Of het nu een deel van de wereld is, op dit moment is iedereen geïsoleerd in hun huizen, zichzelf beschermend tegen een dodelijk virus. De toenemende gevallen van COVID 19 over de hele wereld hebben ertoe geleid dat de autoriteiten van verschillende landen een afsluiting hebben aangekondigd om de verspreiding te verminderen. De lockdown dwingt ons om binnen te blijven en ons dagelijkse kantoorwerk vanuit huis te doen. De thuiswerkcultuur lijkt in het begin misschien moeilijk om aan te passen. Maar met toewijding, focus en de juiste tools kan het werk dat vanuit huis wordt gedaan net zo effectief zijn als het werk vanuit een kantoor. Deze tools helpen ons niet alleen om de klus te klaren, maar helpen ook om online samen te werken met uw teamleden.
CoronaVirus of niet, communicatie is hier de sleutel.
Effectieve samenwerking leidt tot een betere werkstroom, dus hier zijn enkele basiscategorieën van de tools die we aanbevelen voor samenwerking en communicatie:
Samenwerking – Apps voor het volgen van de projecten op bedrijfsniveau, teamniveau en gebruikersniveau.
Communicatie – Apps die worden gebruikt om op uw gemak met uw collega-collega's te communiceren.
Verbinding op afstand – Apps om verbinding te maken met een computer en bestanden over te zetten, op afstand verbinding te maken.
Massacommunicatie – Apps om de boodschap met één klik aan de massa over te brengen.
Een effectieve samenwerking op het werk begint met effectieve communicatie. Met goede communicatie en het doorgeven van de juiste informatie kan alles worden bereikt. Er zijn talloze gratis communicatie- en samenwerkingstools die door iedereen kunnen worden gebruikt. Hier zijn er een paar waarvan we dachten dat ze waarde toevoegen en u helpen uw doelen te bereiken:
Samenwerking
Slack - De super beroemde Slack is de tool voor elke teamsamenwerking. Van projectmanagement tot individuele berichten, alles is hier mogelijk. Met de freemium-tool kun je ook integreren met verschillende apps om de workflow te improviseren.
____
Discord - Discord is oorspronkelijk gemaakt als communicatiebasis voor gamergemeenschappen. De app zit ook boordevol bijna alle noodzakelijke functies voor een werkplek om samen te werken en nog een beetje meer. Afzonderlijke kanalen voor specifieke teams, kanalen met alleen tekst, kanalen met alleen spraak, enz. kunnen met onenigheid worden gemaakt.
Pro-tip: Slack en discord samen hebben hun eigen voor- en nadelen. Slack is de ultieme samenwerkingstool met talloze integraties en onenigheid met de krachtige VOIP-technologie voor spraak- en videogesprekken.
Communicatie
Teamspeak – Teamspeak is een beroemde VOIP-app waarmee je op je gemak met je team kunt communiceren. Discord en TeamSpeak lijken erg op elkaar, maar de gebruikersinterface is hier te oud en discord is modern.
___
Google Hangouts – Google Hangouts is een krachtige communicatietool waarmee gebruikers hun eigen kanalen, groepen, enz. kunnen maken om de communicatie via groepskanalen tussen verschillende teams te vergemakkelijken.
Pro-tip: Hoewel Google Hangout boordevol handige functies zit, zoals HD-spraakoproep, groepsoproep, ingebouwd scherm delen, enz. is Teamspeak geïntegreerd met een beveiligingsniveau van militair niveau voor verbeterde beveiliging.
Projectbeheer
Trello - De altijd beroemde Trello is de beste projectmanagementtool om projecten te volgen en te onderhouden. Dit zal u helpen om alle lopende projecten en de aankomende projecten in één dashboard bij te houden.
___
Asana – Met de tijdlijnweergave van de projecten kunt u alle projecten op één scherm bekijken en automatisering maakt projectbeheer veel eenvoudiger door handmatige taken te vermijden.
Pro-tip: Versnel uw taken en projecten door ze te beheren met Projectmanagement-apps en ze te volgen tot ze zijn voltooid. De tijdlijnfunctie die beschikbaar is in Asana geeft u een overzicht van alle projecten, taken die momenteel worden uitgevoerd door de respectieve teamleden, waardoor het gemakkelijker is om te weten wie wat doet in het huidige scenario.
Verbinding op afstand
AnyDesk - Anydesk is een app waarmee u op afstand verbinding kunt maken met computers. Dit is handig als u verbinding wilt maken met de computer van uw collega en iets wilt uitleggen of demonstreren dat niet kan via een oproep.
___
TeamViewer – Teamviewer is nog een andere toepassing voor externe verbinding waarmee u verbinding kunt maken met de computer van uw collega of met de computer van uw klant.
Pro-tip: Schakel altijd automatisch verbinden in TeamViewer of AnyDesk (onbeheerde toegang) in voor het geval u op afstand toegang wilt krijgen tot uw machine via internet en bestanden wilt overbrengen. Dit is handig wanneer uw bestanden niet beschikbaar zijn in de cloud, maar op de computer.
Massacommunicatie
Picmaker - De gemakkelijkste tool voor al uw behoeften op het gebied van het maken van afbeeldingen. Van Instagram-post tot YouTube-thumbnail, Picmaker heeft je gedekt.
___
Animaker - Communiceer met de massa door eenvoudig en gratis een in het oog springende video online te maken. De sjabloonbibliotheek in Animaker maakt het veel gemakkelijker voor degenen die niet weten hoe ze een video moeten bewerken.
Pro-tip: Gebruik de gratis sjablonen om gemakkelijk en snel opvallende animaties en afbeeldingen te maken. Je hoeft geen ontwerper te zijn om opvallende mediaberichten te maken.
Nu u alle juiste tools kent om aan de slag te gaan met thuiswerken, is het tijd om na te denken over hoe u effectief thuis kunt werken.
- Tijd je werk – Werk tussen een bepaalde tijd en zorg ervoor dat u zich volledig op uw werk kunt concentreren. Of u nu van 9 tot 5 werkt voor de timing van klanten of uw uren voor een dag klokt, plan het een dag vooruit zodat u uw dag kunt plannen.
- Plan je dag en streef naar uitvoering – Schrijf voordat je aan de dag begint de lijst met taken die je moet uitvoeren op en volg deze op. Houd uw projecten bij met de bovengenoemde projectbeheer-apps om de projecten en taken eenvoudig te volgen en te voltooien.
- Neem pauzes - Gun jezelf de tijd om te ontspannen. Neem voldoende pauzes voor de lunch en een wandeling van 15 minuten of een powernap van 30 minuten als u zich moe voelt. Dit verhoogt uw werkefficiëntie.
- Kleed je goed – Ook al werk je vanuit huis, niemand kijkt naar je om. Trek dus iets aan dat je comfortabel houdt terwijl je werkt. En als iemand besluit je te skypen, hoef je niet rond te rennen op zoek naar je werkkleding.
- Creëer een omgeving zonder afleiding – Zorg ervoor dat uw werkomgeving gevuld is met de juiste items &tools die u nodig heeft voor uw werk en niets anders. Als u een bureau aan uw werk toewijst, blijft u gefocust en wordt u niet afgeleid.
Met de juiste set tools en best practices wordt Thuiswerken hetzelfde als elke andere dag op kantoor. Of het nu een hulpmiddel of een goede praktijk is, de beste werkwijze voor thuiswerken begint bij de persoonlijke inzet voor het werk.
Dus blijf gemotiveerd, blijf gefocust. En stop nooit met hosselen!
Hoe werk je vanuit huis? Heb je tips voor ons?
Deel uw mening in het commentaargedeelte hieronder.
#BlijfThuis