Er is een kleine maar acute steek van angst die ik tegenkwam.
Toen de wereld vanuit huis ging werken, werd het alleen maar erger. Ik gok dat de meeste kantoormedewerkers het ook voelden.
Een terugkerende, frustrerende schok van "Oh nee, dit wordt vervelend" kwam wanneer ik diep in een taak zat en me realiseerde dat hulp of feedback van een collega nodig was.
Het probleem was dat terwijl ik doordrenkt was van de taak en al zijn context, anderen dat niet waren.
Althans niet helemaal.
En dus voelde ik meteen een golf van angst of stress toen ik dacht aan de tijd en moeite die het zou kosten om alles in een e-mail, op Slack of zelfs tijdens een telefoontje uit te leggen.
Zodat ik een simpel antwoord kon krijgen en door kon gaan met mijn werk.
Totdat ik de zalf ontdekte. De helende balsem waarmee u snel context kunt delen, de noodzaak om een vergadering of videogesprek te plannen kunt vermijden en overmatig typen en tekstuele uitleg kunt elimineren.
De grote oplossing is screencasting, het eenvoudige proces van het opnemen van een korte video en het delen met collega's. Het is de ideale manier om ideeën, context, kennis en bijna alle andere soorten informatie te communiceren.
Nu, als ik die stress ervaar, neem ik gewoon een korte video op met Snagit, wat bijna altijd gemakkelijker is dan dingen op te schrijven.
De beelden in een schermopname in combinatie met gesproken tekst bieden alle context en ik kan in veel minder tijd een antwoord krijgen dan wanneer ik alleen tekst zou gebruiken.
Maar screencasting doet meer dan momenten van kleine frustratie verlichten. Het is een ideale oefening om andere elementen van het werk op te lossen of te verbeteren.
Hier zijn nog zeven manieren waarop u screencasting kunt gebruiken om sneller en efficiënter te werken.
1. Werk plannen en uitvoeren
Ik werk aan de TechSmith-website. Zoals elke website heeft het talloze pagina's die zijn gemaakt van inhoudsblokken, afbeeldingen, video's en andere elementen. Er zijn vaak wijzigingen of updates nodig om de voortgang van ons bedrijf en onze producten weer te geven.
De uitdaging is dat wanneer een specifiek element een update nodig heeft, er een aantal vragen opduiken.
"Waar is deze inhoud op de website?" “Hoe moet het veranderen?” "Is het op meerdere plaatsen?"
Het beantwoorden van deze vragen via e-mail lijkt een beetje op proberen een specifiek element van een foto te beschrijven aan iemand die aan de andere kant van een gordijn staat. Je moet heel specifiek zijn in wat je zegt.
In plaats daarvan maken we video's die uitleggen wat er moet gebeuren. Vervolgens kan die video worden gedeeld om ervoor te zorgen dat iedereen het eens is met het plan. De video maakt het wat, waar en waarom van ons werk duidelijk.
Als u, net als wij, projectbeheersoftware zoals Asana of Trello gebruikt, kan de link naar de video worden geplaatst op de taak die het werk vertegenwoordigt.
Wanneer iemand nu aan de taak begint, hebben ze de informatie die nodig is om van start te gaan. En niemand hoefde het allemaal op te schrijven.
2. Oproepen en vergaderingen opnemen
Videovergaderingen zijn nu een manier van leven.
Het maakt niet uit of u Teams, Slack, Google Hangouts, Zoom of een ander platform gebruikt om videovergaderingen te houden, ze waren in wezen de enige manier voor collega's (en, buiten het werk, vrienden en familie) om veilig samen te komen, samen te werken en discussies voeren.
Hoewel de omstandigheden niet ideaal zijn, heeft zich een geweldige kans voorgedaan. Als elke vergadering afhankelijk is van technologie, is elke vergadering eenvoudig vast te leggen en te archiveren. Handig is dat de meeste video-oproepdiensten ingebouwde opnamefuncties hebben, of u kunt schermopnamesoftware zoals Camtasia gebruiken.
Opgenomen vergaderingen maken het gemakkelijk om te verwijzen naar wat er is besproken. Beter nog, als iemand de vergadering heeft gemist, kunnen ze de achterstand inhalen door de opname te bekijken.
Een opgenomen vergadering is ook geweldig, omdat je een video-editor zoals Camtasia kunt gebruiken om een deel van het inactieve gebabbel aan het begin of einde te verwijderen. Hosting op een dienst als TechSmith Knowmia stelt kijkers in staat om vragen te stellen, zodat de discussie niet hoeft te eindigen met de vergadering en niet-aanwezigen hun mening kunnen geven.
3. Klant- en productonderzoek
Deze tip bouwt voort op de laatste, behalve dat ik nu voorstel, met de juiste toestemming, om gesprekken met klanten op te nemen. Meestal zijn dit product- of marketingstrategiegesprekken.
De informatie die in deze gesprekken wordt gedeeld, is van onschatbare waarde. Het horen van de exacte woorden en tonen die mensen gebruiken wanneer ze hun ervaring met uw product of dienst bespreken, is een van de beste manieren voor iedereen in een bedrijf om inzicht te krijgen in de klanten die ze bedienen.
Bij TechSmith bewerken we deze opnames vaak om bijzonder nuttige en verhelderende feedback van onze klanten te delen.
Zoals ik hierboven suggereerde, kun je deze oproepen opnemen, ze tot de nuttige delen bewerken en ze vervolgens met anderen delen.
4. Snelle instructievideo's
Het leven van de hedendaagse kantoormedewerker is in wezen een handschoen van verschillende technologieën.
We hoppen van dit datadashboard naar dat ene, of het ene SaaS-product naar het andere.
Terwijl we door het technologische landschap navigeren, komen we onvermijdelijk een proces tegen dat we niet kennen. Of, net zo waarschijnlijk, heeft iemand je nodig om ze te laten zien hoe ze iets moeten doen.
Je legt het ze uit en gaat verder. Dan stelt iemand anders dezelfde vraag. En je legt het ze uit. En dan nog iemand anders... totdat je de hele dag bezig bent om mensen te laten zien hoe ze dingen moeten doen en je nooit de kans krijgt om je op je eigen werk te concentreren of het af te maken.
Screencasting is jouw uitweg uit deze verwoestende cyclus.
Neem een paar korte video's op voor de veelvoorkomende processen waar mensen naar vragen. Het kan zijn hoe u bepaalde rapporten kunt ophalen. Of hoe u een dashboard opzet.
Zodra je de video hebt, host je deze op iets als Screencast.com en verzend je de link wanneer iemand erom vraagt. Beter nog, u kunt een eenvoudige kennisbank maken die een aantal veelvoorkomende vragen beantwoordt.
De tijdwinst wordt hier groter - naarmate anderen experts worden, zullen ze uw middelen delen en gaat iedereen een hoger niveau halen.
5. Productdemo's voor verkoop en klantervaring
Video is nuttig gedurende de hele verkoopcyclus. Hiermee kun je persoonlijk zijn en relaties onderhouden op een manier die alleen e-mail niet doet, maar zonder dat je persoonlijke of live videogesprekken hoeft te plannen.
Aan het begin van een klantbetrokkenheid is het geweldig om potentiële klanten uw product in actie te laten zien en enkele van de krachtigste mogelijkheden ervan te demonstreren.
Naarmate het gesprek vordert, kunnen video's specifieker zijn, zelfs op maat gemaakt. Veel verkopers en CX-professionals maken productdemovideo's voor individuele accounts, die specifieke functies koppelen aan de manier waarop een klant ze kan gebruiken.
6. Behoud organisatorische kennis
Wanneer mensen bedrijven verlaten voor nieuwe kansen of met pensioen gaan, kan er een kennisleemte ontstaan.
Langdurige werknemers worden meestal experts op het gebied van bepaalde taken, procedures en onderdelen van het bedrijf. Het is van cruciaal belang om manieren te vinden om hun kennis te behouden en de continuïteit van de organisatie en het bedrijf te handhaven.
Screencasting is hiervoor een ideale manier.
Probeer er een gewoonte van te maken onder deskundige medewerkers om video's op te nemen van de procedures en processen die anderen moeten begrijpen. Door experts hun workflows te laten vastleggen, zorgt u ervoor dat best practices en belangrijke informatie niet verloren gaan.
7. Nieuwe medewerkers aan boord
Als u belangrijke kennis en processen vastlegt, bouwt u waarschijnlijk een bibliotheek met bronnen die ideaal is voor het inwerken van nieuwe medewerkers. In wezen kennis nemen die jaren nodig had om te verwerven en beschikbaar te stellen aan werknemers aan het begin van hun ambtstermijn.
Compileer video's gemaakt door experts (zoals in tip #5) in een "Aan de slag"-bron voor nieuwe medewerkers en stagiairs. Of breng een groep experts samen om te brainstormen over de belangrijkste dingen die een nieuwe medewerker moet weten als hij aan de slag gaat in uw organisatie. Maak vervolgens een reeks video's die een onboarding-'curriculum' vormen.
Als je op zoek bent naar inspiratie, kijk dan hoe Virgin Media video gebruikt om kennis bij hun bedrijf vast te houden.
Let op voor meer mogelijkheden voor screencasting
Elke branche, bedrijf, organisatie en rol heeft zijn unieke processen en elementen. En video kan waarschijnlijk helpen om veelvoorkomende knelpunten te verminderen of om het werk op de een of andere manier voor iedereen efficiënter te maken.
Dus houd je ogen open, want je zult waarschijnlijk manieren vinden om aan te passen wat ik heb voorgesteld en waarschijnlijk een aantal nieuwe ideeën.
Meer bronnen voor screencasting
- De ultieme gids:wat is screencasting en waarom gebruiken?
- Een screencast maken in 5 eenvoudige stappen
- De perfecte live streaming video opnemen
- Hoe maak je een productdemovideo (gratis sjabloon)
- Hoe u uw communicatie op afstand kunt transformeren met afbeeldingen en video's