Vandaag de dag is het online streamen van raadsvergaderingen niet alleen iets leuks om te doen - het is een noodzaak.
Van het lokale tot het federale niveau geven overheidsinstanties prioriteit aan veilige toegang tot evenementen om kiezers op de hoogte te houden en betrokken te houden bij de politiek.
Of u nu een lokale overheid bent met omroepkoteletten of een nieuw bureau dat uw eerste vergadering streamt, wij hebben u gedekt. We zullen u informeren over waarom livestreaming van de lokale overheid een must is, hoe u dit moet doen en hoe u uw kiezers op elk kanaal kunt bereiken.
Waarom lokale overheden moeten livestreamen
Transparantie en verantwoording zijn essentieel voor effectief bestuur. Daarom zijn gemeenteraads-, bestuurs- en commissievergaderingen openbaar. Ze geven gemeenschappen de macht om hun zorgen te uiten en te horen wat ambtenaren te zeggen hebben.
Livestreaming brengt overheidsvergaderingen rechtstreeks naar leden van de gemeenschap. Toegang tot uitzendingen op een laptop, tablet of telefoon maakt het veel gemakkelijker om deel te nemen aan de lokale overheid.
Dit zijn onze drie belangrijkste redenen waarom elke lokale overheid live zou moeten streamen.
Snel informatie verspreiden
Live gaan is een zeer effectieve manier voor overheidsfunctionarissen om informatie met het publiek te delen. Door vergaderingen live te streamen, kunnen kiezers de informatie krijgen die ze nodig hebben zonder dat ze naar het stadhuis hoeven te gaan. In 2020 streamden veel schoolbesturen hun vergaderingen over pandemische schoolsluitingen live, waardoor ouders en leerlingen de informatie konden krijgen die ze nodig hadden.
Transparantie en toegankelijkheid vergroten
In het verleden brachten lokale overheden leden van de gemeenschap naar vergaderingen van het gemeentehuis om informatie te verstrekken. Nu zorgt livestreaming ervoor dat iedereen in de gemeenschap die geïnteresseerd is in een lokaal probleem, kan afstemmen op vergaderingen en op de hoogte kan blijven. Het is handiger om een video op je laptop of je telefoon op te nemen dan naar het stadhuis te gaan. Videoplatforms vergroten ook de toegankelijkheid met functies zoals ondertiteling automatisch sluiten.
Betrokkenheid bij de gemeenschap vergroten
We worden overspoeld met informatie. Door raads- en commissievergaderingen te streamen, is het handiger om updates over overheidsactiviteiten te krijgen. Functies zoals livechat en peilingen stellen kiezers in staat hun zorgen te uiten en meningen te delen terwijl ze verbonden blijven.
Raads- en regeringsvergaderingen streamen
We begrijpen nu waarom livestreaming van de lokale overheid een goed idee is. Maar hoe krijg je het voor elkaar? Springen in zoiets als streaming op het stadhuis kan ontmoedigend zijn voor ambtenaren. Om te beginnen, moeten overheden de basisprincipes van streamen begrijpen.
Live streaming omvat drie hoofdstappen:
- De video en audio vastleggen
- De video en audio coderen
- Het naar een bestemming streamen
Laten we het proces wat gedetailleerder doornemen.
Ken je doelen
Voordat je live gaat, moet je ervoor zorgen dat je berichtgeving en doel duidelijk zijn. Stel een paar verhelderende vragen over je doel:
- Wie probeert u te bereiken?
- Welke informatie moet worden overgebracht?
- Waar moet informatie worden gedeeld?
Kies je uitrusting
Ten eerste heb je een camera en audioapparatuur nodig om de video en audio van je raadsvergadering vast te leggen. Als je streamt vanuit een vergaderruimte, plaats je camera dan met een duidelijk zicht op de sprekers en het publiek. Je kunt de webcam ook op een laptop gebruiken of live streamen op je telefoon als dat handiger is. Vergeet niet om een soundcheck uit te voeren met je apparatuur voordat je live gaat. Dit zorgt ervoor dat de audio gemakkelijk te horen is.
Ten tweede heb je een manier nodig om de video en audio naar je kiezers uit te zenden. Dat vereist en encoder. Wat is een encoder? Het verandert uw opgenomen video in een gecomprimeerd, digitaal formaat dat kan worden gestreamd op internet en kan worden bekeken op computers en mobiele apparaten.
Er zijn twee verschillende coderingsopties:
- Een speciale hardware-encoder
- Een streamingsoftwareplatform
Zoals je zou verwachten, is het verkrijgen en bedienen van een hardware-encoder misschien niet de meest praktische manier voor gemeenten om live te gaan. Een webgebaseerde softwareoplossing zoals Livestream Studio is echter een uitstekende keuze voor het live streamen van openbare vergaderingen.
Als je op zoek bent naar aanbevelingen, bekijk dan enkele van onze favoriete apparatuur voor livestreaming.
Ten slotte heb je een plek nodig waar communityleden je uitzendingen kunnen bekijken. Video's kunnen worden gehost op een videoplatform, op een overheidswebsite of via verschillende kanalen. De beste manier om te bepalen waar u wilt uitzenden, is door te bepalen waar uw gemeenschap hun informatie graag verzamelt.
Kondig livestreams van tevoren aan
Voeg de belangrijke informatie toe, zoals het onderwerp van de livestream, datums, tijden en waar u de livevideo kunt vinden ruim voordat u een uitzending start. Dit zorgt ervoor dat je community weet wanneer ze moet afstemmen. Als je regelmatig livestreamt, moet je je aan een vast schema houden, zodat kijkers weten wanneer ze je kunnen verwachten.
Bereid je functionarissen voor
Haal het meeste uit uw openbare livestreams door ervoor te zorgen dat functionarissen weten hoe ze op de hoogte moeten blijven. Bak voldoende tijd voordat je live gaat om te oefenen en gesprekspunten voor te bereiden. Onthoud dat consistentie de sleutel is bij het overbrengen van een bericht of punt. Zorg er bijvoorbeeld voor dat sprekers dezelfde terminologie of namen gebruiken voor verschillende overheidsprojecten of commissies. Als het gaat om regelmatige livestreaming, gaat een consistente boodschap een lange weg.
Test je uitzending vooraf
Test je livestream van tevoren om er zeker van te zijn dat al je apparatuur werkt en je luidsprekers comfortabel zijn. Overweeg ook om een back-upstream in te stellen voor eventuele onderbrekingen.
Herhaal belangrijke informatie
Wanneer je live gaat, zorg er dan voor dat sprekers de relevante details van de uitzending herhalen. Dit is vooral belangrijk tijdens calamiteiten. Informatie zoals agentschappen, websites, contactgegevens en gemeenschapsbronnen en locaties moeten verschillende keren worden herhaald, zodat kritieke informatie bij het publiek terechtkomt. Deel die details na je stream op sociale media en overheidswebsites.
Bereik uw community overal met simulcasting
Als je van plan bent om je lokale overheidsevenementen live te streamen, is het belangrijk om een zo groot mogelijk publiek te bereiken. Dat is waar simulcasting om de hoek komt kijken.
Een simulcast is het live streamen van video naar meerdere kanalen vanaf één platform. Met oplossingen zoals Vimeo kunnen streamers live video uitzenden op maximaal vijf platforms tegelijk. Dit omvat Facebook, YouTube, LinkedIn en elke aangepaste RTMP-bestemming zoals Twitch of Periscope.
Dat is goed nieuws voor lokale overheden. Door alle beschikbare kanalen te benutten, kunnen lokale overheden en instanties leden van de gemeenschap bereiken waar ze al actief zijn.
International Food Policy Research Institute (IFPRI)
Miljoenen gebruikers besteden tijd aan het scrollen door informatie op Facebook, Linkedin en Twitter. Daarom hebben de lokale overheid en andere openbare diensten zoals non-profitorganisaties manieren onderzocht om hun publiek op sociale media te bereiken.
Hier is een snel voorbeeld. Het International Food Policy Research Institute werkt aan het terugdringen van armoede en ondervoeding over de hele wereld. En als wereldwijde non-profitorganisatie was IFPRI op zoek naar een gemakkelijke oplossing om klanten, donateurs en hun wereldwijde werknemersbestand op de hoogte te houden van beleidsoplossingen.
Ten eerste gebruikte het IFPRI-team een oplossing waarmee ze naar één bestemming konden streamen. Maar na de implementatie van Vimeo konden ze hun bereik uitbreiden naar doelgroepen op verschillende platforms.
Door simulcasting aan sociale media toe te voegen, zag IFPRI plotseling dat hun live-seminars 2000 views per week op Facebook bereikten. En met meer kijkers zou IFPRI hun missie kunnen uitdragen om belangrijke beleidslijnen ter bestrijding van armoede en ondervoeding over de hele wereld onder de aandacht te brengen.
Voor lokale overheden die een breder publiek willen bereiken, zijn de kiezers van de zenders het meest betrokken. Door evenementen live naar de juiste plek te streamen, kun je het aantal actieve communityleden maximaliseren.
Afsluiting:verbonden en geïnformeerde gemeenschappen
Video heeft de kracht om gemeenschappen betrokken te houden. Overweeg de volgende keer dat u een gemeenteraadsvergadering houdt, hoe streaming uw bereik kan vergroten en gemeenschappen op de hoogte kan houden.