Het is een behoorlijk bekend feit dat printbeheer tegenwoordig big business is. Een van de grootste problemen waarmee bedrijven in alle soorten en maten worden geconfronteerd, is dat hun werknemers simpelweg niet over de vaardigheden of kennis beschikken die nodig zijn om de juiste aankoopbeslissingen te nemen voor drukkers.
Ik herinner me een bedrijf waar ik vele jaren geleden voor werkte met kleine en inefficiënte inkjetprinters tussen een kantoor van 20 mensen! Mijn collega's klaagden destijds vaak dat ze de inktcartridges moesten vervangen en dat ze lang moesten wachten op grote afdruktaken.
Toen ik mijn baas vroeg waarom we deze inkjetprinters gebruikten, gaf hij me als reden dat "de koper van het bedrijf ze in een speciale aanbieding zag in zijn plaatselijke computerwinkel"! Zelfs vandaag de dag kan ik nog steeds niet begrijpen wat de koper bezielde om deze goedkope printers te kopen zonder enig onderzoek te doen naar de afdrukbehoeften van de mensen die ze daadwerkelijk zouden gaan gebruiken.
Ironisch genoeg had hij een redelijk goede laserprinter in zijn kantoor die meer dan in staat was om grote hoeveelheden printopdrachten te verwerken, maar hij gebruikte hem maar ongeveer twee keer per maand! Hoe amusant dit kleine verhaal ook klinkt, ik ben bang om te zeggen dat het slechts een van de vele voorbeelden is van hoe bedrijven inefficiënte (en vaak dure) printpraktijken hebben.
Het belang van afdrukbeheer
Het onderwerp printmanagement is een zeer belangrijk onderwerp op de werkvloer. Printers vertegenwoordigen elk jaar een groot deel van de IT-uitgaven van een bedrijf, en dan heb ik het niet alleen over de kosten van het kopen of leasen van de printers!
Verbruiksartikelen voor printers, zoals cartridges, toners, drums en papier, vertegenwoordigen een groot deel van de afdrukkosten, en dit is een gebied waarop veel bedrijven fouten maken. Het is altijd gemakkelijk om gewoon een goedkope printer te kopen, maar over het algemeen is een van de redenen waarom ze zo goedkoop zijn, dat de verbruiksartikelen een klein fortuin kosten.
Een printmanagementbedrijf kan met u samenwerken om vast te stellen hoe uw bedrijf de printkosten laag kan houden, en de manieren waarop zij dit doen zijn als volgt:
-
Kennis – niemand kent de printermarkt beter dan iemand die erin gespecialiseerd is, en daarom kunnen printmanagementbedrijven u vertellen wat voor soort printers u nodig heeft. U hebt bijvoorbeeld een A3-kleurenprinter nodig als u veel hoogwaardige foto's of technische kleurendocumenten op grote schaal afdrukt;
-
Expertise – printmanagementbedrijven zijn er om u te adviseren over wat u nodig heeft, in plaats van wat u wilt. Het kan geweldig zijn om een dure kleurenlaserprinter in uw kantoor te hebben, maar als u nooit iets in kleur afdrukt, is dat geldverspilling;
-
Ondersteuning – het probleem met werknemers die weinig tot geen ervaring hebben met de printermarkt of met het onderhouden van een printer, is dat u er letterlijk alleen voor kunt staan! Printmanagementbedrijven bieden u de ondersteuning die u nodig heeft, wanneer u die nodig heeft.