moet onthouden tijdens een videoconferentie, zodat mensen uw professionaliteit niet in twijfel trekken.
Over de a auteur: Andreyana Kulina is Digital Marketing Specialist bij Brosix, gespecialiseerd in contentmarketing en outreach-strategieën. Naast haar passie voor digitale marketing houdt ze van wandelen en mountainbiken. Maak contact met haar op LinkedIn.